Beyond Ink: zapewnienie legalności podpisów elektronicznych
Pożegnaj czasy poplamionych atramentem dokumentów i papierowych śladów. W świecie wypełnionym technologią królują podpisy elektroniczne - stanowią one pomost między sferą fizyczną i cyfrową. Cyfrowa weryfikacja usprawnia procesy, ale pytania dotyczące ich mocy prawnej wciąż pozostają aktualne. Dlatego dziś rozpoczynamy misję, aby udowodnić, że podpisy elektroniczne są prawnie uzasadnione i gotowe do sądu, a także porozmawiać o rozwiązaniach i technikach zapewniających ich legalność.
Podstawy podpisów elektronicznych
Zanim zagłębimy się w szczegóły dotyczące wyboru i weryfikacji podpisów elektronicznych, najpierw zrozumiemy, czym są podpisy elektroniczne i jak działają. Mówiąc najprościej, podpis elektroniczny to sposób na elektroniczne podpisanie dokumentu lub rekordu. Służy on jako cyfrowa reprezentacja intencji danej osoby do wyrażenia zgody na treść dokumentu.
Istnieje kilka rodzajów podpisów elektronicznych, które można ogólnie podzielić na dwie kategorie: proste podpisy elektroniczne i kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES). Proste podpisy elektroniczne są zasadniczo dowolną formą podpisu elektronicznego, który jest dołączony lub powiązany z innymi danymi elektronicznymi i jest używany przez podpisującego do złożenia podpisu.
Z drugiej strony, kwalifikowane lub zaawansowane podpisy elektroniczne (QES) to podpisy elektroniczne zgodne z rozporządzeniem UE nr 910/2014 (rozporządzenie eIDAS) dla transakcji elektronicznych na wewnętrznym rynku europejskim. QES jest idealny w przypadku złożonych transakcji, takich jak medycyna, własność intelektualna itp., gdzie legalność podpisu może wymagać udowodnienia w sądzie.
Dlatego kwalifikowany podpis elektroniczny jest często używany w sektorach biznesowych o wyższym ryzyku lub wysoce regulowanych, ze względu na wysoki poziom pewności i wsparcia prawnego. Branże te obejmują
Nieruchomości: sektor nieruchomości zajmuje się dużą ilością papierkowej roboty, w tym umowami i dokumentami inwentaryzacyjnymi. Korzystanie z QES zapewnia legalność tych dokumentów i usprawnia proces.
Branża opieki zdrowotnej: branża opieki zdrowotnej obsługuje wrażliwe informacje i wymaga wysokiego poziomu bezpieczeństwa. QES służy do zapewnienia integralności i poufności dokumentacji medycznej i innych powiązanych dokumentów.
Branża prawna: dokumenty prawne wymagają wysokiego poziomu bezpieczeństwa i niezaprzeczalności. QES jest stosowany w branży prawnej w celu zapewnienia legalności tych dokumentów.
Branża finansowa: transakcje i umowy finansowe często wymagają wysokiego poziomu bezpieczeństwa i wsparcia prawnego. QES jest stosowany w branży finansowej w celu zapewnienia legalności i bezpieczeństwa tych transakcji.
Administracja publiczna: QES jest wykorzystywany do wykonywania zadań administracji publicznej, takich jak zmiany w rejestrze e-biznesu, deklarowanie podatków i żądanie informacji
Ważne jest, aby pamiętać, że korzystanie z QES zależy od regionu lub kraju, ponieważ różne miejsca mają różne przepisy dotyczące podpisów elektronicznych. Zawsze upewnij się, że sprawdziłeś lokalne przepisy i regulacje przed użyciem QES - jednym ze sposobów na zapoznanie się z przepisami obowiązującymi w danym kraju jest śledzenie artykułów Enty na temat przepisów dotyczących e-podpisu na całym świecie.
Wybór kwalifikowanych podpisów elektronicznych
Rozważając korzystanie z QES, ważne jest, aby ocenić, która metoda najlepiej odpowiada konkretnym potrzebom. Na przykład, jeśli sporządzasz umowę o zachowaniu poufności (NDA) wymagającą solidnej mocy prawnej, zbadanie obsługiwanych metod jest niezbędne. Co to wszystko oznacza?
Mówiąc prościej, różne metody podpisu elektronicznego mogą obsługiwać różne typy formatów plików cyfrowych. Na przykład, niektóre metody mogą obsługiwać pliki PDF, inne mogą obsługiwać pliki XML lub xades itd. Konkretne typy obsługiwanych formatów plików mogą zależeć od różnych czynników: specyfikacji technicznych metody e-podpisu, wymagań ram prawnych, w których działa, lub potrzeb użytkowników.
Kilka najpopularniejszych metod dla QES obejmuje:
Itsme
Itsme to metoda, która obsługuje podpisy wizualne i ma zastosowanie w Belgii, Luksemburgu i Holandii. Obsługiwane formaty plików to PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
Aplikacja ZealID
Aplikacja ZealID to kolejna metoda obsługująca podpisy wizualne. Obejmuje ona szeroki zakres krajów, w tym Austrię, Belgię, Bułgarię, Czechy, Niemcy, Danię, Estonię, Hiszpanię, Finlandię, Francję, Wielką Brytanię, Grecję, Chorwację, Węgry, Irlandię, Włochy, Łotwę, Litwę, Holandię, Norwegię, Polskę, Portugalię, Rumunię, Serbię, Szwecję, Słowenię, Słowację. W tym przypadku dozwolone formaty plików są podobne - PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
Estoński dowód osobisty
Estonian ID Card oferuje solidne rozwiązanie dla podpisów elektronicznych, szczególnie w Estonii. Dzięki obsłudze podpisów wizualnych i kompatybilności z różnymi typami kontenerów, w tym PDF, ASiCE, CAdES i XAdES, zapewnia elastyczność i legalność procesów podpisywania dokumentów.
To tylko kilka przykładów metod podpisu elektronicznego, które oferują kwalifikowane podpisy elektroniczne. W zależności od konkretnych wymagań i krajów, w których prowadzisz działalność, możesz wybrać metodę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Jak zweryfikować legalność podpisu
Po wybraniu rozwiązania do podpisu elektronicznego, które oferuje kwalifikowane podpisy elektroniczne, następnym krokiem jest weryfikacja podpisów w celu zapewnienia ich ważności prawnej. Weryfikacja podpisów elektronicznych polega na sprawdzeniu integralności podpisanego dokumentu, potwierdzeniu, że podpis jest ważny i zostanie zaakceptowany w sądzie. Można to zrobić na kilka sposobów, ale najprostszym z nich jest Adobe Reader. Oto przewodnik krok po kroku, jak to zrobić:
1) Otwórz dokument w czytniku PDF, który obsługuje weryfikację podpisu - w tym przypadku - Adobe Reader.
2) Przejdź do panelu podpisu w czytniku PDF. W programie Adobe Acrobat Reader można go zwykle znaleźć, klikając kartę "Podpisy".
3) Poszukaj listy podpisów elektronicznych powiązanych z dokumentem. Lista ta zawiera informacje o tym, kto podpisał dokument i czy podpis jest kwalifikowany, czy nie - zazwyczaj wygląda ona następująco. Możesz przejść tutaj, klikając podpis, po czym pojawi się następujące okno.
4) Sprawdź, czy podpis jest kwalifikowany, weryfikując, czy zaufanie jest pobierane z odpowiedniego źródła. W niektórych przypadkach może być również wskazana długoterminowa walidacja (LTV), zapewniająca długoterminową integralność podpisu. Można to zrobić, klikając przycisk właściwości podpisu.
5) Zwróć uwagę na wszelkie dodatkowe informacje, takie jak obecność znacznika czasu lub potwierdzenie podpisu.
Postępując zgodnie z tymi krokami, można łatwo zweryfikować ważność prawną podpisu elektronicznego i upewnić się, że zostanie on zaakceptowany w sądzie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Proste podpisy - ścieżka audytu
W sytuacjach, w których dokument został podpisany prostym podpisem elektronicznym, takim jak e-mail lub SMS, konieczne może być zapewnienie ścieżki audytu w celu ustalenia autentyczności i integralności podpisu. Ścieżka audytu to dokument, który rejestruje chronologię zdarzeń związanych z tworzeniem, modyfikacją i przechowywaniem dokumentu elektronicznego. Zapewnia kompleksowy zapis podjętych działań i dowodów potwierdzających ważność podpisu.
Jeśli potrzebujesz ścieżki audytu dla dokumentu podpisanego prostym podpisem elektronicznym, Enty może z łatwością ją dostarczyć. Dzięki temu dokumentowi można wyświetlić wszystkie niezbędne informacje, aby udowodnić legalność podpisu i wykazać jego integralność.
Oto przykład tego, jak będzie wyglądać ścieżka audytu:
Legalne pochodzenie i certyfikacja
Wybierając rozwiązanie w zakresie podpisu elektronicznego, ważne jest, aby wziąć pod uwagę pochodzenie prawne i certyfikację dostawcy usług. Jednym ze sposobów zapewnienia wiarygodności rozwiązania podpisu elektronicznego jest poszukiwanie certyfikatów potwierdzających bezpieczeństwo i niezawodność usługi. Na przykład Enty współpracuje z partnerami, którzy posiadają certyfikat ISO/IEC 27001:2022 - uznany na całym świecie standard systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Certyfikat ten gwarantuje, że dostawca usług stosuje najlepsze praktyki w zakresie identyfikacji użytkowników i tworzenia podpisów elektronicznych.
Wybierając Enty, zyskujesz pewność co do ważności i prawnej akceptacji podpisów elektronicznych w sądzie. Ułatwiamy podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Niezależnie od tego, czy są to dokumenty wystawione na platformie Enty, czy przesłane przez użytkownika, można je z łatwością bezpiecznie podpisać.
Po wystawieniu lub podpisaniu dokumentu można bez wysiłku udostępnić go kontrahentom, zapewniając płynną współpracę i efektywne zarządzanie dokumentami.
Ostatnie przemyślenia
Wybór i weryfikacja podpisów elektronicznych jest kluczowym krokiem w zapewnieniu ważności prawnej i integralności dokumentów cyfrowych. Rozumiejąc naturę kwalifikowanych podpisów elektronicznych, możesz śmiało wybrać rozwiązanie, które spełnia Twoje potrzeby. Zawsze wybieraj godnych zaufania dostawców z niezbędnymi certyfikatami - Enty jest doskonałym przykładem. Ponadto, nie zapomnij zweryfikować podpisów elektronicznych za pomocą zaufanych narzędzi, takich jak Adobe Acrobat Reader i w razie potrzeby poproś o ścieżki audytu dla prostych podpisów elektronicznych. Mając na uwadze te wytyczne, możesz skorzystać z wydajności i wygody prawnie uznanych podpisów elektronicznych, a Enty zawsze będzie Cię wspierać.
