La importancia de una correcta gestión de contratos para su empresa
La gestión de contratos es un aspecto crucial de las operaciones empresariales modernas. Desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar el buen funcionamiento de una organización y sus relaciones con proveedores, clientes, empleados y otros terceros. Esta completa guía le ayudará a comprender los entresijos de la gestión de contratos, sus ventajas, sus pasos clave y cómo puede optimizarse mediante la automatización y el software especializado.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos es el proceso de gestionar la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero de una organización, reduciendo al mismo tiempo el riesgo financiero. Implica supervisar la contratación integral con proveedores, clientes, empleados y otros terceros a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato.
El objetivo principal de la gestión de contratos es aplicar eficazmente los contratos y supervisarlos desde su inicio hasta su ejecución, garantizando que se cumplan las obligaciones contractuales y que ambas partes obtengan los beneficios previstos.
¿Por qué es importante la gestión de contratos?
La gestión eficaz de los contratos es esencial para el éxito de una empresa. Ayuda a las organizaciones a:
Reducir costes y mejorar el rendimiento de la empresa
Minimizar la exposición al riesgo y garantizar el cumplimiento de las condiciones contractuales.
Racionalizar las tareas administrativas y mejorar la eficiencia
Aumentar la visibilidad de los contratos y su rendimiento
Supervisar y hacer un seguimiento de las obligaciones e hitos clave
Si no se gestionan los contratos con eficacia, puede producirse una pérdida de valor, pérdidas financieras y relaciones comerciales tensas. Según la International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), las malas prácticas de contratación provocan una pérdida de valor media de alrededor del 9,2% de los ingresos de la empresa.
Pasos clave de la gestión de contratos para la contratación pública
A grandes rasgos, el proceso de gestión de contratos consta de siete etapas principales. A continuación se describe brevemente cada una de ellas:
Paso 1: Solicitud o inicio
El proceso de gestión de contratos comienza con la solicitud de un nuevo contrato o la revisión de uno existente. Esta solicitud se dirige a los departamentos de compras y/o jurídico, que proporcionan un lugar central para revisar y procesar las solicitudes.
Paso 2: Creación y autorización de contratos
La creación y autoría de contratos implica ensamblar un contrato utilizando plantillas y cláusulas existentes y aprobadas, combinadas con un conjunto de normas empresariales. Esta capacidad de autoservicio permite a los usuarios crear contratos de forma independiente dentro de los límites establecidos por el equipo jurídico, lo que mejora la velocidad y la eficiencia del ciclo de contratación.
Paso 3: Negociación y revisión del contrato
Durante esta fase, el contrato se comparte con la otra parte y comienza el proceso de redacción y negociación. La clave de esta fase es la capacidad de colaborar tanto con los usuarios internos como con la tercera parte (por ejemplo, el proveedor). Para que este proceso se desarrolle sin problemas, es esencial disponer de un buen sistema de comparación de documentos, seguimiento de cambios, control de versiones y pistas de auditoría.
Paso 4: Aprobación y ejecución del contrato
Los flujos de trabajo de aprobación de contratos mantienen el proceso en movimiento de forma eficiente y eficaz, asegurándose de que todos los que tienen que revisar y aprobar lo hacen. Normalmente, los flujos de trabajo pueden configurarse en función del tipo de contrato, la región, el importe, la entidad, el riesgo, etc. La ejecución del contrato mediante firma electrónica facilita el final del proceso.
Paso 5: Rendimiento del contrato y análisis
El seguimiento de la ejecución del contrato después de la firma es crucial, ya que es entonces cuando el contrato está en vigor. El ciclo de vida de un contrato puede durar varios años y a menudo implica numerosos hitos, obligaciones, pagos, rebajas, descuentos, etc. Comprender, seguir, asignar y completar estas obligaciones es fundamental para lograr el valor dentro de un contrato. Evaluar el riesgo a lo largo del ciclo de vida de un contrato también es esencial, ya que a medida que cambia la normativa o evoluciona el negocio, puede ser necesario modificar ciertos contratos para reflejar un nuevo entorno.
Paso 6: Modificación del contrato
Las modificaciones forman parte del ciclo de vida de un contrato. Las cosas cambian con respecto al contrato original, y las modificaciones deben tratarse con eficacia, sin comprometer el proceso ni las directrices establecidas. Las herramientas de gestión de contratos facilitan este proceso y hacen un seguimiento de todos los cambios.
Paso 7: Expiración o renovación del contrato
Tener visibilidad sobre qué contratos están a punto de expirar o renovarse mediante alertas y notificaciones automatizadas puede ayudar significativamente a los equipos jurídicos a priorizar su tiempo.
Ventajas de la automatización de la gestión de contratos
La automatización de la gestión de contratos ofrece varias ventajas, entre ellas
Ciclos de creación de contratos más rápidos
Mejor visibilidad de los contratos
Mejor cumplimiento de los contratos
Evaluación y mitigación proactivas del riesgo
Software de gestión de contratos: ¿Quién lo utiliza y por qué?
El software de gestión de contratos es una solución electrónica que ayuda a agilizar y automatizar el proceso de gestión de contratos. Los departamentos de RRHH, jurídico y compras son los que lo utilizan con más frecuencia porque se ocupan directamente de la creación, el seguimiento y la firma de contratos. Empresas de todos los tamaños y sectores pueden beneficiarse del uso de software de gestión de contratos.
Algunas de las ventajas del software de gestión de contratos son
Mayor eficiencia en la contratación
Mejor visibilidad de la cadena de suministro y gestión de las obligaciones
Mayor cumplimiento de los contratos
Reducción de la exposición al riesgo
Lo esencial
La gestión de contratos es un aspecto esencial de las operaciones empresariales modernas. Al comprender los pasos clave, los beneficios y el potencial de automatización, las organizaciones pueden gestionar mejor sus contratos y garantizar unas relaciones comerciales fluidas. Invertir en un software de gestión de contratos puede ayudar a mejorar la eficiencia, la visibilidad y el cumplimiento, al tiempo que reduce los riesgos y los costes.
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