Dlaczego faktura jest tak ważna dla prawidłowej księgowości
Każda firma przynajmniej raz wystawiła fakturę, a dla większości firm fakturowanie jest rutynowym procesem. Tak, na początku możesz być podekscytowany. Masz zamiar otrzymać pieniądze. Ale kiedy faktycznie dojdziesz do ręcznego tworzenia pierwszej faktury, nagle musisz ograniczyć swój entuzjazm.
Jakie podatki należy zastosować? Jak powinna wyglądać faktura? A w miarę rozwoju firmy i zbliżania się okresu rozliczeniowego musisz zdecydować, jak przechowywać faktury i je rozliczać. W końcu po raz kolejny utknąłeś w bagnie rutynowych zadań. I nie ignoruj faktu, że nieprawidłowe faktury doprowadzą do błędów w raportach księgowych, które mogą skutkować karami.
W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego faktura jest kluczowym elementem prawidłowej księgowości, jej celom i alternatywom. Omówimy również, w jaki sposób można ułatwić fakturowanie, aby wygodniej zarządzać firmą... Do dzieła!
Czym jest księgowość?
Najpierw porozmawiajmy trochę o księgowości. Księgowość to dziedzina, w której firma i rząd budują wzajemne relacje. Umowa wygląda następująco: firmy płacą podatki, a rząd zapewnia, że firmy są bezpieczne i pracują nad lepszym środowiskiem biznesowym.
Rząd tworzy zasady rachunkowości, których musi przestrzegać każda osoba prawna lub jednoosobowa działalność gospodarcza. Raporty księgowe i podatki są środkiem komunikacji między rządem a firmą.
Mówiąc prościej, rząd pyta: ile pieniędzy firma otrzymała i wysłała oraz na co je przeznaczyła. Twoje faktury powinny być dokumentami zawierającymi wszystkie te informacje.
Na tej podstawie rząd sprawdza poprawność raportów, zastosowane podatki, a w razie potrzeby przeprowadza audyt firmy, aby sprawdzić, czy spełnia ona standardy księgowe i prawne.
Dlaczego faktury są tak ważne
Faktura jest zasadniczo pisemną wiadomością, która przekształca fakt wysłania lub otrzymania pieniędzy w księgi rachunkowe. Jest to podstawowy dokument opisujący towary lub usługi, za które otrzymano lub wydano pieniądze.
Pomimo powszechnego błędnego przekonania, faktura sama w sobie nie jest umową w sensie prawnym. Nie stanowi ona dowodu zawarcia umowy między dwiema stronami. Zamiast tego faktura zawiera żądanie zapłaty za usługi, a zatem jest dokumentem jednostronnym.
Faktury pokazują również rządowi aspekt stosowania dokładnych podatków, a także potwierdzają rodzaj działalności. Zgodnie ze światowymi standardami faktury powinny zawierać:
numer faktury;
datę wystawienia i datę wymagalności
nazwę i dane kontaktowe kontrahentów;
wiersz wyszczególniający wszystkie produkty lub usługi
koszt jednostkowy, całkowitą kwotę należności, zastosowane podatki i stawki podatkowe;
miejsce świadczenia usługi (tj. jurysdykcja).
Rodzaj i miejsce świadczenia usług, a także dane klienta w niektórych przypadkach mogą mieć wpływ na stawki podatkowe, dlatego bardzo ważne jest wypełnienie tych pól w dokumencie.
Pozostałe pola pomagają precyzyjnie rejestrować sprzedaż i dochód. Ponownie, dla podatków i księgowości. Jednak cały proces fakturowania odbywa się nie tylko ze względu na księgowość, ale także w celu prawidłowego zorganizowania procesów w firmie.
Na przykładnumer faktury nie jest przypadkowym kodem sekwencyjnym. Nie powinieneś po prostu numerować faktur "1", "2", "3" itd., ponieważ może to być mylące, gdy liczby osiągną podwójną lub potrójną wartość. Lepiej mieć system fakturowania. Zwykle numer może odnosić się do roku, nazwy umowy, a następnie pojawia się dłuższy numer porządkowy.
Numer faktury jest ważny, ponieważ pomaga śledzić płatności i zarządzać zaległymi fakturami - po raz kolejny, aby właściwie udokumentować swój dochód do celów podatkowych i księgowych, ale także aby być na bieżąco z przepływem gotówki.
Według badań Sharespace, 61% opóźnionych płatności wynika z nieprawidłowych faktur.
W ten sam sposób działania takie jak aktualizacja lub usunięcie faktury wykraczają poza odrobinę pracy ręcznej. Zmieniają one Twój dochód, dlatego powinny być zintegrowane z systemem fakturowania i odpowiednio zmienione.
Faktury należy wysyłać do klienta. Zgodnie z estońskim prawem należy je przechowywać przez co najmniej 7 lat po zakończeniu roku obrotowego.
Dodatkowe cele faktury
Faktury wystawiane każdego dnia dają podstawowy obraz tego, co firma robi dobrze. Księgowi sprawdzają faktury, aby upewnić się, że nie ma w nich nic nielegalnego lub aby poinformować dyrektora. Instytucje finansowe proszą firmy o faktury, aby sprawdzić, za co i dlaczego wysyłają pieniądze. Oprócz audytów wewnętrznych i zewnętrznych, zawsze można dostarczyć faktury, aby zapewnić wierzycieli i partnerów biznesowych o sytuacji finansowej firmy.
Innym celem faktur jest sprzedaż. Faktury mogą być wysyłane jako oferta wykonania usługi za określoną cenę. Dlatego lepiej jest wskazać termin płatności. Jeśli wysyłasz fakturę z terminem płatności w ciągu najbliższych 2 miesięcy, oferujesz klientowi utrzymanie ceny tej usługi przez ten okres.
Alternatywy dla faktur
Faktury nie zawsze są konieczne. Istnieje kilka alternatyw, które dzielimy na dwie grupy. Pierwsza grupa pojawia się tam, gdzie rządy mogą złagodzić zasady. Na przykład Holandia pozwala nie wystawiać faktur, jeśli wykonujesz jedną z czynności z listy.
Niektóre kraje wprowadzają przypadki, w których można wystawiać faktury uproszczone - z mniejszą ilością danych na nich. W Holandii można korzystać z uproszczonej formy, jeśli łączna kwota nie przekracza 100 euro z VAT lub jeśli jest to faktura korygująca poprzednio wysłaną.
Druga grupa alternatywnych faktur składa się z czeków, rachunków, paragonów itp. Te rodzaje dokumentów różnią się od faktury w niektórych punktach. Powszechnie uważa się, że paragony potwierdzają płatność w przeciwieństwie do faktur, a zamówienia zakupu powiadamiają o zamiarze zakupu usług lub towarów.
Czek jest używany do opisania wstępnego dokumentu papierowego, który ma wszystko, co zawiera faktura, z wyjątkiem danych klienta. Służy on do wystawienia faktury osobie fizycznej we własnym kraju.
Ponadto czeki, paragony i rachunki nie zawsze są obecne w przepisach niektórych krajów. Dlatego, aby zaoszczędzić źródła synchronizacji, nadal lepiej jest poprosić o fakturę.
Jak zorganizować zarządzanie fakturami
Skoro zgodziliśmy się, że faktury są niezbędne w biznesie, porozmawiajmy o tym, jak prawidłowo zorganizować proces fakturowania w firmie. Główne rozwiązania zostały już omówione na naszym blogu:
Aby poznać wymagania i starannie wystawiać faktury ręcznie - oto przewodnik
Aby skorzystać z usługi fakturowania i skonfigurować własny system fakturowania - przewodnik po konfigurowaniu systemu fakturowania za pomocą Typeform i Zapier
Lub po prostu dołącz do Panelu sterowania Enty i zapomnij o robieniu rzeczy ręcznie. Wystawiaj faktury, wysyłaj je do swoich klientów oraz synchronizuj faktury z księgowością i innymi procesami biznesowymi.
Wszystkie szablony w Enty są tworzone przez profesjonalnych księgowych i weryfikowane przez prawników. W razie potrzeby podatek VAT jest naliczany automatycznie.
Co najważniejsze, jeśli wykupisz subskrypcję księgową Enty, raporty księgowe i podatkowe są tworzone automatycznie na podstawie Twoich faktur. Wystarczy oznaczyć fakturę jako zapłaconą, a dane zostaną automatycznie odzwierciedlone w raportach. I tak, wystawienie i wysłanie faktury zajmie około 1-2 minut :)
Zautomatyzuj swoją księgowość i fakturowanie z Enty i zrelaksuj się, podczas gdy my zajmiemy się rutyną.
