Hoe schrijf je een e-mail over achterstallige facturen: sjablonen en best practices?
Waarom stak de factuur de weg over? Om aan de 'betaalde' kant te komen!
Het is misschien een oude grap, maar oké, we snappen het - achterstallige betalingen zijn iets waar niemand grapjes over maakt. Maar er zijn manieren om er op een leuke en strategische manier mee om te gaan. Het schrijven van een e-mail over een achterstallige factuur hoeft niet aan te voelen als kijken hoe de verf droogt of als uitkijken naar de clou die nooit komt. In de juiste situatie is het mogelijk om klanten eraan te herinneren dat ze hun betalingsverplichtingen moeten nakomen zonder al te gehaast over te komen. We zullen zien hoe e-mails over achterstallige facturen zo geschreven kunnen worden dat ze de leners verleiden om die cheques uit te schrijven op zoek naar de juiste plaats. Want hé - zelfs als je factuur vastzit aan de verkeerde kant van de weg, wacht het avontuur en is het tijd om hem op je bankrekening te laten bijschrijven zodra je "betalen" zegt.
Waarom is het belangrijk om achterstallige facturen op te volgen?
Betalingsachterstanden kunnen een aanzienlijk effect hebben op de financiële gezondheid van je bedrijf. Wanneer klanten niet op tijd betalen, heeft dit een directe impact op je cashflow, waardoor de groei wordt beperkt en het een uitdaging wordt om de dagelijkse operationele uitgaven te doen. Het kan zijn dat je moeite hebt om je eigen leveranciers en verkopers te betalen, waardoor je mogelijk te maken krijgt met laattijdige kosten en relaties beschadigt met degenen die tijdige betalingen van je verwachten.
Dergelijke tekorten aan werkkapitaal laten bedrijven ook niet zoeken naar andere mogelijkheden, zoals overschakelen naar nieuwe projecten en het kopen van nieuwe apparatuur. In extreme gevallen kunnen bedrijven hun toevlucht nemen tot leningen om het tekort te financieren, waardoor er meer verplichtingen bijkomen en investeerders niet bereid zijn om deel te nemen. Bovendien heeft een bedrijfseigenaar die meerdere keren in gebreke blijft met betalingen voor kredietfaciliteiten de neiging om zijn financiële rating aan te tasten, waardoor het moeilijk wordt om in de nabije toekomst gemakkelijk aan fondsen te komen.
Tijdige follow-ups en e-mails met betalingsherinneringen laten je klanten weten hoe hoog je je werk inschat en dat niemand het gratis doet. Dit helpt bij het creëren van een niveau van professionaliteit in al je zakelijke relaties, waardoor onnodige vertragingen worden voorkomen. Nog belangrijker is dat snelle follow-ups helpen om eventuele klachten of problemen op te lossen en sneller tot betaling over te gaan.
Belangrijkste elementen van een sterke e-mail over achterstallige facturen
Bij het opstellen van een e-mail over achterstallige facturen is het cruciaal om elementen op te nemen die de e-mail zowel persoonlijk als effectief maken. Een goed gestructureerde e-mail kan je kansen vergroten om op tijd betaald te worden terwijl je een positieve relatie met je klanten behoudt. Laten we eens kijken naar de essentiële onderdelen van een effectieve e-mail over achterstallige facturen.
Best practices voor onderwerpregels
Je onderwerpregel bepaalt of ontvangers je e-mails openen of negeren, omdat het de ontvanger aantrekt en ingaat op de inhoud van de e-mail. Om een onderwerpregel op te stellen voor je e-mail met achterstallige facturen, moet je daarom de volgende best practices in acht nemen:
Wees duidelijk: bij het onderwerp van een e-mail moeten zinnen als "achterstallige factuur", "vervallen" of "niet-vereffende factuur" worden gebruikt om de lezer gerust te stellen over het doel van de e-mail met achterstallige facturen.
Vermeld het factuurnummer: bij een betalingsherinnering helpt dit de ontvanger, omdat hij zo snel de exacte factuur in kwestie kan vinden.
Voeg je bedrijfsnaam toe: als je schrijft vanuit persoonlijke en niet-bedrijfsadressen dan staat je bedrijfsnaam in de weg om de context te begrijpen.
Gebruik het woord "herinnering" of een equivalent: in een e-mailonderwerp verzacht dit de toon terwijl het toch urgentie uitstraalt.
Een goede onderwerpregel kan bijvoorbeeld zijn: "Herinnering: Factuur #12345 te laat betaald".
Call-to-action strategieën
Naast het onderwerp van de e-mail kan een goed geschreven call-to-action (CTA) de kans op betaling zonder verdere vertraging vergroten. Er zijn goede CTA's voor e-mails met achterstallige facturen:
Wees specifiek: maak duidelijk welke actie de lezer vervolgens moet ondernemen.
Creëer urgentie: vraag de lezer om dit onmiddellijk te doen of bepaal wat er kan gebeuren als de betaling uitblijft.
Bied opties: geef de klant meerdere manieren om te reageren of te betalen.
Gebruik visuele signalen: gebruik lettertypestijlen om de CTA vet te maken of een andere kleur te geven.
Enkele effectieve CTA-zinnen voor e-mails met achterstallige facturen zijn:
"Betaal voor [specifieke datum]".
"Klik hier om uw factuur nu te betalen"
"Neem contact met ons op om betalingsopties te bespreken"
"Betaal uw achterstallige factuur vandaag nog om kosten voor betalingsachterstand te voorkomen".
Houd in gedachten dat het nodig is om de actie te stimuleren, maar beleefd genoeg om professioneel te blijven. Als je deze waardevolle aanbevelingen opvolgt bij het verzenden van een e-mail met factuurvervaldatum, zul je beloond worden met verbeterde gebeden en samenwerking met klanten.
Body-inhoud moet je hebben
De meeste leners zijn terughoudend om achterstallige facturen te betalen en dit ontmoedigt de meeste inschrijvers. Het gaat hier niet alleen om de betaling van de achterstallige factuur, maar om de hele reikwijdte van de hypotheek. Hoe dan ook, in de meeste gevallen moet het bericht kort, precies en bondig zijn, zodat alle relevante en noodzakelijke acties worden ondernomen om het probleem op te lossen. Dit zijn de onderdelen die je moet vermelden.
Begroeting: richt je in de aanhef tot de klant door middel van een aanhef met de naam van de klant.Openingsverklaring: begin met zachte woorden over de achterstallige betaling.
Factuurgegevens: het factuurnummer, het openstaande bedrag, de datum waarop de betaling verwacht wordt en het aantal dagen dat de betaling achterstallig is.
Betalingsopties: geef aan welke acties de klant kan ondernemen om het verschuldigde bedrag te betalen. Vermeld informatie over het accepteren van betalingen via websites, cheques, bankoverschrijvingen of andere betalingsopties, zodat de klant geen beperkingen heeft bij het doen van de betaling.
Late kosten: als er late kosten in rekening zijn gebracht of in rekening zullen worden gebracht als de betaling niet op of voor de vervaldatum is gedaan, vermeld ze dan hier.
Volgende stappen: geef aan wat er zal gebeuren als de betaling niet wordt gedaan, bijvoorbeeld het blokkeren van de rekening of het doorsturen van de zaak naar een incassobureau.
Contactgegevens: deel je contactgegevens waar de klant je kan bereiken als hij vragen heeft of de betalingswijze wil bespreken.
De balans vinden tussen standvastigheid en beleefdheid
De juiste toon vinden is belangrijk bij het versturen van een e-mail voor onbetaalde facturen. Je moet expressief genoeg zijn, maar niet agressief tegen de klant. Open met een vriendelijke aanhef waarin je de klant bij naam noemt om het persoonlijk te maken. Laat de klant vervolgens weten waarom je hem belt door het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en de deadline te vermelden.
Bijvoorbeeld: "Hallo [naam klant], ik hoop dat alles goed met je gaat. Ik schrijf je over Factuur #12345, voor een bedrag van 500 USD, waarvan de betalingstermijn is verstreken op de [vervaldatum]."
Naarmate je verder gaat in de reeks e-mails over facturen die vervallen zijn, maak je je e-mails dringender maar nog steeds professioneel. Gebruik in de eerste e-mail ter herinnering van de betaling een emotionele toon. Gebruik in latere communicatie over de goedkeuring van de betaling een logische uitdrukking en kom direct ter zake zonder onbeleefd te klinken.
Best practices voor het schrijven van factuure-mails over vervallen facturen
Het is belangrijk dat je een e-mail opstelt voor een achterstallige factuur, zodat je klant vertrouwen houdt in je bedrijf en er toch aan herinnerd wordt dat er betaald zal worden. Mocht je ooit de behoefte hebben om je klant toch op een delicate manier te benaderen, dan zorgen deze best practices ervoor dat je betaald krijgt zonder dat dit ten koste gaat van de werkrelatie die je hebt opgebouwd.
De juiste toon zetten voor betalingsherinneringen
Met betrekking tot sjablonen voor e-mails voor achterstallige facturen moet de communicatie worden geëvalueerd: het gevaar om te assertief te zijn met het verzoek om een betalingsherinnering versus het gevaar van een te hartelijk verzoek dat de klant kan afschrikken. Idealiter moet je niet onbeleefd zijn of professioneel overkomen in je allereerste telefoontjes. Wees beleefd en hartelijk tegen de klant terwijl je het probleem uitlegt. Naarmate de tijd verstrijkt en de schulden nog steeds niet zijn vereffend, wordt volharding in de communicatie aangemoedigd, maar politieke correctheid is essentieel.
Vergeet niet elk detail te vermelden in je betalingsherinneringse-mail, zoals het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en de factuurdatum. Betalingstermijnen en betalingsopties moeten heel duidelijk worden vermeld, inclusief het verschuldigde bedrag en boetes die kunnen worden opgelegd na de opgegeven datum. Door dergelijke extra inspanningen te leveren, kunnen klanten hun openstaande saldo zo snel mogelijk vereffenen.
Een consistent opvolgschema opstellen
Het probleem van achterstallige facturen kan alleen goed worden aangepakt door een goede debiteurenstructuur te ontwerpen. Bij het opvolgen van achterstallige betalingen is het echter heel belangrijk dat er consistentie is. Zodra de eerste herinnering is verstuurd, moet er een ritme ontstaan waarbij er regelmatig follow-ups zijn totdat de betaling is ontvangen. Er moet minimaal één actie per week worden ondernomen, zodat de opdracht wordt uitgevoerd en het vertrouwen van de klant dat een dergelijk proces goed is uitgevoerd, wordt bevestigd.
Meerdere communicatiekanalen benutten
Het is het beste om niet afhankelijk te zijn van e-mailcommunicatie om herinneringen te versturen. Om je vooruitzichten op herstel te verbeteren en te voorkomen dat je een laatste aanmaning stuurt, moet je proberen proactiever te zijn dan alleen e-mails met herinneringen te sturen. Stel dat je de e-mailherinnering hebt verstuurd zonder dat je de betaling hebt ontvangen, bel dan. Stuur na het telefoongesprek een korte follow-up e-mail over het gesprek. Als je met deze opties geen reactie krijgt, kun je een factuur op papier mailen. Dergelijke brieven worden meestal begrepen door leden van het financiële team; ze hebben geen andere keuze dan ze te openen en te lezen.
Stimulansen voor vroegtijdige betaling implementeren
Het aanbieden van vroegbetaalkortingen kan klanten motiveren om hun facturen zo snel mogelijk te betalen. Overweeg om een statische korting te geven, zoals 2% korting bij betaling binnen 10 dagen in plaats van de standaardtermijn van 30 dagen. Je kunt ook een glijdende schaalkorting aanbieden die zich aanpast op basis van wanneer de factuur is betaald. Stimulansen voor vroege betaling kunnen leiden tot snellere betalingen, een sterkere cashflow en een grotere klantenloyaliteit.
Je aanpak aanpassen op basis van klantgeschiedenis
Maak een notitie van hoe elke e-mail die je verstuurt over uitgestelde betaling zal verschillen van de andere op basis van de klant - of het nu gaat om het onderwerp of de inhoud van de e-mail. Deze details zijn onder andere hoe waarschijnlijk het is dat de klanten zullen betalen, hoe vaak of zelden de klanten komen en het belangrijkste, hoe dicht je bij ze staat.
In het geval van lang bestaande klanten die hun betalingen altijd correct hebben voldaan, kan een eenvoudige mededeling al voldoende zijn. Bij klanten die hun factuur vaak te laat betalen, kan een arrogante toon van pas komen, ondersteund met de nodige details over het opleggen van boetes voor te late betaling of andere gevolgen van het niet betalen.
Medewerkers moeten duidelijk communiceren hoe de betaling moet worden gedaan en verschillende betalingsopties of een betalingsplan aanbieden om klanten in staat te stellen hun saldo aan te zuiveren. Vermeld een url voor betalings- of overboekingsgegevens zodat klanten hun betalingen zonder vertraging via de bank kunnen versturen.
Vergeet niet een specifiek verzoek op te nemen, bijvoorbeeld "Klik hier om uw betaling te doen", en bied een telefoonnummer of e-mailadres aan voor klachten, vragen of iets wat daarmee te maken heeft. Deze strategie maakt duidelijk dat je helemaal niet onwillig bent om de klant tegemoet te komen om het probleem met betrekking tot de verschuldigde factuur per e-mail op te lossen.
Wanneer overgaan tot juridische stappen
Hoewel gerechtelijke stappen een laatste redmiddel moeten zijn, kunnen er situaties zijn waarin dit nodig is. Voordat je deze weg inslaat, moet je zorgvuldig de kosten en mogelijke resultaten afwegen. Over het algemeen is het raadzaam om juridische procedures te vermijden voor bedragen onder de $250.000, omdat de kosten en stress die ermee gepaard gaan opwegen tegen de voordelen. Richt je in plaats daarvan op onderhandelingen, bemiddeling of andere alternatieve methoden voor geschillenbeslechting om problemen met het betalen van de factuur op te lossen zonder je toevlucht te nemen tot een rechtszaak.
E-mailsequentie voor verschillende stadia
Om geld efficiënt te beheren, is het heel belangrijk om een goede e-mailreeks voor onbetaalde facturen te maken. Verschillende klanten reageren verschillend op basis van de mate waarin een factuur te laat is en elke groep heeft zijn eigen e-mailtemplates voor facturering nodig.
Sjabloon voor achterstallige betalingen van 30 dagen
Wanneer een factuur dertig dagen onbetaald blijft, is het waarschijnlijk de beste gewoonte om vriendelijke maar krachtige e-mails over onbetaalde facturen te sturen. In dit geval moet een e-mail beleefd zijn en direct ter zake komen met betrekking tot het probleem. Hier is een sjabloon voor de e-mail die je kunt overwegen:
Onderwerp: Herinnering: Factuur #[nummer] is 30 dagen over tijd
Geachte [Naam klant],
Dit is een vriendelijke herinneringse-mail om u erop te wijzen dat uw betaling voor Factuur #[Nummer], ten bedrage van [Bedrag], nu 30 dagen achterstallig is. Wij waarderen uw bedrijf en zouden het op prijs stellen als u hier snel aandacht aan besteedt.
Gebruik een van de volgende betalingsopties om uw rekening te vereffenen: [Lijst van betaalmethoden].
Als u vragen hebt of uw account wilt bespreken, neem dan contact met ons op via [Uw contactgegevens].
Hartelijk dank voor uw onmiddellijke aandacht voor deze kwestie.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
60-dagen achterstallig sjabloon
Er komt een dag waarop de facturen 60 dagen te laat zijn en je de klant vanuit een ander perspectief moet benaderen. Je achterstallige e-mail moet een gevoel van urgentie uitstralen om de klant eraan te herinneren dat hij je beleid moet volgen. Gebruik deze indeling:
Onderwerp: Dringend: Factuur #[Nummer] is 60 dagen te laat
Geachte [Klantnaam],
We hebben contact met u over Factuur #[Nummer] voor [Bedrag], die nu 60 dagen achterstallig is. Deze kwestie vereist uw onmiddellijke aandacht.
Volgens onze algemene voorwaarden is het mogelijk dat we extra kosten voor te late betaling in rekening moeten brengen als de betaling niet tijdig wordt ontvangen. Om dit te voorkomen, verzoeken wij u de betaling via een van deze opties over te maken: [Vermeld de betalingswijzen].
Als je problemen ondervindt, staan we open om een betalingsplan te bespreken. Neem contact met ons op om deze optie te bekijken.
We kijken ernaar uit om deze kwestie snel op te lossen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
90-dagen achterstallig sjabloon
Het is gebruikelijk dat zodra er 90 dagen zijn verstreken sinds de facturen te laat zijn betaald, er passende managementstappen moeten worden genomen. Gewoonlijk moet je de klant er in je e-mail aan herinneren hoe vaak je hebt geprobeerd om de schuld te innen en ook benadrukken wat er zal gebeuren als de schuld niet wordt betaald. Hier is een mogelijk sjabloon:
Onderwerp: Definitieve kennisgeving: Factuur #[Nummer] is 90 dagen over tijd
Geachte [Klantnaam],
Dit is onze laatste mededeling met betrekking tot Factuur #[Nummer] voor [Bedrag], die nu 90 dagen achterstallig is. Ondanks onze eerdere pogingen om contact met u op te nemen, hebben we geen betaling ontvangen.
Om deze zaak op te lossen, verzoeken wij u de betaling zo spoedig mogelijk over te maken via een van de volgende methoden: [Lijst van betaalmethoden].
Als we de betaling niet binnen [aantal dagen] ontvangen, moeten we mogelijk verdere actie ondernemen, waaronder het doorverwijzen van uw account naar een incassobureau.
We waarderen onze zakelijke relatie en hopen dit probleem snel op te lossen. Neem onmiddellijk contact met ons op om deze kwestie te bespreken of een betalingsregeling op te stellen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
E-mails over achterstallige facturen automatiseren
Het op tijd automatisch versturen van facturen blijkt het innen van debiteuren te vergemakkelijken en de tijd te verkorten die nodig is om facturen van achterstallige rekeningen te verwijderen. Het is de moeite waard om op te merken dat het gebruik van de meeste factureringssoftware vele voordelen heeft, zoals een snelle afhandeling, minder fouten en een verbeterde transparantie. Enty - de oplossing bij uitstek voor het automatiseren van factuurcreatie en -beheer, die je helpt alles te stroomlijnen, van aanpasbare ontwerpen en ondersteuning voor meerdere valuta's tot automatisch toegepaste btw en terugkerende facturen. Of je nu de factuur of de e-mail met de verschuldigde factuur naar tegenpartijen moet sturen, betalingen moet bijhouden of ze als voltooid moet markeren, Enty maakt het proces naadloos en foutloos. Door dit soort taken te automatiseren voorkom je niet alleen menselijke fouten, maar verkort je ook drastisch de tijd die nodig is om facturen te beheren, wat cruciaal is als je te maken hebt met e-mails over facturen die betaald moeten worden. Bovendien zorgt Enty er met andere services zoals Financiën en Contractbeheer voor dat je bedrijf op koers blijft, zelfs als je te maken hebt met achterstallige facturen. Door factuurbeheer te vereenvoudigen en een reeks aanvullende tools aan te bieden, helpt Enty je transparantie en efficiëntie te behouden en je te concentreren op hoe je snel betaald kunt krijgen.
Veelgemaakte fouten in e-mails over achterstallige facturen
Bij e-mails over achterstallige facturen zijn er verschillende fouten die mensen maken die averechts werken op de moeite die het kost om de e-mails te versturen. Een fout die mensen vaak maken is te lang wachten met het opvolgen van de eerste factuur. De kans dat er geld van een klant wordt geïnd, is enorm groot als er direct na het verstrijken van de vervaldatum een herinneringse-mail wordt verstuurd.
Omgaan met klanten die niet reageren
Als klanten na het versturen van e-mails en het plegen van telefoontjes nog steeds niet reageren, is het tijd om een beetje krachtdadig op te treden. Bied een deadline aan waarop de service zal worden stopgezet om druk uit te oefenen, of stuur een laatste aanmaning. Vraag beleefd om betaling binnen een bepaalde periode en blijf de klant eraan herinneren tot hij betaalt, of voer zelfs een laattijdige vergoeding in. Zorg ervoor dat je niet agressief overkomt, maar dat je volhardend bent.
Omgaan met geschillen en onenigheden
Als het nodig is om een factuur per e-mail te sturen, let dan op de stem van de klant en probeer zijn standpunt te begrijpen. Verzamel verschillende ondersteunende materialen zoals contracten of e-mailcorrespondentie om eventuele onduidelijkheden weg te nemen. Aarzel niet om openlijk andere alternatieven te bespreken en aan te bieden, zoals het wijzigen van de betalingsstrategie en het toestaan van een langere termijn voor het voldoen van het saldo om het probleem te verminderen.
Navigeren door culturele verschillen bij internationale transacties
Het is erg moeilijk om schulden te innen bij buitenlandse klanten vanwege de taalbarrière en cultuurverschillen. Om deze obstakels te overwinnen, werk je samen met lokale partners die de culturele normen en praktijken van de landen waarmee je te maken hebt begrijpen. Pas je strategieën voor het innen van de schulden aan op basis van de kenmerken van de cultuur, want sommigen geven de voorkeur aan een tactvollere aanpak en anderen aan een rechtdoorzee aanpak.
Zoals jullie allemaal weten, zijn er gevallen waarin klanten aarzelen om achterstallige facturen te betalen of waarin er vele uren wordt gecommuniceerd over achterstallige facturen. Aarzel niet om de klant professioneel aan te spreken, duidelijk uit te leggen wat er moet gebeuren en verschillende betalingswijzen aan te bieden om deze verwerking te vergemakkelijken.
Laatste gedachten
Natuurlijk, betaald krijgen is het uiteindelijke doel, maar het schrijven van een effectieve factuur gaat om zoveel meer. Het gaat erom de integriteit van je klantrelaties te behouden, te laten zien dat je waarde hecht aan professionaliteit en ervoor te zorgen dat je bedrijf loopt als een goed geoliede machine. Met de tips en strategieën in deze gids heb je nu de middelen om e-mails te sturen die niet alleen over betaling gaan, maar ook over het koesteren van vertrouwen en respect op de lange termijn. Onthoud dat elke interactie een kans is om je bedrijfswaarden te versterken. Dus, hoewel achterstallige betalingen een gedoe zijn, kan jouw aanpak een ongemakkelijke situatie veranderen in een kans op groei, zowel financieel als relationeel.
