Hoe schrijf je een sterke factuure-mail: best practices en sjablonen?
Tromgeroffel: en gefeliciteerd! Je hebt het project afgerond. De klant is blij. Het laatste onderdeel is de factuure-mail. Zal de reactie allemaal enthousiast zijn of een mute-knop? Deze laatste stap kan je cashflow maken of breken. Een slordige factuure-mail kan leiden tot vertragingen en frustratie. Er is een reden waarom mensen een hekel hebben aan het schrijven van factuure-mails, maar dat hoeft niet zo te zijn. Zie je factuur-e-mail als de laatste handdruk na een succesvolle deal - hij moet professioneel en goed gestructureerd zijn en de toon zetten voor een soepel betalingsproces. In deze gids laten we je zien hoe je een factuur-e-mail schrijft die zowel beleefd als effectief is, zodat betalingen sneller plaatsvinden en de klantrelatie positief blijft.
Waarom een goed geschreven factuure-mail essentieel is
De factuure-mail heeft een zeer interessante impact op de cashflow. Als je een factuur schrijft en verstuurt die goed gestructureerd is en er professioneel uitziet, neemt de kans om betaald te worden meestal aanzienlijk toe. Dit betekent dat je over de nodige middelen beschikt om de goede werking van je bedrijf voort te zetten. Oneens? Factuur-e-mail kan ook het andere uiterste zijn en als het slecht geschreven is, kan het leiden tot vertraagde betalingen die de kasstromen negatief beïnvloeden. Met tools als Enty kun je terugkerende facturen instellen en aanpassen aan je behoeften, zodat je een gezonde en regelmatige cashflow hebt.
Stel je dit eens voor: slechts ongeveer 35% van alle facturen wordt binnen 30 dagen betaald, wat betekent dat 65% van diezelfde facturen pas na 30 dagen of zelfs enkele maanden later worden verrekend. Dat is een hoop geld dat op de gok wordt gezet als onbetaalde factuur! Door je e-mailproces voor bezorgbare facturen te verbeteren, kun je dit cijfer nog verder verlagen en de tijd waarbinnen je je geld ontvangt verbeteren. Het gebruik van schriftelijke uitleg over betaalmethoden en adressen en telefoonnummers in de factuuremail, waarin in eenvoudige bewoordingen wordt uitgelegd wat de klant moet doen, zorgt ervoor dat de klant sneller wil betalen dan dat hij de betalingen vermijdt.
Professioneel imago
Je factuure-mail is niet zomaar een e-mail waarin je om betaling vraagt - het is het merk van je bedrijf. Je kunt zien hoe een professionele factuurmail is geschreven met het idee dat de klant zich georganiseerd en zorgvuldig voelt en dat het bedrijf iets serieus voor hem betekent. Dit is handig om het vertrouwen van klanten te winnen en te consolideren.
Heb je er ooit over nagedacht waarom iemand eerder geneigd zal zijn om een factuur snel te betalen als deze wordt afgeleverd in een goed gestructureerde, goed doordachte factuur-e-mail in plaats van in een slecht geschreven brief met ontbrekende datums en adressen? De factuure-mail voor de klant is een mogelijke manier om het imago van professionaliteit te bevorderen en tegelijkertijd de zorg voor het bedrijf van de klant te benadrukken.
Juridische documentatie
Een factuure-mail is een terloops stukje communicatie dat op zichzelf geen juridische waarde heeft. Maar het heeft wel een aanzienlijk juridisch gewicht. Dit heeft als voordeel dat het een tijdsbestek kan geven in het geval dat er meerdere opdrachten binnen dezelfde periode plaatsvinden. Als er daarna geschillen ontstaan, kan dit bijzonder belangrijk zijn.
Om je factuure-mail efficiënt te laten zijn, misbruik je deze als een manier om juridisch bewijs te leveren:
Vermeld alle noodzakelijke gegevens: informatie en contactgegevens van het bedrijf, de gegevens van de klant, de factuurgegevens en de dienst of het product waarvoor gefactureerd is.
Vermeld duidelijk de betalingsvoorwaarden: specificeer het verschuldigde bedrag en de datum waarop dit moet gebeuren.
Houd een dossier bij: zorg ervoor dat facturen en precies de e-mailcorrespondentie die ermee samenhangt, worden gearchiveerd en bewaard.
Een overzicht van je factuure-mail als essentieel juridisch document geeft je de overhand om de risico's van je bedrijf aan te pakken en laat een net achter dat al je transacties en alle handelingen vastlegt.
We weten allemaal dat goed opgemaakte factuure-mails meer doen dan zorgen voor betalingen, maar ook relaties voeden, geldstromen beheren en het bedrijf juridisch afschermen. Focussen op het maken van goed uitgevoerde e-mails is cruciaal, niet alleen om de betaling aan je bedrijf te vergemakkelijken, maar ook om het bedrijf voor te bereiden op groei.
Belangrijkste elementen van een effectieve factuure-mail
Nu de klus geklaard is, is het tijd om te factureren. Maar hoe maak je een factuure-mail die werkt? Laten we daarom eens kijken wat de belangrijkste ingrediënten zijn voor een effectieve en professionele factuur-e-mail.
Duidelijke onderwerpregel
Onthoud altijd dat de onderwerpregel het belangrijkste deel van de e-mail is. Verspil het niet. Het moet duidelijk uitleggen wat de klant kan verwachten bij het openen van het bericht. Een goede formule om te volgen is: "Factuur [nummer] voor [abonnement/klacht] Humble's vervaldatum".
Als je zo'n stijl bekijkt, heeft de klant in één oogopslag alle belangrijke punten gelezen zonder de e-mail te openen. Ter illustratie: "Factuur #12345 van ABC Bedrijf - Vervaldatum 15/05/2023" is heel begrijpelijk. Onthoud dat het verschil tussen een geopende e-mail en een vergeten e-mail in een overvolle mailbox een duidelijke onderwerpregel kan zijn.
Professionele begroeting
Probeer je e-mail te beginnen met een persoonlijke aanhef. Gebruik de naam van je klant om te laten zien dat dit geen massamailout is en op hem slaat. De toon van je aanhef moet zakelijk maar warm zijn. Een eenvoudige "Hallo [naam klant]," werkt perfect. Voeg vervolgens een eenvoudig briefje toe waarin je klanten waardeert voor hun bedrijf. Dit helpt bij het creëren van de juiste sfeer voor de rest van de correspondentie.
Factuurgegevens
Geef in de hoofdtekst van je e-mail een beknopt overzicht van de factuur. Zorg ervoor dat je belangrijke informatie zoals contactgegevens en:
Een korte beschrijving van het voltooide werk
Het totaal verschuldigde bedrag
De betalingstermijn
Eventuele specifieke betalingsvoorwaarden
Bijvoorbeeld: "Ik schrijf je om een factuur te sturen voor het webdesignproject dat is voltooid op [Datum]. Het totaal verschuldigde bedrag is $X,XXX, te betalen voor [vervaldatum]."
Wees duidelijk en specifiek om verwarring te voorkomen. Als je per project of per uur rekent, vermeld dit dan. Vermeld ook eventuele extra kosten die mogelijk niet worden gedekt door de hoofdbetaling.
Betalingsinstructies
Maak het je klant gemakkelijk om je te betalen door duidelijke instructies te geven over hoe ze moeten betalen. Zorg ervoor dat je aangeeft of de betaling moet worden gedaan via een bankoverschrijving of creditcard of zelfs op een andere acceptabele manier. Als er een online systeem is dat je klant kan gebruiken om de betaling te doen, plaats dan een knop die hem helpt om die directe betaling te doen. Je kunt bijvoorbeeld vermelden: "Deze factuur kan op een van de volgende manieren worden betaald: [Lijst van betalingsopties]. En voor uw gemak kunt u desgewenst ook de knop 'Nu betalen' onderaan deze pagina gebruiken om online te betalen."
In gedachten houdend dat zolang de voorziening is gemaakt, hoe minder moeite de klanten hoeven te doen om te betalen, hoe minder tijd het waarschijnlijk zal kosten om de betaling van de klant te ontvangen. Proberen iets toe te voegen in de trant van "De bovenstaande betaling moet worden gedaan op of voor de vervaldatum die aan de binnenkant is aangegeven" kan ook nuttig zijn bij het vragen om de betaling.
En vergeet niet dat je met Enty meerdere betalingsopties kunt integreren, waaronder bankoverschrijvingen en kaartbetalingen, wat het betalingsproces aanzienlijk versnelt.
Als je deze essentiële punten toevoegt aan je factuure-mail, maak je de weg vrij voor een succesvolle feedback. Je vraagt niet alleen om betaling, maar je biedt in feite een redelijke, effectieve en professionele interactie die de tijd van de klant waardeert en de betaling van de klant zo efficiënt mogelijk uitbetaalt. Weet je nog steeds niet zeker waar je moet beginnen? Geen probleem, Enty heeft alles voor je - profiteer van kant-en-klare factuursjablonen die ook kunnen worden aangepast en ingepland op basis van de behoeften van je bedrijf. Op deze manier blijven de positieve relaties met klanten behouden en worden de betalingen op tijd gedaan.
Best practices voor het structureren van een factuure-mail
Er zijn verschillende belangrijke werkwijzen waaraan je je moet houden bij het maken van een factuure-mail, zodat er snel betaald wordt en je toch professioneel blijft tegenover je klanten. Laten we deze keer eens kijken naar deze best practices voor het schrijven van factuure-mails.
Toon en taal
In een factuure-mail moet je rekening houden met de toon, het taalgebruik en de onderwerpregel, omdat deze factoren bepalen hoe de boodschap zal worden begrepen - wat je wilt bereiken is een combinatie van professionaliteit en warmte. Wees beleefd, maar blijf beknopt, vermijd het gebruik van moeilijke taal en zinnen of technische termen die je klant waarschijnlijk niet zal begrijpen. Houd er rekening mee dat het je doel is om de aard van de zakelijke transactie uit te leggen en waarom betaling op een gepast moment vereist is.
Begin met een hartelijke begroeting, waarbij je je klant bij naam noemt. Dit kleine detail zal de persoonlijkheid versterken en het contact aantrekkelijker maken. Bedank de klant daarna heel kort voor het contact. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Bedankt dat u ons de kans hebt gegeven om uw webdesignbehoeften te vervullen. We zijn dankbaar voor uw vertrouwen in onze service."
Het bespreken van financiële transactiemogelijkheden is altijd probleemoplossing. Vermeld duidelijk het totaal te betalen bedrag samen met de deadline. Bijvoorbeeld iets als "Het totale te ontvangen bedrag voor het voltooide webdesign is $X,XXX en dit bedrag is verschuldigd op [vervaldatum]" is voldoende.
Beknoptheid
In de snelle zakenwereld van vandaag is beknoptheid essentieel. Je klanten hebben het waarschijnlijk druk, dus het is belangrijk om je factuursjabloon kort en bondig te houden. Zet alleen de meest essentiële informatie in de e-mail body. Dit omvat meestal:
Een kort bedankbericht
Een verklaring dat je de factuur als bijlage hebt toegevoegd
Het totaal verschuldigde bedrag
De uiterste betaaldatum
Beschikbare betalingsmethoden
Oproep tot actie
Door je factuursjabloon beknopt te houden, respecteer je de tijd van je klant en maak je het hem gemakkelijker om de informatie snel te verwerken.
Personalisatie
Het personaliseren van je factuure-mail kan de reactie van je klant aanzienlijk beïnvloeden. Naast het gebruik van hun naam in de begroeting, kun je overwegen om een korte boodschap op te nemen gebaseerd op jullie eerdere interacties of de aard van jullie werkrelatie. Hiermee laat je zien dat je hun bedrijf waardeert en niet alleen de betaling die ze doen.
Je kunt bijvoorbeeld een specifiek aspect van het project noemen waar je met plezier aan hebt gewerkt of enthousiast zijn over toekomstige samenwerkingen. Dit persoonlijke tintje kan jullie professionele relatie versterken en het factuurproces minder transactioneel laten aanvoelen.
Vergeet niet om een toon te gebruiken die geschikt is voor elke klant. Sommigen geven de voorkeur aan een formelere benadering, terwijl anderen een vriendelijkere toon kunnen waarderen. Stem je taalgebruik af op de voorkeuren van elke klant en op de relatie die je met hem hebt opgebouwd.
Als je de geschetste best practices toepast met betrekking tot de structuur van factuure-mails, ben je al voorbestemd om te slagen in dat proces. Dit proces is niet simpelweg het stellen van willekeurige eisen aan kopers; het is het omdraaien van de professionaliteit, het bedanken van de klant voor het zaken doen met jou en het vergemakkelijken van de hele interface van nerveuze betalingen. Op deze manier is het mogelijk om de relatie met de klant vriendelijk te houden en tegelijkertijd betalingsachterstanden te voorkomen.
Tips voor snelle betalingen en professionaliteit
Zo, je hebt je allerbeste factuurmail geschreven. Geweldig! Maar hoe zorg je ervoor dat het geld zelden op de bodem van de uitvoerlade van de klant belandt? In dit gedeelte vind je een paar manieren waarop je een snelle betaling kunt innen zonder dat je de klant hoeft af te blaffen.
Betalingstermijnen
Het is heel belangrijk om in je factuurmail specifiek te zijn over de betalingsvoorwaarden. Zorg ervoor dat duidelijk is wanneer en hoe je de betaling verwacht. Bijvoorbeeld 'Netto 30' of 'Let op de betaling'. Leg de vervaldata expliciet uit om verwarring te voorkomen. Blijkbaar wordt 60 procent van de facturen met instructies voor de betaling aan klanten binnen die bepalingen betaald. Deze ene vrij eenvoudige stap kan wonderen doen voor je inkomsten.
Meerdere betalingsmogelijkheden
Sommige klanten vinden het handiger om online te betalen, terwijl anderen de voorkeur geven aan verschillende betalingsmethoden. Dergelijke methoden kunnen elke creditcard, bankoverschrijving, Paypal of zelfs Cheques zijn. Hoe klantvriendelijker je bent, hoe sneller je geld binnenkomt. Zorg ervoor dat je alle alternatieve betaalmethoden in de e-mail met de factuur vermeldt. Dit is in het belang van de klant en dat is goed, want het kan leiden tot snellere betalingen.
Stimulansen voor vroegtijdige betaling
Het stimuleren van snelle betalingen kan het paradigma veranderen over hoe je omgaat met je cashflow. Als je een factuur gaat sturen, kun je overwegen om een kleine korting te geven aan klanten die op tijd betalen. Je kunt bijvoorbeeld een korting van 2 procent geven aan iedereen die binnen 10 dagen na de factuurdatum betaalt. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat je factuur niet als onbetaalde factuur eindigt en dat je klanten je factuur als een prioriteit beschouwen, vooral wanneer ze meerdere betalingen moeten doen. Maar nogmaals, controleer of deze korting kan werken met je winstmarges voordat je het in de praktijk brengt.
Factuure-mails aanpassen voor verschillende klanttypes
Niet alle klanten zijn hetzelfde, en dat geldt ook voor je factuure-mails. Pas je aanpak aan op basis van je klantrelatie en betalingsgeschiedenis. Voor bestaande klanten met een goede betalingsgeschiedenis kun je een meer vertrouwde en waarderende toon aanslaan. Bij nieuwe klanten of klanten met een betalingsgeschiedenis moet je misschien formeler zijn en de nadruk leggen op de betalingsvoorwaarden.
Overweeg om een e-mailsjabloon voor facturen te maken voor verschillende categorieën klanten. Zo kun je consistentie behouden en tegelijkertijd je communicatie personaliseren. Je kunt een factuursjabloon hebben voor nieuwe klanten waarin je je betalingsproces in detail uitlegt, en een ander sjabloon voor vaste klanten dat beknopter is.
Onthoud dat het doel is om professioneel te blijven terwijl je snelle betaling aanmoedigt. Een geweldige manier om te beginnen is door Enty uit te proberen, een alles-in-één oplossing om je facturatieproces te stroomlijnen en sneller betaald te krijgen. We hebben alles onder controle - automatiseer alles van het maken tot het verzenden van facturen voor elektronische handtekeningen, waardoor de hele betalingscyclus sneller verloopt. Enty helpt je niet alleen bij het genereren van professionele facturen, maar biedt ook functies zoals terugkerende facturen, kortingen, automatisch toegepaste btw, factuurherinneringen en aanpasbare sjablonen. Bovendien kun je met de ingebouwde opties voor elektronische handtekeningen je facturen in een handomdraai door klanten laten ondertekenen en goedkeuren, zodat betalingen sneller worden verwerkt. Het is een naadloze manier om het proces van betaald krijgen te verbeteren, zodat jij je kunt richten op de groei van je bedrijf.
E-mailsjabloon factuur
Je hebt de belangrijkste elementen en best practices geleerd voor het opstellen van een effectieve factuur-e-mail. Laten we nu alles samenvoegen met e-mailsjablonen die je kunt gebruiken als uitgangspunt voor je eigen factuure-mails. De sjablonen bevatten de essentiële onderdelen die we hebben besproken, zodat je ze gemakkelijk kunt aanpassen en professionele factuure-mails kunt versturen.
Hier is een eenvoudig en effectief sjabloon voor factuure-mails:
Onderwerpregel: Factuur [nummer] voor [product/dienst] verschuldigd op [datum]
Geachte [Naam klant],
We hopen dat deze e-mail goed bij u aankomt. Bedankt voor het kiezen van ons [product/dienst]. Wij waarderen uw zaken en vertrouwen in ons werk.
In de bijlage vindt u de factuur [Nummer] voor [korte beschrijving van het voltooide werk]. De factuur bevat alle noodzakelijke betalingsgegevens.
Hier volgt een korte samenvatting:
Totaal verschuldigd bedrag: [Bedrag]
Vervaldatum: [Datum]
Betalingswijzen: [Lijst van geaccepteerde betalingswijzen].
Om het betalingsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, kun je een van de volgende methoden gebruiken:
[Betalingsmethode 1]
[Betalingsmethode 2]
[Betalingsmethode 3]
Voor uw gemak kunt u ook op de knop'Nu betalen' hieronder klikken om uw betaling online te verwerken.
Oproep tot actie: Nu betalen
Bevestig dat je deze e-mail hebt ontvangen en laat me weten wanneer de betaling is verricht. Als je vragen hebt over deze factuur of aanvullende informatie nodig hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
We kijken ernaar uit om uw betaling te ontvangen en onze samenwerking voort te zetten.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Contactgegevens].
En vergeet natuurlijk niet om de factuur als bijlage toe te voegen! Dit sjabloon voor factuure-mails dient als een solide basis voor je factuure-mails. Vergeet niet om het te personaliseren op basis van je relatie met de klant en de specifieke details van je transactie. Door e-mailsjablonen te gebruiken, zorg je voor consistentie in je communicatie en bespaar je tijd in het e-mailproces voor facturen.
Als je deze factuursjabloon gebruikt, zorg er dan voor dat je
Vul alle plaatsaanduidingen in met correcte informatie
Pas de toon aan aan de stem van je merk en je klantrelatie
Eventuele specifieke betalingsvoorwaarden opneemt die relevant zijn voor je bedrijf
Het eigenlijke factuurdocument bij de e-mail voegt
Als je goed gestructureerde e-mailtemplates hebt met je factuur als bijlage, kun je je facturatieproces stroomlijnen en een professioneel imago behouden. Deze aanpak kan leiden tot meer tijdige betalingen en sterkere klantrelaties, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van je bedrijf.
Follow-ups en te late betalingen afhandelen
Zelfs met de beste e-mailpraktijken voor facturen kun je situaties tegenkomen waarin betalingen worden uitgesteld. Naast weten hoe je een factuur moet versturen, is het cruciaal om een systeem te hebben om dergelijke scenario's professioneel en effectief af te handelen. Laten we eens kijken naar enkele strategieën voor het beheren van follow-ups en late betalingen.
Herinneringsmails
Herinneringsmails versturen is een cruciale stap in het factuure-mailproces. Je wilt een balans vinden tussen vasthoudendheid en het onderhouden van een positieve klantrelatie. Hier volgt een suggestie voor de tijdlijn voor het verzenden van herinneringsmails:
Stuur 1-2 weken voor de vervaldatum een factuur en een vriendelijke herinnering
Stuur facturen met nog een herinnering op de vervaldatum
Eén dag na de vervaldatum opvolgen
Stuur daarna facturen en wekelijkse herinneringen
Houd bij het opstellen van deze e-mails je toon professioneel maar vriendelijk. Vermeld het factuurnummer, de vervaldatum en het totaalbedrag in de onderwerpregel om de aandacht te trekken. Bijvoorbeeld: "Factuur #1234 voor $5000 - vandaag vervallen". Voeg in de hoofdtekst van de e-mail de factuur bij en geef duidelijke betalingsinstructies.
Pro tip: moeite met het organiseren van je facturen? Een slim factuurnummersysteem kan je proces stroomlijnen en verwarring voorkomen. Bekijk onze gids om te leren hoe.
Beleid voor betalingsachterstand
Een goed gedefinieerd betalingsachterstandbeleid (soms vermeld in je e-mailsjablonen) kan tijdige betalingen aanmoedigen en je cashflow beschermen. Hier zijn enkele belangrijke elementen om op te nemen:
Respijtperiode: Overweeg om een korte respijtperiode aan te bieden (bijv. 3-5 dagen) voordat je laattijdige kosten in rekening brengt.
Late vergoedingen: Vermeld duidelijk het bedrag of percentage dat je in rekening brengt voor te late betalingen. Dit kan een vast bedrag zijn of een percentage van het factuurbedrag.
Rente: Je kunt ervoor kiezen om rente te berekenen over te laat betaalde bedragen. Zorg ervoor dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd in je initiële overeenkomst.
Zorg ervoor dat je deze voorwaarden opneemt in je oorspronkelijke factuur-e-mail en in eventuele vervolgberichten. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Volgens onze overeenkomst wordt een vergoeding voor te late betaling van 2% in rekening gebracht als de betaling niet binnen 5 dagen na de vervaldatum is ontvangen."
Escalatieprocedures
Als je herinneringsmails en betalingsbeleid geen resultaat opleveren, moet je de situatie misschien escaleren. Hier volgt een suggestie voor een escalatieproces:
Telefoongesprek: Probeer na een aantal onbeantwoorde e-mails een telefoontje te plegen. Dit persoonlijke contact kan vaak misverstanden oplossen en tot actie leiden.
Laatste aanmaning: Als je na ongeveer 6 weken nog steeds geen betaling hebt ontvangen, stuur dan een factuur en een laatste aanmaning. In deze e-mail moet duidelijk staan dat het de laatste herinnering is voordat er verdere actie wordt ondernomen.
Incassobureau: Als laatste redmiddel kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Zij kunnen de verantwoordelijkheid van het achterna zitten van late betalingen overnemen, zodat jij je op je kernactiviteiten kunt richten.
Juridische stappen: In extreme gevallen kun je juridische stappen overwegen. Dit moet echter alleen gebeuren na een zorgvuldige afweging van de kosten en mogelijke resultaten.
Tijdens dit proces is het belangrijk om professioneel te blijven en alle communicatie te documenteren. Dit kan cruciaal zijn als je later juridische stappen moet ondernemen.
Vergeet niet dat het doel niet alleen is om betaald te krijgen, maar ook om een goede relatie met je klanten te onderhouden. Door een duidelijk, eerlijk en consistent proces te hebben voor het afhandelen van betalingsachterstanden, kun je betalingsachterstanden minimaliseren en je bedrijf soepel laten draaien.
Laatste gedachten
De kunst van de factuure-mail is misschien geen raketwetenschap, maar het is wel een cruciale vaardigheid die elke ondernemer onder de knie moet hebben. Een doordachte, goed gestructureerde factuur-e-mail doet meer dan alleen om geld vragen; het versterkt je professionaliteit, communiceert respect voor de tijd van je klant en zorgt voor een soepeler betalingsproces voor alle betrokkenen. Door deze tips toe te passen - of het nu gaat om het perfectioneren van de onderwerpregel, het aanbieden van flexibele betalingsopties, het op het juiste moment opvolgen van de betaling of simpelweg het gebruik van een factuure-mailsjabloon van Enty - maak je jezelf klaar voor succes. Begin dus met het gebruik van een online factureringstool zoals Enty, schrijf facturen met zorg en zie je cashflow groeien met elke factuur die je verstuurt.
