Wymagania dotyczące faktury spółki w Estonii
Założyłeś firmę w Estonii i dotarłeś do potencjalnych klientów. Teraz musisz wysłać im fakturę. Ale jakie informacje należy zawrzeć w tym dokumencie? Jakie są wymogi dotyczące faktur w Estonii?
Ten artykuł wyjaśnia, jak utworzyć fakturę dla firmy. Zasadniczo są to wytyczne dotyczące tego, jakie dane należy umieścić i jak dobrze je ustrukturyzować. Omówiliśmy tutaj, dlaczego prawidłowe faktury pomagają być mile widzianym przez księgowego, a także menedżera konta bankowego i inwestorów.
Estonia jest idealną jurysdykcją do prowadzenia międzynarodowego biznesu, dlatego zalecamy korzystanie z międzynarodowego formatu faktury, który pasuje do każdego partnera biznesowego. Podkreślamy również szczegóły wypełniania faktur, które są niezbędne dla estońskiej księgowości poniżej.
Dane firmy (nagłówek)
Rozważmy fakturę jako kartkę papieru podzieloną na trzy części. Górna część (nagłówek) to wprowadzenie. Sprzedawca lub dostawca zwykle robi pierwszy krok w kierunku zawarcia transakcji na rynku. Przedstawiasz więc swoją firmę:
nazwa firmy
numer rejestracyjny
adres siedziby firmy
estoński numer VAT (EE, po którym następuje dziewięć cyfr)
osobę kontaktową i telefon (opcjonalnie)
W następnej części podajesz szczegóły dotyczące samej faktury. Służy ona głównie do organizacji obiegu dokumentów. W tym celu na fakturze umieszcza się następujące dane techniczne:
numer faktury
data wystawienia
data płatności
Dla ułatwienia księgowania, numery faktur powinny być unikalne i sekwencyjne. Ale nie powinien to być losowy kod sekwencyjny. Proste numery faktur, takie jak "1", "2", "3" itp. stają się mylące, gdy osiągniesz podwójną lub wielokrotną liczbę. Zamiast tego lepiej mieć system numeracji. Numer może odnosić się do roku, nazwy umowy; następnie pojawia się dłuższy numer sekwencyjny.
Istnieją pewne terminy dotyczące daty wystawienia, jednak najlepszą opcją jest wystawienie faktury przed dostarczeniem towarów lub usług.
Termin płatności to najpóźniejsza data, w której oczekuje się, że faktura zostanie opłacona przez klienta. Termin płatności można określić jako dokładny dzień lub liczbę dni. Termin płatności jest również narzędziem sprzedaży. Dzięki "dacie wymagalności" ustalasz ofertę cenową dla swojego klienta.
Środkowa część faktury
W środkowej części wskazujesz swojego klienta i to, co oferujesz. Oznacza to, że piszesz Wystaw rachunek/wysyłka do
imię i nazwisko tej osoby lub firmy
adres tej osoby lub firmy
inne informacje identyfikujące, na przykład dowód tożsamości (w przypadku osoby)
numer rejestracyjny i VAT (w przypadku firmy)
Domyślnie w dokumentach używany jest adres prawny. Jeśli jednak wysyłasz coś do swojego klienta, umieść fizyczny adres osoby lub firmy.
Następnie należy opisać towary lub usługi świadczone przez firmę:
Co to jest (nazwa produktu lub usługi) | Ilość | Cena jednostkowa | Kwota
Dolna część faktury
Tuż pod ceną jednostkową i kwotą można kontynuować tabelę, obliczając cenę całkowitą w następujący sposób:
Suma częściowa
VAT
Należna kwota
Suma częściowa to pole dla ceny bez uwzględnionych podatków. Jakie podatki muszą być uwzględnione na fakturze? Podatek VAT, jeśli Twoja firma jest jego płatnikiem. Tutaj możesz uzyskać krótkie podsumowanie przepisów dotyczących podatku VAT w Estonii, a następnie sprawdzić je ponownie na oficjalnej stronie internetowej.
Jeśli Twoja estońska firma nie jest płatnikiem VAT, NIGDY nie dodawaj podatku VAT do faktur, nawet ze stawką 0%.
UWAGA! Aby uniknąć grzywien, możesz sprawdzić, czy rodzaj prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu VAT i czy Twój klient [firma] ma ważny numer VAT.
Jeśli Twoja estońska firma posiada numer VAT, dodajesz podatek VAT do faktur. Nawet jeśli stawka VAT wynosi 0%, należy umieścić tak zwaną "klauzulę podatkową" wyjaśniającą, dlaczego tak jest.
Na fakturze VAT należy określić ją najpierw procentowo, a następnie kwotowo. W Estonii obowiązuje kilka stawek VAT. Aby uniknąć błędów, można je sprawdzić na stronie internetowej Estońskiego Urzędu Podatkowego i Celnego lub skorzystać z usługi fakturowania, która automatycznie nalicza podatek VAT.
Należna kwota jest ceną całkowitą zawierającą podatek VAT. Zazwyczaj do całkowitego kosztu nie mają zastosowania żadne inne podatki. Nie zapomnij określić waluty.
Ostatnim krokiem przygotowania faktury jest określenie miejsca przeznaczenia pieniędzy. Firmy zazwyczaj umieszczają dane swojego konta bankowego:
bank beneficjenta
IBAN
inne wymagane dane, w tym SWIFT (jeśli przelew jest poza EOG).
Możesz podać kilka danych konta bankowego i dać klientowi możliwość wyboru jednego z nich. Alternatywą dla danych konta bankowego może być link do płatności elektronicznej lub klauzula, w której zapisałeś dane bankowe w umowie.
To wszystko! Sprawdź poprawność wszystkich danych i wyślij fakturę do klienta pocztą elektroniczną. W zasadzie nie ma w tym nic skomplikowanego, ale mimo to ręczne tworzenie faktur czasami powoduje błędy. Dlatego lepiej zautomatyzować ten proces i skorzystać z usługi fakturowania.
Na Enty masz całkowicie zautomatyzowane fakturowanie. Możesz przechowywać faktury i zarządzać nimi w jednym miejscu. Co więcej, możesz zsynchronizować fakturowanie ze swoją bankowością i księgowością, które zapewniamy w pełnej zgodności z estońskimi przepisami.
Wypróbuj i zapomnij o marnowaniu cennego czasu na wystawianie faktur.
