Warum die Rechnung für eine korrekte Buchführung so wichtig ist
Jedes Unternehmen hat mindestens einmal eine Rechnung ausgestellt, und für die meisten Unternehmen ist die Rechnungsstellung ein Routinevorgang. Ja, am Anfang sind Sie vielleicht aufgeregt. Sie werden bald Geld erhalten. Aber wenn Sie dann tatsächlich zur manuellen Erstellung Ihrer ersten Rechnung kommen, müssen Sie Ihre Begeisterung plötzlich zügeln.
Welche Steuern müssen erhoben werden? Wie soll ich die Rechnung strukturieren? Und wenn ein Unternehmen wächst und ein Abrechnungszeitraum näher rückt, müssen Sie entscheiden, wie Sie Rechnungen aufbewahren und verbuchen. Am Ende stecken Sie wieder einmal mit den Beinen im Sumpf der Routineaufgaben fest. Und vergessen Sie nicht, dass falsche Rechnungen zu Fehlern in den Buchhaltungsberichten führen, die Geldstrafen nach sich ziehen können.
In diesem Artikel gehen wir darauf ein, warum eine Rechnung ein Schlüsselelement für eine korrekte Buchführung ist, welchen Zweck sie erfüllt und welche Alternativen es gibt. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Rechnungsstellung vereinfachen können, um Ihre Geschäfte bequemer zu verwalten... Lassen Sie es uns herausfinden!
Was ist Buchhaltung überhaupt?
Lassen Sie uns zunächst ein wenig über das Rechnungswesen sprechen. Die Buchhaltung ist der Bereich, in dem ein Unternehmen und eine Regierung Beziehungen zueinander aufbauen. Darum geht es: Unternehmen zahlen Steuern, und eine Regierung sorgt dafür, dass die Unternehmen sicher sind und an einem besseren Geschäftsumfeld arbeiten.
Eine Regierung legt Rechnungslegungsvorschriften fest, die jede juristische Person oder jeder Einzelunternehmer zu befolgen hat. Buchhaltungsberichte und Steuern sind ein Mittel der Kommunikation zwischen der Regierung und dem Unternehmen.
In einfachen Worten: Die Regierung fragt, wie viel Geld das Unternehmen erhalten und versandt hat und wofür dieses Geld verwendet wurde. Ihre Rechnungen sollen Dokumente sein, die alle diese Informationen enthalten.
Auf dieser Grundlage prüft die Regierung die Korrektheit der Berichte, die erhobenen Steuern und kontrolliert gegebenenfalls das Unternehmen, um festzustellen, ob es die Buchhaltungs- und Rechtsnormen einhält.
Warum Rechnungen so wichtig sind
Eine Rechnung ist im Grunde eine schriftliche Mitteilung, die die Tatsache des Versands oder des Empfangs von Geld in die Buchhaltung überträgt. Sie ist ein Primärdokument, das die Waren oder Dienstleistungen beschreibt, für die das Geld erhalten oder ausgegeben wurde.
Entgegen einem weit verbreiteten Missverständnis ist eine Rechnung für sich genommen kein Vertrag im rechtlichen Sinne. Sie ist kein Beweis für eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Stattdessen fordert eine Rechnung die Zahlung für Dienstleistungen und ist daher ein einseitiges Dokument.
Rechnungen zeigen den Behörden auch den Aspekt der genauen Steuerberechnung und bestätigen die Art Ihrer Tätigkeit. Nach internationalen Standards sollten Rechnungen Folgendes enthalten:
Rechnungsnummer;
Datum der Ausstellung und Fälligkeitsdatum;
Name und Kontaktperson des Vertragspartners;
eine Zeile, in der alle Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt sind;
Kosten pro Einheit, den geschuldeten Gesamtbetrag, die angewandten Steuern und Steuersätze;
den Ort der Dienstleistung (d. h. eine Gerichtsbarkeit).
Die Art und der Ort der Dienstleistung sowie die Kundendaten können sich in einigen Fällen auf die Steuersätze auswirken, daher ist es sehr wichtig, diese Felder im Dokument auszufüllen.
Die anderen Felder dienen dazu, Ihre Umsätze und Einnahmen genau zu erfassen. Auch hier geht es um Steuern und Buchhaltung. Der gesamte Rechnungsstellungsprozess dient jedoch nicht nur der Buchhaltung, sondern auch der korrekten Strukturierung der Abläufe in Ihrem Unternehmen.
Eine Rechnungsnummer zum Beispiel ist kein zufälliger fortlaufender Code. Sie sollten Rechnungen nicht einfach mit "1", "2", "3" usw. nummerieren, da dies bei zweistelligen oder dreistelligen Zahlen noch verwirrender sein kann. Vielmehr sollten Sie ein Rechnungsstellungssystem haben. Normalerweise könnte sich eine Nummer auf das Jahr beziehen, den Namen der Vereinbarung, und dann kommt eine längere fortlaufende Nummer.
Eine Rechnungsnummer ist wichtig, weil sie Ihnen hilft, Zahlungen zu verfolgen und überfällige Rechnungen zu verwalten - wiederum, um Ihr Einkommen für Steuer- und Buchhaltungszwecke ordnungsgemäß zu dokumentieren, aber auch, um über den Cashflow im Bilde zu sein.
Laut einer Untersuchung von Sharespace sind 61 % der verspäteten Zahlungen auf fehlerhafte Rechnungen zurückzuführen.
Auch das Aktualisieren oder Löschen einer Rechnung ist mehr als nur ein bisschen Handarbeit. Sie verändern Ihr Einkommen und sollten daher in das Rechnungsstellungssystem integriert und entsprechend geändert werden.
Rechnungen sind an den Kunden zu senden. Nach estnischem Recht müssen Sie sie mindestens 7 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahren.
Zusätzliche Verwendungszwecke von Rechnungen
Rechnungen werden täglich ausgestellt und geben Aufschluss darüber, wie gut ein Unternehmen wirtschaftet. Buchhalter prüfen Rechnungen, um sicherzustellen, dass nichts Illegales vorliegt, oder um den Direktor zu informieren. Finanzinstitute verlangen von Unternehmen Rechnungen, um zu sehen, wofür das Geld verwendet wird und warum. Abgesehen von internen und externen Prüfungen können Sie jederzeit Rechnungen vorlegen, um Ihre Gläubiger und Geschäftspartner über die finanzielle Lage des Unternehmens zu informieren.
Ein weiterer Zweck von Rechnungen ist der Verkauf. Rechnungen können als Angebot zur Erbringung einer Dienstleistung zum genauen Preis verschickt werden. Aus diesem Grund ist es besser, das Fälligkeitsdatum anzugeben. Wenn Sie eine Rechnung mit Fälligkeit innerhalb der nächsten 2 Monate schicken, bieten Sie dem Kunden an, den Preis für diese Dienstleistung für diesen Zeitraum zu behalten.
Alternativen zu Rechnungen
Rechnungen sind nicht immer notwendig. Es gibt mehrere Alternativen, die wir in zwei Gruppen einteilen. Die erste Gruppe entsteht dort, wo die Regierungen die Regeln lockern können. In den Niederlanden ist es zum Beispiel möglich, keine Rechnungen auszustellen, wenn man eine der in der Liste aufgeführten Tätigkeiten ausführt .
In einigen Ländern können Sie vereinfachte Rechnungen ausstellen, die weniger Daten enthalten. In den Niederlanden können Sie ein vereinfachtes Formular verwenden, wenn der Gesamtbetrag 100 € mit MwSt. nicht übersteigt oder wenn es sich um eine Rechnung zur Berichtigung einer bereits ausgestellten Rechnung handelt.
Die zweite Gruppe von Rechnungsalternativen besteht aus Schecks, Rechnungen, Quittungen usw. Diese Arten von Dokumenten unterscheiden sich in einigen Punkten von einer Rechnung. Es wird allgemein davon ausgegangen, dass Quittungen im Gegensatz zu Rechnungen die Zahlung bestätigen und Bestellungen die Absicht zum Kauf von Dienstleistungen oder Waren anzeigen.
Als Scheck bezeichnet man ein Ausgangsdokument auf Papier, das bis auf die Kundendaten alles enthält, was eine Rechnung ausmacht. Er wird verwendet, um eine Rechnung an eine natürliche Person in Ihrem Land auszustellen.
Außerdem sind Schecks, Quittungen und Rechnungen in den Vorschriften einiger Länder nicht immer enthalten. Um Quellen für die Synchronisierung zu sparen, ist es daher besser, eine Rechnung anzufordern.
Wie man die Rechnungsverwaltung organisiert
Wenn wir uns darauf geeinigt haben, dass Rechnungen für Unternehmen lebenswichtig sind, lassen Sie uns darüber sprechen, wie tο der Rechnungsstellungsprozess in Ihrem Unternehmen richtig organisiert wird. Die wichtigsten Lösungen haben wir bereits in unserem Blog behandelt:
Um die Anforderungen zu lernen und Rechnungen sorgfältig manuell zu erstellen - hier ist der Leitfaden
Um einen Rechnungsstellungsdienst zu nutzen und Ihr eigenes Rechnungssystem einzurichten - Anleitung zur Einrichtung eines Rechnungssystems mit Typeform und Zapier
Oder treten Sie einfach dem Enty Control Panel bei und vergessen Sie die manuelle Bearbeitung. Stellen Sie Rechnungen aus, senden Sie sie an Ihre Kunden und synchronisieren Sie die Rechnungen mit der Buchhaltung und anderen Geschäftsprozessen.
Alle Vorlagen auf Enty werden von professionellen Buchhaltern erstellt und von Anwälten überprüft. Die Mehrwertsteuer wird bei Bedarf automatisch berechnet.
Aber das Wichtigste: Wenn Sie das Buchhaltungsabonnement von Enty erwerben, werden Buchhaltungs- und Steuerberichte automatisch auf der Grundlage Ihrer Rechnungen erstellt. Markieren Sie einfach eine Rechnung als bezahlt, und die Daten werden automatisch in die Berichte übernommen. Und ja, es dauert etwa 1-2 Minuten, um eine Rechnung auszustellen und zu versenden :)
Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung mit Enty und entspannen Sie sich, während wir uns um die Routine kümmern.
