La ventaja sin papel: transformar la empresa en formato digital
Cualquier empresa que aspire al éxito a largo plazo busca constantemente formas de mejorar sus operaciones y mantenerse por delante de la competencia. Una de las transformaciones digitales más importantes que se están produciendo es el cambio hacia una oficina sin papel. Al digitalizar los procesos y reducir la dependencia de los documentos físicos, las organizaciones pueden agilizar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y obtener una serie de ventajas. En este artículo exploraremos el concepto de transformación digital, sus distintos tipos y las ventajas de la eliminación del papel.
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es el proceso de aprovechar las tecnologías digitales para mejorar los procesos empresariales, mejorar la experiencia del cliente e impulsar la innovación. Implica la integración de herramientas y estrategias digitales en todos los aspectos de una organización, lo que conduce a una mayor eficiencia, productividad y competitividad. En lugar de ser un acontecimiento puntual, la transformación digital es un viaje continuo que requiere una adaptación constante.
Los cuatro tipos de transformación digital
La transformación digital puede manifestarse de diferentes maneras, en función de los objetivos y necesidades específicos de una organización. Existen cuatro tipos principales de transformación digital:
Transformación de procesos: este tipo se centra en aprovechar la tecnología para optimizar los procesos empresariales existentes, mejorar la eficiencia y reducir los costes. Implica automatizar las tareas repetitivas, agilizar los flujos de trabajo y minimizar la introducción manual de datos. Al aplicar la transformación de procesos, las organizaciones pueden eliminar cuellos de botella, aumentar la agilidad operativa y mejorar la productividad general.
Transformación del modelo de negocio: la transformación del modelo de negocio implica el uso de la tecnología para cambiar fundamentalmente la forma en que los productos o servicios se entregan a los clientes. Puede implicar la creación de nuevas fuentes de ingresos, la exploración de canales de distribución innovadores o el desarrollo de productos y servicios digitales. Al adoptar la transformación del modelo de negocio, las organizaciones pueden adaptarse a la evolución de las preferencias de los clientes y las tendencias del mercado, abriendo nuevas oportunidades de crecimiento.
Transformación de dominios: la transformación de dominios implica expandirse a nuevos mercados o sectores aprovechando las herramientas y plataformas digitales. Implica utilizar la tecnología para llegar a una base de clientes más amplia, dirigirse a nuevos segmentos o entrar en territorios hasta ahora inexplorados. Al adoptar la transformación de dominios, las organizaciones pueden ampliar su alcance, mejorar el compromiso con el cliente e impulsar la expansión del negocio.
Transformación cultural/organizativa: la transformación cultural u organizativa se centra en aprovechar las herramientas digitales para remodelar la forma en que las personas trabajan y colaboran dentro de una organización. Implica fomentar una cultura digital, promover el trabajo a distancia e implantar plataformas de colaboración. Al adoptar la transformación cultural, las organizaciones pueden aumentar la satisfacción de los empleados, mejorar la comunicación y la colaboración e impulsar la innovación.
Cada tipo de transformación digital ofrece oportunidades únicas para que las empresas mejoren sus operaciones, satisfagan las demandas cambiantes de los clientes y obtengan una ventaja competitiva en el mercado.
Ejemplos de transformación digital
Numerosas marcas conocidas han experimentado con éxito importantes transformaciones aprovechando las nuevas tecnologías:
Disney revolucionó la experiencia del cliente en sus parques y complejos turísticos con sus pulseras digitales MagicBand, que permiten a los huéspedes desbloquear sus habitaciones de hotel, pagar comidas y reservar entradas.
Domino's Pizza se ha convertido en un ejemplo destacado de transformación digital, con la introducción de pedidos digitales a través de una aplicación móvil, pedidos activados por voz y un rastreador de pizzas.
Porsche se centra en tres áreas fundamentales: productos y servicios, clientes y comercio, y la propia empresa. Están desarrollando un ecosistema Porsche que integra todos los servicios digitales y que va más allá de la mera conducción. También se están centrando en la digitalización de las ventas y aspiran a tener lugares de trabajo de vanguardia y procesos eficientes.
The Austin Company, una empresa que ofrece servicios de arquitectura, ingeniería, diseño y construcción y gestión de la construcción, solía depender en gran medida de los formularios en papel para sus inspecciones. Esto alargaba el proceso y daba lugar a errores humanos, lo que dificultaba la gestión de documentos. Pusieron en marcha la transformación de procesos: aprovecharon la tecnología para optimizar su proceso empresarial existente (inspecciones), mejorando así la eficiencia y reduciendo costes. El paso a un sistema sin papel ayudó a automatizar la tarea de introducción de datos, agilizó el flujo de trabajo y minimizó los errores manuales, todos ellos aspectos clave de la transformación de procesos.
Cómo prescindir del papel: buenas prácticas
Como podemos ver en el ejemplo anterior de la empresa Austin, prescindir del papel es un aspecto clave en la transformación de procesos. Hablaremos de las ventajas de hacerlo más adelante en el artículo, pero por ahora - vamos a explorar cómo una empresa puede convertirse en uno.
Para realizar con éxito la transición a una oficina sin papel, una empresa debe seguir un enfoque estructurado y tener en cuenta las siguientes mejores prácticas.
Evaluar los procesos actuales
Realice una evaluación exhaustiva de los procesos existentes basados en papel e identifique las áreas que pueden digitalizarse o racionalizarse. Esto incluye analizar los flujos de documentos, los requisitos de almacenamiento y los costes asociados.
Invertir en sistemas de gestión de documentos
Implante sistemas de gestión de documentos o software sólidos que permitan el almacenamiento seguro, la recuperación y la colaboración de documentos digitales. Elija un sistema que se adapte a sus necesidades empresariales, ofrezca funciones de búsqueda avanzadas y garantice la seguridad de los datos; por ejemplo, Enty. Puede ayudarle a gestionar procesos administrativos clave relacionados con la gestión de documentos y contratos, así como a ocuparse de las finanzas y la contratación.
Digitalizar los documentos en papel existentes
Escanee y convierta documentos físicos en formatos digitales utilizando escáneres de documentos o servicios de externalización. Asegúrate de que los documentos escaneados están correctamente indexados, etiquetados y organizados para facilitar su recuperación.
Implantar flujos de trabajo digitales
Digitalice los flujos de trabajo y automatice los procesos para reducir la intervención manual y mejorar la eficiencia. Utilice herramientas de automatización de flujos de trabajo para agilizar los procesos de aprobación, reducir los cuellos de botella y mejorar la productividad.
Formar a los empleados
Ofrezca formación completa a los empleados sobre herramientas digitales, sistemas de gestión de documentos y buenas prácticas para trabajar con documentos digitales. Fomente la adopción y aborde cualquier preocupación o resistencia al cambio.
Establecer políticas de conservación de documentos
Desarrollar y aplicar políticas de conservación de documentos para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Determine los periodos de conservación de documentos, establezca protocolos para la eliminación de documentos y revise y actualice periódicamente las políticas según sea necesario.
Garantizar la seguridad de los datos
Implanta medidas de seguridad sólidas para proteger los documentos digitales de accesos no autorizados o filtraciones de datos. Esto incluye cifrado, controles de acceso, copias de seguridad seguras y auditorías de seguridad periódicas.
Fomentar una cultura sin papel
Fomente una cultura de digitalización y sostenibilidad dentro de la organización. Anime a los empleados a adoptar las herramientas digitales, desaconseje la impresión de documentos innecesarios y promueva prácticas ecológicas.
Siguiendo estas buenas prácticas, las empresas pueden realizar con éxito la transición a una oficina sin papel y aprovechar todo el potencial de la transformación digital.
Las ventajas de prescindir del papel
Ahora es el momento de hablar de algunas de las principales ventajas de un enfoque sin papel.
Mayor eficiencia y productividad
Al digitalizar los procesos y reducir la dependencia de los documentos en papel, las organizaciones pueden agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia general. Los documentos digitales pueden consultarse, buscarse y compartirse fácilmente, lo que ahorra tiempo dedicado a la gestión y recuperación manual de documentos. Por ejemplo, con el servicio de gestión de contratos de Enty se puede abrir y compartir fácilmente cualquier documento firmado en cualquier momento, así como firmarlos directamente desde el panel de control. Esto permite a los empleados centrarse en tareas de valor añadido, lo que se traduce en un aumento de la productividad y la eficacia operativa.
Ahorro de costes
La eliminación del papel puede suponer un importante ahorro de costes para las empresas. Al eliminar la necesidad de espacio de almacenamiento físico, las empresas pueden reducir los gastos asociados a archivadores, instalaciones de almacenamiento y sistemas de gestión de documentos. Además, se eliminan o reducen significativamente los costes de papel, tinta, equipos de impresión y mantenimiento. Con el tiempo, este ahorro de costes puede reorientarse hacia otras iniciativas estratégicas o invertirse en el crecimiento de la empresa.
Mayor seguridad y conformidad de los datos
Los documentos digitales ofrecen una mayor seguridad de los datos y un mejor cumplimiento de la normativa que sus homólogos físicos. Con un cifrado adecuado, controles de acceso y medidas de copia de seguridad de los datos, las organizaciones pueden proteger la información sensible frente a accesos no autorizados, pérdidas o daños. Los documentos digitales también facilitan el cumplimiento de la normativa de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ), al permitir un almacenamiento seguro, controles de acceso y registros de auditoría.
Colaboración y comunicación racionalizadas
Los documentos digitales y las herramientas de colaboración permiten una comunicación y colaboración fluidas entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física. Con las plataformas de almacenamiento y colaboración basadas en la nube, varios usuarios pueden acceder simultáneamente a los documentos, editarlos y comentarlos, lo que fomenta la colaboración en tiempo real y aumenta la productividad. Esto elimina la necesidad de transferir documentos físicos, reduce los retrasos en la comunicación y mejora el trabajo en equipo en general.
Sostenibilidad medioambiental
Por supuesto, la eliminación del papel contribuye a la sostenibilidad medioambiental al reducir el consumo de papel y minimizar la huella de carbono asociada. Al adoptar los documentos digitales, las empresas pueden reducir la deforestación, el consumo de agua y el uso de energía, minimizando así su impacto en el medio ambiente. Esto se alinea con los objetivos de responsabilidad social corporativa y mejora la reputación de la marca como organización concienciada con el medio ambiente.
Mejora de la recuperación en caso de catástrofe y de la continuidad de la actividad
Los documentos físicos son vulnerables a diversos riesgos, como incendios, inundaciones o robos. Al digitalizar los documentos y almacenarlos en plataformas como Enty, las empresas pueden garantizar la resistencia de los datos y mejorar la capacidad de recuperación en caso de desastre. En caso de desastre físico o pérdida de datos, los documentos digitales pueden restaurarse fácilmente, minimizando el tiempo de inactividad y garantizando la continuidad de la empresa.
Escalabilidad y flexibilidad
Los documentos digitales ofrecen escalabilidad y flexibilidad a las empresas en crecimiento. A medida que las organizaciones se expanden, puede eliminarse la necesidad de espacio y recursos de almacenamiento físico adicionales: cada vez son más las organizaciones que eligen las oficinas digitales en lugar de las físicas. Los documentos digitales pueden ampliarse fácilmente para acomodar volúmenes de datos cada vez mayores sin necesidad de actualizar la infraestructura física. Además, se puede acceder a los documentos desde cualquier lugar, lo que permite trabajar a distancia y facilita la flexibilidad laboral.
Conclusión
La transformación digital está reconfigurando el panorama empresarial, y la eliminación del papel es un aspecto crucial de esta transformación. Al adoptar herramientas digitales y oficinas virtuales, las organizaciones pueden obtener una serie de beneficios: eficiencia, ahorro de costes, sostenibilidad medioambiental y mucho más. Con una planificación cuidadosa y la inversión en las tecnologías adecuadas, puede realizar con éxito la transición a una oficina sin papel. Mientras tanto, Enty siempre estará aquí para apoyar su viaje y ayudarle a avanzar hacia un futuro digital.
