Wie man Vertragsmanagement für kleine Unternehmen einführt
Im Herzen des Tech-Viertels der Stadt, inmitten des Rummels der Innovation und des Glühens der Computerbildschirme, befindet sich ein kleines Startup-Büro. Lernen Sie Jake kennen, einen Tech-Unternehmer mit großen Träumen und noch größeren Ambitionen.
Während er an seinem kalten Kaffee nippt und auf den Stapel von Verträgen auf seinem Schreibtisch starrt, weiß er, dass der Erfolg nicht einfach sein wird. Jedes dieser Dokumente stellt eine neue Chance, aber auch eine neue Herausforderung dar - vor allem, wenn der Umgang mit Verträgen etwas ist, das Ihnen eine Gänsehaut bereitet und Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Folgen Sie Jake auf seiner Suche nach einer effektiven Vertragsverwaltung, von der Vorbereitung bis zur Auswahl der richtigen Software. Entdecken Sie, wie kleine Unternehmen das Vertragsdickicht mit Leichtigkeit überwinden können!
Verständnis der Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung ist ein wichtiger Prozess, der die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet, Verpflichtungen nachverfolgt, Vermögenswerte schützt und rechtzeitige Zahlungen ermöglicht. Dazu gehören die Zentralisierung mehrerer Datensätze, die Ermöglichung der Zusammenarbeit, die Priorisierung des Datenschutzes, die Gewinnung von Erkenntnissen, die Skalierung des Vertragsprozesses und die Bereitstellung größerer Flexibilität.
Eines der Hauptziele einer solchen Praxis ist die Vereinfachung des Vertragslebenszyklus, d. h. die Geschwindigkeit, mit der das Dokument den Prozess der Unterzeichnung durchläuft. Die meisten Verträge folgen einem definierten Lebenszyklus, der aus neun Phasen besteht:
Vertragsanforderung: Ermittlung des Zwecks von Verträgen.
Erstellung: effiziente Erstellung von Verträgen mit Hilfe digitaler Systeme.
Verhandlung: Erörterung und Anpassung der Vertragsbedingungen mit der anderen Partei.
Genehmigung: Einholung der Genehmigung durch die zuständigen Personen.
Ausführung: Unterzeichnung des Vertrags, wodurch er rechtsverbindlich wird.
Verpflichtungsmanagement: Sicherstellen, dass die Vertragsverpflichtungen eingehalten werden.
Vertragsänderung: Aktualisierung von Verträgen, um Änderungen der Verpflichtungen zu berücksichtigen.
Prüfung und Berichterstattung: Bewertung der Vertragserfüllung und Behebung von Problemen.
Erneuerung: Vereinfachung des Erneuerungsprozesses, um ein Übersehen zu vermeiden.
Vorteile der Vertragsverwaltung
Die Einführung von Vertragsmanagement hilft den Unternehmen in vielerlei Hinsicht, ihre Abläufe zu rationalisieren, z. B. durch die folgenden Punkte
Rationalisiertes Management des Vertragslebenszyklus: Das Vertragsmanagement rationalisiert den gesamten Lebenszyklus von Verträgen für kleine Unternehmen, von der Erstellung und Verhandlung bis zur Ausführung, Speicherung und Verlängerung. Lösungen wie Enty automatisieren manuelle Prozesse und ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit.
Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle: Kleine Unternehmen erhalten einen vollständigen Überblick über ihre Verträge und können so wichtige Informationen wie Verlängerungsdaten, Opt-outs und wichtige Bedingungen leichter verfolgen. Diese verbesserte Transparenz ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und Kontrolle über vertragsbezogene Prozesse.
Standardisierte Vertragsvorlagen: Nutzen Sie vorgefertigte Vertragsvorlagen, um Konsistenz zu gewährleisten und den Erstellungsprozess zu rationalisieren.
Effiziente Verhandlungen und Genehmigungen: Erleichtern Sie mühelose Verhandlungen und Genehmigungen und reduzieren Sie Engpässe und Verzögerungen.
E-Signaturen und Prüfprotokolle: Implementieren Sie E-Signaturen und führen Sie digitale Prüfprotokolle für mehr Sicherheit und Compliance.
Compliance und Risikominderung: Vertragsmanagement-Software automatisiert die Compliance durch digitale Prüfpfade und Genehmigungs-Workflows und stellt sicher, dass die Verträge den rechtlichen Anforderungen entsprechen, ohne dass die Rechtsabteilung ständig eingeschaltet werden muss. Dies trägt dazu bei, Risiken im Zusammenhang mit Vertragsverletzungen, Versäumnissen und Nichteinhaltung zu minimieren.
Planung Ihrer Vertragsmanagementstrategie
Um Vertragsmanagement-Software für Ihr kleines Unternehmen effektiv zu implementieren, ist eine gut durchdachte Strategie entscheidend. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Planung Ihrer Vertragsmanagement-Strategie:
1. Bewerten Sie Ihre derzeitigen Prozesse
Verstehen Sie Ihren aktuellen Vertragsprozess, indem Sie Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche ermitteln. Dieser Schritt trägt dazu bei, die Vertragsmanagement-Software auf spezifische Probleme zuzuschneiden und die Gesamteffizienz zu steigern.
2. Strategische Nutzung von Vertragsvorlagen
Implementieren Sie Vertragsvorlagen, um den Erstellungsprozess zu rationalisieren, Konsistenz zu gewährleisten und Fehler zu reduzieren. Vorlagen erhöhen die Effizienz und die Kundenzufriedenheit, indem sie die Vertragserstellung beschleunigen und sicherstellen, dass alle rechtlichen Standards eingehalten werden.
3. Definieren Sie Ihre Ziele für das Vertragsmanagement
Legen Sie klare Erwartungen fest, was Sie mit Ihrem Vertragsmanagementsystem erreichen wollen, und stimmen Sie es auf die Vision und die strategischen Ziele Ihres Unternehmens ab. Diese Ausrichtung stellt sicher, dass die Software Ihre Geschäftsziele unterstützt und die Effizienz in allen Abteilungen fördert.
4. Wählen Sie die richtige Vertragsmanagement-Software
Wählen Sie eine Softwarelösung aus, die sich gut in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einfügt, die die von Ihrem Team benötigte Komplexität erfüllt und ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis bietet. Die Kompatibilität mit bestehenden Systemen gewährleistet eine reibungslose Integration und Benutzerakzeptanz, während eine angemessene Komplexität und Kostenüberlegungen die Lösung praktisch und nachhaltig machen.
Betrachten wir einige der Faktoren, die bei der Auswahl einer Vertragsverwaltungssoftware für kleine Unternehmen zu berücksichtigen sind, im Detail:
Benutzerfreundlichkeit: Legen Sie Wert auf benutzerfreundliche Oberflächen und eine intuitive Navigation, um die Akzeptanz zu erleichtern und den Schulungsbedarf zu minimieren.
Preisgestaltung und Skalierbarkeit: Prüfen Sie Preismodelle und Skalierbarkeitsoptionen, um dem Wachstum Ihres Unternehmens und den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Überlegen Sie, ob Sie die Kosten optimieren können, indem Sie Plattformen wie Enty nutzen, die mehrere unersetzliche Tools in einem Abonnement anbieten.
Kernfunktionen: Achten Sie auf wichtige Funktionen wie Dokumentenspeicherung, elektronische Unterzeichnung, Nachverfolgung und Benachrichtigung bei Vertragsmeilensteinen und -verpflichtungen, robuste Suchwerkzeuge, Prüfpfade, Sicherheits- und Compliance-Funktionen.
Erweiterte Funktionen: Informieren Sie sich über zusätzliche Funktionen, die die Vertragserstellung, -prüfung und das Risikomanagement vereinfachen und wertvolle Einblicke bieten, z. B. anwaltlich geprüfte Vertragsvorlagen, Vertragsanalysen und Risikobewertungen.
Kundensupport und Schulung: Achten Sie auf den Umfang des Kundensupports, einschließlich Implementierungshilfe, Schulungsressourcen und fortlaufender Unterstützung bei der Fehlerbehebung.
Der Vertragsmanagement-Service von Enty unterstützt kleine Unternehmen bei der Optimierung des gesamten Vertrags-Workflows, von der Erstellung bis zur Unterzeichnung und darüber hinaus. Er bietet eine breite Palette von Funktionen, angefangen bei den absoluten Basics wie Vertragsspeicherung und Lebenszyklusverfolgung bis hin zur fortgeschrittenen KI-Integration. Gemeinsam mit professionellen Anwälten haben wir mehr als 10 Vertragsvorlagen erstellt, sie mit Technologie angereichert und voilà - Sie können nun Ihre Verträge mithilfe von KI bewerten und überprüfen, ihren Lebenszyklus verfolgen und eine Reihe anderer Back-Office-Prozesse automatisieren.
Implementierung der Vertragsverwaltung
Nun, da wir den aktuellen Stand des Unternehmens kennen und beschlossen haben, das Enty-Vertragsmanagementsystem für effizientere Abläufe einzuführen, ist es an der Zeit, einige umsetzbare Tipps zu lernen.
An einem Plan festhalten
Geben Sie der Planung Vorrang, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Vertragsmanagement einführen. Legen Sie einen strukturierten Ansatz fest, der die Erstellung, Ausführung und laufende Pflege umfasst. Regelmäßige Überprüfungen und Zielsetzungen gewährleisten Kontinuität und Effizienz während des gesamten Prozesses.
Wirksame Entscheidungen treffen
Überlegen Sie in jeder Phase des Vertragsmanagements sorgfältig. Beurteilen Sie die Fähigkeit der Parteien, ihre Verpflichtungen während der Erstellung zu erfüllen. Planen Sie für langfristige Operationen und antizipieren Sie potenzielle Unwägbarkeiten. Eine gründliche Planung minimiert vorhersehbare Verluste und versetzt Ihr Unternehmen in die Lage, unerwartete Herausforderungen effektiv zu bewältigen.
Interne Interessengruppen einbinden
Interne Geschäftspartner und Stakeholder einbeziehen, um deren Perspektiven und Erkenntnisse zu gewinnen. Arbeiten Sie mit Teams zusammen, die an der Vertragsverwaltung beteiligt sind, z. B. Rechts-, Finanz- und Betriebsabteilung, um ihre speziellen Bedürfnisse und Probleme zu verstehen. Ihr Beitrag wird Ihnen helfen, ein Vertragsmanagementsystem zu entwickeln, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Unterstützung durch die Führung gewinnen
Die erfolgreiche Implementierung eines Vertragsmanagementsystems erfordert die Zustimmung und Unterstützung der Führungsebene. Präsentieren Sie die Vorteile einer zentralisierten Lösung, wie z. B. verbesserte Compliance, Risikominderung und erhöhte Effizienz. Mit der Unterstützung der Führungsebene können Sie die notwendigen Ressourcen sichern und organisatorische Änderungen vorantreiben, um neue Strategien und Richtlinien zu übernehmen.
Umsetzung eines stufenweisen Ansatzes
Führen Sie den Implementierungsprozess strategisch durch, indem Sie einen stufenweisen Ansatz wählen. Beginnen Sie mit der Schulung der wichtigsten Interessengruppen für das neue System und seine Funktionen. Führen Sie die Lösung schrittweise in verschiedenen Abteilungen oder Teams ein, um einen reibungslosen Übergang und eine gute Akzeptanz zu gewährleisten.
Pflege und Aktualisierung von Vorlagen, Strategien und Verfahren
Pflegen und aktualisieren Sie regelmäßig Vertragsvorlagen, Richtlinien und Verfahren, um sie an das neue Vertragsmanagementsystem anzupassen. Standardisierte Vorlagen sind vielleicht eine gute Option für den Anfang, aber vergessen Sie nicht, jeden Vertrag und jede Rechnung bei Enty an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Festlegung klarer Richtlinien sorgt für Konsistenz und Compliance in Ihrem Unternehmen und rationalisiert gleichzeitig die Prozesse der Vertragserstellung und -prüfung.
Sicherstellung der Einhaltung von Rechtsvorschriften
Die Vertragsmanagement-Software von Enty kann die Einhaltung von Vorschriften automatisieren, indem sie digitale Prüfprotokolle und Genehmigungsworkflows bereitstellt und so sicherstellt, dass die Verträge den rechtlichen Anforderungen entsprechen, ohne dass die Rechtsabteilung ständig eingeschaltet werden muss. Sie können einen Prüfpfad anfordern oder mehr darüber lesen, wie die Software dazu beiträgt, Risiken im Zusammenhang mit Vertragsverletzungen, Versäumnissen und Nichteinhaltung von Vorschriften zu minimieren. Solche Maßnahmen ermöglichen es kleinen Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig einen soliden rechtlichen Rahmen aufrechtzuerhalten.
Herausforderungen des Vertragsmanagements für kleine Unternehmen
Trotz aller Vorteile und Möglichkeiten, die die Einführung eines Vertragsmanagementsystems bietet, stehen die Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen. Diese mögen im Vergleich zu den Vorteilen relativ gering sein, aber sie sind dennoch wissenswert.
Fehlende Ressourcen und Fachkenntnisse: In kleinen Unternehmen werden die Aufgaben des Vertragsmanagements häufig von Einzelpersonen wie Hausjuristen, CFOs, COOs oder CEOs übernommen, selbst wenn diese keine juristischen Fachkenntnisse haben.
Große Anzahl von Verträgen: Die Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen kann überwältigend sein, insbesondere wenn nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen.
Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Verträgen: Die Wahrung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Verträgen ist von entscheidender Bedeutung, kann aber ohne geeignete Systeme eine Herausforderung darstellen.
Vertragsstreitigkeiten und -verhandlungen: Die Bearbeitung von Vertragsstreitigkeiten und -verhandlungen kann zeitaufwändig und komplex sein, insbesondere für Personen ohne juristische Ausbildung.
Letzte Gedanken
Die Auswirkungen der Einführung eines Vertragsmanagementsystems und -software gehen über bloße Effizienzgewinne hinaus; sie bedeuten einen Wandel in der Art und Weise, wie kleine Unternehmen ihre rechtlichen Verpflichtungen verwalten und mit den Beteiligten interagieren. Wenn wir in die Zukunft blicken, wird die kontinuierliche Verbesserung der Vertragsmanagementpraktiken zweifellos eine zentrale Rolle bei der Förderung des Unternehmenswachstums, der Risikominderung und der Verbesserung der allgemeinen strategischen Positionierung spielen. Beim Vertragsmanagement geht es nicht nur um die Einführung neuer Tools wie Enty - es geht darum, eine Kultur der Klarheit, Transparenz und Flexibilität zu schaffen, die die erfolgreichen Unternehmen von morgen auszeichnet.
