Weryfikacja tożsamości przy zatrudnianiu freelancerów i wykonawców
W stale rozwijającej się gospodarce gig, freelancerzy i kontrahenci stali się niezbędnymi zasobami dla wielu firm. Jednak zatrudnianie odpowiednich talentów przy jednoczesnym zapewnieniu ich autentyczności jest krytycznym wyzwaniem. Poruszając się po tym dynamicznym krajobrazie, przyjrzyjmy się znaczeniu weryfikacji tożsamości, najlepszym praktykom i sposobom zrewolucjonizowania procesu zatrudniania.
Ryzyko związane z brakiem weryfikacji tożsamości freelancerów i wykonawców
Pomijanie weryfikacji tożsamości w procesie zatrudniania freelancerów i wykonawców może mieć poważne konsekwencje. Na szczycie listy znajduje się stale rosnące zagrożenie oszustwem. Weźmy na przykład firmę, która zatrudnia freelancera podającego się za doświadczonego grafika. Jeśli osoba ta jest oszustem, firma może ponieść straty finansowe z powodu niskiej jakości pracy, niedotrzymanych terminów, a nawet kłopotów prawnych. Zaangażowanie osoby podszywającej się pod kogoś innego naraża firmy na potencjalne niepowodzenia finansowe, a nawet uwikłania prawne. Co więcej, jeśli zatrudniony freelancer lub wykonawca, taki jak programista lub analityk danych, nie posiada wymaganych umiejętności lub uprawnień do pracy, może to skutkować niespełniającymi norm wynikami, nadszarpując ciężko wypracowaną reputację firmy.
Kolejnym istotnym aspektem są kwestie bezpieczeństwa. Freelancerzy i wykonawcy często uzyskują dostęp do wrażliwych danych lub systemów. Na przykład firma zatrudnia wykonawcę do zarządzania bazą danych klientów lub niezależnego programistę do pracy nad zastrzeżonym oprogramowaniem firmy. W obu przypadkach weryfikacja ich tożsamości ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że nie stanowią oni zagrożenia dla bezpieczeństwa. Niedopełnienie tego obowiązku oznacza potencjalne przyznanie nieograniczonego dostępu do tajnych informacji i systemów niezweryfikowanym osobom, na co żadna firma nie może sobie pozwolić. Pojedyncze naruszenie bezpieczeństwa może prowadzić do znacznych strat finansowych, utraty reputacji i zaufania klientów.
Wreszcie, jeśli freelancer lub wykonawca ma rejestr karny lub negatywną historię, ważne jest, aby wiedzieć o tym przed jego zatrudnieniem. Brak weryfikacji ich tożsamości może doprowadzić do niebezpiecznej sytuacji dla firmy i jej pracowników.
Odkrywanie technik weryfikacji tożsamości
Istnieje kilka powszechnych metod weryfikacji tożsamości, z których mogą korzystać firmy. Pierwszą z nich jest sprawdzenie wydanego przez rząd dokumentu tożsamości freelancera lub wykonawcy, takiego jak paszport lub prawo jazdy. Można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem połączenia wideo. Inną metodą jest sprawdzenie historii kredytowej danej osoby, co może dostarczyć dodatkowych informacji na temat jej tożsamości i historii finansowej.
Firmy mogą również korzystać z mediów społecznościowych i profili online w celu weryfikacji tożsamości danej osoby. Sprawdzając LinkedIn lub inne profile zawodowe, firmy mogą potwierdzić ich historię pracy i wykształcenie. Ponadto, firmy mogą korzystać z usług firm zajmujących się sprawdzaniem przeszłości, aby zweryfikować tożsamość danej osoby i sprawdzić ją pod kątem karalności lub innej negatywnej historii.
Przestrzeganie najlepszych praktyk weryfikacji tożsamości
Aby zapewnić dokładność i prywatność, ważne jest przestrzeganie najlepszych praktyk podczas przeprowadzania weryfikacji tożsamości:
Uzyskaj zgodę freelancera lub wykonawcy przed przystąpieniem do procesu weryfikacji, za pomocą formularza zgody lub umowy ustnej.
Zbieraj informacje niezbędne do weryfikacji i chroń je przed nieautoryzowanym dostępem. Korzystaj z bezpiecznych metod przesyłania i przechowywania informacji, takich jak szyfrowane wiadomości e-mail i dokumenty chronione hasłem.
Upewnij się, że proces weryfikacji tożsamości jest zgodny z odpowiednimi przepisami prawa i regulacjami, w tym przepisami dotyczącymi prywatności danych.
Kontrola przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML)
Niektóre organizacje w UE, zwłaszcza instytucje kredytowe i finansowe, podlegają również 5. dyrektywie AML - prawu mającemu na celu ograniczenie przestępczej działalności gospodarczej. Jeśli dyrektywa ta ma zastosowanie do firmy, jest ona zobowiązana do przeprowadzenia kontroli każdego kontrahenta. Kontrola AML identyfikuje, czy dana osoba jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP) lub znajduje się na listach sankcyjnych.
Może się to wydawać skomplikowane, ale ta weryfikacja jest przeprowadzana na zautomatyzowanych platformach i zwykle zajmuje około 5 minut. Naszą rekomendacją jest Sumsub, korzystamy z ich rozwiązania od samego początku i nie możemy mówić o nich wystarczająco dobrze.
Zalety korzystania z zewnętrznych usług weryfikacyjnych
Zatrudnienie zewnętrznej usługi weryfikacji oferuje kilka korzyści:
Zapewnia dokładność i niezawodność procesu weryfikacji, ponieważ usługi te specjalizują się w weryfikacji tożsamości i posiadają niezbędną wiedzę i narzędzia.
Oszczędza czas i zasoby firmy. Weryfikacja tożsamości może być czasochłonna, szczególnie w przypadku pracowników zdalnych lub pracujących w innych krajach. Outsourcing tego zadania pozwala firmom skoncentrować się na innych aspektach ich działalności.
Zapewnia dodatkową warstwę ochrony dla firm. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów podczas procesu weryfikacji, usługa zewnętrzna przejmuje odpowiedzialność, oszczędzając firmie.
Weryfikacja tożsamości ma kluczowe znaczenie dla firm zatrudniających freelancerów i wykonawców. Chroni przed oszustwami i zagrożeniami bezpieczeństwa, zapewniając jednocześnie, że zatrudnione osoby posiadają niezbędne umiejętności i kwalifikacje. Przestrzegając najlepszych praktyk i stosując odpowiednie narzędzia i technologie, firmy mogą skutecznie weryfikować tożsamość potencjalnych pracowników i zapobiegać niebezpieczeństwom związanym z zatrudnianiem niezweryfikowanych pracowników.
Chociaż Enty nie może pomóc w weryfikacji kontrahentów, możemy ułatwić zawieranie umów z kontrahentami i usprawnić zatrudnianie pracowników. Wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań i umowa jest gotowa. To takie proste!