Een effectief factuurnummersysteem maken: tips en best practices
Stel je voor dat je naar een rij facturen staart - elk een ander nummer, zonder rijm of reden voor hoe ze zijn gerangschikt. Is dit niet net zoiets als Sudoku's maken met de helft van de nummers? Als dit een belletje doet rinkelen, dan is het hoog tijd om het huidige systeem te verbeteren. Laten we proberen dit probleem van het toewijzen van een factuurnummer op een gestructureerde manier op te lossen. Met slechts een paar eenvoudige wijzigingen kun je zien wat er is betaald, wat er nog te betalen valt en, het allerbelangrijkste, heb je de financiën op orde. De waarde van je bedrijf is veel meer dan gissen!
Wat is een factuurnummer?
Als je bedrijf een huis was, dan zouden factuurnummers de fundering zijn. Als die er niet zijn, begint al het andere in elkaar te storten - records verlopen, betalingen worden gemist, enz. En voor je het weet verspil je een hoop energie door alles weer in elkaar te passen in een poging om de chaos te doorgronden. Maar wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een unieke identificatiecode die wordt toegewezen aan elke factuur die je aanmaakt.
Het is een cruciaal element dat jou en je klanten helpt om betalingen en financiële gegevens bij te houden. Je vindt deze nummers zowel op digitale als op papieren facturen en ze dienen als referentiepunt voor alle partijen die bij een transactie betrokken zijn.
Zie een factuurnummer in dit geval als een vingerafdruk die is gekoppeld aan je financiële administratie. Het is een kenmerkende code die elke factuur onderscheidt, waardoor het gemakkelijk is om specifieke transacties op te sporen en te beheren. Wanneer je klanten een betaling doen, zullen ze dit nummer vermelden wanneer ze uitleggen waarvoor ze betalen, en het helpt je om waarheidsgetrouw te rapporteren over de bedrijfsinkomsten die binnenkomen.
Waarom is een factuurnummeringssysteem belangrijk?
Factuurnummers spelen een essentiële rol bij het organiseren van je financiële administratie en het stroomlijnen van je bedrijfsactiviteiten. Hier lees je waarom ze zo belangrijk zijn:
Opvolging van de betalingen van klanten: de aanwezigheid van een uniek factuurnummer stelt het bedrijf in staat om na te gaan welke openstaande facturen en hun aantal ontvangsten zijn voldaan. Dit is cruciaal en stelt het management in staat om de cashflow voor te zijn en zelfs herinneringen te sturen voor late betalingen.
Dubbele betalingen voorkomen: alle facturen worden opeenvolgend genummerd zodat er geen kans is op dubbele betalingen of dubbele boekingen in het boekhoudsysteem.
Archivering vereenvoudigen: een factuurnummer maakt het gemakkelijk om financiële documenten op te slaan en terug te vinden. Wanneer je een specifieke transactie nodig hebt, kun je deze snel terugvinden met behulp van de unieke identificatiecode.
Professionaliteit verhogen: een genummerde factuur met uitstekende structuren laat duidelijk zien dat het bedrijf bij alles wat het doet professionaliteit nastreeft en dit kan het vertrouwen van klanten in het bedrijf vergroten.
Hulp bij evaluatie: in het geval van een audit maakt een systematische factuurnummering het makkelijker om de benodigde documentatie te verstrekken en de juistheid van je financiële administratie aan te tonen.
Wettelijke vereisten voor factuurnummers
Aangezien elke locatie andere behoeften heeft op het gebied van factuurnummers, zijn er enkele basisprincipes waaraan je je moet houden bij het ontwerpen van de nummers:
Uniek: elk factuurnummer moet hetzelfde blijven en mag na voltooiing van de factuur niet worden gewijzigd. Dit vergemakkelijkt de verwijzing voor juridische en boekhoudkundige doeleinden.
Opeenvolgende factuurnummers: veel rechtsgebieden vereisen dat je factuurnummers opeenvolgend toewijst, maar dit betekent niet noodzakelijk dat ze opeenvolgend moeten zijn zonder onderbrekingen. Zolang je eventuele onderbrekingen in de reeks, zoals geannuleerde facturen, kunt verklaren, is het over het algemeen aanvaardbaar.
Consistentie: kies een logisch systeem voor het nummeren van facturen, het systeem dat logisch is voor jouw bedrijf en houd je eraan. Dit kan in termen van datums, tijd of een combinatie van alfabetten en cijfers.
Bewaren: bewaar je facturen en de bijbehorende nummers in een bestand gedurende de vereiste periode die is vastgesteld door je lokale belastingdienst. Dit is cruciaal voor het bijhouden van een accurate financiële administratie en het naleven van de belastingregels.
Om een effectief factuurnummersysteem te ontwikkelen, is het belangrijk om deze kenmerken van factuurnummers te begrijpen om je financiën en je bedrijf op orde te houden.
Verschillende soorten factuurnummeringssystemen
Als je nadenkt over het maken van een werkend nummergebaseerd systeem voor facturen, zijn er een paar gebieden waar je rekening mee moet houden. Er zijn voordelen voor elke techniek, maar de beslissing welke de beste is, hangt af van de omstandigheden. Laten we eens kijken naar enkele veelgebruikte methoden om facturen op nummer te ordenen, die je misschien handig vindt om je administratie op orde te houden.
Chronologische nummering
Het eenvoudigste is misschien wel om factuurnummers toe te wijzen met behulp van een chronologisch nummeringssysteem. De meeste bedrijven gebruiken de datum van uitgifte om het factuurnummer te bepalen op deze manier kan het aantal facturen lineair toenemen. Een zakenman, bijvoorbeeld in Kenia, kan het formaat JJMMDD-XXX gebruiken, waarbij JJ-jaar, MM-maand, DD-dag en XXX opeenvolgende factuurnummers zijn voor alle facturen die op die specifieke dag zijn uitgegeven.
Een voorbeeld hiervan is dat als een bedrijf een paar klanten opnieuw heeft gecontracteerd en twee facturen heeft uitgegeven op 22 juni 2023, deze worden gekoppeld aan 230622-001 & 230622-002. Dit systeem zorgt ervoor dat de documenten gemakkelijk kunnen worden geïndexeerd met betrekking tot de datums, wat een voordeel is voor organisaties die veel facturen maken binnen enkele uren per dag.
Klantspecifieke nummering
Als je bedrijf weinig klanten heeft, kan het handig zijn om het klantgerichte handmatige nummeringssysteem te implementeren. Bij deze methode bevat het factuurnummer een deel van de klantnaam of een speciaal klantnummer.
Stel dat je factureert aan XYZcompany, dan kun je de facturen op deze manier gaan nummeren: "XYZcompany-01" om je opeenvolgende nummers te dekken. De eerste factuur voor XYZcompany is XYZcompany-001, de tweede XYZcompany-002 enzovoort. Met behulp van deze techniek kun je de facturen van de klant in hun respectievelijke bestanden opslaan, waardoor het voor de klant gemakkelijk is om zijn facturen terug te vinden.
Projectgebaseerde nummering
Als je bedrijf meerdere facturen heeft voor verschillende klanten, is het verstandig om een projectfactuurnummer systeem te gebruiken. Dit zorgt voor een unieke nummertoewijzing die gerelateerd is aan het specifieke project dat betrokken is bij de betaling die de eigenaar van de factuur heeft gedaan.
Als je bijvoorbeeld een software engineer bent die verschillende soorten diensten aanbiedt, kun je een prefix SD- voor softwareontwikkelingsprojecten en AD- voor app-ontwikkeling gebruiken. Voor softwareontwikkelingsprojecten kan een factuurnummering dus SD 0001, SD 0002 etc. zijn.
Hybride nummerbenaderingen
In sommige gevallen kan een combinatie van nummeringstechnieken precies weergeven hoe men denkt dat het zou moeten zijn om de frustratie van de onvolledigheid te overwinnen. Als het nodig is, kan een factuurnummer kenmerken van chronologische, klantgerichte en projectgerichte systemen combineren.
Je zou bijvoorbeeld kunnen kiezen voor iets als YYMMDD-CLIENT-PROJECT-XXX. Dit betekent datum, klant, projectnummer en afgiftenummer binnen het project. Dit is hoe deze opeenvolgende nummering in de praktijk wordt gedaan, maar zorg ervoor dat het nummer van de facturen php blijft, aangezien maximale informatie in één oogopslag wordt gepresenteerd, maar de factuurnummers rationeel gezien niet helemaal leesbaar en zinvol zijn.
Best practices voor het toewijzen van factuurnummers
De allereerste stap bij het toekennen van factuurnummers is het kiezen van de juiste indeling voor je bedrijf. Voor het maken van een effectief factuurnummersysteem heb je verschillende opties. Je kunt kiezen voor opeenvolgende nummering, waarbij elke factuur een nummer krijgt dat volgt op de vorige in numerieke volgorde. Je kunt ook kiezen voor chronologische nummering, waarbij de datum wordt opgenomen in het factuurnummer. Een factuur die op 15 juni 2024 is uitgegeven, krijgt bijvoorbeeld het nummer 240615-001. Met deze methode kun je facturen gemakkelijk op datum traceren.
Een andere aanpak is klantspecifieke nummering, waarbij je een unieke klantidentificatie in het factuurnummer opneemt. Een voorbeeldfactuurnummer voor ABC Company zou dus ABC-001 kunnen zijn. Met deze methode is het eenvoudig om facturen per klant te ordenen.
Factureringssoftware gebruiken
Met facturatiesoftware hoef je niet te worstelen met factuurnummering. De meeste moderne programma's voor het uitgeven van facturen creëren automatisch unieke nummers voor facturen, zodat er geen risico is op herhalingen en uniformiteit. Dit automatiseringsproces bespaart veel tijd en minimaliseert de kans op menselijke fouten bij het toekennen van factuurnummers.
Beginnen met een hoger getal
Facturen worden meestal genummerd vanaf 1, maar het is aan te raden om dit te vervangen door een hoger factuurnummer, bijvoorbeeld 1000. Deze methode kan het imago van je bedrijf verbeteren, waardoor het er professioneler uitziet en helpt voorkomen dat je in de toekomst in de war raakt met nummersystemen. Dit maakt het ook mogelijk om je facturatiesysteem verder te verbeteren en te ontwikkelen.
Voorloopnullen gebruiken
In elk factuurnummeringsysteem is het mogelijk om voorloopnullen te gebruiken. Dit helpt om een standaard aan te houden en maakt het sorteren en archiveren van facturen eenvoudiger. In plaats van 1, 2, 3 kun je bijvoorbeeld 001, 002, 003 gebruiken. Deze werkwijze garandeert dat al je factuurnummers dezelfde cijfers hebben, wat vooral handig is als je veel klanten met grote factuurvolumes bedient.
Consistentie behouden
Nadat je een stijl hebt gekozen om een bepaalde factuur te nummeren, is het het beste om je voortaan aan die indeling te houden. Het bijhouden van uitgestelde omzet, het afhandelen van incasso's en het bijhouden van financiële documenten wordt beheersbaar wanneer een uniforme nummeringstijl wordt gehanteerd. Het geeft ook vertrouwen aan je klanten en verfrist hun geheugen wanneer de behoefte ontstaat om je rekeningen te evalueren.
Wanneer je besluit om factuurnummers toe te wijzen, zorg er dan voor dat je alle teamleden helpt die betrokken zijn bij het proces van het uitgeven van facturen. Ze moeten zich bewust zijn van de door jou gekozen nummeringsmethode en deze volgen. Leg de instructies uit die je net hebt geschetst en train medewerkers in de juiste manier om facturen te nummeren. Deze stap is cruciaal om uniformiteit te behouden en fouten in de procedure voor het uitgeven van facturen tot een minimum te beperken.
Software gebruiken om factuurnummering te automatiseren
Het automatisch maken van je factuurnummerproces kan veel veranderen aan de manier waarop je bedrijf werkt. Met speciale factureringssoftware kan alles sneller worden gedaan en kunnen fouten, die vaak voorkomen bij handmatige systemen, worden vermeden. Dit zal de organisatie helpen bij het beter bijhouden van de factuurnummering met minder kans op duplicaten of ontbrekende nummers in de reeks.
Een groot voordeel van het gebruik van geautomatiseerde systemen is dat betalingen die zijn gedaan en die nog moeten worden gedaan goed kunnen worden bijgehouden. Omdat elk factuurnummer automatisch wordt toegewezen, is het eenvoudig om bij te houden welke facturen betaald zijn en welke nog moeten worden betaald. Met zo'n functie kun je klanten zonder vertraging betalingsherinneringen sturen, wat het kasbeheer ten goede komt.
De juiste factureringssoftware kiezen
Het is belangrijk om bij het kiezen van factureringssoftware rekening te houden met de aard van je bedrijf. Kies een tool waarmee je het nummerformaat van de facturen kunt aanpassen aan je behoeften. Of het nu gaat om datums, klantnummers of projectnummers, de benodigde software moet helpen bij de zeldzaamheid van deze facturen.
Houd rekening met de hoeveelheid facturen die door je kantoor gaan en met de complexiteit van je goedkeuringsworkflows. Als je op zoek bent naar een systeem voor het verwerken van een groter volume aan transacties, is het verstandiger om verwerkingssoftware te kiezen die de verwerking van bulktransacties gemakkelijker afhandelt. Zorg er ook voor dat de software rapporteert aan het systeem en niet geïsoleerd werkt, bijvoorbeeld de boekhoudsoftware of het ERP.
Het kiezen van de juiste factureringssoftware kan je bedrijfsvoering aanzienlijk verbeteren. Enty biedt een uitgebreide alles-in-één oplossing voor backofficebeheer die elke fase van het proces stroomlijnt, van het maken van facturen tot financieel beheer. Met Enty kunnen bedrijven eenvoudig facturen aanpassen met verschillende ontwerpopties, zich aanpassen aan meerdere nummeringsystemen voor valuta en zelfs terugkerende facturen automatiseren. Het platform zorgt voor naadloze communicatie met klanten door facturen direct naar tegenpartijen te sturen en tijdig herinneringen te versturen. Dit alles leidt tot een vlottere cashflow en soepel lopende activiteiten. Deze mate van automatisering bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten, wat leidt tot een beter financieel overzicht en betere bedrijfsprestaties in het algemeen.
Uw nummeringsysteem integreren met andere bedrijfstools
Om de voordelen van geautomatiseerde factuurnummers te maximaliseren, is het essentieel om je gekozen software te integreren met andere bedrijfstools. Zoek naar oplossingen die naadloos integreren met je boekhoud- of ERP-systeem om een soepele gegevensstroom tussen de verschillende programma's te garanderen.
Integratiemogelijkheden kunnen verder gaan dan alleen financiële systemen. Zorg ervoor dat je software overweegt die kan worden verbonden met je CRM-tools (Customer Relationship Management), zodat je gemakkelijk toegang hebt tot klantnummerinformatie bij het genereren van facturen. Deze integratie kan helpen om je hele facturatieproces te stroomlijnen, van het maken van de factuur tot het bijhouden van de betaling en het beheren van klantrelaties.
Door gebruik te maken van de kracht van geautomatiseerde factuurnummering en deze te integreren met je bestaande bedrijfstools, kun je een efficiënter, nauwkeuriger en professioneler facturatiesysteem creëren. Dit bespaart niet alleen tijd en vermindert fouten, maar verbetert ook je algehele financiële management en klantenservice.
Hoe je veelgemaakte fouten met factuurnummers kunt vermijden
Het creëren van een effectief factuurnummer systeem is cruciaal voor het bijhouden van een georganiseerde financiële administratie. Het is echter even waarschijnlijk dat er fouten kunnen optreden die verwarring en problemen kunnen veroorzaken. Laten we om te beginnen eens kijken naar de veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het nummeren van facturen en de aanbevolen strategieën die je kunt gebruiken bij het nummeren van facturen.
Verwijderde of ongeldige facturen verwerken
Als je te maken hebt met onjuiste facturen, is het belangrijk om het verschil te weten tussen annuleren en verwijderen. Door een factuur ongedaan te maken, wordt deze geannuleerd terwijl er een record in je systeem blijft staan, wat vaak de voorkeursmethode is. Het factuurbedrag wordt op nul gezet, maar de transactiegeschiedenis blijft behouden. Als je een factuur daarentegen verwijdert, wordt deze volledig uit je administratie verwijderd, wat het financieel bijhouden kan bemoeilijken en gevolgen kan hebben voor het voorraadbeheer.
Om ongeldige facturen op de juiste manier te verwerken, kun je overwegen om een apart nummeringssysteem te maken of een prefix toe te voegen om ze te onderscheiden van actieve facturen. Deze aanpak helpt bij het bijhouden van een duidelijk controlespoor en voorkomt verwarring in je financiële administratie.
Meerdere bedrijfseenheden of locaties beheren
Als de persoon facturen verwerkt voor veel bedrijfseenheden of bedrijfslocaties, moet er een systeem zijn dat niet toestaat dat iemand de twee/beide uitwisselt. Een goed voorbeeld van een factuurnummer is het voorvoegsel met de relevante eenheid als het om een bedrijfslijn binnen een bedrijf gaat. Op die manier kunnen facturen van andere afdelingen van het bedrijf niet verkeerd worden ingediend.
Overgang naar een nieuw nummeringssysteem
Een nieuw factuurnummeringsysteem moet met grote zorg worden uitgevoerd wanneer het voor het eerst in gebruik wordt genomen. Om het nieuwe systeem in gebruik te nemen, kies je een ingangsdatum of het volgende factuurnummer in de reeks. Laat elk lid van het team de verschuiving begrijpen en tekenen voor de nieuwe manier van werken. Het is ook mogelijk om tijdens deze omschakeling zowel het oude als het nieuwe systeem een tijdje te bewaren om ervoor te zorgen dat geen enkele financiële administratie een blokkade of een leegte heeft.
Fouten in nummering corrigeren
Als je ontdekt dat een of meerdere factuurnummers onjuist zijn, zorg er dan voor dat je dit probleem meteen oplost. De oplossing voor deze fouten mag niet zijn om de bestaande facturen te wissen of te hernummeren, wat problemen kan veroorzaken met de bedrijfsadministratie. Hier is een betere aanpak nodig om deze problemen op te lossen, bijvoorbeeld door een creditnota met een eigen uniek nummer uit te schrijven om de onjuiste factuur te annuleren en vervolgens een nieuwe, correct genummerde factuur te maken.
Je factuurnummers controleren
De noodzaak om een afspraak te maken voor het controleren van de factuurnummers kan niet genoeg worden benadrukt voor de effectiviteit van het systeem. Maak een tijdschema voor het bijhouden van de volgorde van de facturen wanneer het nodig is om deze te analyseren en te noteren of er onderbrekingen zijn in de volgorde, of er dubbele facturen zijn enzovoort. Deze werkwijze helpt je om eventuele fouten in een vroeg stadium op te sporen en te corrigeren, een correcte financiële administratie te voeren en onnodige ongemakken bij toekomstige controles te voorkomen.
Laatste gedachten
Op het eerste gezicht lijken factuurnummers misschien niet het meest opwindende onderdeel van het runnen van een bedrijf, maar onderschat hun kracht niet. Een goed ontworpen factuurnummeringsysteem is meer dan alleen een manier om dingen georganiseerd te houden - het is een krachtig hulpmiddel dat ervoor zorgt dat je financiële activiteiten soepel verlopen. Van het bijhouden van betalingen tot het bijhouden van de cashflow, een effectief nummeringssysteem geeft je controle en duidelijkheid. Door de hier besproken strategieën toe te passen, stroomlijn je niet alleen je facturatieproces, maar straal je ook een professioneler imago uit naar klanten en partners. Wat is je volgende stap?
