Wie verwaltet man die Finanzen eines Kleinunternehmens?
Als Inhaber eines Kleinunternehmens kann Ihre Finanzmanagementstrategie über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Im Vereinigten Königreich werden jedes Jahr etwa 400.000 neue Unternehmen gegründet. Allerdings überleben nur zwei Drittel dieser Unternehmen die ersten drei Jahre, und noch weniger - nur die Hälfte - überleben fünf Jahre. Die Hauptursache für diese Misserfolge ist nicht die schlechte Qualität der Dienstleistungen oder ein Mangel an Kunden. Vielmehr ist es oft ein Mangel an Bargeld.
Dieser umfassende Leitfaden soll Kleinunternehmern das Wissen und die Tipps an die Hand geben, um ihre Finanzen effektiv zu verwalten. Er richtet sich an alle, die eine Idee hatten und sich entschlossen haben, sie zu verfolgen, nun aber ein wenig Hilfe brauchen, um die finanziellen Aspekte der Unternehmensführung in den Griff zu bekommen.
Überwachung und Verwaltung des Cashflows von Kleinunternehmen
Der Cashflow ist definiert als der Gesamtbetrag an Geld, der innerhalb eines bestimmten Zeitraums in Ihr Unternehmen fließt und es verlässt. Er ist im Wesentlichen das Lebenselixier Ihres Unternehmens und ermöglicht es einer Organisation, zu funktionieren und zu wachsen. Jedes erfolgreiche Unternehmen verfügt daher über ein leistungsfähiges System zur Verwaltung und Überwachung. Im Folgenden finden Sie einige Dinge, die Sie vorher wissen müssen:
Positiver Cashflow: Dies ist der Fall, wenn Ihr Unternehmen mehr einnimmt als es ausgibt. Die Aufrechterhaltung eines positiven Cashflows ist für das Überleben Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da er sicherstellt, dass Sie Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen und unerwartete Kosten decken können.
Negativer Cashflow: Es kann Zeiten geben, in denen Ihr Unternehmen einen negativen Cashflow hat, z. B. wenn Sie in eine neue Maschine investieren oder die Zahlung eines Kunden überfällig ist. In solchen Zeiten müssen Sie möglicherweise einen Überziehungskredit oder ein kurzfristiges Darlehen in Anspruch nehmen, um den Fehlbetrag zu decken. Solange Sie dies jedoch einkalkuliert haben und Ihr Unternehmen wieder einen positiven Cashflow erzielt, sollte dies kein großes Problem für Ihr Unternehmen darstellen.
Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die Ihnen helfen, den Cashflow richtig zu steuern.
Erstellung einer Kapitalflussrechnung und einer Prognose
Eine Cashflow-Rechnung und eine Cashflow-Prognose sind einfache Finanzdokumente, die Ihnen eine Momentaufnahme Ihres monatlichen Geldflusses liefern. Sie können Ihnen helfen, die Ein- und Auszahlungen Ihres Unternehmens genau im Auge zu behalten. Sie können diese Daten leicht mit Hilfe des Enty-Finanzpanels einsehen, in dem alle Ein- und Ausgänge bequem an einem Ort zusammengefasst sind. Die Netto-Cashflow-Funktion bietet Einblicke in die finanzielle Momentaufnahme Ihres Unternehmens, indem sie die Differenz zwischen ein- und ausgehenden Geldern darstellt. So können Sie Trends analysieren, Muster erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen. Das Dashboard kann so angepasst werden, dass es Daten für verschiedene Zeiträume anzeigt, so dass Sie einen klaren Überblick über die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens erhalten.
Angemessene Zahlungsbedingungen festlegen
Denken Sie sorgfältig über die Zahlungsbedingungen nach, die Sie Ihren Kunden anbieten. Wenn sich die Gewährung längerer Zahlungsfristen auf Ihren Cashflow auswirkt, müssen Sie möglicherweise Ihre Bedingungen überdenken oder Wege finden, Anreize für eine schnellere Zahlung zu schaffen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden Ihre Zahlungsbedingungen von Anfang an verstehen. Legen Sie diese Bedingungen klar und deutlich fest und halten Sie sie schriftlich fest, um spätere Unklarheiten oder Streitigkeiten zu vermeiden.
Seien Sie wählerisch, mit wem Sie Geschäfte machen
Ziehen Sie in Erwägung, die Kreditwürdigkeit neuer Kunden zu prüfen, bevor Sie eine Zusammenarbeit mit ihnen vereinbaren. Dies kann Ihr Unternehmen vor Cashflow-Problemen schützen, die durch verspätete oder ausbleibende Zahlungen verursacht werden.
Wenn Sie die Personen kennen, die die Zahlungen abwickeln, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsverzögerungen verringern. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen an die richtige Stelle geschickt werden und alle erforderlichen Angaben enthalten, können Sie mögliche Verzögerungen auf einfache Weise vermeiden.
Verstehen von Finanzdokumenten
Um die Finanzen Ihres Kleinunternehmens effektiv zu verwalten, ist es wichtig, die wichtigsten Finanzdokumente zu kennen. Diese Dokumente bieten wertvolle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens und helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen in Bezug auf die Buchhaltung zu treffen.
Die drei wichtigsten Finanzdokumente, mit denen Sie vertraut sein sollten, sind:
Bilanz: Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Finanzlage Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie enthält Ihre Vermögenswerte (was Ihr Unternehmen besitzt), Ihre Verbindlichkeiten (was Ihr Unternehmen schuldet) und Ihr Eigenkapital (die Differenz zwischen Vermögen und Verbindlichkeiten). Die Bilanz hilft Ihnen, die Fähigkeit Ihres Unternehmens zu beurteilen, Rechnungen zu bezahlen und wichtige finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Gewinn- und Verlustrechnung: Die Gewinn- und Verlustrechnung wird auch als Erfolgsrechnung bezeichnet und zeigt die Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Sie gibt Aufschluss über die Rentabilität der verschiedenen Aspekte Ihres Unternehmens und wird häufig von Investoren und Kreditgebern geprüft.
Kapitalflussrechnung: Die Kapitalflussrechnung fasst die Mittelzuflüsse und -abflüsse Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum zusammen. Sie hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Bargeld Ihnen zur Verfügung steht, um Rechnungen zu bezahlen und Ihr Unternehmen auszubauen.
Das Verständnis dieser Finanzdokumente ermöglicht es Ihnen, die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu verfolgen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Buchhaltung für kleine Unternehmen
Die Buchhaltung von Kleinunternehmen umfasst mehrere wesentliche Elemente, die manchmal überwältigend wirken können. Diese Aufgaben sind jedoch von entscheidender Bedeutung, damit Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und wertvolle finanzielle Erkenntnisse gewinnt.
Nachdem wir nun über die wichtigsten Dokumente gesprochen haben, die Sie möglicherweise benötigen, ist es an der Zeit, sich mit den Grundsätzen und Regeln der Buchhaltung zu befassen. Sie können Unternehmern helfen, genaue Finanzunterlagen zu führen und die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.
Kassenbasierte vs. periodengerechte Buchführung
Entscheiden Sie, ob Sie nach dem Kassenprinzip oder nach dem Prinzip der Periodenrechnung arbeiten wollen. Bei der Kassenbuchführung werden Einnahmen zum Zeitpunkt ihres Eingangs und Ausgaben zum Zeitpunkt ihrer Zahlung verbucht. Bei der periodengerechten Buchführung werden Einnahmen verbucht, wenn sie erwirtschaftet werden, und Ausgaben, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann das Geld ausgetauscht wird.
Wählen Sie die Buchführungsmethode, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Die kassenbasierte Buchführung ist einfacher, vermittelt aber möglicherweise kein vollständiges Bild der finanziellen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Die periodengerechte Buchführung ist komplexer, bietet aber eine genauere Darstellung der Finanzdaten Ihres Unternehmens.
Trennen Sie geschäftliche und persönliche Finanzen
Einer der ersten Schritte bei der Verwaltung der Finanzen Ihres Kleinunternehmens besteht darin, Ihre geschäftlichen und privaten Finanzen zu trennen. Es mag zwar verlockend sein, Ihre privaten Konten für geschäftliche Ausgaben zu nutzen, aber eine Vermischung der beiden kann zu Komplikationen führen.
Wenn Sie ein separates Geschäftskonto eröffnen, können Sie Ihre geschäftlichen Transaktionen getrennt halten und haben eine klare Aufzeichnung der geschäftsbezogenen Ausgaben. So können Sie Ihre geschäftlichen Finanzen leichter nachverfolgen, Abzüge geltend machen und im Falle einer Prüfung Belege vorlegen. Wenn Sie einen Ort brauchen, an dem Sie alle Kontostände auf bequeme Weise und in Echtzeit einsehen können, dann ist Enty die richtige Wahl für Sie.
Buchhaltungssoftware verwenden
Erwägen Sie den Einsatz von Buchhaltungssoftware, um Ihre Finanzverwaltungsprozesse zu rationalisieren. Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie Einnahmen und Ausgaben verfolgen, Finanzberichte erstellen und Rechnungen und Zahlungen verwalten. Achten Sie auf eine Software, die einen schnellen Zugriff, die Integration mit Ihren Bankkonten und anpassbare Funktionen bietet, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Der Finanzdienst von Enty bietet eine einfache Bankkontenverwaltung für Ihr kleines Unternehmen. Mit einem nahtlosen Kontrollpanel können Sie bis zu 1.500 internationale Banken verbinden und auf Echtzeitinformationen über Ihre Kontostände und Transaktionen zugreifen. Dadurch müssen Sie sich nicht mehr separat bei mehreren Bankkonten anmelden, was Ihnen Zeit und Mühe spart.
Darüber hinaus können Sie ein bestimmtes Konto auswählen bzw. die Auswahl aufheben, um sich ein genaues Bild von Ihren Unternehmensfinanzen zu machen, und bei Bedarf sogar nach einer bestimmten Transaktion suchen oder sie manuell hinzufügen.
Suchen Sie professionelle Hilfe
Wenn Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens nicht allein bewältigen können, sollten Sie einen professionellen Buchhalter beauftragen. Ein Buchhalter kann Ihnen dabei helfen, Ihre Finanzsysteme einzurichten, die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten und wertvolle Finanzberatung zu leisten. Er kann Sie auch bei Aufgaben wie Buchhaltung, Steuerplanung und Finanzprognosen unterstützen.
Die Einhaltung bewährter Buchführungspraktiken hilft Ihnen, genaue Finanzunterlagen zu führen, fundierte Finanzentscheidungen zu treffen und die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten.
Steuern planen und zahlen
Eine ordnungsgemäße Steuerplanung und -befolgung ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Planung und Zahlung Ihrer Unternehmenssteuern helfen:
Legen Sie Mittel für Steuern beiseite: Legen Sie jeden Monat einen Teil Ihres Geschäftseinkommens beiseite, um Ihre steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen. So vermeiden Sie finanzielle Belastungen, wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuern zu zahlen.
Informieren Sie sich über Ihre steuerlichen Pflichten: Informieren Sie sich über die steuerlichen Pflichten Ihres Unternehmens, die sich aus seiner rechtlichen Struktur ergeben. Lassen Sie sich von einem Steuerfachmann beraten oder lesen Sie die Richtlinien der IRS, um sicherzustellen, dass Sie alle geltenden Steuern und Einreichungsanforderungen kennen.
Führen Sie geschätzte Steuerzahlungen durch: Wenn Sie für das Jahr voraussichtlich mehr als 1.000 US-Dollar an Steuern schulden werden, müssen Sie möglicherweise vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen leisten. Wenden Sie sich an einen Steuerberater, um die erforderlichen Beträge und Fälligkeitstermine zu ermitteln.
Führen Sie genaue Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Geschäftseinkünfte, Ausgaben und Abzüge. Eine ordnungsgemäße Buchführung stellt sicher, dass Sie Ihre Steuererklärungen im Falle einer Prüfung belegen können.
Rechtzeitige Abgabe: Reichen Sie Ihre Unternehmenssteuererklärungen rechtzeitig ein, um Strafen und Zinsen zu vermeiden. Markieren Sie die entsprechenden Fristen für die Steuererklärung in Ihrem Kalender und setzen Sie Erinnerungshilfen ein.
Wenn Sie Ihre Unternehmenssteuern planen und vorbereiten, können Sie Stress in letzter Minute vermeiden und die Einhaltung der Steuervorschriften gewährleisten.
Erkundung der Finanzierungsmöglichkeiten für Kleinunternehmen
Unabhängig davon, ob Sie Mittel für die Gründung eines neuen Unternehmens oder für die Erweiterung Ihres bestehenden Unternehmens benötigen, können Sie durch die Prüfung von Darlehensmöglichkeiten für Kleinunternehmen die erforderliche finanzielle Unterstützung erhalten.
Es gibt eine Vielzahl von Finanzierungsmöglichkeiten für kleine Unternehmen, darunter Bankkredite, Crowdfunding, Rechnungsfinanzierung, Geschäftskreditkarten, Zuschüsse für kleine Unternehmen, Risikokapital und mehr. Prüfen Sie verschiedene Szenarien sorgfältig, um die beste Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu finden. Hier sind einige wichtige Überlegungen:
Recherchieren Sie nach Kreditgebern: Informieren Sie sich über verschiedene Kreditgeber und deren Kreditprodukte. Ziehen Sie traditionelle Banken, Online-Kreditgeber und staatlich geförderte Kreditprogramme in Betracht. Vergleichen Sie die Zinssätze, Kreditbedingungen und Zulassungsvoraussetzungen, um das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Angebot zu finden.
Bereiten Sie Finanzunterlagen vor: Stellen Sie die für den Kreditantrag erforderlichen Finanzunterlagen zusammen. Dazu gehören z. B. Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Kontoauszüge und Geschäftspläne. Wenn Sie diese Unterlagen zur Hand haben, können Sie den Prozess der Kreditbeantragung vereinfachen.
Verbessern Sie Ihre Kreditwürdigkeit: Sorgen Sie für eine gute Kreditwürdigkeit und zeigen Sie ein solides Finanzmanagement, um Ihre Chancen auf eine Kreditgenehmigung zu erhöhen. Bezahlen Sie Rechnungen pünktlich, gehen Sie verantwortungsvoll mit Ihren Schulden um und führen Sie genaue Finanzunterlagen.
Holen Sie sich professionellen Rat: Ziehen Sie einen Finanzberater oder Buchhalter in Betracht, wenn Sie die Möglichkeiten für einen Kredit für Kleinunternehmen ausloten. Sie können Sie bei der Auswahl des richtigen Kreditprodukts beraten, Ihnen bei der Antragstellung helfen und sicherstellen, dass Sie fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.
Die Erkundung von Kreditoptionen für Kleinunternehmen kann das notwendige Kapital für das Wachstum Ihres Unternehmens und Ihre finanziellen Ziele bereitstellen.
Gehalt oder nicht Gehalt?
Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es wichtig, sich selbst ein Gehalt zu zahlen. Es mag zwar verlockend sein, alle Gewinne wieder in das Unternehmen zu investieren, aber sich selbst ein regelmäßiges Gehalt zu zahlen, hat mehrere Vorteile. Es ermöglicht Ihnen, Ihre persönlichen Ausgaben zu decken, Ersparnisse aufzubauen und finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder recherchieren Sie, wie Sie sich am besten selbst bezahlen können, sei es durch ein Gehalt oder durch eine Auszahlung. Wenn Sie sich von Anfang an selbst bezahlen, und sei es auch nur ein kleiner Betrag, können Sie sich gute finanzielle Gewohnheiten aneignen und für Ihre persönliche finanzielle Sicherheit sorgen.
Tipps für das Schuldenmanagement von Kleinunternehmen
Schulden können ein nützliches Instrument für die Gründung und das Wachstum Ihres Kleinunternehmens sein, aber es ist wichtig, sie effektiv zu verwalten, um zu verhindern, dass sie außer Kontrolle geraten.
Legen Sie einen Fonds für schlechte Zeiten an
Eine gewisse Rücklage für unvorhergesehene Kosten kann Ihr Unternehmen vor Liquiditätsproblemen schützen.
Reduzieren Sie unnötige Ausgaben
Wenn die Verschuldung zu einem Problem wird, gibt es möglicherweise Bereiche, in denen Sie die Ausgaben reduzieren können, ohne dass sich dies negativ auf Ihren Geschäftsbetrieb auswirkt.
Steigern Sie Ihre Einnahmen
Vielleicht gibt es einfache Möglichkeiten, Ihre Einnahmen zu steigern, die Sie noch nicht in Betracht gezogen haben. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Kunden einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung anbieten, könnte das Ihren Cashflow erhöhen.
Erwägen Sie eine Refinanzierung
Wenn Sie ein Geschäftsdarlehen zu einem höheren als dem marktüblichen Zinssatz zurückzahlen, könnte eine Refinanzierung helfen, Ihre monatlichen Rückzahlungen zu senken.
Mit Lieferanten verhandeln
Das Aushandeln von Preisnachlässen oder flexibleren Zahlungsbedingungen mit Lieferanten kann Ihren Cashflow verbessern.
Verwalten und verbessern Sie Ihre Kreditwürdigkeit
Eine bessere Kreditwürdigkeit kann Ihnen den Zugang zu günstigeren Krediten erleichtern, was von Vorteil sein kann, wenn Sie einen Kredit aufnehmen müssen.
Letzte Gedanken
Wie Sie sehen, erfordert die Verwaltung der Finanzen eines Kleinunternehmens sorgfältige Planung, Liebe zum Detail und die Einhaltung bewährter Buchhaltungspraktiken. Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Tipps und Strategien befolgen, können Sie Ihre Unternehmensfinanzen effektiv verwalten, fundierte finanzielle Entscheidungen treffen und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.
Mit dem Finanzservice von Enty können Sie die Verwaltung Ihrer Bankkonten rationalisieren, Einblicke in Ihre finanzielle Situation gewinnen und die Verwaltung von Transaktionen vereinfachen. Übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über die Finanzen Ihres kleinen Unternehmens.
