Top-Tipps für die Einführung eines effektiven Rechnungsverfolgungssystems
Wenn die Rechnungsverfolgung eine olympische Sportart wäre, wäre Ihr Unternehmen dann überhaupt qualifiziert? Wenn die Antwort ein eher unsicheres "möglicherweise" ist, dann ist es Zeit zu fliegen. Auch wenn die Rechnungsverarbeitung nicht so interessant erscheint, ist sie für das Wohlergehen Ihres Unternehmens unerlässlich. Es geht nicht nur darum, ein System von Belegen zu verwalten; es geht darum, das System sowie die operative Seite der Dinge zu verwalten, wenn das - der Cashflow - nicht von selbst mit Enty gewinnt. Jetzt werden wir mit Ihnen die besten Praktiken teilen, die Sie davor bewahren, in den finanziellen Abgrund zu fallen und sicherstellen, dass Rechnungen kein Problem für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens darstellen. Sollen wir Ihr Unternehmen mit steigenden Rechnungen auf die nächste Stufe bringen?
Die Rolle der Rechnungsverfolgung in der Finanzverwaltung
Die Verfolgung von Rechnungen ist auch sehr wichtig, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu überwachen und zu erhalten. Mit der richtigen Struktur ist ein besserer Cashflow möglich, der zu weniger Fehlern und einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Betrachten wir also die Auswirkungen der Rechnungsverfolgung auf die Kernfunktionen des Finanzwesens.
Verbesserung des Cashflows
Eine schnelle und präzise Rechnungsstellung ist für ein effektives Cashflow-Management von grundlegender Bedeutung. Solange ein zuverlässiges Fakturierungssystem vorhanden ist, gibt es kein Geld, das uneingelöst bleibt und somit in der Lage ist, Rechnungen zu begleichen. develop....enthy bietet eine Lösung für die sofortige Fakturierung von Forderungen. Das spart Zeit und verbessert die Genauigkeit. Sie werden die Tatsache zu schätzen wissen, dass Sie in der Lage sein werden, Cashflow-Probleme zu verfolgen und ihnen vorzubeugen. Solche praktischen Lösungen in Verbindung mit den Dienstleistungen von Fiancés (und vielen anderen) ermöglichen es Unternehmen, ihre Back-Office-Prozesse effizient zu bewältigen.
Verringerung von Fehlern und Streitigkeiten
Die Auseinandersetzung mit ausstehenden Rechnungen aufgrund von Rechnungsdifferenzen führt zu vielen Konflikten und längeren Zahlungsfristen. Tatsache Eine Grundvoraussetzung für die Verfolgung und Bearbeitung von Rechnungen ist, dass Lieferant und Kunde sich über weiße und genaue Rechnungen einig sind. Die Einführung eines automatischen Abrechnungssystems wird dazu beitragen, die Fehlerquote bei Streitigkeiten zu minimieren. Stellen Sie zuallererst sicher, dass alle Ihre Rechnungen genaue Berechnungen der Beträge, der Mehrwertsteuer und des Rabatts (falls vorhanden) enthalten, indem Sie enty verwenden. Dies erhöht das Vertrauen der Kunden und verringert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten, die bei der Zahlungsabwicklung entstehen können.
Verbesserung der Kundenbeziehungen
Ein geeignetes System zur Verfolgung der Rechnungen kann nur dazu dienen, die Kundenbeziehungen weiter zu verbessern. Wenn Sie die allgemeinen Zahlungserwartungen Ihrer Kunden durch eine effektive und klare Kommunikation steuern, wirkt Ihr Unternehmen sehr professionell. Geben Sie Ihren Kunden die neuesten Informationen über den Stand ihrer Rechnungen, vermeiden Sie Konflikte und beruhigen Sie sie.
Den Lebenszyklus einer Rechnung verstehen
Um Ihre Rechnungen gut zu organisieren, ist es wichtig zu verstehen, was in jeder einzelnen Phase des Prozesses von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung geschieht. Nehmen wir an, Sie haben bereits mehrere solcher Schritte - dies wird Ihre Kapazität weiter ausbauen und alle finanziellen Probleme vergessen lassen.
Von der Erstellung bis zur Zahlung
Der Prozess der Rechnungsstellung für Waren oder Dienstleistungen beginnt mit der Erstellung von Rechnungen, in denen die erbrachten Leistungen angegeben werden. An dieser Stelle kommt der Wahl der Plattform, die Sie für die Rechnungsstellung verwenden, eine entscheidende Bedeutung zu - sie kann den gesamten Ablauf bestimmen oder unterbrechen. Verwenden Sie also ein Gerät, das Ihnen diesen Schritt erleichtert, damit Sie im Handumdrehen professionell aussehende Dokumente erstellen können. Eine solche Rechnung unterliegt einigen Einschränkungen, da sie als "Entwurf" bezeichnet wird, um eventuelle Änderungen zu ermöglichen. In einem solchen Szenario gilt die Rechnung als "offen" und wartet meist darauf, bezahlt zu werden. Mit Enty werden Ihnen all diese Arbeiten abgenommen, und zwar mit sehr geringem Aufwand: Es ist sogar möglich, Rechnungen innerhalb von Minuten zu erstellen und zu verschicken, einschließlich der Änderung für Ihre Werbeaktionen.
Häufige Engpässe
Bei der Bearbeitung von Rechnungen kann es zu zahlreichen Problemen kommen. Bei der manuellen Eingabe von Informationen werden Fehler gemacht, es kommt zu Verzögerungen bei der Genehmigung, und es können Dokumente verloren gehen. Andere häufige Engpässe sind eine schlechte Struktur der Dokumente, das Vorhandensein von Nichtkonformität und nicht konvertierte Währungen. Aber lassen Sie die Panik beiseite - die Plattform von Enty wurde entwickelt, um diese Probleme so einfach wie möglich zu lösen und so sicherzustellen, dass Ihr Rechnungsfluss nicht unterbrochen wird.
Die Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit
Eine ineffiziente Rechnungsverwaltung kann einen Dominoeffekt in Ihrem Unternehmen auslösen. Eine unzureichend langsame Bearbeitung führt zu einer Kette von Problemen wie Zahlungsverzug und unzureichendem Cashflow. Durch die Rationalisierung dieser Prozesse sparen Sie Zeit, die Sie für die strategische Planung und Entscheidungsfindung verwenden können, um eine solide Finanzlage zu erreichen. Profitieren Sie von einer gesteigerten betrieblichen Effizienz und einem verbesserten Gesundheitszustand unter dem Strich.
Die Wahl des richtigen Tools zur Rechnungsverfolgung
In dieser Auswahlphase ist es von größter Bedeutung, Ihre speziellen Bedürfnisse und Gründe für den Einsatz von Tools zur Rechnungsverfolgung zu ermitteln. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie das Rechnungsvolumen, die Komplexität der Prozesse und Visionen für ein gewisses Wachstum in der Zukunft. Im Idealfall ist ein Produkt zur Rechnungserfassung, das Sie bequem für ein bestimmtes Unternehmen einsetzen können, mit einer angemessenen Anzahl von Funktionen ausgestattet. Vergewissern Sie sich also vor der Auswahl, dass die Software einfach zu bedienen ist und in Ihre betrieblichen Abläufe passt.
Achten Sie darauf, dass die Software auch über einige benutzerdefinierte Optionen verfügt, die bei der Erstellung von Rechnungen in Übereinstimmung mit Ihrem Unternehmen hilfreich sind. Wenn Sie Ihr Logo oder einen Firmennamen oder ähnliches einfügen möchten, ist Enty die beste Unterstützung. Automatisierung ist eine weitere wichtige Funktion; suchen Sie nach Software, die automatische Genehmigungsprozesse, Erinnerungssysteme, Bearbeitungstools oder sogar noch mehr bietet, wenn sie über KI-Funktionen verfügt.
Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit
Wählen Sie eine bestimmte Lösung, die den Anforderungen Ihres expandierenden Unternehmens gerecht werden kann. Viele Cloud-basierte Plattformen ermöglichen es den Nutzern beispielsweise, von überall auf das System zuzugreifen, was das Arbeiten aus der Ferne und in hybriden Umgebungen erleichtert. Das System, das Sie für Turbulenzen ausgewählt haben, sollte sich mühelos mit den vorhandenen Buchhaltungs-, ERP- und CRM-Systemen integrieren lassen. Denken Sie auch daran, dass es gut ist, wenn die Tools über angemessene Berichtsfunktionen verfügen, um unnötige Informationen in Wissen umzuwandeln, damit Sie die verfügbaren Finanzen bestimmen und kontrollieren können.
Rationalisierung Ihrer Rechnungsverfolgung
Der Arbeitsprozess wird durch die Angabe der optimalen Informationen abgeschlossen, wenn die Rechnungsstellung sagt nie eine Wand zu einem Zeitpunkt stattdessen spricht es in Gegenseitigkeit. Der erste Schritt wäre, eine nominelle E-Mail-Adresse einzurichten, von der alle eingehenden Rechnungen abgezogen werden, so dass alle Dokumente an einem Ort abgelegt werden und leicht zu finden sind. Dieser einfache Schritt hilft bei der ordnungsgemäßen Verwaltung von Rechnungen und erleichtert das gesamte Verfahren, ohne dass Rechnungen verlegt werden. Wie geht es weiter? Lassen Sie es uns herausfinden.
Schaffung eines effizienten Arbeitsablaufs
Der Aufbau eines angemessenen Rechnungs-Workflows beginnt mit den Grundsätzen der Konzentration und Einheitlichkeit. Beginnen Sie damit, eine einzige E-Mail für den Rechnungseingang einzurichten, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen für jeden Bereich zentralisiert werden. Dieser einfache Schritt verringert die Gefahr, dass Rechnungen aufgrund von Desorganisation verloren gehen, und vereinfacht den Prozess.
Automatisierung von Erinnerungen und Wiedervorlagen
Verwenden Sie diese automatischen Mahnungen, um die vorgeschriebenen Zahlungsfristen einzuhalten. Sie können auch damit beginnen, inaktive Kunden mit bestimmten überfälligen und ausstehenden Rechnungen mit Hilfe automatisierter Anweisungen erneut anzusprechen. Durch diese Automatisierung hat Ihr Team mehr Zeit, sich auf die komplizierten Aufgaben zu konzentrieren, die mehr Energie erfordern. Mit Enty können Sie unter anderem die Häufigkeit der Mahnungen festlegen, ohne dass die Kommunikation unprofessionell wirkt.
Festlegung klarer Zahlungsbedingungen
Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen auf jeder Rechnung klar dar, einschließlich der Fälligkeitsdaten und der akzeptierten Zahlungsarten. Mit Enty können Sie übrigens Online-Zahlungsoptionen integrieren, so dass Ihre Kunden flexibel aus verschiedenen verfügbaren Methoden wählen können. Dieser Ansatz verbessert nicht nur den Cashflow, sondern auch die Kundenzufriedenheit.
Einführung eines Nummerierungssystems
Die Einführung eines fortlaufenden Nummerierungssystems für Ihre Rechnungen erleichtert die Nachverfolgung und verringert die Verwirrung. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, um automatisch eindeutige Nummern zuzuweisen, was das Nachschlagen, die Prüfung und die Buchführung vereinfacht.
Regelmäßige Systemaudits und Aktualisierungen
Führen Sie regelmäßig Audits Ihrer Rechnungsverwaltung durch, um die Effizienz zu erhalten. Überprüfen Sie Ihre Verfahren regelmäßig und nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor, um die Organisation und die Nachverfolgung zu verbessern und Ihr System an bewährten Verfahren auszurichten.
Messung des Erfolgs Ihres Rechnungsverfolgungssystems
Der Leistungsbewertungsbogen recon hat gezeigt, dass die wichtigsten Leistungsindikatoren wie die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung und die Bearbeitungszeit für die Rechnungsstellung an einen Kunden erreicht wurden. Diese Faktoren können Aufschluss darüber geben, was funktioniert und was nicht. Auch die Berücksichtigung des Zahlungsverhaltens der Kunden hilft Ihnen, bessere Zahlungsmodalitäten einzuführen, die auch im Hinblick auf den Cashflow günstig sind. Die Systempflege der Kreditorenerträge ist für die Verbesserung der Verwaltungseffizienz von entscheidender Bedeutung, da sie die Erfassung von Skonti und weniger Fehlern ermöglicht, was zur erfolgreichen Pflege des Lieferanten beiträgt.
Abschließende Überlegungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung eines effektiven Systems zur Rechnungsverfolgung einen erheblichen Einfluss auf die finanzielle Gesundheit und die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens hat. Wie bereits erwähnt, kann dies erreicht werden, indem die richtigen Werkzeuge, Arbeitsabläufe und Prozesse, die eine ständige Überwachung, Messung und Verbesserung erfordern, identifiziert und aufeinander abgestimmt werden. Mit dem Abonnement von Enty kann man den Prozess der Rechnungsverwaltung völlig umgestalten, so dass alle Dokumente genau, zeitnah, personalisiert und klar sind. Dies verbessert nicht nur die finanzielle Leistung des Unternehmens, sondern gibt auch einige der Stunden, die für operative Tätigkeiten aufgewendet werden, für strategischere Entscheidungen zurück, was letztendlich zum Wachstum des Unternehmens beiträgt. Sie wissen jetzt, was zu tun ist!
