Jak wdrożyć zarządzanie umowami dla małych firm
W samym sercu dzielnicy technologicznej miasta, pośród szumu innowacji i blasku ekranów komputerów, znajduje się małe biuro startupu. Poznaj Jake'a, przedsiębiorcę technologicznego z wielkimi marzeniami i jeszcze większymi ambicjami.
Popijając zimną kawę i wpatrując się w stos umów na swoim biurku, wie, że sukces nie przyjdzie łatwo. Każdy z tych dokumentów stanowi nową szansę, ale także nowe wyzwanie - zwłaszcza, jeśli zajmowanie się umowami jest czymś, co przyprawia cię o dreszcze i nie jesteś pewien, od czego zacząć. Śledź Jake'a w jego dążeniu do skutecznego wdrożenia zarządzania umowami, od przygotowania po wybór odpowiedniego oprogramowania. Odkryj, jak małe firmy mogą z łatwością pokonać labirynt umów!
Zrozumienie zarządzania umowami
Zarządzanie umowami to kluczowy proces, który zapewnia zgodność z przepisami, śledzi zobowiązania, chroni aktywa i ułatwia terminowe płatności. Wiąże się to z centralizacją wielu rejestrów, umożliwieniem współpracy, priorytetową ochroną danych, uzyskaniem wglądu, skalowaniem procesu kontraktowego i zapewnieniem większej elastyczności.
Jednym z kluczowych celów takiej praktyki jest ułatwienie cyklu życia umowy, czyli innymi słowy szybkości, z jaką dokument przechodzi przez proces podpisywania. Większość umów ma zdefiniowany cykl życia składający się z dziewięciu etapów:
Wniosek o zawarcie umowy: identyfikacja celu umów.
Tworzenie: efektywne tworzenie umów przy użyciu systemów cyfrowych.
Negocjacje : omawianie i dostosowywanie warunków umowy z drugą stroną.
Zatwierdzenie : uzyskanie zgody od odpowiednich osób.
Wykonanie : podpisanie umowy, dzięki czemu staje się ona prawnie wiążąca.
Zarządzanie zobowiązaniami : zapewnienie, że zobowiązania umowne są przestrzegane.
Zmiana umowy: aktualizacja umów w celu odzwierciedlenia zmian w zobowiązaniach.
Audyt i raportowanie : ocena zgodności z umową i rozwiązywanie wszelkich problemów.
Odnowienie: uproszczenie procesu odnowienia, aby zapobiec nadzorowi.
Korzyści z zarządzania umowami
Wdrożenie praktyki zarządzania umowami pomaga firmom usprawnić ich działalność na wiele sposobów, z których niektóre są następujące:
Usprawnione zarządzanie cyklem życia umowy: zarządzanie umowami usprawnia cały cykl życia umowy dla małych firm, od tworzenia i negocjowania po realizację, przechowywanie i odnawianie. Rozwiązania takie jak Enty automatyzują ręczne procesy i umożliwiają płynną współpracę.
Lepsza widoczność i kontrola: zapewnia małym firmom pełny przegląd ich umów, ułatwiając śledzenie krytycznych informacji, takich jak daty odnowienia, rezygnacje i kluczowe warunki. Ta lepsza widoczność umożliwia lepsze podejmowanie decyzji i kontrolę nad procesami związanymi z umowami.
Ustandaryzowane szablony umów: wykorzystanie wstępnie zatwierdzonych szablonów umów w celu zapewnienia spójności i usprawnienia procesu tworzenia.
Efektywne negocjacje i zatwierdz enia: ułatwiają bezproblemowe negocjacje i zatwierdzenia, redukując wąskie gardła i opóźnienia.
Podpisyelektroniczne i ścieżki audytu : wdrażanie podpisów elektronicznych i utrzymywanie cyfrowych ścieżek audytu w celu zwiększenia bezpieczeństwa i zgodności.
Zgodność z przepisami i ograniczanie ryzyka: oprogramowanie do zarządzania umowami automatyzuje zachowanie zgodności z przepisami, zapewniając cyfrowe ścieżki audytu i przepływy pracy związane z zatwierdzaniem, dzięki czemu umowy spełniają wymogi prawne bez konieczności ciągłego angażowania zespołu prawnego. Pomaga to ograniczyć ryzyko związane z naruszeniami umów, niedopatrzeniami i niezgodnością.
Planowanie strategii zarządzania umowami
Aby skutecznie wdrożyć oprogramowanie do zarządzania umowami w małej firmie, kluczowa jest dobrze przemyślana strategia. Oto kilka wskazówek dotyczących planowania strategii zarządzania umowami:
1. Ocena bieżących procesów
Zrozumienie obecnego procesu zawierania umów poprzez identyfikację nieefektywności i obszarów wymagających poprawy. Ten krok pomaga dostosować oprogramowanie do zarządzania umowami do konkretnych bolączek, zwiększając ogólną wydajność.
2. Strategiczne wykorzystanie szablonów umów
Wdrożenie szablonów umów usprawnia proces ich tworzenia, zapewniając spójność i ograniczając liczbę błędów. Szablony zwiększają wydajność i zadowolenie klientów, przyspieszając przygotowywanie umów i zapewniając spełnienie wszystkich norm prawnych.
3. Zdefiniowanie celów zarządzania umowami
Określ jasne oczekiwania dotyczące tego, co chcesz osiągnąć dzięki systemowi zarządzania umowami, dostosowując go do wizji firmy i celów strategicznych. Takie dostosowanie zapewnia, że oprogramowanie wspiera cele biznesowe, promując wydajność we wszystkich działach.
4. Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania umowami
Wybierz oprogramowanie, które dobrze pasuje do istniejących przepływów pracy, spełnia wymagania zespołu w zakresie złożoności i oferuje dobry stosunek jakości do ceny. Kompatybilność z istniejącymi systemami zapewnia płynną integrację i przyjęcie przez użytkowników, a odpowiednia złożoność i koszty sprawiają, że rozwiązanie jest praktyczne i trwałe.
Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo kilku czynnikom, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania umowami dla małych firm:
Łatwość obsługi: priorytetem są przyjazne dla użytkownika interfejsy i intuicyjna nawigacja, aby ułatwić przyjęcie i zminimalizować wymagania szkoleniowe.
Ceny i skalowalność: ocena modeli cenowych i opcji skalowalności w celu dostosowania do rozwoju firmy i zmieniających się potrzeb. Rozważ optymalizację kosztów, korzystając z platform takich jak Enty, która oferuje wiele niezastąpionych narzędzi w ramach jednej subskrypcji.
Podstawowe funkcje: szukaj podstawowych funkcji, takich jak przechowywanie dokumentów, funkcja podpisywania elektronicznego, śledzenie i alerty dotyczące kamieni milowych i zobowiązań umownych, solidne narzędzia wyszukiwania, ścieżki audytu, funkcje bezpieczeństwa i zgodności.
Zaawansowane funkcje: poznaj dodatkowe funkcje, które mogą uprościć tworzenie umów, ich przeglądanie, zarządzanie ryzykiem i zapewnić cenne informacje, takie jak zatwierdzone przez prawników szablony umów, analiza umów i ocena ryzyka.
Wsparcie klienta i szkolenia: należy wziąć pod uwagę poziom wsparcia klienta, w tym pomoc we wdrażaniu, zasoby szkoleniowe i bieżące wsparcie w rozwiązywaniu problemów.
Usługa zarządzania umowami Enty pomaga małym firmom usprawnić cały przepływ pracy związany z umowami, od utworzenia do podpisania i nie tylko. Oferuje szeroką gamę funkcji, począwszy od absolutnych podstaw, takich jak przechowywanie umów i śledzenie cyklu życia, a skończywszy na zaawansowanej integracji AI. Wspólnie z profesjonalnymi prawnikami stworzyliśmy ponad 10 szablonów umów, wzbogaciliśmy je o technologię i voila - możesz teraz oceniać i przeglądać swoje umowy za pomocą sztucznej inteligencji, śledzić ich cykl życia i zautomatyzować szereg innych procesów back-office.
Wdrażanie zarządzania umowami
Teraz, gdy uzyskaliśmy dostęp do aktualnego stanu firmy i zdecydowaliśmy się wdrożyć system zarządzania umowami Enty w celu zwiększenia wydajności operacji, nadszedł czas, aby poznać kilka praktycznych wskazówek.
Przestrzeganie planu
Nadaj priorytet planowaniu podczas inicjowania zarządzania umowami w swojej firmie. Nakreśl ustrukturyzowane podejście obejmujące tworzenie, realizację i bieżące utrzymanie. Regularne przeglądy i wyznaczanie celów zapewniają ciągłość i skuteczność całego procesu.
Podejmowanie skutecznych decyzji
Na każdym etapie zarządzania umowami należy zachować rozwagę. Ocenić zdolność stron do wypełnienia zobowiązań podczas tworzenia umowy. Planuj długoterminowe operacje i przewiduj potencjalne sytuacje awaryjne. Dokładne planowanie minimalizuje przewidywalne straty i pozwala firmie skutecznie radzić sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami.
Angażowanie wewnętrznych interesariuszy
Współpraca z wewnętrznymi partnerami biznesowymi i interesariuszami w celu uzyskania ich perspektyw i spostrzeżeń. Współpracuj z zespołami zaangażowanymi w zarządzanie umowami, takimi jak dział prawny, finansowy i operacyjny, aby zrozumieć ich unikalne potrzeby i bolączki. Ich wkład pomoże opracować system zarządzania umowami, który będzie zgodny z wymaganiami organizacji.
Uzyskanie wsparcia przywódców
Pomyślne wdrożenie systemu zarządzania umowami wymaga poparcia i sponsoringu ze strony kierownictwa wyższego szczebla. Należy przedstawić korzyści płynące ze scentralizowanego rozwiązania, takie jak poprawa zgodności, ograniczenie ryzyka i zwiększenie wydajności. Dzięki wsparciu kierownictwa można zabezpieczyć niezbędne zasoby i wprowadzić zmiany organizacyjne w celu przyjęcia nowych strategii i zasad.
Wdrażanie podejścia etapowego
Strategicznie zarządzaj procesem wdrażania, przyjmując podejście etapowe. Zacznij od przeszkolenia kluczowych interesariuszy w zakresie nowego systemu i jego funkcji. Stopniowo wdrażaj rozwiązanie w różnych działach lub zespołach, zapewniając płynne przejście i przyjęcie.
Utrzymywanie i aktualizowanie szablonów, polityk i procedur
Regularnie utrzymuj i aktualizuj szablony umów, zasady i procedury, aby dostosować je do nowego systemu zarządzania umowami. Standaryzowane szablony mogą być dobrą opcją na początek, ale nie zapomnij dostosować każdej umowy i faktury w Enty do swoich potrzeb. Ustalenie jasnych zasad zapewni spójność i zgodność w całej organizacji, jednocześnie usprawniając procesy tworzenia i przeglądu umów.
Zapewnienie zgodności z przepisami prawa
W szczególności oprogramowanie do zarządzania umowami Enty może zautomatyzować zgodność, zapewniając cyfrowe ścieżki audytu i przepływy pracy zatwierdzania, zapewniając zgodność umów z wymogami prawnymi bez ciągłego zaangażowania zespołu prawnego. Możesz poprosić o ścieżkę lub przeczytać więcej o tym, jak pomaga ona ograniczyć ryzyko związane z naruszeniami umów, niedopatrzeniami i niezgodnością. Dlatego też takie środki umożliwiają małym firmom skupienie się na ich podstawowej działalności przy jednoczesnym utrzymaniu solidnych ram prawnych.
Wyzwania związane z zarządzaniem umowami dla małych firm
Pomimo wszystkich korzyści i możliwości, jakie daje wdrożenie systemu zarządzania umowami, przedsiębiorstwa wciąż stoją przed szeregiem wyzwań. Mogą one być stosunkowo niewielkie w porównaniu z zaletami, ale nadal warto o nich wiedzieć.
Brak zasobów i wiedzy specjalistycznej : w małych firmach obowiązki związane z zarządzaniem umowami często spoczywają na osobach takich jak prawnicy wewnętrzni, dyrektorzy finansowi, dyrektorzy operacyjni lub dyrektorzy generalni, nawet jeśli nie posiadają oni wiedzy prawniczej.
Duża liczba umów: zarządzanie dużą liczbą umów może być przytłaczające, zwłaszcza w przypadku ograniczonych zasobów.
Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności umów: utrzymanie bezpieczeństwa i poufności umów jest kluczowe, ale może stanowić wyzwanie bez odpowiednich systemów.
Sporyi negocjacje dotyczące umów: obsługa sporów i negocjacji dotyczących umów może być czasochłonna i złożona, zwłaszcza dla osób bez wykształcenia prawniczego.
Ostatnie przemyślenia
Konsekwencje przyjęcia systemu i oprogramowania do zarządzania umowami wykraczają poza zwykły wzrost wydajności; obejmują one transformację sposobu, w jaki małe firmy zarządzają swoimi zobowiązaniami prawnymi i współpracują z interesariuszami. Gdy zagłębimy się w przyszłość, ciągłe doskonalenie praktyk zarządzania umowami będzie niezaprzeczalnie odgrywać kluczową rolę w napędzaniu rozwoju biznesu, ograniczaniu ryzyka i wzmacnianiu ogólnej pozycji strategicznej. W zarządzaniu umowami nie chodzi tylko o wdrażanie nowych narzędzi, takich jak Enty - chodzi o przyjęcie kultury jasności, przejrzystości i zwinności, która zdefiniuje odnoszące sukcesy firmy jutra.