Uw MKB gids voor het beschermen van gevoelige financiële informatie
Vroeger betekende het verliezen van je portemonnee misschien een paar uur bij de DMV en een beetje gêne. Maar nu, vandaag de dag, staat er veel meer op het spel. Laten we eerlijk zijn: als het aankomt op het bijhouden van waterdichte financiële informatie van je KMO, kun je er niet omheen. Vandaag de dag, wanneer het verlies van slechts één bankrekeningnummer of fiscaal nummer je mkb-bedrijf in een wervelwind kan doen belanden, is het noodzakelijk om je omgeving te beschermen. Maar maak je geen zorgen; we vermijden in alle omstandigheden gewoon tactische reacties op de dreigende gevaren, in plaats van elke bedreiging 10 stappen voor te blijven. Behandel dit rapport als uw schild in het brede spectrum van cyberspace om uw kostbaarheden te verdedigen als een hightech gegevensbeheerder.
Inzicht in gevoelige financiële informatie
Financiële gegevens omvatten gevoelige gegevens die niet grotendeels openbaar gemaakt mogen worden, omdat ze anders blootgesteld zouden worden aan risico's of misbruik. Voor KMO's zijn dit onder andere bankrekeninggegevens, creditcardgegevens, belastinggegevens, financiële gegevens, enz. Als dergelijke gegevens eenmaal zijn verkregen, zijn ze verontrustend voor bedrijven omdat ze voorkomen dat het vertrouwen van de klanten verloren gaat, de wet wordt ontdoken en de financiële stabiliteit van het bedrijf wordt beschermd.
Voor kleine bedrijven is de beveiliging van gevoelige informatie van het grootste belang. Wanneer dergelijke informatie uitlekt, kan dit leiden tot een groot verlies in financiën, reputatie en zelfs rechtszaken. In 2021 ging er één keer meer dan vier miljoen dollar verloren door een datalek; deze cijfers geven het belang aan van gegevensbescherming voor kmo's in wording om te besparen wat in de toekomst zeer dure kosten zouden kunnen zijn.
Malware-infecties, ransomware-aanvallen en phishing behoren tot de beveiligingsrisico's waarmee kmo's worden geconfronteerd. Omdat het menselijke element altijd aanwezig is bij gegevensbeheer, moeten fouten van werknemers en zwakke wachtwoorden ook worden beschouwd als gegevensinbreuken. Daarom moet worden overwogen om potentiële risico's te onderzoeken en manieren te bedenken om er effectief mee om te gaan.
Het uitvoeren van audits op het gebied van hoge beveiliging identificeert zwakke plekken en kwetsbaarheden in de systemen en het proces dat wordt gebruikt. Bij het uitvoeren van beveiligingsaudits of -beoordelingen moeten de bestaande controlemaatregelen worden geëvalueerd op hun efficiëntie, moeten tekortkomingen worden geschetst en moeten suggesties voor betere maatregelen worden gedaan. Het jaarlijks of tweejaarlijks uitvoeren van deze audits zal helpen bij het voorkomen van bedreigingen die kunnen opduiken bij het dateren en beschermen van gevoelige financiële informatie.
Gevoelige financiële gegevens van uw MKB-bedrijf identificeren
Om gevoelige gegevens effectief te beschermen, moet je weten welke informatie beveiligd moet worden. Voor KMO's betekent dit dat je verschillende soorten financiële gegevens moet herkennen die kwetsbaar kunnen zijn voor bedreigingen. Door deze cruciale informatie te identificeren, kun je gerichte beveiligingsmaatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en integriteit ervan te garanderen.
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste soorten en voorbeelden van financiële gegevens die moeten worden beschermd.
Bankgegevens: bestaan uit rekeninggegevens, zoals routeringsnummers, en creditcard-/debetkaartgegevens. Ter illustratie: een bedrijf bewaart de gegevens van de bankrekeningen van consumenten om automatische incasso's mogelijk te maken.
Transactiegegevens: vermelden de verschillende rekeningen waarop een financiële transactie heeft plaatsgevonden met betrekking tot het bedrag, het tijdstip en de verkoper. Dit kan een betalingsgeschiedenis zijn voor online winkels of wanneer een creditcard in de winkel wordt gebruikt.
Inkomsten- en belastinggegevens: hier worden alle salarisgegevens samen met belastingaangiften en financiële documenten bewaard. Bijvoorbeeld de belastingformulieren van de werknemers die worden bijgehouden voor de salarisadministratie.
Beleggingsinformatie: omvat aandelenbeleggingen, pensioenen en andere financiële activa. Dit kan informatie zijn over zelf beheerde rekeningen en andere onder beheer van adviseurs.
Financiële informatie over klanten
Financiële gegevens van je klanten zijn een van de meest vertrouwelijke soorten informatie waar je mee omgaat. Dit zijn creditcardgegevens, sofinummers en rekeningnummers. Om deze verplichtingen na te komen, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie wordt beschermd. Gebruik gelaagde gegevensbeschermingstactieken in de vorm van versleuteling, tokenisering en andere maatregelen om gegevensmisbruik door klanten te verminderen.
Interne financiële administratie
De financiële gegevens van je bedrijf, zoals boekhouding en belastinggegevens, vallen ook onder de geheimhouding van gevoelige informatie. Deze documenten onthullen de winsten, verliezen en algemene financiële positie van je bedrijf. Beperk de toegang tot deze gegevens en implementeer ook maatregelen voor gegevensbeveiliging om lekken van dergelijke informatie te voorkomen. Bepaal welke personeelsleden toegang hebben tot deze informatie en wijzig de toegang indien nodig.
Gegevens betalingsverwerking
Betalingsgegevens en alle andere gerelateerde informatie of handelingen van dit soort moeten specifiek worden behandeld. Het gaat om documenten zoals aankoopbewijzen, informatie over de verkoper en informatie over de koper die wordt vastgelegd tijdens het bijwonen van een transactie. Om zulke gevoelige info af te schermen, installeer je betalingsverwerkers, pas je verschillende PCI DSS strategieën toe en beoordeel je je systemen voortdurend op abnormaal gedrag. Door deze maatregelen te nemen, wordt de kans op geldcriminaliteit en informatieverlies geminimaliseerd.
Sterke gegevensbeveiligingsmaatregelen implementeren
Begin met het leggen van een solide basis voor je beveiligingsstrategie met robuuste beschermingsmechanismen. Dit is hoe je kunt zorgen voor uitgebreide gegevensbescherming.
Classificatie en verwerking van gegevens
Classificeer eerst al je gegevens op gevoeligheid en risico. Dit helpt om de genomen beveiligingsmaatregelen te optimaliseren en om de maatregelen aan te passen op basis van verschillende klassen van financiële en niet-financiële informatie. Bijvoorbeeld bankgegevens van klanten, die zeer gevoelig zijn, moeten meer worden gereguleerd dan de normale werkinformatie.
Encryptie en toegangscontrole
Implementeer veilige methoden om gegevens te beveiligen, of ze nu stand-by staan of verplaatst worden. Ervoor zorgen dat vertrouwelijke gegevens versleuteld zijn, helpt een situatie te voorkomen waarin systeemafspraken gecompromitteerd kunnen worden Nog meer, pas informatiebeveiligingsmaatregelen toe op het verlenen van toegang tot het bekijken, bewerken of verwijderen van gevoelige informatie. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het gebruik van complexe wachtwoorden, toestemming op basis van personeelstaken en het gebruik van tweestapsverificatie.
Training en bewustwording van werknemers
Het is noodzakelijk om regelmatige training van werknemers over de bestaande cyberbedreigingen en veilig beheer van informatie te institutionaliseren. Om dit aan te pakken, moeten organisaties werknemers blootstellen aan phishing-oefeningen, trainingen geven over het gebruik van wachtwoorden en misbruik van wachtwoorden en hen onderwijzen in het melden van beveiligingsincidenten.
Multi-factor authenticatie (MFA)
Maak multi-factor authenticatie verplicht voor alle gebruikersaccounts. Het verplicht een of meer extra verificatiefactoren, waardoor het voor gebruikers moeilijker wordt om te slagen in de accountovername, zelfs na het verkrijgen van het juiste wachtwoord.
Veilige netwerken en firewalls
Beveilig je netwerk met een firewall of andere toegangscontrolemechanismen die het verkeer van onbevoegde gebruikers kunnen filteren. Maak er een punt van om firewallsystemen op tijd te patchen en controleer het netwerk op misbruik van verkeer. Goed geconfigureerde firewalls zijn het eerste hulpmiddel dat iemand kan gebruiken in een reeks van vele om een cyberaanval te verijdelen.
Het is allemaal veilig bij Enty: als het aankomt op het beveiligen van je gevoelige financiële gegevens, ben je bij Enty aan het juiste adres. Met veilig documentbeheer, geautomatiseerde contractworkflows en end-to-end versleuteling zorgt Enty ervoor dat de kritieke informatie van uw bedrijf bij elke stap volledig beschermd is. Het platform is ontworpen om je gegevens te vergrendelen, waardoor je gemoedsrust hebt in een wereld vol bedreigingen. Je documenten, contracten en financiële gegevens zijn veilig, georganiseerd en beveiligd, allemaal binnen de digitale kluis van Enty.
Voldoen aan regelgeving voor financiële gegevens
Om dergelijke gegevens te beveiligen, hebben KMO's te maken met een aantal beperkingen, waaronder financiële. Belangrijke wettelijke maatregelen zijn de Gramm-Leach-Bliley Act GLB voor de financiële sector, de Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA voor de medische sector en de Sarbanes Oxley Act SOX voor bedrijven. De doelen van dergelijke regelgevende isolatie zijn onder andere vertrouwelijkheid van informatie en bescherming van de financiële integriteit, beveiliging tegen lekken van gegevens en bescherming van bedrijfseigendommen.
Stappen om naleving te garanderen
Om aan de regelgeving te voldoen, wordt van de KMO's verwacht dat ze vaker risico's evalueren, effectieve gegevensversleutelingstechnieken toepassen en authenticatie in twee stappen gebruiken. In combinatie met adequate training van werknemers is het ook heel belangrijk om een goed gedocumenteerd herstelplan en een incident response plan op te stellen. Daarnaast moeten werknemers worden voorgelicht over cyberbedreigingen en het juiste gebruik van verkregen gegevens. Door gebruik te maken van technieken zoals audit logs, data masking en tokenization kunnen gevoelige gegevens beter worden beschermd.
Sancties voor niet-naleving
Niet-naleving heeft ook ernstige gevolgen. Voor overtredingen van GLBA kunnen de boetes voor instellingen oplopen tot $100.000 per overtreding, terwijl leidinggevenden een gemiddelde boete van $10.000 krijgen. Een bedrijf dat SOX overtreedt kan een boete krijgen van maximaal $5.000.000 en de leidinggevenden kunnen een maximum van $1.000.000 en mogelijk gevangenisstraf tegemoet zien. Deze en andere straffen benadrukken de noodzaak om dergelijke informatie veilig te houden en niet te overwegen om ORPRECATED maatregelen te implementeren om informatieverlies te voorkomen.
Een cultuur van gegevensbescherming opbouwen
Voor een effectieve bescherming van informatie is het heel belangrijk om een organisatiecultuur te cultiveren die de bescherming van gegevens ondersteunt. Hieronder volgen stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat privacy en beveiliging goed worden geïntegreerd in alle bedrijfsactiviteiten.
Leiderschap
Begin bij het leiderschap. Leiders hebben genoeg invloed om de houding van de werknemers ten opzichte van gegevensbescherming in de hele organisatie te veranderen. Als het directieteam privacy als bedrijfspraktijk opmerkt en waardeert, dan zal het de werknemers het goede voorbeeld geven. Het is belangrijk voor de belanghebbenden, in dit geval de leiders, om privacyprogramma's te helpen implementeren en financieren, zodat de last van gegevensbescherming uit één laag van de organisatiestructuur wordt gehaald.
Voortdurende opleiding van werknemers
Iedereen in je bedrijf moet voortdurend training krijgen over cyberbeveiliging en praktijken rondom gegevens. Creëer een interactief programma waarin privacykwesties, regels voor gegevensbescherming en andere specifieke cyberbeveiligingsbedreigingen zoals phishing of andere virussen, zelfs tot en met dumplocaties die u ransomware zou willen noemen, aan bod komen. Gebruik verschillende modaliteiten om ervoor te zorgen dat het bewustzijn op peil blijft, variërend van lezingen, webgebaseerde educatieve programma's en tentoonstellingsposters. Zorg ervoor dat het begrip van potentiële bedreigingen en de voorgenomen acties voor het identificeren van potentiële bedreigingen voor de beveiliging van de informatie effectief worden getraind en dat er actief wordt gezocht naar verbeteringen van de training.
Voorbereiden op en reageren op datalekken
Geen enkele organisatie is immuun voor datalekken, maar als je voorbereid bent, kun je de schade tot een minimum beperken. Het implementeren van een uitgebreid incident response plan is de sleutel tot het beschermen van gevoelige gegevens en het behouden van de bedrijfsintegriteit.
Planning van respons bij incidenten
Verwacht het ergste en stel een gedetailleerd plan op om te reageren op mogelijke incidenten. Voorzie het personeel van een reeks procedures voor het opsporen en minimaliseren van de verspreiding van onbeveiligde informatie. Ontwikkel back-upprocedures en communicatiesystemen die van pas komen als de gewone procedures niet meer werken en maak plannen voor de reactie van je personeel op een daadwerkelijke inbreuk of een poging daartoe. Implementeer procedures voor het regelmatig testen van het plan en de beoordeling en wijzigingen ervan.
Wettelijke en regelgevende verplichtingen
Naleving van regelgeving en beleid is een vereiste en om aan deze vereiste te voldoen, zijn er specifieke statuten, regelgevende normen en overheidsbeleid dat begrepen en begrepen moet worden. Het is heel goed mogelijk dat sommige organisaties geen automatische training hebben gehad over voorschriften voor gegevensbescherming die relevant kunnen zijn voor hun bedrijf, zoals GPDR of wetgeving van individuele staten. Dergelijke wetten stellen meestal termijnen waarbinnen getroffen personen en de autoriteiten op de hoogte moeten worden gebracht omdat hun diensten in gevaar kunnen komen. De mogelijke boetes kunnen nog steeds hoog zijn voor degenen die dergelijke eisen overtreden; het is daarom noodzakelijk om precies te weten wat er onder die omstandigheden moet gebeuren, en dat ook te doen.
Het vertrouwen van de klant herstellen na een datalek
Na een datalek is het terugwinnen van het vertrouwen van de klant een van de grootste uitdagingen voor een bedrijf. Wees transparant over de gebeurtenis en stuur binnen een redelijke termijn de juiste berichten naar de relevante personen. Bied aanvullende diensten zoals kredietbewaking om de kans op verdere schade te verkleinen. Laat zien in plaats van vertellen dat je van plan bent persoonlijke informatie te beschermen door de juiste beveiligingsmaatregelen te nemen en de lopende maatregelen te melden die acties uit het verleden aanvullen of andere acties voorkomen. Rustige en correcte informatie, samen met tijdige beveiligingsmaatregelen, biedt meestal de mogelijkheid om het vertrouwen in het bedrijf te herstellen.
Laatste gedachten
Als het om de financiële gegevens van uw mkb-bedrijf gaat, kunt u niet voorzichtig genoeg zijn. Daarom is het nodig om door te gaan en middelen te steken in adequate beveiliging, waardoor de bewustwording toeneemt. Natuurlijk zijn er bepaalde beperkingen bij het uitvoeren van deze taak, zoals er grenzen zijn aan zelfs de best voorbereide organisaties. Natuurlijk zijn er de encryptie/het selecteren van veilige netwerken en het regelmatig samenwerken met je medewerkers, maar elk ander ding dat je vandaag doet kan de status van business as usual veranderen of we zijn gehackt. Begin dus meteen met het bouwen van uw veiligheidsbarrière, want u kunt het zich niet veroorloven te laat te zijn met beveiliging.
