L'importance d'une bonne gestion des contrats pour votre entreprise
La gestion des contrats est un aspect crucial des activités des entreprises modernes. Elle joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d'une organisation et dans ses relations avec les fournisseurs, les clients, les employés et d'autres tiers. Ce guide complet vous aidera à comprendre les tenants et les aboutissants de la gestion des contrats, ses avantages, ses étapes clés et la manière dont elle peut être optimisée grâce à l'automatisation et à des logiciels spécialisés.
Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats est le processus de gestion de la création, de l'exécution et de l'analyse des contrats afin de maximiser les performances opérationnelles et financières d'une organisation, tout en réduisant les risques financiers. Elle consiste à superviser les contrats de bout en bout avec les fournisseurs, les clients, les employés et d'autres tiers tout au long du cycle de vie du contrat.
L'objectif principal de la gestion des contrats est de mettre en œuvre efficacement les contrats et de les superviser de leur lancement à leur exécution, en veillant à ce que les obligations contractuelles soient respectées et que les deux parties obtiennent les avantages escomptés.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Une gestion efficace des contrats est essentielle à la réussite d'une entreprise. Elle aide les organisations à
réduire les coûts et améliorer les performances de l'entreprise
minimiser l'exposition aux risques et garantir le respect des conditions contractuelles
Rationaliser les tâches administratives et améliorer l'efficacité
Améliorer la visibilité des contrats et de leurs performances
Contrôler et suivre les obligations et les étapes clés
L'absence de gestion efficace des contrats peut entraîner une perte de valeur, une perte financière et des relations commerciales tendues. Selon l'International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), de mauvaises pratiques contractuelles entraînent une perte de valeur moyenne d'environ 9,2 % du chiffre d'affaires de l'entreprise.
Étapes clés de la gestion des contrats pour les marchés publics
À un niveau élevé, le processus de gestion des contrats comporte sept étapes principales. Chacune de ces étapes est brièvement décrite ci-dessous :
Étape 1 : Demande ou initiation
Le processus de gestion des contrats commence par une demande de nouveau contrat ou de révision d'un contrat existant. Cette demande est acheminée vers les services d'achat et/ou les services juridiques, qui constituent un point central pour l'examen et le traitement des demandes.
Étape 2 : Création et rédaction du contrat
La création et la rédaction de contrats impliquent l'assemblage d'un contrat à l'aide de modèles et de clauses existants et approuvés, combinés à un ensemble de règles de gestion. Cette capacité de libre-service permet aux utilisateurs de créer des contrats de manière indépendante dans les limites fixées par l'équipe juridique, améliorant ainsi la rapidité et l'efficacité du cycle contractuel.
Étape 3 : Négociation et révision du contrat
Au cours de cette étape, le contrat est communiqué à l'autre partie et le processus de révision et de négociation commence. La clé de cette phase est la capacité à collaborer avec les utilisateurs internes ainsi qu'avec la tierce partie (par exemple, le fournisseur). Pour que ce processus se déroule sans heurts, il est essentiel de disposer d'une bonne comparaison des documents, d'un suivi des modifications, d'un contrôle des versions et de pistes d'audit.
Étape 4 : Approbation et exécution du contrat
Les workflows d'approbation des contrats permettent d'assurer l'efficacité du processus en veillant à ce que toutes les personnes qui doivent examiner et approuver les contrats le fassent. Les flux de travail peuvent généralement être configurés en fonction du type de contrat, de la région, du montant, de l'entité, du risque, etc. L'exécution du contrat par signature électronique permet de terminer le processus en douceur.
Étape 5 : Exécution du contrat et analyse
Le suivi de l'exécution du contrat après sa signature est crucial, car c'est à ce moment-là que le contrat entre en vigueur. Le cycle de vie d'un contrat peut durer plusieurs années et comporte souvent de nombreuses étapes, obligations, paiements, rabais, remises, etc. La compréhension, le suivi, l'attribution et l'exécution de ces obligations sont essentiels à la réalisation de la valeur d'un contrat. Il est également essentiel d'évaluer les risques tout au long du cycle de vie d'un contrat. En effet, lorsque les réglementations changent ou que les activités évoluent, certains contrats peuvent devoir être modifiés pour refléter un nouvel environnement.
Étape 6 : Modification du contrat
Les modifications font partie du cycle de vie d'un contrat. Les choses changent par rapport au contrat initial et les modifications doivent être traitées efficacement, sans compromettre le processus ou les lignes directrices en place. Les outils de gestion des contrats facilitent ce processus et assurent le suivi de toutes les modifications.
Étape 7 : Expiration ou renouvellement du contrat
Le fait de savoir quels contrats sont sur le point d'expirer ou d'être renouvelés grâce à des alertes et des notifications automatisées peut aider considérablement les équipes juridiques à hiérarchiser leur temps.
Avantages de l'automatisation de la gestion des contrats
L'automatisation de la gestion des contrats offre plusieurs avantages, notamment
des cycles de création de contrats plus rapides
Meilleure visibilité des contrats
Amélioration de la conformité aux contrats
Évaluation et réduction proactives des risques
Logiciel de gestion des contrats : Qui les utilise et pourquoi ?
Le logiciel de gestion des contrats est une solution électronique qui permet de rationaliser et d'automatiser le processus de gestion des contrats. Les équipes chargées des ressources humaines, du service juridique et des achats sont les services qui l'utilisent le plus souvent, car ils sont directement concernés par la création, le suivi et la signature des contrats. Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats.
Les logiciels de gestion des contrats offrent notamment les avantages suivants
Amélioration de l'efficacité des contrats
Meilleure visibilité de la chaîne d'approvisionnement et gestion des obligations
Amélioration de la conformité des contrats
Réduction de l'exposition au risque
Le bilan
La gestion des contrats est un aspect essentiel des activités des entreprises modernes. En comprenant les étapes clés, les avantages et le potentiel d'automatisation, les organisations peuvent mieux gérer leurs contrats et garantir des relations commerciales harmonieuses. Investir dans un logiciel de gestion des contrats permet d'améliorer l'efficacité, la visibilité et la conformité tout en réduisant les risques et les coûts.
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