Wirksame Strategien für die Finanzberichterstattung und Fehlerbehandlung
Sieht Ihre Bilanz eher wie ein Puzzle aus? Zahlen lügen nicht... bis sie falsch berichtet werden! Finanzielle Fallstricke können Ihr Unternehmen heimlich in Mitleidenschaft ziehen, aber das muss nicht so sein. Wenn Sie zum Beispiel in der Lage sind, mit Berichten umzugehen, ohne paranoid zu sein, weil sie diese Buchhaltungsfehler machen, die dazu führen, dass man Aussagen macht, die man nicht beabsichtigt hat, bringen Sie stattdessen Klarheit durch die Art und Weise, wie Buchhalter mit Berichten umgehen. Dieser Artikel bietet praktische Lösungen für die Erkennung und Korrektur grundlegender Buchhaltungsfehler und -mängel, so dass Sie diese Instrumente nutzen können, ohne den reibungslosen Betrieb des Unternehmens zu beeinträchtigen. Lernen Sie, wie Sie Problemen einen Schritt voraus sind!
Häufige Fehler in der Finanzberichterstattung und ihre Folgen
Niemand steht über den Regeln der Arbeitswelt, und die Finanzberichterstattung bildet da keine Ausnahme. Was sind die wichtigsten Aspekte, die Sie beachten sollten, um schwerwiegende Fehler in der Rechnungslegung zu vermeiden? Sehen wir uns einige der Fehler an und welche Auswirkungen sie haben können.
Fehler bei der Dateneingabe sind weiter verbreitet, als man annehmen würde. Diese Fehler können dazu führen, dass Jahresabschlüsse korrekt sind, Steuererklärungen korrekt sind und Geschäftsentscheidungen auf falschen Informationen beruhen. So führte beispielsweise ein häufiger Datenbankfehler bei einem Finanzdienstleister zu einem gemeldeten Fehler von 6,20 Milliarden Dollar. Solche Fehler können durch Müdigkeit, zu viele Aufgaben auf einmal oder Unachtsamkeit bei der Eingabe von Informationen in das System entstehen.
Um diese Fehler zu minimieren, sollten Sie sich einen narrensicheren Mechanismus ausdenken, der verhindert, dass sich solche Fehltritte zu ernsten Problemen auswachsen. Denken Sie insbesondere darüber nach, Aufgaben der Dateneingabe an externe Partner zu delegieren oder den Dienst Finanzen von Enty zu nutzen, um Fehler zu vermeiden, während Sie enorme Mengen an unnötigen, mühsamen Daten sammeln.
Falsche Klassifizierung von Ausgaben
Die falsche Zuordnung von Ausgaben ist ein weiterer Fehler, der vielen Nutzern unterläuft und ihre Finanzzahlen verfälschen kann. Diese Art von Fehler kann auf verschiedene Weise geschehen:
Verwendung von Anlagegütern als Aufwand
Falsche Zuweisung von Kostenkonten für die Unternehmensgründung
Falsche Zuordnung bestimmter Ausgaben zu einer bestimmten Einheit oder Kontonummer
Diese falschen Zuordnungen können dazu führen, dass bestimmte Ausgaben falsch ausgewiesen werden, was sich auf die Gewinnspanne des Unternehmens auswirken kann, in dem diese Kosten angefallen sind, oder dass die Einnahmen zu hoch ausgewiesen werden. Dies kann dazu führen, dass Sie einige Ausgaben nicht geltend machen können, die eigentlich abzugsfähig sein sollten, wodurch sich der Betrag der gezahlten Steuern erhöht.
Unvollständige Offenlegungen
Ein weiteres Problem, das häufig auftritt, ist das Fehlen wesentlicher Angaben, die zu nachteiligen Auswirkungen führen können. Dazu gehört, dass keine Angaben zu möglichen Verbindlichkeiten gemacht werden, die von Erträgen oder wesentlichen Einschätzungen abhängen, die sich auf den Wert von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten beziehen.
Das Financial Accounting Standards Board (FASB) gibt Anweisungen über den Umfang der Schätzungen, die bei der Offenlegung vorzunehmen sind. Diese Angaben sind vor allem dann wichtig, wenn es innerhalb eines angemessenen Zeitraums möglich ist, dass eine Schätzung geändert wird und die Änderung wiederum wesentlich für den Jahresabschluss ist.
Die Stakeholder könnten aufgrund unvollständiger Angaben falsch über die tatsächliche Lage Ihres Unternehmens informiert werden, was wiederum die Gefahr von Rechtsstreitigkeiten und Sanktionen durch die Aufsichtsbehörden nach sich ziehen kann.
Zeitliche Fehler bei der Umsatzrealisierung
Ein Bereich, der auf dem Prüfstand steht, ist der Bereich der Umsatzrealisierung, insbesondere nach der Einführung von ASC 606. Das Ignorieren dieser Vorschriften oder ihre Anwendung zum falschen Zeitpunkt führt jedoch zu schrecklichen Fehlern, die eigentlich Klarheit in Ihre Jahresabschlüsse bringen sollten.
Einnahmen, die zum falschen Zeitpunkt in den Büchern verbucht werden, können sich negativ darauf auswirken, wie das Unternehmen seine Finanzergebnisse vorhersagt. So kommt es zu einer Diskrepanz zwischen den ausgewiesenen Gewinnen und dem tatsächlichen Mittelzufluss, was den Beteiligten ein irreführendes Bild vermitteln und sie zu falschen Entscheidungen veranlassen kann. Manchmal versuchen Unternehmen, die Einnahmen zu früh zu kaschieren, um ihre Umsatzzahlen aus ruchlosen Gründen oder aufgrund schlechter Systeme zu beschönigen.
Strategien für eine effektive Fehlerbehandlung in Finanzberichten
Unabhängig davon, wie konsistent und gut geführt ein Unternehmen ist, besteht immer die Notwendigkeit, bestimmte Richtlinien für den Umgang mit Fehlern in den Jahresabschlüssen und der Finanzberichterstattung insgesamt einzuführen. Auf diese Weise können Sie die Abweichungen von dem, was erwartet oder beabsichtigt wird, begrenzen und das Vertrauen Ihrer Interessengruppen erhalten.
Es müssen besondere Verfahren für den Umgang mit Buchungsfehlern oder nicht genehmigten Transaktionen festgelegt werden, um sie zu behandeln, sobald sie auftreten. Solche Verfahren sollten klar festlegen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn ein Fehler gemacht oder bemerkt wurde, wobei folgende Möglichkeiten bestehen sollten
Sofortige Meldung: Dazu gehört die Meldung des Vorfalls an die Kunden mit der Aufforderung, die in den Transaktionen auftretenden Fehler innerhalb von 60 Tagen nach Auftreten auf den Kontoauszügen zu melden.
Suche nach Informationen: Geben Sie die Anzahl der Tage an, die der Kunde voraussichtlich benötigt, um die Falschmeldungen zu untersuchen, z. B. 10 Tage bis etwa 45 Tage.
Erstattungspolitik: Führen Sie ein vorläufiges Erstattungsverfahren ein, um negative Auswirkungen von Fehlern während des Untersuchungszeitraums auszugleichen.
Analyse der Ursachen von wiederkehrenden Fehlern
Eine detaillierte Untersuchung der Ursachenanalyse (RCA) hilft Ihnen, die Probleme, die auf fehlerhafte Finanzberichte zurückzuführen sind, zu verstehen und zu beheben. So führen Sie eine effiziente RCA durch:
Sammeln Sie Beweise: Stellen Sie Material über Personal, Prozesse, Systeme und Einstellungen zusammen, die zu dem Fehler beigetragen haben.
Entwickeln Sie eine klare Problembeschreibung: Bereiten Sie einen One-Pager vor, in dem das Problem erwähnt wird, wann es auftritt und welche Probleme/Fallout es verursacht.
Skizzieren Sie Ursache und Wirkung: Legen Sie Wert auf die Verwendung von Ursache-Wirkungs-Diagrammen, um zu zeigen, dass es mehr als einen kausalen Faktor für das Unternehmen und seine Faktoren gibt, die zum Fehler beigetragen haben.
Durchführung von Abhilfemaßnahmen
Nach der Ermittlung der Ursachen müssen als Nächstes Abhilfemaßnahmen ergriffen werden
Ausarbeitung von Plänen für Abhilfemaßnahmen: Ausarbeitung einer Reihe von kohärenten Schritten, die die Probleme von Truman berücksichtigen.
Überprüfen Sie die erwarteten Folgemaßnahmen: Stellen Sie fest, ob die angenommenen Lösungen oder Änderungen tatsächlich den Zyklus und die einzelnen Schritte beenden werden.
Seien Sie realistisch: Arbeiten Sie an Lösungen, die umsetzbar sind und Gewinn statt Verlust bringen.
Arbeitszuteilung: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit dem betroffenen Mitglied zugeteilt und ein Zeitrahmen vorgegeben wurde.
Überwachungs- und Follow-up-Verfahren
Aufrechterhaltung der Wirksamkeit Ihrer Strategien zur Fehlerbehandlung:
Festlegung regelmäßiger Überprüfungen: Legen Sie fest, wie häufig das Berichtssystem zur Überprüfung eingesetzt werden soll, und entwickeln Sie eine Strategie für eine überschaubare Häufigkeit, mit der Fehler in den Finanzprozessen aufgedeckt werden sollen.
Automatisieren: Anstelle der manuellen Datenerfassung, -eingabe und -abstimmung sollten automatische Systeme eingerichtet werden, die die verfügbare technische Leistung nutzen.
Stellen Sie sicher, dass zusätzliche Schulungen durchgeführt werden: Vermeiden Sie das Risiko, indem Sie das Wissen Ihres Teams über die neuesten Verfahren zur Fehlerbehandlung aufrechterhalten.
Einrichtung einer Feedback-Schleife: Bereitstellung von Verbesserungsmöglichkeiten für das vorherige Feedback, um die gleichen Fehler in Zukunft zu vermeiden.
Mit den oben genannten Maßnahmen wird sich die Genauigkeit der Berichterstattung innerhalb kurzer Zeit verbessern und ein stärkeres System zur Fehlereindämmung aufbauen.
Nutzung der Technologie für eine verbesserte Finanzberichterstattung
In der heutigen Welt ist es nicht mehr möglich, die Finanzberichterstattung ohne den Einsatz von Technologie zu verbessern. Durch den Einsatz von Automatisierung in der Finanzberichterstattung können Zeit und Ressourcen eingespart werden, die an anderer Stelle eingesetzt werden können, was letztendlich zu Kosteneinsparungen führt. Die Automatisierung der Finanzberichterstattung von Enty bietet ein vollständiges Bild der Finanzen Ihres Unternehmens, ist mit Ihren Bankkonten verbunden und hilft Ihnen bei der besseren Vorhersage von Einnahmen. Echtzeit-Überwachungstools ermöglichen es dem Management, die Aktivität vieler Geschäftsprozesse in Echtzeit zu verfolgen. Mit Hilfe dieser Dashboards ist es einfach, alle erforderlichen Daten an einem Ort zu integrieren und schnell auf die Kunden zu reagieren, indem die Probleme behoben werden. Solche Dashboards liefern Daten in Echtzeit und stellen sicher, dass alle wichtigen Entscheidungsträger über aktuelle und genaue Informationen verfügen, die für die Entscheidungsfindung erforderlich sind.
Wenn Sie sich für eine Automatisierung des Berichtswesens entscheiden, können sich Ihre Finanzfachleute auf Aufgaben wie Prognosen und Analysen konzentrieren, anstatt Berichte zu erstellen. Mit Enty können Daten aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Ihren Bankkonten, bezogen werden, anstatt Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen zu müssen, was eine mühsame Arbeit ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern, was noch wichtiger ist, es schützt auch die Qualität der Daten, da nur wenige Informationen kopiert und eingefügt werden müssen.
Schaffung eines umfassenden Rahmens für die Finanzberichterstattung
Um genaue und glaubwürdige Leistungsberichte erstellen zu können, wurde eine solide Struktur entwickelt. Diese Struktur wird es Ihnen ermöglichen, die Investoren zeitnah und genau über den Erfolg Ihres Unternehmens zu informieren. Lassen Sie uns die Schlüsselkomponenten eines umfassenden Rahmens für die Finanzberichterstattung untersuchen.
Festlegung klarer Ziele für die Berichterstattung
Die Finanzberichterstattung versucht, die Leistung des Unternehmens zusammenzufassen und den interessierten Personen angemessene Informationen und Zahlen über den Status des Unternehmens zu liefern. Zu diesem Zweck ist es wichtig, einige Ziele des Berichtsprozesses zu formulieren. Bestimmen Sie die Bedeutung und die Häufigkeit der Informationen, die ein solcher Bericht mit sich bringt. Die Festlegung solcher Ziele wird Ihnen helfen, Ihre Bemühungen auf die Bereitstellung der geeignetsten, wesentlichsten und relevantesten Finanzinformationen auszurichten.
Standardisierung von Berichtsformaten
Bei der Erstellung von Finanzberichten ist es wichtig, dass immer ein höheres Maß an Kohärenz besteht. Wenn alle Abteilungen dieselben Berichtsformate und -verfahren verwenden, ist die Darstellung der Finanzinformationen im Sinne der Einheitlichkeit konsistent. Dazu gehört auch die Vermeidung von unkörperlichen Faktoren, die es den Nutzern eines Unternehmens oft erschweren, die Finanzberichte in den erfassten Zeiträumen oder über verschiedene Grenzen der Unternehmenstätigkeit hinweg einzusehen. Denken Sie an den Aufbau und die Verwendung verschiedener Berichte, wie Vorlagen für die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung. Sie werden die Berichterstattungsprozesse erleichtern und die Gefahr von Fehlern in der Berichterstattung nahezu ausschließen.
Durchführung von Maßnahmen zur Qualitätskontrolle
Um die Integrität Ihrer Finanzberichte zu wahren, ist es entscheidend, solide Qualitätskontrollmaßnahmen zu implementieren. Um die Integrität der Finanzberichte zu schützen, ist es wichtig, grundlegende Qualitätssicherungselemente zu beachten. Dazu gehört die korrekte Festlegung konkreter physischer Maßnahmen, die sicherstellen sollen, dass kompetente, ehrliche Personen in der Lage sind, die richtigen Daten zu sammeln, zu verwalten und die erforderlichen Informationen an andere weiterzugeben. Solche Maßnahmen verbessern die Qualitätskontrolle. Zum Beispiel:
Aufgabentrennung, um Böswilligkeit und Fehler zu vermeiden
Häufige Kontenabstimmungen
Audits/Reviews durch unabhängige externe Stellen.
Maschinengestützte Dateneingabe und Datenabgleich zur Erhöhung der Genauigkeit.
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Sie das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten in Ihren Finanzberichten erheblich verringern.
Nutzung von Analysen zur Fehlererkennung und -vermeidung
In der schnelllebigen Finanzwelt von heute ist der Einsatz von Analysen zur Fehlererkennung und -vermeidung unerlässlich geworden. Durch die Nutzung fortschrittlicher Tools und Techniken können Sie die Genauigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Finanzberichterstattungsprozesse erheblich verbessern.
Implementierung von Algorithmen zur Aufdeckung von Anomalien
Die Erkennung von Anomalien ist ein entscheidender Faktor bei der Erkennung unregelmäßiger Muster oder Verhaltensweisen in Ihren Finanzdaten. Durch den Einsatz hochentwickelter Algorithmen und maschineller Lerntechniken können Sie potenzielle Fehler, Betrug oder andere finanzielle Unregelmäßigkeiten erkennen, die sonst unbemerkt bleiben würden. Diese KI-gestützten Systeme analysieren riesige Datenmengen und markieren Transaktionen, die von der Norm abweichen, für weitere Untersuchungen.
So implementieren Sie ein effektives System zur Erkennung von Anomalien:
Sammeln Sie umfassende Finanztransaktionsdaten aus allen relevanten Quellen.
Bereinigung und Organisation der Daten in einem gut strukturierten Format
Identifizierung der wichtigsten Merkmale, die für die Erkennung von Anomalien relevant sind
Wählen Sie ein geeignetes Modell auf der Grundlage der Komplexität Ihrer Daten
Trainieren des Modells anhand historischer Finanzdaten
Validierung der Leistung des Modells anhand eines unabhängigen Datensatzes
Einsatz des Modells in einer Live-Umgebung für Echtzeitanalysen
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Berichterstattungsprozesse
Die Finanzlandschaft entwickelt sich ständig weiter, und Ihre Berichterstattungsverfahren sollten damit Schritt halten. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Rahmen für die Finanzberichterstattung, um sicherzustellen, dass er effektiv bleibt und den geltenden Vorschriften entspricht. Dies kann Folgendes beinhalten:
Informieren Sie sich über Änderungen der Rechnungslegungsstandards und -vorschriften
Bewertung der Wirksamkeit Ihrer derzeitigen Berichterstattungsprozesse
Identifizierung verbesserungswürdiger Bereiche und Umsetzung der erforderlichen Änderungen
Fortlaufende Schulungen für Ihr Finanzteam, um es auf dem neuesten Stand der bewährten Verfahren zu halten
Durch einen proaktiven Ansatz bei der Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Berichterstattungsprozesse können Sie sicherstellen, dass Ihr Rahmen für die Finanzberichterstattung im Laufe der Zeit robust und zuverlässig bleibt.
Abschließende Überlegungen
Es ist an der Zeit, kostspielige finanzielle Fehler zu vermeiden und die Kontrolle über Ihre Berichterstattung zu gewinnen - jetzt. Durch einen proaktiven Ansatz bei der Finanzberichterstattung und den Einsatz moderner Technologie können Sie Fehler vermeiden und den Stress bei der Verwaltung Ihrer Finanzen verringern. Diese Strategien ermöglichen es Ihrem Team, sich auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und letztendlich Ihr Unternehmen zu einem selbstbewussten, nachhaltigen Wachstum zu führen.
