Cómo implantar la gestión de contratos en las pequeñas empresas
En el corazón del distrito tecnológico de la ciudad, entre el zumbido de la innovación y el brillo de las pantallas de ordenador, se encuentra la oficina de una pequeña empresa emergente. Te presentamos a Jake, un emprendedor tecnológico con grandes sueños y ambiciones aún mayores.
Mientras sorbe su café frío y mira la pila de contratos que tiene sobre la mesa, sabe que el éxito no será fácil. Cada uno de estos documentos representa una nueva oportunidad, pero también un nuevo reto, sobre todo si tratar con contratos es algo que te da escalofríos y no sabes por dónde empezar. Sigue a Jake en su búsqueda de una gestión de contratos eficaz, desde la preparación hasta la elección del software adecuado. Descubra cómo las pequeñas empresas pueden conquistar el laberinto de los contratos con facilidad.
Comprender la gestión de contratos
La gestión de contratos es un proceso crítico que garantiza el cumplimiento, hace un seguimiento de las obligaciones, protege los activos y facilita los pagos a tiempo. Implica centralizar múltiples registros, permitir la colaboración, priorizar la protección de datos, obtener información, escalar el proceso contractual y proporcionar una mayor flexibilidad.
Uno de los propósitos clave de esta práctica es facilitar el ciclo de vida del contrato, o lo que es lo mismo, la velocidad con la que el documento pasa por el proceso de firma. La mayoría de los contratos siguen un ciclo de vida definido que consta de nueve etapas:
Solicitud del contrato: identificar el propósito de los contratos.
Redacción: creación eficaz de contratos mediante sistemas digitales.
Negociación: discutir y ajustar los términos del contrato con la otra parte.
Aprobación : obtener la aprobación de las personas adecuadas.
Ejecución: firmar el contrato para que sea legalmente vinculante.
Gestión de obligaciones: garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Modificación del contrato: actualizar los contratos para reflejar los cambios en las obligaciones.
Auditoría e informes: evaluar el cumplimiento del contrato y abordar cualquier problema.
Renovación: simplificar el proceso de renovación para evitar descuidos.
Ventajas de la gestión de contratos
Implantar la práctica de la gestión de contratos ayuda a las empresas a racionalizar sus operaciones de varias maneras, algunas de las cuales son las siguientes:
Agilización de la gestión del ciclo de vida de los contratos: la gestión de contratos agiliza todo el ciclo de vida de los contratos para las pequeñas empresas, desde la creación y la negociación hasta la ejecución, el almacenamiento y las renovaciones. Soluciones como Enty automatizan los procesos manuales y permiten una colaboración fluida.
Visibilidad y control mejorados: proporciona a las pequeñas empresas una visión completa de sus contratos, facilitando el seguimiento de información crítica como fechas de renovación, cláusulas de exclusión y términos clave. Esta mayor visibilidad permite tomar mejores decisiones y controlar mejor los procesos relacionados con los contratos.
Plantillas de contrato estandarizadas: aproveche las plantillas de contrato preaprobadas para garantizar la coherencia y agilizar el proceso de creación.
Negociación y aprobaciones eficientes: facilite negociaciones y aprobaciones sin complicaciones, reduciendo cuellos de botella y retrasos.
Firmaselectrónicas y registros deauditoría: implante firmas electrónicas y mantenga registros de auditoría digitales para mejorar la seguridad y el cumplimiento.
Cumplimiento y mitigación de riesgos: el software de gestión de contratos automatiza el cumplimiento proporcionando registros de auditoría digitales y flujos de trabajo de aprobación, garantizando que los contratos cumplan los requisitos legales sin la constante participación del equipo jurídico. Esto ayuda a mitigar los riesgos asociados a las infracciones contractuales, los descuidos y el incumplimiento.
Planifique su estrategia de gestión de contratos
Para implantar eficazmente un software de gestión de contratos en su pequeña empresa, es fundamental contar con una estrategia bien pensada. Aquí tienes algunos consejos para planificar tu estrategia de gestión de contratos:
1. Evalúe sus procesos actuales
Comprenda su proceso de contratación actual identificando ineficiencias y áreas de mejora. Este paso ayuda a adaptar el software de gestión de contratos para abordar los puntos débiles específicos, mejorando la eficiencia general.
2. Uso estratégico de modelos de contrato
Implemente plantillas de contratos para agilizar el proceso de creación, garantizando la coherencia y reduciendo los errores. Las plantillas aumentan la eficiencia y la satisfacción del cliente al agilizar la preparación de los contratos y garantizar el cumplimiento de todas las normas legales.
3. Defina sus objetivos de gestión de contratos
Establezca expectativas claras sobre lo que pretende conseguir con su sistema de gestión de contratos, en consonancia con la visión y los objetivos estratégicos de su empresa. Esta alineación garantiza que el software respalde sus objetivos empresariales, fomentando la eficiencia en todos los departamentos.
4. Elija el software de gestión de contratos adecuado
Seleccione una solución de software que se adapte bien a sus flujos de trabajo actuales, satisfaga la complejidad que necesita su equipo y ofrezca una buena relación calidad-precio. La compatibilidad con los sistemas existentes garantiza una integración sin problemas y la adopción por parte de los usuarios, mientras que la complejidad adecuada y las consideraciones de coste mantienen la solución práctica y sostenible.
Veamos con más detalle algunos de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de contratos para pequeñas empresas:
Facilidad de uso: priorizar interfaces fáciles de usar y navegación intuitiva para facilitar la adopción y minimizar los requisitos de formación.
Precios y escalabilidad: evalúe los modelos de precios y las opciones de escalabilidad para adaptarse al crecimiento de su empresa y a sus necesidades cambiantes. Considere la posibilidad de optimizar el coste utilizando plataformas como Enty, que ofrece múltiples herramientas insustituibles en una sola suscripción.
Funciones básicas: busque funciones esenciales como el almacenamiento de documentos, la función de firma electrónica, el seguimiento y las alertas de hitos y obligaciones contractuales, sólidas herramientas de búsqueda, registros de auditoría, seguridad y funciones de cumplimiento.
Funciones avanzadas: explore las funciones adicionales que pueden simplificar la creación de contratos, la revisión, la gestión de riesgos y proporcionar información valiosa, como plantillas de contratos aprobadas por abogados, análisis de contratos y puntuación de riesgos.
Asistencia al cliente y formación: tenga en cuenta el nivel de asistencia al cliente, incluida la ayuda para la implementación, los recursos de formación y la asistencia continua para la resolución de problemas.
El servicio de gestión de contratos de Enty ayuda a las pequeñas empresas a agilizar todo el flujo de trabajo contractual, desde la creación hasta la firma y más allá. Ofrece una amplia gama de funciones, desde las más básicas, como el almacenamiento de contratos y el seguimiento del ciclo de vida, hasta la integración avanzada de IA. En colaboración con abogados profesionales, hemos creado más de 10 plantillas de contratos, las hemos salpicado de tecnología y, voilà, ya puedes valorar y revisar tus contratos mediante IA, hacer un seguimiento de su ciclo de vida y automatizar otros procesos administrativos.
Implantación de la gestión de contratos
Ahora que hemos accedido al estado actual de la empresa y hemos decidido implantar el sistema de gestión de contratos Enty para lograr operaciones más eficientes, es hora de conocer algunos consejos prácticos.
Seguir un plan
Dé prioridad a la planificación a la hora de iniciar la gestión de contratos en su empresa. Esboce un enfoque estructurado que abarque la creación, la ejecución y el mantenimiento continuo. Las revisiones periódicas y la fijación de objetivos garantizan la continuidad y la eficacia de todo el proceso.
Tomar decisiones eficaces
Reflexione detenidamente en cada fase de la gestión de contratos. Evaluar la capacidad de las partes para cumplir sus obligaciones durante la creación. Planifique las operaciones a largo plazo y prevea posibles contingencias. Una planificación minuciosa minimiza las pérdidas previsibles y prepara a su empresa para afrontar con eficacia los retos inesperados.
Involucrar a las partes interesadas internas
Colaborar con los socios comerciales internos y las partes interesadas para conocer sus perspectivas y puntos de vista. Colabore con los equipos implicados en la gestión de contratos, como el jurídico, el financiero y el de operaciones, para comprender sus necesidades y puntos débiles específicos. Sus aportaciones ayudarán a desarrollar un sistema de gestión de contratos que se ajuste a los requisitos de su organización.
Conseguir el apoyo de los dirigentes
Para implantar con éxito un sistema de gestión de contratos es necesario contar con el apoyo y el patrocinio de la alta dirección. Presente las ventajas de una solución centralizada, como la mejora del cumplimiento, la reducción de riesgos y el aumento de la eficacia. Con el apoyo de la dirección, puede conseguir los recursos necesarios e impulsar cambios organizativos para adoptar nuevas estrategias y políticas.
Aplicación de un enfoque gradual
Gestione estratégicamente el proceso de implantación adoptando un enfoque por fases. Empiece por formar a los principales interesados en el nuevo sistema y sus funciones. Despliegue gradualmente la solución en los distintos departamentos o equipos, garantizando una transición y adopción fluidas.
Mantenimiento y actualización de plantillas, políticas y procedimientos
Mantenga y actualice regularmente las plantillas de contratos, las políticas y los procedimientos para alinearlos con el nuevo sistema de gestión de contratos. Las plantillas estandarizadas pueden ser una buena opción para empezar, pero no olvide personalizar cada contrato y factura en Enty según sus necesidades. Establecer políticas claras garantizará la coherencia y el cumplimiento en toda la organización, al tiempo que agilizará los procesos de creación y revisión de contratos.
Garantizar el cumplimiento de la legislación
En particular, el software de gestión de contratos Enty puede automatizar el cumplimiento proporcionando registros de auditoría digitales y flujos de trabajo de aprobación, garantizando que los contratos cumplan los requisitos legales sin la constante participación del equipo jurídico. Puede solicitar una pista o leer más sobre cómo ayuda a mitigar los riesgos asociados a las infracciones, los descuidos y el incumplimiento de los contratos. Por lo tanto, estas medidas permiten a las pequeñas empresas centrarse en sus operaciones principales al tiempo que mantienen un marco jurídico sólido.
Retos de la gestión de contratos para las pequeñas empresas
A pesar de todas las ventajas y oportunidades que ofrece la implantación de un sistema de gestión de contratos, las empresas siguen enfrentándose a una serie de retos. Puede que sean relativamente menores en comparación con las ventajas, pero aun así merece la pena conocerlos.
Falta de recursos y conocimientos: en las pequeñas empresas, las tareas de gestión de contratos suelen recaer en personas como abogados internos, directores financieros, directores de operaciones o directores generales, aunque carezcan de conocimientos jurídicos.
Gran volumen de contratos: gestionar un gran volumen de contratos puede resultar abrumador, sobre todo si se cuenta con recursos limitados.
Garantizar la seguridad yconfidencialidad de los contratos: mantener la seguridad y confidencialidad de los contratos es crucial, pero puede resultar complicado si no se dispone de los sistemas adecuados.
Litigios y negociaciones contrac tuales: la gestión de litigios y negociaciones contractuales puede llevar mucho tiempo y ser compleja, sobre todo para quienes carecen de formación jurídica.
Últimas reflexiones
Las implicaciones de adoptar un sistema y un software de gestión de contratos van más allá del mero aumento de la eficiencia; encapsulan una transformación en la forma en que las pequeñas empresas gestionan sus obligaciones legales e interactúan con las partes interesadas. A medida que nos adentramos en el futuro, es innegable que la mejora continua de las prácticas de gestión de contratos desempeñará un papel fundamental a la hora de impulsar el crecimiento empresarial, mitigar los riesgos y mejorar el posicionamiento estratégico general. La gestión de contratos no consiste únicamente en adoptar nuevas herramientas como Enty, sino en adoptar una cultura de claridad, transparencia y agilidad que definirá las empresas de éxito del mañana.
