Kun je onbetaalde facturen afschrijven? Tips en werkwijzen voor bedrijven
Ooit vastgezeten in een lus van het najagen van betalingen die nooit aankomen? Dan is het tijd om te leren wanneer je moet loslaten. Op een gegeven moment moet je jezelf afvragen: "Is dit mijn tijd nog waard?" Hetzelfde geldt voor onbetaalde facturen. Natuurlijk, je hebt herinneringen gestuurd, gebeld, misschien zelfs gesmeekt om betaling - maar er komt een moment dat je de feiten onder ogen moet zien en moet besluiten dat het tijd is om die schuld af te schrijven. Het is een grote beslissing, maar wel een die je bedrijf kan helpen om weer financiële controle te krijgen. We zullen je door de stappen leiden en je de deskundige tips geven die je nodig hebt om je onbetaalde facturen op de juiste manier af te schrijven - en daarbij flink wat geld te besparen.
Inleiding tot het afschrijven van onbetaalde facturen
Omgaan met onbetaalde facturen maakt debiteurenbeheer lastig. Deze formele betalingsverzoeken blijven na hun vervaldatum liggen, waardoor er een kloof ontstaat tussen het geld dat je hebt verdiend en wat er daadwerkelijk op je bankrekening staat.
De cijfers vertellen een verontrustend verhaal: Uit onderzoek blijkt dat op één na al deze facturen op tijd worden betaald - slechts 38%. Hierdoor blijft een groot deel van je verdiende inkomsten in de la liggen. Je bedrijfsactiviteiten voelen de gevolgen van deze betalingsonzekerheid.
Onbetaalde facturen beïnvloeden je bedrijf tot ver buiten het bereik en de invloed van je balans. Dit is hoe deze betalingsachterstand je bedrijfsvoering kan schaden:
Verstoring van de cashflow: je dagelijkse uitgaven en betalingen aan leveranciers lijden eronder zonder een gestage cashflow
Groeibeperkingen: 89% van de kleine tot middelgrote bedrijven zien hun uitbreiding niet zitten door betalingsachterstanden.
Verspilling van middelen: het kernteam verspilt kostbare tijd aan het najagen van betalingen in plaats van te doen wat belangrijk is
Extra kosten: incasso-inspanningen en juridische kosten stapelen zich op als extra kosten
Beschadigde relaties: betalingsachterstanden belasten uw relaties met klanten en leveranciers
Een slechte cashflow is hier het grootste probleem. Het is de oorzaak van 90% van de faillissementen van kleine bedrijven, waarbij onbetaalde facturen vaak aan de basis liggen. Geld dat vastzit in debiteuren kan je niet helpen om rekeningen te betalen, te investeren in groei of nieuwe kansen te grijpen.
De ouderdom van facturen maakt de financiële klap alleen maar erger. Je inningskansen dalen aanzienlijk na 90 dagen - met ongeveer 60%. Deze cijfers benadrukken waarom je solide systemen nodig hebt om onbetaalde facturen te beheren en af te schrijven wanneer dat nodig is.
Met de alles-in-één back-office automatiseringsdiensten van Enty kunnen bedrijven hun facturatieproces vereenvoudigen, betalingen bijhouden en herinneringen automatiseren, zodat ze zich kunnen richten op groei en niet op het achterna zitten van achterstallige facturen. Met tools voor contractbeheer, boekhouding en facturatie helpt Enty bedrijven weer controle te krijgen over hun financiën en te zorgen voor een soepelere cashflow.
Wanneer wordt een onbetaalde factuur beschouwd als een oninbare vordering?
De IRS heeft specifieke regels voor het afschrijven van onbetaalde facturen als oninbare vorderingen. Je moet precies weten wanneer een factuur echt oninbaar wordt. Een eenvoudige achterstallige betaling komt niet automatisch in aanmerking en bedrijven moeten aan precieze criteria voldoen om aanspraak te kunnen maken op deze belastingaftrek.
Er is sprake van oninbaarheid wanneer je een factuur tot je inkomsten hebt gerekend, maar geen betaling meer kunt verwachten. De belastingdienst heeft bewijs nodig dat je onbetaalde factuur volledig waardeloos is, niet alleen te laat. Je moet aantonen dat inning onmogelijk is ondanks je inspanningen om betaald te krijgen.
Bewijzen dat de schuld waardeloos is
Concreet bewijs moet aantonen dat de schuld niet kan worden geïnd. Er zijn verschillende soorten bewijs die dit effectief aantonen:
De faillietverklaring van de schuldenaar
Het overlijden van de schuldenaar wanneer de boedel onvoldoende middelen heeft
Een bedrijf dat failliet gaat zonder overgebleven activa
Incassopogingen die mislukt zijn met de juiste documentatie
Post teruggestuurd als "overleden" of bewijs dat de schuldenaar niet gevonden kan worden
Economisch verlies aantonen
Voor een geldige vordering wegens oninbaarheid is bewijs van daadwerkelijk economisch verlies nodig. Bij een boekhouding op transactiebasis moet je aantonen dat je de inkomsten hebt opgegeven bij je vorige belastingaangifte.
Belangrijke opmerking: belastingbetalers op kasbasis kunnen onbetaalde facturen meestal niet aftrekken omdat ze deze bedragen nog niet in hun inkomen hebben opgenomen.
Een zakelijke verbinding tot stand brengen
Je bedrijfsactiviteiten moeten verband houden met de schuld. De belangrijkste reden om krediet te verlenen moet zakelijk zijn. Er moet een wettelijke verplichting tot betaling bestaan en goede documentatie zoals contracten of serviceovereenkomsten helpt om dit verband aan te tonen.
Merk op dat vrijwillige kwijtschelding van schulden niet kwalificeert als waardeloosheid. De aftrek geldt alleen in het belastingjaar waarin de schuld waardeloos wordt, niet ervoor of erna.
Stappen om onbetaalde facturen af te schrijven
Een systematisch proces om je onbetaalde facturen af te schrijven is belangrijk voor je bedrijf. Je moet deze afschrijvingen documenteren en je financiële administratie accuraat houden.
Incasso-inspanningen documenteren
Je moet gedetailleerde documentatie hebben van je incassopogingen wanneer je het afschrijvingsproces start. Je documentatie moet het volgende bevatten:
Alle betalingsherinneringen en kennisgevingen die u hebt verzonden
Uw gespreksverslagen en schriftelijke communicatie
Bewijs van teruggestuurde post of mislukte contactpogingen
Gegevens van ontvangen betalingen
Een volledige tijdlijn met de betrokkenheid van het incassobureau (indien van toepassing)
Een kostenrekening voor dubieuze debiteuren aanmaken
Je rekeningstelsel moet een speciale kostenrekening voor dubieuze debiteuren bevatten die de afschrijvingen goed bijhoudt. Deze rekening zorgt voor transparantie in je financiële rapportage en maakt het opstellen van belastingen eenvoudiger. Belangrijk: Je hebt goedkeuring nodig van je senior business officer voor bedragen onder de $5.000. De controller moet bedragen boven de $5.000 goedkeuren. De controller moet bedragen van meer dan $5.000 goedkeuren.
Creditnota's gebruiken om facturen af te schrijven
Zo verwerk je de afschrijving:
Controleer het ouderdomsrapport van uw debiteuren
Stel een creditnota op die overeenkomt met het bedrag van de oninbare vordering
Koppel de creditnota aan de bijbehorende factuur
Voeg een duidelijke notitie toe zoals "Afschrijving dubieuze debiteuren".
Bewaar alle transactiedocumenten bij elkaar
Jaarrekeningen aanpassen
Deze boekingen weerspiegelen het afschrijvingsproces:
Voor standaard afschrijvingen: Debet Kosten dubieuze debiteuren en credit Debiteuren
Voor bedrijven met een voorziening: Debet Waardevermindering dubieuze debiteuren en credit Debiteuren
Houd er rekening mee dat je boekingen de juiste autorisatiedocumentatie nodig hebben. Houd een gedetailleerde administratie bij van het afschrijvingsproces ter ondersteuning van toekomstige referentie en mogelijke audits.
Fiscale gevolgen van het afschrijven van onbetaalde facturen
Het afschrijven van onbetaalde facturen kan het resultaat van je bedrijf aanzienlijk beïnvloeden. Een goede documentatie van deze afschrijvingen helpt je om je belastbaar inkomen te verlagen en biedt financiële verlichting voor oninbare vorderingen.
De fiscale gevolgen van het afschrijven van onbetaalde facturen zijn eenvoudig. Hier is een eenvoudig voorbeeld: Uw bedrijf verdient $100.000 per jaar en u schrijft een oninbare factuur van $5.000 af. Dit verlaagt uw belastbaar inkomen tot $100.000 per jaar. Dit verlaagt uw belastbaar inkomen tot $95.000, wat direct van invloed is op uw belastingverplichting en u geld kan besparen tijdens het belastingseizoen.
De IRS stelt specifieke voorwaarden aan het claimen van deze aftrek. Je onbetaalde factuur moet kwalificeren als een legitieme zakelijke oninbare vordering, wat betekent dat:
Het bedrag was eerder opgenomen in je inkomen
Je hebt redelijke incassopogingen gedaan
De schuld is volledig waardeloos
Er is een duidelijk zakelijk verband
Je hebt goede documentatie van alle inspanningen
Belangrijke fiscale overwegingen: De timing van je afschrijving doet er aanzienlijk toe. Je moet de aftrek claimen in het jaar dat de schuld waardeloos wordt - niet ervoor of erna. Als u dit niet doet, hebt u drie jaar de tijd om uw aangifte aan te passen, hoewel dit bij oninbare vorderingen kan oplopen tot zeven jaar.
Je boekhoudmethode is van vitaal belang bij het afhandelen van deze afschrijvingen. Een boekhouding op kasbasis voorkomt meestal dat je onbetaalde facturen afschrijft omdat je de inkomsten nooit hebt geboekt. Met een boekhouding op transactiebasis kun je deze bedragen wel afschrijven omdat je al belasting hebt betaald over de verwachte inkomsten.
Er zijn specifieke belastingformulieren nodig voor het claimen van oninbare vorderingen. Je bedrijfsstructuur bepaalt welk formulier je moet gebruiken - eenmanszaken gebruiken formulier C, terwijl bedrijven formulier 1120 gebruiken. Houd gedetailleerde gegevens bij van uw incassopogingen en documentatie die de waardeloosheid van de schuld bewijst. Deze gegevens kunnen nodig zijn tijdens een audit.
Elk teruggevorderd bedrag van een eerder afgeschreven factuur moet worden opgenomen in je bruto-inkomen voor dat belastingjaar. Dit helpt bij het naleven van de IRS-regels en zorgt voor een nauwkeurige rapportage.
Hoe een onbetaalde factuur afschrijven in boekhoudsoftware
Moderne boekhoudsoftwareplatforms zoals Enty maken het afschrijven van onbetaalde facturen snel en eenvoudig. Deze platforms hebben functies die transacties afhandelen en je financiële administratie accuraat houden.
Je boekhoudsoftware heeft de volgende stappen nodig om een onbetaalde factuur af te schrijven:
Maak een oninbare rekening aan
Zoek het rekeningstelsel
Selecteer "Nieuwe rekening
Kies "Uitgaven" als rekeningtype
Label "Kosten dubieuze debiteuren".
Een post voor dubieuze debiteuren instellen
Ga naar de producten-/dienstenlijst
Maak een nieuw serviceartikel
Geef het de naam "Dubieuze debiteuren
Koppelen aan de rekening voor dubieuze debiteuren
Een creditnota genereren
Selecteer de klant met de onbetaalde factuur
Voer het afschrijvingsbedrag in
Gebruik de post voor dubieuze debiteuren
Voeg relevante notities en documentatie toe
Krediet op factuur toepassen
Open de originele onbetaalde factuur
Pas de creditnota toe
Controleer of het saldo nul is
Alle wijzigingen opslaan
Belangrijke software-overwegingen:
Gebruik de datum van vandaag of wanneer je hebt bepaald dat de schuld oninbaar is
Voeg gedetailleerde notities toe in de software voor auditdoeleinden
Je boekhoudmethode (contant vs. op transactiebasis) moet overeenkomen met je instelling
Maak een back-up van je gegevens voordat je grote afschrijvingen doet
Cloud-gebaseerde boekhoudsoftware werkt je financiële overzichten en belastingrapporten automatisch bij na deze transacties. Je software past het debiteurensaldo aan en registreert de kosten voor dubieuze debiteuren op de juiste manier.
Boekhoudsoftware op basis van periodetoerekening maakt automatisch journaalposten aan door de kosten voor dubieuze debiteuren te debiteren en de debiteuren te crediteren. Voor gebruikers op kasbasis kan een andere afhandeling van boekingen nodig zijn, dus vraag je accountant naar de juiste software-instellingen. Rapporten over dubieuze debiteuren in je software helpen om afschrijvingspatronen te volgen en je kredietbeleid aan te passen. De aanpasbare rapporten van je boekhoudplatform laten deze trends duidelijk zien.
Met Enty kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun facturatie- en betalingsprocessen gestroomlijnd en geautomatiseerd zijn, zodat ze een nauwkeurige administratie kunnen bijhouden en aan de wettelijke eisen kunnen blijven voldoen. Het Enty-platform zorgt ook voor duidelijke factuurdocumentatie en eenvoudige tracering van afschrijvingen, zodat je altijd voorbereid bent op het belastingseizoen.
Juridische overwegingen voor onbetaalde facturen
Bij het afschrijven van onbetaalde facturen moet je bedrijf de IRS-voorschriften en nalevingsvereisten volgen. Het proces vereist aandacht voor detail. Denk aan een aantal juridische aspecten die je bedrijf beschermen en je helpen om het afschrijven van oninbare vorderingen effectief te beheren.
IRS-vereisten voor aftrek van oninbare schulden
De IRS hanteert strikte richtlijnen voor de aftrek van oninbare schulden. Bedrijven kunnen aanspraak maken op deze aftrek door een aantal belangrijke voorwaarden aan te tonen.
De schuld moet zijn ontstaan uit een legitieme zakelijke transactie
Uw vorige belastingaangiften moeten al het verwachte inkomen laten zien
Je moet redelijke incassopogingen aantonen
De waardeloosheid van de schuld moet zich voordoen in het belastingjaar dat u claimt
Let op: De bewijslast ligt bij jou, de bedrijfseigenaar. Je administratie moet alle incassopogingen grondig beschrijven. Bewaar e-mails, brieven en telefoongesprekken om uw zorgvuldigheid aan te tonen.
Verjaringstermijn voor gewijzigde aangiften
De timing van het afschrijven van oninbare schulden speelt een belangrijke rol. De IRS biedt een speciale periode van zeven jaar voor oninbare vorderingen, hoewel de algemene verjaringstermijn voor gewijzigde aangiften drie jaar is. Dit verlengde tijdsbestek biedt u meer flexibiliteit om eerder niet-opgeëiste aftrekposten voor oninbare schulden te claimen of om eerdere claims te corrigeren.
De IRS kan andere onderdelen van uw belastingaangifte controleren als u besluit een aangifte te wijzigen. Een belastingprofessional moet uw zaak bekijken voordat u een gewijzigde aangifte voor oninbare schulden indient.
Mogelijke rode vlaggen
De afschrijvingen van oninbare vorderingen van uw bedrijf kunnen zorgen baren bij de IRS als er bepaalde patronen zichtbaar worden. De belangrijkste triggers zijn onder andere
Afschrijvingen die te groot zijn in vergelijking met de inkomsten van uw bedrijf
Dubieuze vorderingen die elk jaar weer opduiken
Ontbrekende documentatie die je incasso-inspanningen bewijst
Afschrijvingen voor schulden die nog steeds waardevol lijken
Hiaten tussen je gerapporteerde inkomsten en geclaimde verliezen
U kunt uw controlerisico's verminderen door de juiste documentatie bij te houden en afschrijvingen redelijk te houden voor de grootte van uw bedrijf en de normen in uw branche. De IRS zal bedrijven nauwlettend controleren als ze aanhoudende verliezen rapporteren of ongebruikelijk hoge aftrekposten ten opzichte van hun inkomen claimen.
Beste praktijken om onbetaalde facturen te voorkomen
Hoe je betere facturatieprocedures opzet
Een bedrijf heeft consistente en duidelijke factureringsprocedures nodig. Maak professionele, gedetailleerde facturen die alles in deze lijst bevatten:
Betalingstermijnen en vervaldata
Meerdere betalingsopties
Boetes voor te late betaling
Stimulansen voor vroege betaling
Duidelijke specificatie van diensten/producten
Gebruik maken van software voor factuurbeheer
Software voor factuurbeheer zal je facturatieproces revolutioneren. Deze platforms automatiseren herinneringen en houden de betaalstatus bij terwijl ze je live updates geven over je debiteuren. De beste softwareoplossingen moeten het volgende omvatten
Geautomatiseerde betalingsherinneringen
Mogelijkheden om betalingen bij te houden
Integratie met boekhoudsystemen
Aangepaste factuursjablonen
Functies voor live rapportage
De factuuroplossing van Enty tilt dit naar een hoger niveau door functies te bieden waarmee je transacties naadloos kunt koppelen aan facturen. Het integreert ook rechtstreeks met je boekhoudsystemen, zodat je je financiën eenvoudig op één plek kunt beheren. Van geautomatiseerde herinneringen en het bijhouden van betalingen tot het genereren van aanpasbare facturen en het afhandelen van contracten, de alles-in-één backoffice diensten van Enty zorgen ervoor dat je activiteiten soepel verlopen en je cashflow op schema blijft.
Meerdere betalingsopties aanbieden
Je bedrijf heeft verschillende betaalmethoden nodig om betalingen door klanten gemakkelijker te maken. Onderzoek toont aan dat bedrijven die meerdere betaalopties aanbieden tot 30% sneller betalingen ontvangen. Denk aan het accepteren van creditcards, ACH-overschrijvingen en digitale betalingsplatforms die aansluiten bij de prioriteiten van je klanten.
Factuurfinanciering of factoring gebruiken
Bedrijven met een krappe cashflow kunnen snel toegang krijgen tot werkkapitaal via factuurfinanciering. Met dit financiële hulpmiddel ontvang je meteen 85-95% van de waarde van je factuur. Een factoringbedrijf zorgt voor het innen van de betalingen van je klanten. Het is een haalbare oplossing als je bedrijf te maken heeft met langere betalingstermijnen of seizoensgebonden pieken en dalen.
De communicatie met klanten verbeteren
Het opbouwen van een sterke klantrelatie speelt een belangrijke rol bij het voorkomen van betalingsproblemen. Je klanten hebben regelmatig contact nodig om mogelijke risico's met betalingen vroegtijdig aan te pakken. Wees proactief in uw communicatie:
Stuur vriendelijke betalingsherinneringen vóór de vervaldatum
Volg achterstallige betalingen snel op
Pak betalingsproblemen meteen aan
Houd alle communicatie professioneel bij
Maak indien nodig flexibele betalingsafspraken
Goede preventie is beter dan dure incasso-inspanningen. Deze strategieën zorgen voor een gezonde cashflow en verminderen de tijd die nodig is om achter betalingen aan te gaan. Geautomatiseerde systemen kunnen deze processen stroomlijnen, zodat je je kunt richten op de groei van je bedrijf in plaats van op het beheren van achterstallige facturen.
Laatste gedachten
Als onbetaalde facturen je zwaar op de maag liggen, is het goede nieuws dat je ze niet eeuwig hoeft te dragen. Door oninbare vorderingen af te schrijven, neem je controle over je financiële toekomst en stel je jezelf in staat om te bloeien. Gewapend met de kennis over het documenteren, bijhouden en volgen van de regels voor het afschrijven van onbetaalde facturen, zult u beter voorbereid zijn om de complexiteit van oninbare vorderingen het hoofd te bieden. En met de juiste werkwijzen kan je bedrijf deze problemen later voorkomen. Dus ga je gang-zuiver die schulden en maak ruimte voor nieuwe kansen. Uw bedrijf verdient een nieuwe start.
