Kann eine elektronische Unterschrift rechtsverbindlich sein? Einblicke und bewährte Verfahren
Sicherlich haben Sie schon einmal gehört, dass Piraten ihre Geschäfte mit einem Blutschwur besiegelten? Früher bedeutete ein Geschäft mehr als nur einen Handschlag - es ging um Blut, Schätze und Gefahr. Piraten fragten nicht nach Unterschriften, sondern verlangten Schwüre, die in Karmesinrot besiegelt wurden. Aber in der modernen Welt müssen wir nicht mehr so dramatisch vorgehen. Jetzt gibt es elektronische Unterschriften: keine Schwerter, keine verschüttete Tinte und definitiv kein Tetanusrisiko. Mit einem sicheren digitalen Klick werden Geschäfte schneller, intelligenter und sicherer als je zuvor besiegelt. Es ist die Version des "X markiert die Stelle" eines Piraten im 21. Jahrhundert, aber statt eines Schatzes erhalten Sie reibungslosere Transaktionen und einen besseren Cashflow. Sind Sie bereit, die alten Methoden hinter sich zu lassen und nahtlose, sichere Geschäfte zu tätigen? Schnappen Sie sich Ihren digitalen Stift - Ihr Schatz wartet schon!
Was sind E-Signaturen und sind sie legal?
E-Signaturen oder elektronische Signaturen beziehen sich auf alle digitalen Methoden, die verwendet werden, um die Absicht einer Person anzuzeigen, dem Inhalt eines Dokuments zuzustimmen oder es zu genehmigen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Unterschriften, die mit einem Stift geleistet werden, verwenden elektronische Signaturen digitale Methoden wie getippte Namen, gescannte Bilder von Unterschriften oder sogar Überprüfungswerkzeuge wie das Zeichnen einer Unterschrift mit einer Maus oder einem Stift.
Wer sich fragt, wie elektronische Signaturen funktionieren, dem sei gesagt, dass der Prozess der Anwendung einfach ist und in der Regel einige wichtige Schritte umfasst:
Vorbereitung des Dokuments: Das Dokument wird auf eine E-Signatur-Plattform hochgeladen, wo die Parteien es überprüfen, bearbeiten oder bei Bedarf anpassen können.
Authentifizierung des Unterzeichners: Die Plattform authentifiziert die Identität des Unterzeichners. Je nach Plattform kann dies eine E-Mail-Bestätigung, ein Einmalpasswort (OTP) oder eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für zusätzliche Sicherheit beinhalten.
Unterschriftsanwendung: Der Unterzeichner gibt entweder seinen Namen ein, lädt ein gescanntes Bild seiner handschriftlichen Unterschrift hoch oder zeichnet seine Unterschrift elektronisch mit einem Stift oder einer Maus.
Fertigstellung des Dokuments: Nachdem alle Parteien unterzeichnet haben, wird das Dokument verschlüsselt, mit einem Zeitstempel versehen und ein Prüfpfad erstellt. Dies macht das Dokument sicher und gewährleistet seine Integrität.
All dies lässt sich problemlos mit Enty bewerkstelligen, einer Plattform, die den gesamten Prozess der elektronischen Unterschrift vereinfacht, von der Vorbereitung des Dokuments bis zur sicheren Authentifizierung und Unterzeichnung. Egal, ob Sie Verträge abschließen, Rechnungen versenden oder Vereinbarungen verwalten, Enty rationalisiert den Prozess für schnellere und zuverlässigere Ergebnisse.
Aber sind E-Signaturen legal?
Unbedingt. E-Signaturen gelten in vielen Teilen der Welt als rechtsverbindlich, vorausgesetzt, sie erfüllen bestimmte rechtliche Standards für Authentizität, Zustimmung und Zuverlässigkeit. In der Vergangenheit war die Vorstellung von einer gültigen Unterschrift untrennbar mit dem physischen Akt des Schreibens verbunden. Mit dem Fortschreiten des digitalen Zeitalters wurde jedoch deutlich, dass die Technologie effizientere und sicherere Wege zur Ausführung von Verträgen ermöglichen kann. Heute werden elektronische Signaturen in vielen Rechtsordnungen als rechtsverbindlich anerkannt, sofern die beteiligten Parteien ihrer Verwendung zustimmen. Diese Rahmenwerke konzentrieren sich in der Regel auf drei Kernprinzipien:
Absicht: Beide Parteien müssen zeigen, dass sie mit den Bedingungen des Dokuments einverstanden sind, und die Unterschrift muss diese Absicht widerspiegeln.
Zustimmung: Alle Parteien müssen der Verwendung elektronischer Signaturen zustimmen, wobei viele Gerichtsbarkeiten eine ausdrückliche Zustimmung zur Verwendung digitaler Methoden für die Unterzeichnung verlangen.
Sicherheit und Authentifizierung: Der Prozess der elektronischen Signatur muss sicherstellen, dass der Inhalt des Dokuments nach dem Anbringen der Signatur nicht mehr verändert werden kann, und die Identität des Unterzeichners muss authentifiziert werden.
Solange die elektronische Signatur diese Kriterien erfüllt, ist sie in den meisten Fällen rechtsgültig. Die spezifischen Vorschriften für elektronische Signaturen können jedoch je nach Gerichtsbarkeit unterschiedlich sein. Das führt uns zum nächsten entscheidenden Punkt - den rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen.
Rechtlicher Rahmen für E-Signaturen
Mehrere Länder haben spezielle Gesetze zur Einführung und Regelung der Verwendung elektronischer Signaturen erlassen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen auf der ganzen Welt aufgeführt, die die Durchsetzbarkeit elektronischer Signaturen gewährleisten.
Die Vereinigten Staaten - ESIGN-Gesetz und UETA
In den Vereinigten Staaten wird die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen hauptsächlich durch zwei Gesetze geregelt: den Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA).
Das im Jahr 2000 verabschiedete ESIGN-Gesetz bestätigt, dass elektronische Unterschriften und Verträge den gleichen rechtlichen Status haben wie ihre Gegenstücke auf Papier. Er gilt für die meisten Arten von Verträgen, einschließlich Handels- und Verbraucherverträgen, und stellt sicher, dass Unternehmen und Privatpersonen Verträge online abschließen können, ohne dass eine physische Unterschrift erforderlich ist.
UETA, das von den meisten US-Bundesstaaten übernommen wurde, umreißt die Anforderungen für elektronische Transaktionen und elektronische Signaturen in Verträgen auf staatlicher Ebene. Es bietet einen Rahmen dafür, wie elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften sowohl bei Verbraucher- als auch bei Geschäftstransaktionen verwendet werden können.
Beide Gesetze haben entscheidend dazu beigetragen, ein rechtliches Umfeld zu schaffen, in dem digitale Transaktionen in den USA florieren können, insbesondere im Zusammenhang mit E-Commerce, Immobilien und Finanzverträgen.
Die Europäische Union - eIDAS-Verordnung
Die 2016 in Kraft getretene eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services) bietet einen umfassenden Rechtsrahmen für elektronische Signaturen in der Europäischen Union. In dieser Verordnung wird ausdrücklich zwischen drei Stufen elektronischer Signaturen unterschieden: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen.
Eine einfache elektronische Signatur kann ein getippter Name, ein gescanntes Bild oder eine mit der Maus gezeichnete Unterschrift sein.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft sein, ihn identifizieren können und mit sicheren Mitteln erstellt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist der höchste Standard und erfordert die Verwendung eines qualifizierten Zertifikats, das von einem vertrauenswürdigen Dienstanbieter ausgestellt wird. Sie ist einer handschriftlichen Unterschrift in Bezug auf ihre Rechtsgültigkeit in der EU gleichgestellt.
Diese Verordnung bietet Unternehmen und Privatpersonen in der EU ein klares, standardisiertes Verfahren für elektronische Signaturen, das gewährleistet, dass digital unterzeichnete Verträge in allen Mitgliedstaaten anerkannt und durchsetzbar sind.
Andere Gerichtsbarkeiten
Der kanadische Rechtsrahmen für elektronische Signaturen wird durch den Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) geregelt, der es Unternehmen und Privatpersonen erlaubt, elektronische Signaturen für die meisten Arten von Verträgen und Vereinbarungen zu verwenden. Gemäß PIPEDA werden elektronische Signaturen als rechtsgültig anerkannt, sofern sie mit sicheren, überprüfbaren Authentifizierungsmethoden verbunden sind.
Der australische Electronic Transactions Act (ETA) wurde 1999 verabschiedet und schuf eine rechtliche Grundlage für die Verwendung elektronischer Signaturen in Australien. Nach dem ETA sind elektronische Signaturen rechtsgültig, sofern sie bestimmte Kriterien wie die Absicht des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments erfüllen. ETA erlaubt auch die Verwendung von digitalen Zertifikaten, Verschlüsselung und anderen Werkzeugen, um die Sicherheit von elektronischen Signaturen zu gewährleisten.
Die Verwendung von Enty stellt sicher, dass Sie immer konform sind, da es diese globalen Vorschriften einhält. Mit den anpassbaren Optionen, die auf Ihre rechtlichen Anforderungen zugeschnitten sind, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Verträge die höchsten Standards erfüllen, und haben so die Gewissheit, dass Sie unabhängig vom Standort Ihres Unternehmens immer sicher sind.
Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen gegenüber herkömmlichen Signaturen
Die Umstellung von herkömmlichen Unterschriften auf elektronische Signaturen ist nicht nur ein "Techniktrend". Er bietet Unternehmen jeder Größe greifbare Vorteile. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile der Einführung elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen.
Effizienz und Zeitersparnis: Mit elektronischen Signaturen entfallen die mit dem Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten verbundenen Verzögerungen. Verträge, deren Abschluss früher Tage oder sogar Wochen dauerte, können jetzt in wenigen Minuten unterzeichnet und abgeschlossen werden. Dadurch werden auch die Arbeitsabläufe gestrafft, da Engpässe bei der Unterzeichnung von Dokumenten vermieden werden.
Kosteneffizienz: Sie sparen Geld für Papier, Tinte, Umschläge, Porto und die Lagerung von physischen Dateien. Außerdem entfällt die Notwendigkeit manueller Prozesse wie Druck und Versand, was zu weiteren Kosteneinsparungen führt. Diese finanziellen Einsparungen können in andere Bereiche des Unternehmens umgeleitet werden, was sich positiv auf das Gesamtergebnis auswirkt.
Sicherheit und Prüfprotokolle: E-Signatur-Plattformen sind mit fortschrittlichen Verschlüsselungs- und Authentifizierungsfunktionen ausgestattet, um die Integrität des Dokuments zu schützen. Detaillierte Prüfprotokolle, einschließlich Zeitstempel, IP-Adressen und Protokolle, verfolgen den gesamten Unterzeichnungsprozess und sorgen für Transparenz und Verantwortlichkeit. Diese Funktionen machen elektronische Signaturen sicherer als Unterschriften auf Papier und verringern das Risiko von Dokumentenbetrug oder unbefugten Änderungen.
Bequemlichkeit: Mit elektronischen Signaturen können Benutzer Dokumente von jedem Ort aus unterschreiben, solange sie über eine Internetverbindung verfügen. Die Unterzeichner können Dokumente überprüfen und unterzeichnen, wann immer sie wollen, was den Prozess beschleunigt und den Unternehmen schnellere Entscheidungen ermöglicht. Diese Bequemlichkeit ist besonders nützlich für globale oder entfernte Teams, bei denen eine physische Unterschrift sonst schwierig oder zeitaufwändig wäre.
Umweltfreundlich: E-Signaturen reduzieren die Abhängigkeit von Papier, was zu einer erheblichen Verringerung des Papierabfalls und der Umweltbelastung beiträgt. Durch die Verringerung des mit dem Druck und Versand verbundenen Energieverbrauchs verringern Unternehmen auch ihren ökologischen Fußabdruck. Die Entscheidung für digitale Signaturen ist ein Schritt hin zu nachhaltigeren Geschäftspraktiken und trägt damit dem wachsenden Umweltbewusstsein Rechnung.
Rechtsgültigkeit und Einhaltung von Gesetzen: Elektronische Signaturen sind in vielen Ländern und Gerichtsbarkeiten rechtlich anerkannt und gewährleisten, dass unterzeichnete Verträge vor Gericht durchsetzbar sind. Sie entsprechen Gesetzen wie dem ESIGN Act in den USA und der eIDAS-Verordnung in der EU und eignen sich daher für internationale Geschäftstransaktionen. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen verringern Unternehmen das Risiko von Compliance-Problemen und Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Authentizität von Dokumenten.
Verbesserte Zusammenarbeit: E-Signaturen erleichtern die Zusammenarbeit in Echtzeit, da sie es Kunden, Lieferanten und Partnern ermöglichen, Dokumente ohne die mit physischen Unterschriften verbundenen Verzögerungen zu unterzeichnen. Diese Benutzerfreundlichkeit verbessert die Geschäftsbeziehungen, indem sie einen reibungsloseren, effizienteren Weg zur Umsetzung von Vereinbarungen bietet. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit globalen Teams oder Kunden, da bei elektronischen Signaturen keine physische Anwesenheit oder Zeitzonenabstimmung erforderlich ist.
Verbessertes Dokumentenmanagement: E-Signatur-Plattformen enthalten häufig integrierte Tools zur Dokumentenspeicherung und -verwaltung, die das Organisieren und Abrufen unterzeichneter Dokumente erleichtern. Unternehmen können schnell nach unterzeichneten Verträgen suchen und darauf zugreifen, wodurch sich der Zeitaufwand für die Suche nach physischen Akten oder die Verwaltung komplexer Ablagesysteme verringert. Dieser rationalisierte Ansatz reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert den Überblick über wichtige Dokumente.
Geringeres Risiko von Dokumentenverlusten: Digitale Dokumente sind weniger anfällig für Verlust oder Beschädigung als Papierunterlagen, die verlegt oder zerstört werden können. Die Cloud-Speicherung gewährleistet, dass unterzeichnete Verträge und andere wichtige Dokumente sicher gespeichert und jederzeit leicht zugänglich sind. Dadurch werden Verzögerungen durch verloren gegangene Unterlagen verringert und sichergestellt, dass Vereinbarungen nicht durch fehlende oder beschädigte Dokumente verzögert werden.
Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, Kosten sparen, Sicherheit gewährleisten und die Einhaltung rechtlicher Standards sicherstellen. Gleichzeitig können sie nachhaltigere Praktiken anwenden und die Zusammenarbeit verbessern. Die Verwendung von Enty stellt sicher, dass Sie immer konform sind, da es sich an die weltweiten Vorschriften hält. Da Enty von professionellen Anwälten entwickelt wurde und an Ihre rechtlichen Anforderungen angepasst werden kann, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Verträge den höchsten Compliance-Standards entsprechen und Sie sich keine Sorgen machen müssen.
Häufige Anwendungsfälle und Beispiele für elektronische Signaturen
E-Signaturen haben die Art und Weise, wie Dokumente in verschiedenen Branchen unterzeichnet werden, revolutioniert und ermöglichen schnellere, sicherere und effizientere Geschäftsprozesse. Im Folgenden finden Sie einige gängige Szenarien, in denen elektronische Signaturen besonders vorteilhaft sind, und die zeigen, wie sie in verschiedenen Geschäftsbereichen genutzt werden können.
Verträge
Arbeitsverträge: E-Signaturen rationalisieren den Prozess der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und sorgen für ein schnelleres und effizienteres Onboarding-Erlebnis. Mit elektronischen Signaturen können Arbeitgeber Arbeitsverträge an Bewerber senden, die sie sofort unterschreiben und zurücksenden können, was Wartezeiten und Verwaltungsaufwand reduziert. Dies ist besonders vorteilhaft für entfernte oder internationale Bewerber, bei denen der Versand von physischen Verträgen andernfalls eine zeitraubende Aufgabe darstellen würde.
Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs): E-Signaturen werden häufig verwendet, um die schnelle Unterzeichnung von NDAs zu erleichtern, die in Branchen, die mit sensiblen Informationen zu tun haben, unerlässlich sind. Rechtsteams und Unternehmen können NDAs sofort an die beteiligten Parteien senden und so sicherstellen, dass die Vertraulichkeit von Beginn einer Geschäftsbeziehung an gewahrt bleibt.
Verkaufsvereinbarungen
Schnellere Geschäftsabschlüsse: E-Signaturen tragen dazu bei, Vertriebsvereinbarungen zu beschleunigen, indem sie schnelle digitale Unterschriften von potenziellen Kunden ermöglichen. Vertriebsteams können Vereinbarungen per E-Mail an potenzielle Kunden senden und erhalten die unterzeichneten Dokumente innerhalb weniger Minuten zurück. So werden die langen Verzögerungen, die mit herkömmlichen Unterschriften auf Papier verbunden sind, reduziert. Dies kann besonders in schnelllebigen Branchen wie der Technologiebranche hilfreich sein, wo der schnelle Abschluss von Geschäften entscheidend ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Rationalisierung von B2B- und B2C-Transaktionen: Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäft mit einem großen Unternehmen oder einem einzelnen Kunden abschließen, können Unternehmen mit elektronischen Signaturen eine nahtlose und professionelle Erfahrung bieten. Anstatt darauf zu warten, dass Papiere unterschrieben und per Post verschickt werden, können Unternehmen Unterschriften online einholen, was schnellere Verkaufszyklen gewährleistet und das Risiko von Geschäftsverlusten aufgrund von Verzögerungen verringert.
Humanressourcen
Einführungsunterlagen: Die Personalabteilung kann viel Zeit sparen, indem sie elektronische Signaturen für eine Vielzahl von Einführungsformularen verwendet, darunter Steuerdokumente, Mitarbeiterhandbücher und Richtlinienvereinbarungen. Neue Mitarbeiter können alle erforderlichen Unterlagen vor ihrem ersten Arbeitstag elektronisch unterschreiben, so dass sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt die Formulare vor Ort auszufüllen. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass die Dokumente schnell zurückgeschickt werden, was Verzögerungen bei der Integration der Mitarbeiter verringert.
Leistungsbeurteilungen und Mitarbeitervereinbarungen: E-Signaturen können für die Unterzeichnung von Leistungsbeurteilungen, Mitarbeitervereinbarungen und anderen wichtigen Personaldokumenten verwendet werden, die die Unterschrift von Vorgesetzten und Mitarbeitern erfordern. Dies reduziert das Hin und Her, das mit physischen Unterschriften verbunden ist, und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Mitarbeiterbeziehungen.
Juristische Dokumente
Vollmachten: Rechtsdokumente wie Vollmachten können elektronisch unterzeichnet werden, was besonders für Kunden von Vorteil ist, die sich weit entfernt befinden oder sich nicht persönlich treffen können. Mit elektronischen Signaturen kann der Vollmachtgeber einen Bevollmächtigten bevollmächtigen, von überall aus in seinem Namen zu handeln, wodurch sichergestellt wird, dass wichtige Rechtsverfahren nicht verzögert werden.
Vergleichsvereinbarungen: E-Signaturen werden häufig für Vergleichsvereinbarungen sowohl in Zivil- als auch in Handelssachen verwendet. Da Vergleiche oft eine rasche Lösung erfordern, erleichtern elektronische Signaturen die rasche Genehmigung durch alle beteiligten Parteien und sorgen dafür, dass der Fall schneller und effizienter abgeschlossen wird.
Treuhandgesellschaften und Testamente: In einigen Fällen können elektronische Signaturen zur Unterzeichnung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Einrichtung von Treuhandgesellschaften, Testamenten und der Nachlassplanung verwendet werden. Dies ist eine bequeme Option für Personen, die rechtliche Entscheidungen treffen müssen, aber keinen persönlichen Termin mit einem Anwalt wahrnehmen können.
Gesundheitsfürsorge und medizinische Formulare
Einverständniserklärungen von Patienten: Gesundheitsdienstleister verwenden häufig elektronische Signaturen, um die Zustimmung von Patienten einzuholen, sei es für medizinische Verfahren, Operationen oder die Freigabe von Gesundheitsdaten. E-Signaturen erleichtern es den Patienten, Einverständniserklärungen aus der Ferne zu unterschreiben, was den Arbeitsablauf verbessert und den Verwaltungsaufwand für das medizinische Personal verringert.
Krankenversicherungsdokumente: E-Signaturen ermöglichen es Patienten, Krankenversicherungsdokumente digital zu unterschreiben, was häufig erforderlich ist, wenn sie Ansprüche geltend machen oder sich bei einem neuen Tarif anmelden. Dadurch werden Verzögerungen vermieden und eine effizientere Bearbeitung der Versicherungsformulare gewährleistet.
Telemedizinische Vereinbarungen: Mit der zunehmenden Verbreitung der Telemedizin werden elektronische Signaturen häufig verwendet, um Vereinbarungen für Online-Konsultationen, Datenschutzrichtlinien und die Zustimmung zur Behandlung zu unterzeichnen. Auf diese Weise können Gesundheitsdienstleister Patienten in einem großen geografischen Gebiet Dienstleistungen anbieten, ohne dass persönliche Besuche erforderlich sind.
Regierung und öffentlicher Sektor
Steuerformulare: Die Behörden haben sich für die elektronische Unterzeichnung von Steuererklärungen und die Einreichung der erforderlichen Formulare entschieden, darunter Einkommenssteuererklärungen, Unternehmenssteuererklärungen und andere öffentliche Dokumente. Dies macht persönliche Besuche überflüssig und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Formularen und Dokumenten.
Genehmigungen und Lizenzen: Viele lokale, staatliche und bundesstaatliche Behörden verwenden elektronische Signaturen für Anträge auf Genehmigungen, Lizenzen und behördliche Eingaben. Dies ermöglicht schnellere Genehmigungsverfahren und verringert die mit herkömmlichen papierbasierten Anträgen verbundenen Verzögerungen.
Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Unternehmen und Fachleute aller Branchen ihre Prozesse rationalisieren, Zeit und Kosten sparen und die Sicherheit erhöhen. Ganz gleich, ob Sie ein Immobiliengeschäft abschließen, einen Kaufvertrag abschließen oder juristische Dokumente bearbeiten, elektronische Signaturen bieten eine schnelle, bequeme und rechtsverbindliche Lösung zur Verbesserung der Abläufe.
Bewährte Verfahren zur Gewährleistung der Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen
Um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Signaturen rechtsgültig und durchsetzbar sind, müssen Sie unbedingt bewährte Verfahren anwenden, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch die Sicherheit und Zuverlässigkeit Ihrer digitalen Vereinbarungen erhöhen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen können, um die Integrität Ihrer elektronischen Signaturen zu schützen und ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
1. Verwenden Sie eine vertrauenswürdige Plattform
Wählen Sie eine seriöse E-Signatur-Plattform wie Enty, um Ihre E-Signatur-Prozesse zu verwalten. Vertrauenswürdige Anbieter stellen sicher, dass Ihre Dokumente durch Verschlüsselung, Authentifizierung und Überprüfungsmethoden gesichert sind, so dass sowohl die Identität der Unterzeichner als auch die Integrität des signierten Dokuments geschützt sind.
Diese Plattformen bieten in der Regel Prüfpfade, Zeitstempel und Protokolle, um die Authentizität des signierten Dokuments zu gewährleisten. Sich auf eine sichere und zuverlässige Plattform zu verlassen, ist unerlässlich, um das Betrugsrisiko zu verringern und sicherzustellen, dass Ihre elektronisch signierten Dokumente vor Gericht durchsetzbar sind.
2. Überprüfen der Zustimmung und Absicht
Stellen Sie immer sicher, dass beide Parteien der Verwendung elektronischer Signaturen ausdrücklich zustimmen und die Absicht haben, das Dokument zu unterzeichnen. Dies kann durch eine klare und präzise Offenlegungsvereinbarung während des Unterzeichnungsprozesses erreicht werden.
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Plattform den Unterzeichner auffordert, die Bedingungen zu bestätigen und ihnen zuzustimmen, um sicherzustellen, dass er den Prozess versteht und sich freiwillig auf die Vereinbarung einlässt. Diese ausdrückliche Zustimmung unterstützt die Rechtsgültigkeit des Dokuments.
3. Aufrechterhaltung eines klaren Prüfpfads
Einer der stärksten Schutzmechanismen für die rechtliche Durchsetzbarkeit von elektronisch signierten Dokumenten ist die Möglichkeit, zu beweisen, dass die Signatur rechtmäßig zustande gekommen ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Signatur-Plattform einen Prüfpfad bereitstellt, der wichtige Details des Signaturprozesses aufzeichnet.
Dazu gehören Zeitstempel, Benutzer-IDs, IP-Adressen und andere identifizierende Informationen. Ein detaillierter und transparenter Prüfpfad hilft dabei, die Authentizität der Signatur nachzuweisen und kann im Falle von Streitigkeiten entscheidend sein. Mit Enty können Sie für jedes Dokument, das Sie benötigen, einen Prüfpfad anfordern, den wir Ihnen in kürzester Zeit zur Verfügung stellen - so können Sie jede Phase des Unterzeichnungsprozesses nachverfolgen, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und Beweise für die Transaktion erhalten.
4. Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen
In verschiedenen Ländern gibt es unterschiedliche rechtliche Anforderungen für elektronische Signaturen. Machen Sie sich mit den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen in Ihrer Region vertraut, z. B. mit dem ESIGN Act in den USA oder der eIDAS-Verordnung in Europa.
Enty stellt die Einhaltung der weltweiten Gesetze für elektronische Signaturen sicher, indem es seine Prozesse automatisch an die Anforderungen der jeweiligen Gerichtsbarkeit anpasst. Überprüfen Sie immer die Gesetze in der Region, in der das Dokument durchgesetzt werden soll, um sicherzustellen, dass Ihr E-Signatur-Prozess den lokalen Standards entspricht.
5. Sichern Sie das Dokument
Nachdem ein Dokument signiert wurde, ist es wichtig, seine Integrität zu schützen. Nutzen Sie die Verschlüsselungsmethoden von Enty, um Ihre signierten Dokumente zu schützen und unautorisierte Änderungen zu verhindern. Die Verschlüsselung gewährleistet die Richtigkeit und Legitimität der Vereinbarung, schützt sie vor Manipulationen und erhält das Vertrauen und die Zuverlässigkeit Ihrer digitalen Vereinbarungen.
6. Dokumente nach dem Signieren schreibgeschützt machen
Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, sollte es gesperrt werden, um zukünftige Änderungen zu verhindern. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien während des gesamten Lebenszyklus auf genau dieselbe Version des Dokuments zugreifen können. Das Sperren des Dokuments nach der Unterzeichnung schützt es vor Änderungen, wahrt seine Integrität und verhindert Streitigkeiten über Änderungen am Inhalt nach der Unterzeichnung.
7. Klare Anweisungen für Unterzeichner sicherstellen
Geben Sie den Unterzeichnern klare und leicht verständliche Anweisungen, um sicherzustellen, dass sie den Prozess der elektronischen Unterzeichnung verstehen. Wenn Unterzeichner verwirrt sind oder nicht wissen, wie sie elektronisch unterschreiben sollen, kann dies zu Fehlern oder Verzögerungen führen.
Mit Enty erhalten die Benutzer eine intuitive und einfache Benutzeroberfläche, die sie durch den elektronischen Unterzeichnungsprozess führt und es ihnen leicht macht, genau zu verstehen, was sie tun müssen.
8. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihren E-Signatur-Prozess
Überprüfen Sie Ihren E-Signatur-Prozess regelmäßig, um sicherzustellen, dass er mit den sich ändernden Vorschriften und Branchenstandards konform ist. Indem Sie sich über neue rechtliche Entwicklungen oder Plattformverbesserungen auf dem Laufenden halten, stellen Sie sicher, dass Sie stets die besten Verfahren für rechtsgültige elektronische Signaturen anwenden.
9. Unterzeichnete Dokumente zugänglich halten
Es ist wichtig, dass Sie die unterzeichneten Dokumente sicher und zugänglich aufbewahren, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Im Falle eines Rechtsstreits müssen Sie das unterzeichnete Dokument möglicherweise als Beweismittel vorlegen. Enty bietet eine zentrale Lösung für die Dokumentenspeicherung, die sicherstellt, dass alle Ihre unterzeichneten Vereinbarungen sicher gespeichert und bei Bedarf leicht zugänglich sind.
10. Bilden Sie Ihr Team aus
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten, einschließlich Mitarbeiter, Partner und Kunden, die Bedeutung der Verwendung elektronischer Signaturen und der Einhaltung bewährter Verfahren verstehen. Schulungen zum sicheren und gesetzeskonformen digitalen Signieren helfen, Fehler oder Versäumnisse zu vermeiden, die die Gültigkeit Ihrer elektronisch signierten Dokumente beeinträchtigen könnten.
Die Schulung Ihres Teams sorgt für eine einheitliche Handhabung von elektronischen Signaturen, was zur Einhaltung der Vorschriften beiträgt und spätere rechtliche Probleme verhindert.
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre elektronischen Signaturen rechtsgültig, sicher und durchsetzbar bleiben. Enty bietet eine All-in-One-Lösung, mit der Sie den gesamten Prozess der elektronischen Unterschrift von der Vorbereitung bis zur Unterzeichnung eines Dokuments rationalisieren können. Mit anpassbaren Vorlagen und sicheren Authentifizierungsmethoden können Sie sicherstellen, dass Ihre Vereinbarungen schnell und zuverlässig ausgeführt werden, egal wo auf der Welt Sie sich befinden. Enty integriert auch die Rechnungsstellung und das Finanzmanagement und unterstützt Unternehmen beim Versenden, Verfolgen und Verwalten von Rechnungen sowie bei der Automatisierung des Zahlungseinzugs. Mit dem zusätzlichen Vorteil sicherer elektronischer Unterschriften können Unternehmen Geschäfte schneller und mit einem höheren Maß an Compliance abschließen, was die Verwaltungskosten senkt und die finanzielle Transparenz insgesamt verbessert.
Abschließende Überlegungen
Es besteht ein großer Unterschied zwischen einem gewöhnlichen Geschäftsabwickler und einem erstklassigen Abschlussprüfer. Erstere jonglieren mit Papierkram, warten auf Unterschriften und hoffen auf das Beste. Letztere nutzen elektronische Unterschriften, um ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Zahlungen schneller zu erhalten und die Arbeit von ihrer Technik erledigen zu lassen. Möchten Sie zur Elite der Geschäftsleute gehören, die nichts verpassen - oder eine Zahlung? Mit Enty können Sie das im Handumdrehen.
