Améliorer l'efficacité des négociations contractuelles grâce aux signatures électroniques
Les contrats prennent plus de temps que votre café du matin ? Signer des contrats ne devrait pas donner l'impression de voir de la peinture sécher. Avec les signatures électroniques, l'ensemble du processus s'accélère comme jamais auparavant. Plus besoin d'envoyer des documents dans les deux sens, d'attendre des jours (ou des semaines !) pour obtenir des signatures ou de subir des retards dans la conclusion des contrats. Non seulement elles permettent de gagner du temps, mais elles rendent également vos négociations plus rapides, plus sûres et plus fiables. Vous pouvez finaliser des accords de n'importe où dans le monde en quelques clics. Les signatures électroniques sont la solution moderne à des problèmes anciens. Voyons comment elles peuvent améliorer votre activité.
Processus contractuels traditionnels ou numériques
Dans votre vie quotidienne de chef d'entreprise, vous vous rendrez compte qu'aucun document n'est plus important que les contrats. Ils contrôlent les personnes et les choses, les actions à accomplir et à ne pas accomplir, les droits et les responsabilités. Les contrats sont aussi vieux que l'humanité, mais leur aspect a évolué au fil des époques.
Les contrats traditionnels, en tant que principal mode d'exécution des accords, ont toujours été utiles pour faciliter les affaires depuis des lustres. Il s'agit de contrats sur papier qui, pour être signés, nécessitent des rencontres individuelles. Ils peuvent garantir à la fois l'authenticité et les assurances individuelles, mais ils présentent aussi des complications. Il s'agit d'une affaire fastidieuse puisqu'il faut se rendre là où se trouve l'autre partie pour se mettre d'accord sur les termes. Une autre limitation caractéristique des accords conventionnels est qu'ils peuvent toujours être perdus ou abîmés, ce qui entraîne la disparition de documents.
En revanche, les processus contractuels numériques ont changé la donne en matière de conclusion d'accords. Grâce au développement technologique et à l'utilisation généralisée de l'internet, l'émergence des contrats électroniques est l'une de ces innovations. Ces contrats sont rédigés, approuvés et archivés au moyen d'appareils électroniques ; il n'est donc plus nécessaire d'utiliser des copies papier et des signatures à l'encre humide. Ils sont pratiques et efficaces, car ils permettent de conclure des contrats en déplacement, sans interaction physique.
Avantages des contrats signés électroniquement dans les négociations
Les signatures électroniques font partie intégrante de l'évolution des contrats, ce qui a permis d'accélérer les clôtures et de réduire les délais d'obtention des recettes. Les signatures électroniques permettent de signer et d'envoyer des contrats à partir de n'importe quel endroit du globe, d'un simple clic sur un bouton et sur pratiquement n'importe quel appareil. Examinons quelques avantages qu'elles apportent.
Vitesse et efficacité accrues
Grâce aux possibilités de signature électronique, vous pouvez accélérer la vitesse à laquelle vous recevez les contrats insérés avec des signatures électroniques. Il vous est plus facile d'exécuter les contrats plus rapidement, ce qui vous permet de saisir plus rapidement les opportunités.
Considérez ceci : en moyenne, il ne faut que 37 minutes pour recevoir un document signé avec une signature électronique, alors que la méthode traditionnelle peut prendre jusqu'à 5 jours ou plus. Il s'agit d'un laps de temps considérable qui a de fortes chances de convenir à votre entreprise, vous permettant ainsi de conclure des ventes et d'enregistrer des montants de ventes dans un court laps de temps après avoir engagé vos clients. En fait, jusqu'à 80 % des accords sont conclus en moins d'une journée, et 44 % en moins de 15 minutes.
Des plateformes telles qu'Enty combinent des capacités de signature électronique avec de solides fonctions de gestion des contrats, rationalisant ainsi l'ensemble de votre processus de gestion des contrats, de la création à l'exécution. Cette intégration vous permet de gérer vos contrats plus efficacement, en réduisant les charges administratives et en améliorant la productivité globale.
Économies de coûts
La mise en œuvre de solutions de signature électronique peut permettre à votre entreprise de réaliser des économies substantielles. Les entreprises économisent généralement environ 36 dollars américains en gagnant un document sur les coûts du papier, de l'impression, de l'affranchissement et même du stockage. Il convient de noter que les réductions de productivité liées à la réduction de ces coûts sont cumulatives, notamment en ce qui concerne les cordites.
En outre, les signatures électroniques contribuent à éliminer les "coûts cachés" des erreurs humaines, par exemple les documents NIGO inutilisables. De telles erreurs peuvent en effet rallonger le temps de traitement des contrats en raison du fait que les documents ont été soumis en moyenne quatre fois sans l'ordre requis. Vous pouvez réduire à la fois la probabilité de devoir corriger les erreurs et les coûts y afférents en passant au mode numérique pour l'obtention des signatures.
Sécurité et conformité renforcées
Les contrats signés électroniquement offrent également une protection d'un niveau supérieur à celle qu'offriraient les méthodes basées sur le papier. En effet, ils utilisent des composants tels que le cryptage et d'autres techniques de sécurité des informations sensibles, et vos informations restent donc plus sûres. Le transfert progressif d'informations en ligne est bénéfique.
Par exemple, si votre signature électronique a été émise par Enty, vous pouvez demander une piste d'audit. Il s'agit essentiellement d'un enregistrement de toutes les actions effectuées sur le document, y compris le moment où il a été ouvert, consulté et signé. C'est très utile pour la conformité, car cela permet de respecter plus facilement les exigences réglementaires.
Mise en œuvre de solutions de signature électronique
Le choix de la bonne plateforme est souvent une priorité pour les entreprises lorsqu'elles adoptent des solutions de signature électronique. Cette décision présente des dangers notables, et toutes les mesures appropriées doivent donc être prises. Si votre partenaire en matière de signature électronique est censé réaliser cette opération sans perturber brusquement l'activité, vous devez vous attendre à ce qu'il s'intègre parfaitement à vos systèmes logiciels actuels. Cela est important pour les services juridiques, de vente, d'achat et autres qui utilisent quotidiennement différents types de logiciels.
Stratégies de formation et d'adoption
De bonnes stratégies d'adoption et de formation sont parmi les facteurs les plus critiques pour la réussite de la mise en œuvre. Voici quelques points de base supplémentaires qui pourraient s'avérer utiles :
Créer une politique de signature électronique et veiller à ce qu'elle soit respectée par l'équipe et les clients : tous les membres de l'équipe et tous les clients doivent être informés de cette politique et s'y conformer, faute de quoi elle ne sert à rien.
Mettez en place une formation de qualité pour l'ensemble du personnel ; cela permet d'augmenter le niveau d'assurance et la qualité d'exécution de la nouvelle application, ce qui la rend plus efficace.
Soyez efficace dans les processus : veillez à ce que vos employés et vos clients soient au courant des modifications apportées à la législation sur la signature électronique et de leur incidence sur les processus de gestion.
Proposez d'autres méthodes de signature ; respectez l'équité numérique en permettant aux utilisateurs ayant différents degrés d'accès à la technologie de participer.
Examinez en détail la manière dont vous allez mettre en œuvre votre plate-forme de signature électronique ainsi que les critères que vous utiliserez pour mesurer le succès de votre signature électronique.
En appliquant ces suggestions, les problèmes liés à l'acceptation de la signature électronique peuvent être résolus et les avantages de l'option choisie peuvent être pleinement exploités. Il convient de noter que des programmes comme Enty ne se contentent pas de fournir aux utilisateurs des services de signature électronique ; ils contiennent et fournissent également aux utilisateurs des services de gestion des contrats, y compris les meilleures pratiques en matière de gestion de la relation client, lorsque ces outils sont utilisés pour améliorer la productivité et l'efficacité des processus d'entreprise.
Tirer parti des signatures électroniques pour réussir les négociations
L'environnement concurrentiel actuel ne vous permettra pas d'attendre que certaines opportunités commerciales potentielles soient langoureusement conservées dans la boîte de réception de quelqu'un. Les signatures électroniques vous aident à mettre fin aux allers-retours, même sur les aspects les plus compliqués d'un contrat, ce qui permet de raccourcir considérablement les délais de prise de décision. Vous réduirez rapidement les délais d'exécution lorsque vous intégrerez les fonctions de signature électronique à la gestion avancée des documents et au travail d'arrière-guichet. Toutes les parties peuvent signer les contrats électroniquement en quelques secondes au lieu de passer par l'ancien processus d'impression, de signature et de numérisation.
Cette rapidité du processus permet d'être à l'aise dans les situations où le temps est compté. L'argent que vous tirez de vos transactions se concrétise beaucoup plus rapidement, car vous pouvez confortablement combler le fossé entre la prise de décision et son exécution.
Faciliter les négociations à distance
L'introduction des signatures électroniques a changé la façon dont vous menez les négociations, en particulier lorsque celles-ci dépassent les frontières. L'introduction de l'authentification à distance signifie que l'ensemble de la gestion des contrats peut se faire dans un seul environnement, quel que soit l'endroit où se trouvent vos parties prenantes ou vos partenaires commerciaux, grâce à cette capacité. Elle permet une transaction sans avoir besoin de documents de voyage, puisque le lieu d'opération n'est pas une contrainte.
L'approche holistique d'Enty pour la gestion des contrats et du back-office reconnaît que tous les services sont encore plus précieux lorsqu'ils sont connectés à d'autres systèmes utilisés par votre organisation. Cette interconnexion améliore l'efficacité globale de l'entreprise, vous permettant de collaborer plus efficacement avec de multiples parties prenantes.
Renforcer la transparence et la confiance
La transparence et la confiance sont de puissants facteurs de réussite dans les négociations. Les solutions de signature électronique contribuent de manière significative à instaurer la confiance et la loyauté dans vos relations d'affaires. En fournissant une piste d'audit complète, ces solutions offrent un enregistrement transparent de toutes les actions effectuées sur un document, y compris le moment où il a été ouvert, consulté et signé. Ce niveau de transparence réduit la nécessité de revérifier les informations et améliore la prise de décision pour toutes les parties concernées.
En outre, l'utilisation des signatures électroniques démontre votre engagement en faveur de l'efficacité et de l'innovation, ce qui peut améliorer votre réputation auprès des clients et des partenaires. En devenant une habitude dans vos relations, cette transparence donne l'assurance que les parties ne se comporteront pas mal et n'essaieront pas de s'en tirer par des moyens détournés.
Surmonter les défis de l'adoption de la signature électronique
Répondre aux préoccupations en matière de sécurité : à mesure que vous adoptez les contrats de signature électronique, il est essentiel d'aborder les risques potentiels en matière de sécurité. L'authentification est une préoccupation majeure : il s'agit de s'assurer que la personne qui signe est bien celle qu'elle prétend être. Méfiez-vous des attaques par hameçonnage et des escroqueries par ingénierie sociale qui peuvent utiliser les demandes de signature électronique comme appât.
Garantir la conformité juridique : il est essentiel de naviguer dans le réseau complexe des réglementations qui entourent les signatures électroniques pour garantir leur validité juridique. Familiarisez-vous avec les lois spécifiques à la signature électronique dans votre région et sachez que certains documents, comme les testaments ou les transactions immobilières, peuvent avoir des exigences supplémentaires.
Gérer la résistance au changement : l 'introduction de nouvelles technologies se heurte souvent à la résistance des employés. Pour y remédier, adoptez une approche proactive. Communiquez clairement les avantages des signatures électroniques, en soulignant comment elles rationalisent les processus et augmentent l'efficacité. Proposez une formation et un soutien complets pour aider votre équipe à s'adapter au nouveau système. Envisagez d'identifier des "champions" au sein de votre organisation qui peuvent aider à promouvoir l'adoption de la technologie de la signature électronique.
En relevant ces défis, vous pourrez mettre en œuvre avec succès les contrats de signature électronique dans votre entreprise.
Dernières réflexions
Il semble que la poignée de main numérique soit là pour rester. Lorsque vous choisissez de signer électroniquement un document, vous ne vous contentez pas de réduire le temps nécessaire à la finalisation d'un contrat. Vous accélérez le processus de conclusion des affaires, vous éliminez les risques de sécurité, vous réduisez les dépenses - tous les avantages de la signature électronique donnent à votre entreprise une longueur d'avance dans le monde d'aujourd'hui. Qu'il s'agisse de conclure des affaires en quelques heures ou d'obtenir les documents nécessaires à l'archivage, une chose est sûre : l'avenir n'est pas parfait sans documents papier ; il est numériquement câblé. Prêt à améliorer votre efficacité et à prendre de l'avance avec Enty ?
