Votre guide PME pour la protection des informations financières sensibles
Autrefois, perdre son portefeuille signifiait passer quelques heures au bureau des immatriculations et être légèrement embarrassé. Aujourd'hui, les enjeux sont beaucoup plus importants. Soyons honnêtes : lorsqu'il s'agit de conserver des informations financières infaillibles sur votre PME, il n'y a pas à tourner autour du pot. Aujourd'hui, alors que la perte d'un seul numéro de compte bancaire ou d'un numéro d'identification fiscale peut entraîner votre PME dans un tourbillon, il est indispensable de chercher à protéger son environnement. Mais ne vous inquiétez pas ; dans toutes les circonstances, nous évitons simplement d'apporter des réponses tactiques aux dangers imminents, au lieu de garder dix longueurs d'avance sur chaque menace. Considérez ce rapport comme votre bouclier dans le vaste spectre du cyberespace pour défendre vos biens précieux comme un gardien de données de haute technologie.
Comprendre les informations financières sensibles
Les données financières comprennent des informations sensibles qui ne doivent pas être révélées au public, car si elles sont divulguées, elles sont exposées à des risques ou à des abus. Pour les PME, il s'agit notamment des coordonnées bancaires, des détails des cartes de crédit, des informations fiscales, des dossiers financiers, etc. Une fois acquises, ces données sont pénibles pour les entreprises car elles permettent d'éviter la perte de confiance des clients, de se soustraire à la loi et de protéger la stabilité financière de l'entreprise.
Pour les petites entreprises, la sécurisation des informations sensibles est de la plus haute importance. En cas de fuite de ces informations, les pertes financières, les atteintes à la réputation et même les poursuites judiciaires peuvent être considérables. En 2021, plus de quatre millions de dollars ont été perdus à la suite d'une violation de données ; ces chiffres montrent l'importance de la protection des données pour les PME en devenir afin d'éviter des coûts qui pourraient s'avérer très élevés à l'avenir.
Les infections par logiciels malveillants, les attaques de ransomware et le phishing font partie des menaces de sécurité auxquelles sont confrontées les PME. L'élément humain étant toujours présent dans la gestion des données, les erreurs commises par les employés et les mots de passe faibles sont également à considérer comme des violations de données. Il est donc nécessaire d'envisager d'examiner les risques potentiels et de concevoir des moyens de les traiter efficacement.
La réalisation d'audits de haute sécurité permet d'identifier les faiblesses et les vulnérabilités des systèmes et des processus utilisés. Lors de la réalisation d'audits ou d'examens de sécurité, il convient d'évaluer l'efficacité des mesures de contrôle existantes, de souligner les insuffisances et de suggérer de meilleures mesures. La réalisation de ces audits chaque année ou tous les deux ans permettra de prévenir toute menace susceptible d'apparaître lors de la datation et de protéger les informations financières sensibles.
Identifier les données financières sensibles de votre PME
Pour protéger efficacement les données sensibles, il faut savoir quelles informations doivent être sauvegardées. Pour les PME, cela implique de reconnaître les différents types de données financières susceptibles d'être menacées. En identifiant ces informations cruciales, vous pouvez mettre en œuvre des mesures de sécurité ciblées pour garantir leur confidentialité et leur intégrité.
Voici un aperçu des principaux types et exemples de données financières à protéger.
Informations bancaires : il s'agit d'informations sur les comptes, telles que les numéros d'acheminement, ainsi que sur les cartes de crédit/débit. Par exemple, une entreprise détient les données des comptes bancaires des consommateurs afin de faciliter le paiement par prélèvement automatique.
Détails de la transaction : ils indiquent les différents comptes sur lesquels une transaction financière a été effectuée, ainsi que le montant, l'heure et le commerçant. Il peut s'agir de l'historique des paiements pour les boutiques en ligne ou de l'utilisation d'une carte de crédit dans les magasins.
Registres des revenus et des impôts : toutes les informations salariales, les déclarations d'impôts et les documents financiers sont conservés ici. Par exemple, les fiches d'imposition des salariés conservées à des fins de paie.
Informations sur les investissements : elles comprennent les investissements en actions, les retraites et d'autres actifs financiers. Il peut s'agir d'informations sur des comptes autogérés ou gérés par des conseillers.
Informations financières sur les clients
Les données financières de vos clients sont l'un des types d'informations les plus confidentiels que vous traitez. Il s'agit des données bancaires des cartes de crédit, des numéros de sécurité sociale et des numéros de compte. Pour remplir ces obligations, il est essentiel de veiller à ce que les informations sensibles soient protégées. Employez des tactiques de protection des données à plusieurs niveaux sous forme de cryptage, de tokenisation et d'autres mesures pour réduire l'utilisation abusive des données des clients.
Registres financiers internes
Les données financières de votre entreprise, telles que les documents comptables et les données fiscales, relèvent également de la confidentialité des informations sensibles. Ces documents révèlent les bénéfices, les pertes et la situation financière générale de votre entreprise. Restreignez l'accès à ces documents et mettez en œuvre des mesures de sécurité des données pour éviter les fuites de ces informations. Mettez en place des mesures de restriction concernant le personnel ayant accès à ces informations et modifiez l'accès si nécessaire.
Données relatives au traitement des paiements
Les détails de paiement et toute autre information ou action de ce type doivent être traités de manière spécifique. Il s'agit de documents tels que les reçus d'achat, les informations sur le vendeur et les informations sur l'acheteur qui sont saisies pendant les deux phases d'une transaction. Afin de protéger ces informations sensibles, installez des sociétés de traitement des paiements, appliquez diverses stratégies PCI DSS et évaluez continuellement vos systèmes pour détecter tout comportement anormal. En prenant ces mesures, les risques de délits monétaires et de perte d'informations sont minimisés.
Mettre en œuvre des mesures de sécurité des données solides
Commencez par établir une base solide pour votre stratégie de sécurité avec des mécanismes de protection robustes. Voici comment assurer une protection complète des données.
Classification et traitement des données
Commencez par classer toutes vos données en fonction de leur sensibilité et de leur risque. Cela permet d'optimiser les mesures de sécurité prises et de personnaliser les mesures en fonction des différentes catégories d'informations financières et non financières. Par exemple, les données bancaires des clients, qui sont très sensibles, doivent être davantage réglementées que les informations de travail normales.
Chiffrement et contrôles d'accès
Mettez en œuvre des méthodes sécurisées de sauvegarde des données, qu'elles soient en attente ou en cours de déplacement. Veiller à ce que les données confidentielles soient cryptées permet d'éviter que les accords systémiques ne soient compromis. En outre, appliquer des mesures de sécurité de l'information à l'accès à la consultation, à la modification ou à la suppression d'informations sensibles. Ces mesures comprennent, entre autres, l'utilisation de mots de passe complexes, l'octroi d'autorisations en fonction des fonctions du personnel et l'utilisation de la vérification en deux étapes.
Formation et sensibilisation des employés
Il est nécessaire d'institutionnaliser la formation régulière des employés sur les cybermenaces existantes et la gestion sécurisée des informations. Pour ce faire, les organisations devraient exposer les employés à des exercices d'hameçonnage, organiser des formations sur l'utilisation et l'abus des mots de passe et les éduquer sur le signalement des incidents de sécurité.
Authentification multifactorielle (AMF)
Rendre obligatoire l'activation de l'authentification multifactorielle pour tous les comptes d'utilisateurs. Elle impose un ou plusieurs facteurs de vérification supplémentaires, ce qui rend plus difficile pour les utilisateurs de réussir à s'emparer d'un compte, même après avoir obtenu le bon mot de passe.
Réseaux sécurisés et pare-feu
Sécurisez votre réseau à l'aide d'un pare-feu ou d'autres mécanismes de contrôle d'accès qui peuvent filtrer le trafic des utilisateurs non autorisés. Veillez à patcher les systèmes de pare-feu à temps et vérifiez que le réseau ne fait pas l'objet d'une utilisation abusive du trafic. Des pare-feu bien configurés sont le premier outil qu'une personne peut utiliser dans une série de nombreux outils pour contrecarrer une cyberattaque.
Avec Enty, tout est sécurisé : Enty protège vos données financières sensibles. Avec une gestion sécurisée des documents, des flux de travail automatisés pour les contrats et un cryptage de bout en bout, Enty s'assure que les informations critiques de votre entreprise sont entièrement protégées à chaque étape. La plateforme est conçue pour garder vos données verrouillées, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille dans un monde où les menaces évoluent sans cesse. Vos documents, contrats et dossiers financiers sont en sécurité, organisés et sécurisés, dans le coffre-fort numérique d'Enty.
Respect de la réglementation en matière de données financières
Afin de sécuriser ces données, les PME doivent faire face à un certain nombre de restrictions, notamment financières. Les principales dispositions légales sont la loi Gramm-Leach-Bliley GLB pour la finance, la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour les industries médicales et la loi SOX (Sarbanes Oxley Act) pour les entités commerciales. Les objectifs de cette isolation réglementaire comprennent la confidentialité des informations et la protection de l'intégrité financière, la sécurité contre les fuites de données et la protection de la propriété commerciale.
Mesures à prendre pour assurer la conformité
Afin de se conformer aux réglementations, les PME sont censées procéder plus souvent à des évaluations des risques, appliquer des techniques efficaces de cryptage des données et utiliser l'authentification en deux étapes. Associée à une formation adéquate des employés, l'élaboration d'un plan de reprise après sinistre et d'un plan d'intervention en cas d'incident bien documentés est également très importante. En outre, les employés doivent être sensibilisés aux cybermenaces et à l'utilisation appropriée des données obtenues. L'utilisation de techniques telles que les journaux d'audit, le masquage des données et la tokenisation renforcera la protection des données sensibles.
Sanctions en cas de non-respect
La non-conformité entraîne également de graves conséquences. Pour les infractions à la GLBA, les amendes peuvent atteindre 100 000 dollars par cas pour les institutions, tandis que les dirigeants sont condamnés à une amende moyenne de 10 000 dollars. Une entreprise qui enfreint la loi SOX peut se voir infliger une amende maximale de 5 millions de dollars, et les dirigeants risquent une amende maximale de 1 million de dollars, voire une peine d'emprisonnement. Ces sanctions et d'autres soulignent la nécessité de préserver la sécurité de ces informations et de ne pas envisager de mettre en œuvre des mesures ORPRECITES pour éviter la perte d'informations.
Construire une culture de la protection des données
Pour une protection efficace des informations, il est très important de cultiver une culture organisationnelle qui soutienne la sauvegarde des données. Voici les mesures à prendre pour s'assurer que les questions de protection de la vie privée et de sécurité sont bien intégrées dans toutes les activités de l'entreprise.
Engagement des dirigeants
Commencer par la direction. Les dirigeants ont suffisamment d'influence pour changer l'attitude des employés à l'égard de la protection des données dans l'ensemble de l'organisation. Si l'équipe dirigeante note et valorise la protection de la vie privée en tant que pratique commerciale, elle montrera l'exemple aux employés. Il est important que les parties prenantes, en l'occurrence les dirigeants, contribuent à la mise en œuvre et au financement des programmes de protection de la vie privée, de manière à ce que la charge de la protection des données ne pèse pas sur un seul niveau de la structure organisationnelle.
Formation continue des employés
Tous les membres de votre entreprise doivent recevoir une formation continue sur la cybersécurité et les pratiques entourant les données. Créez un programme interactif qui intègre les questions de protection de la vie privée, les réglementations en matière de protection des données et d'autres menaces spécifiques à la cybersécurité, telles que le phishing ou d'autres virus, voire des sites de déversement que vous appelleriez des ransomwares. Utilisez diverses modalités pour vous assurer que la sensibilisation est maintenue, qu'il s'agisse de conférences, de programmes éducatifs en ligne ou d'affiches d'exposition. Veillez à ce que la compréhension des menaces potentielles et les actions prévues pour identifier les menaces potentielles pour la sécurité de l'information fassent l'objet d'une formation efficace et à ce que des améliorations soient activement recherchées.
Se préparer et réagir aux violations de données
Aucune organisation n'est à l'abri d'une violation de données, mais le fait d'être préparé peut minimiser les dommages. La mise en œuvre d'un plan complet de réponse aux incidents est essentielle pour protéger les données sensibles et maintenir l'intégrité de l'entreprise.
Planification de la réponse aux incidents
Prévoir le pire et élaborer un plan détaillé de réponse aux incidents potentiels. Fournissez au personnel un ensemble de procédures à suivre pour détecter et minimiser la dispersion d'informations non sécurisées. Élaborez des procédures de secours et des systèmes de communication qui seront utiles lorsque les procédures ordinaires auront été rendues inefficaces et prévoyez des plans pour la réaction de votre personnel en cas d'infraction réelle ou de tentative d'infraction. Mettez en place des procédures pour tester régulièrement le plan, ainsi que pour l'évaluer et le modifier.
Obligations légales et réglementaires
La conformité aux réglementations et aux politiques est une exigence, et pour répondre à cette exigence, il existe des lois spécifiques, des normes réglementaires et des politiques gouvernementales qui doivent être comprises et assimilées. Il est très possible que certaines organisations n'aient pas de formation automatique sur les réglementations relatives à la protection des données qui peuvent être pertinentes pour leurs activités, telles que la GPDR ou la législation de chaque État. Ces lois fixent généralement des délais pour la notification aux personnes concernées et aux autorités, car leurs services peuvent être compromis. Les amendes potentielles peuvent être élevées pour ceux qui ne respectent pas ces exigences ; il est donc impératif de savoir exactement ce qui doit être fait dans ces circonstances, et de le faire.
Rétablir la confiance des clients après une violation
Après une violation de données, le rétablissement de la confiance des clients est l'un des défis les plus importants auxquels l'entreprise est confrontée. Soyez transparent sur l'événement et envoyez les notifications appropriées aux personnes concernées dans un délai raisonnable. Proposez des services supplémentaires, tels que la surveillance de la solvabilité, afin de réduire les risques d'aggravation des dommages. Montrez plutôt que dites votre intention de protéger les informations personnelles en mettant en place des mesures de sécurité appropriées et en signalant les mesures en cours qui complètent les actions passées ou en empêchent d'autres de se produire. Des informations calmes et correctes, accompagnées de mesures de sécurité opportunes, permettent généralement de rétablir la confiance dans l'entreprise.
Dernières réflexions
Lorsqu'il s'agit des données financières de votre PME, on n'est jamais trop prudent. C'est pourquoi il est nécessaire de continuer à investir dans une sécurité adéquate, en renforçant l'esprit de sensibilisation. Bien entendu, cette tâche est soumise à certaines restrictions, tout comme les organisations les mieux préparées. Bien sûr, il y a le cryptage, la sélection de réseaux sécurisés et le travail régulier avec vos employés ; chaque autre chose que vous faites aujourd'hui peut soit changer le statut des affaires comme d'habitude, soit nous avons été piratés. Commencez donc dès maintenant à construire votre barrière de sécurité, car vous ne pouvez pas vous permettre d'être trop en retard en matière de sécurité.
