Mejorar la eficacia de las negociaciones contractuales mediante la firma electrónica
¿Los contratos tardan más que el café de la mañana? Firmar contratos no debería ser como ver secarse la pintura. Con la firma electrónica, todo el proceso se acelera como nunca. Se acabaron los envíos de documentos, las esperas de días (o semanas) para las firmas y los retrasos a la hora de cerrar acuerdos. No sólo ahorran tiempo, sino que hacen que sus negociaciones sean más rápidas, seguras y fiables. Puede cerrar acuerdos desde cualquier lugar del mundo con sólo unos clics. La firma electrónica es la solución moderna a problemas antiguos: veamos cómo puede mejorar tu negocio.
Procesos de contratación tradicionales frente a digitales
En su día a día como empresario, se dará cuenta de que no hay documento más importante que los contratos. En ellos se controlan las personas y las cosas, las acciones que deben realizarse y las que deben abstenerse de realizarse, los derechos y las responsabilidades. Los contratos son tan antiguos como la humanidad, pero su aspecto ha evolucionado a lo largo de los tiempos.
Los contratos tradicionales, como principal modo de realizar acuerdos, siempre han sido útiles para facilitar los negocios. Son contratos en papel que, para ser firmados, exigen reuniones personales. Pueden garantizar tanto la autenticidad como las garantías individuales, pero también presentan complicaciones. Es un asunto tedioso, ya que exige desplazarse al lugar donde se encuentra la otra parte para acordar los términos. Otra limitación propia de los acuerdos convencionales es que siempre pueden perderse o estropearse, con la consiguiente pérdida de documentos.
Por otro lado, los procesos contractuales digitales han cambiado la forma de celebrar acuerdos. Debido al desarrollo tecnológico y al uso desenfrenado de Internet, la aparición de los contratos electrónicos ha sido una de estas innovaciones. Estos contratos se redactan, endosan y archivan mediante dispositivos electrónicos, por lo que no son necesarias las copias en papel ni las firmas con tinta húmeda. Proporcionan practicidad y eficacia, ya que le dan la oportunidad de celebrar contratos mientras se desplaza, sin interacción física.
Ventajas de los contratos con firma electrónica en las negociaciones
La firma electrónica ha sido parte integrante de la evolución de los contratos, lo que ha contribuido a cerrarlos más rápidamente y a reducir el plazo de obtención de ingresos. Contribuye al buen funcionamiento del flujo contractual; la firma electrónica permite firmar y enviar contratos desde cualquier rincón del planeta con sólo pulsar un botón en casi cualquier dispositivo. Veamos algunas de sus ventajas.
Mayor rapidez y eficacia
Puede acelerar la velocidad a la que recibe los contratos insertados con firma electrónica gracias a las oportunidades de firma electrónica. Le resultará más fácil ejecutar contratos con mayor rapidez y, por lo tanto, agilizará la captación de oportunidades.
Piense en lo siguiente: por término medio, sólo se tarda 37 minutos en recibir un documento firmado con una firma electrónica, en comparación con el método tradicional, que puede tardar hasta 5 días o más. Se trata de una cantidad de tiempo considerable que es muy probable que se adapte a su negocio, permitiéndole así cerrar ventas y registrar importes de ventas en periodos cortos de tiempo desde que se compromete con sus clientes. De hecho, hasta el 80% de los acuerdos se completan en menos de un día, y el 44% tarda menos de 15 minutos.
Plataformas como Enty combinan las capacidades de firma electrónica con sólidas funciones de gestión de contratos, agilizando todo su proceso de gestión de contratos desde la creación hasta la ejecución. Esta integración le permite gestionar sus acuerdos de forma más eficaz, reduciendo las cargas administrativas y mejorando la productividad general.
Ahorro de costes
La implantación de soluciones de firma electrónica puede suponer un importante ahorro de costes para su empresa. Las empresas suelen ahorrar aproximadamente 36 dólares al ganar un documento con los costes en papel, impresión, franqueo e incluso almacenamiento. Vale la pena señalar que la reducción de la productividad de tales costes son acumulativos sin duda en relación con cordites.
Además, la firma electrónica contribuye a eliminar los "costes ocultos" de los errores humanos, como los documentos NIGO inutilizables. De hecho, estos errores pueden alargar la tramitación de los contratos hasta una media de cuatro veces debido a que los documentos se han presentado sin el orden necesario. Puede disminuir tanto la probabilidad de tener que corregir los errores como los costes de hacerlo pasando al modo digital de obtener las firmas.
Mayor seguridad y cumplimiento de la normativa
Los contratos con firma electrónica también ofrecen una protección de un nivel superior a la que habrían proporcionado sus métodos basados en papel. En su lugar, emplean componentes como el cifrado y otras técnicas de seguridad de la información sensible, por lo que sus datos permanecen más seguros. Como la información sigue transfiriéndose gradualmente en línea, esto es beneficioso.
Por ejemplo, si su firma electrónica se emitió con Enty, puede solicitar una pista de auditoría. Esencialmente, esto significa un registro de cada acción realizada en el documento, incluyendo cuándo se abrió, vio y firmó. Esto es estupendo a efectos de cumplimiento, ya que facilita el cumplimiento de los requisitos normativos.
Implantación de soluciones de firma electrónica
La elección de la plataforma adecuada suele ser una prioridad empresarial a la hora de adoptar soluciones de firma electrónica. Esta decisión entraña peligros notables, por lo que deben tomarse todas las medidas oportunas. Si se espera que su socio de firma electrónica haga que esto funcione sin interrumpir bruscamente el negocio, debe esperar que el socio de firma electrónica funcione bien en sus sistemas de software actuales. Esto es importante para los departamentos jurídicos, de ventas, de compras y otros que emplean varios tipos de software a diario.
Estrategias de formación y adopción
Unas buenas estrategias de adopción y formación son algunos de los factores más críticos para el éxito de la implantación. He aquí algunos puntos básicos adicionales que pueden resultar útiles:
Cree una política de firma electrónica y asegúrese de que el equipo y los clientes la cumplen: todos los miembros del equipo y todos los clientes tienen que estar informados de esta política y todos cumplirla, de lo contrario es inútil.
Implemente una formación de calidad para todo el personal: esto ayuda a aumentar el nivel de autoconfianza y la calidad de ejecución de la nueva aplicación, haciéndola más eficiente.
Sea eficiente con los procesos: asegúrese de que sus empleados y los de sus clientes están al tanto de los cambios en las leyes de firma electrónica y de cómo afectan a los procesos de gestión.
Ofrezca alternativas para sus métodos de firma; respete la equidad digital permitiendo participar a usuarios con diferentes grados de acceso a la tecnología.
Analiceen detalle cómo va a implantar su plataforma de firma electrónica, así como los criterios que utilizará para medir su éxito.
Empleando estas sugerencias, se pueden resolver los problemas de aceptación de la firma electrónica y se pueden aprovechar plenamente las ventajas de la opción que se elija. Hay que tener en cuenta que programas como Enty no sólo proporcionan a los usuarios servicios de firma electrónica, sino que también contienen y proporcionan a los usuarios gestión de contratos, incluidas las mejores prácticas de CRM, en las que dichas herramientas se utilizan para mejorar la productividad y la eficiencia de los procesos empresariales.
Aprovechar la firma electrónica para negociar con éxito
El entorno competitivo actual no le permitirá esperar a que algunas posibles oportunidades de negocio se queden lánguidamente retenidas en la bandeja de entrada de alguien. La firma electrónica le ayuda a poner fin a las idas y venidas incluso en los aspectos más complicados de un contrato, lo que se traduce en plazos mucho más cortos para la toma de decisiones. Disminuirá rápidamente los plazos de entrega cuando incorpore las funciones de firma electrónica a la gestión avanzada de documentos y al trabajo de back office. Todas las partes pueden firmar los contratos electrónicamente en cuestión de segundos, en lugar de pasar por el antiguo proceso de imprimirlos, firmarlos y escanearlos.
Esta rapidez en el proceso facilita las cosas en situaciones de escasez de tiempo. La obtención de dinero de sus acuerdos se produce a un ritmo mucho más rápido, ya que puede salvar cómodamente las distancias entre la toma de una decisión y su ejecución.
Facilitar las negociaciones a distancia
La introducción de la firma electrónica ha cambiado la forma de negociar, sobre todo cuando las negociaciones traspasan fronteras. La introducción de la autenticación remota significa que toda la gestión de contratos puede realizarse en un único entorno, independientemente de dónde se encuentren sus interlocutores o socios comerciales, gracias a dicha capacidad. Permite realizar una transacción sin necesidad de documentos itinerantes, ya que el lugar de la operación no es una limitación.
El enfoque holístico de Enty para la gestión de contratos y back-office reconoce que todos los servicios son aún más valiosos cuando están conectados a otros sistemas que utiliza su organización. Esta interconexión mejora la eficacia empresarial general, permitiéndole colaborar de forma más eficiente con múltiples partes interesadas.
Aumentar la transparencia y la confianza
La transparencia y la confianza son factores poderosos para el éxito de las negociaciones. Las soluciones de firma electrónica contribuyen significativamente a generar confianza y lealtad en sus relaciones comerciales. Al proporcionar una pista de auditoría completa, estas soluciones ofrecen un registro transparente de todas las acciones realizadas en un documento, incluida la fecha de apertura, visualización y firma. Este nivel de transparencia reduce la necesidad de volver a comprobar la información y mejora la toma de decisiones para todas las partes implicadas.
Además, el uso de la firma electrónica demuestra su compromiso con la eficiencia y la innovación, lo que puede mejorar su reputación entre clientes y socios. Al convertirse en una pauta dentro de sus relaciones, esta transparencia sirve como garantía de que las partes no se comportarán mal ni intentarán salirse con la suya con trucos furtivos.
Superar los retos de la adopción de la firma electrónica
Preocuparse por la seguridad: al adoptar los contratos de firma electrónica, es fundamental abordar los posibles riesgos de seguridad. La autenticación es una preocupación clave: asegurarse de que la persona que firma es quien dice ser. Tenga cuidado con los ataques de phishing y las estafas de ingeniería social que pueden utilizar las solicitudes de firma electrónica como cebo.
Garantizar el cumplimiento legal: navegar por la compleja red de normativas que rodean a las firmas electrónicas es esencial para su validez legal. Familiarícese con las leyes específicas de firma electrónica de su región y tenga en cuenta que determinados documentos, como testamentos o transacciones inmobiliarias, pueden tener requisitos adicionales.
Gestionar la resistencia al cambio: la introducción de nuevas tecnologías a menudo se enfrenta a la resistencia de los empleados. Para superarlo, adopte un enfoque proactivo. Comunique claramente las ventajas de la firma electrónica, destacando cómo agiliza los procesos y aumenta la eficiencia. Ofrezca formación y apoyo completos para ayudar a su equipo a adaptarse al nuevo sistema. Considere la posibilidad de identificar "campeones" dentro de su organización que puedan ayudar a promover la adopción de la tecnología de firma electrónica.
Si afronta estos retos de frente, podrá implantar con éxito los contratos de firma electrónica en su empresa.
Reflexiones finales
Parece que el apretón de manos digital ha llegado para quedarse. Cuando se opta por la firma electrónica de un documento, no sólo se acorta el tiempo necesario para finalizar un contrato. Acelera el proceso de cierre de tratos, elimina riesgos de seguridad, recorta gastos... todas las ventajas de la firma electrónica sitúan a su empresa por delante en el mundo actual. Tanto si se trata de cerrar acuerdos en horas como de obtener la documentación necesaria para archivarla, una cosa es cierta: el futuro no es perfecto sin documentos en papel; está digitalmente cableado. ¿Listo para aumentar su eficiencia y mantenerse a la vanguardia con Enty?
