Wie man eine Rechnung versendet: einfache Schritte für die Rechnungsstellung an Kunden
Stellen Sie sich vor, Rechnungen wären mit einer Schaltfläche "Bitte zahlen" ausgestattet... Spoiler-Alarm: Sie können es praktisch! Wenn viele Menschen darüber nachdenken, wie man Rechnungen ausstellt, betrachten sie dies einfach als eine regelmäßig ausgeführte, nützliche Funktion. Der Zweck des Versendens einer Rechnung besteht jedoch nicht nur in der Aufforderung zur Zahlung, sondern auch darin, den Zahlungseingang so schnell und effizient wie möglich zu gestalten. Bei einigen Rechnungen, die mit Enty verschickt werden, gibt es sogar eine Schaltfläche zum Bezahlen direkt auf der Rechnung. Wenn Sie solche Gedanken haben, ist es an der Zeit, Ihre Meinung über das Versenden von Rechnungen zu ändern. In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie Sie Rechnungen so erstellen können, dass sie nicht nur zur Zahlung auffordern, sondern diese auch erhalten. Warten Sie also nicht länger - verbessern Sie Ihre Effizienz, beseitigen Sie Belastungen, erzielen Sie greifbare Ergebnisse. Sind Sie bereit, Ihre Rechnungen zu versenden, Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und den Cashflow zu steigern?
Vorbereiten der Rechnung
Um eine Rechnung effektiv ausstellen zu können, müssen Sie ein aussagekräftiges und praktikables Dokument erstellen, das alle notwendigen Anforderungen enthält. Die Erstellung eines solchen Dokuments ist nicht nur deshalb wichtig, weil es die Chancen auf einen rechtzeitigen Zahlungseingang erhöht, sondern vor allem, weil es dazu beiträgt, die Professionalität zu wahren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein solches Dokument erstellen können.
Geben Sie alle erforderlichen Informationen an
Ihr Inkassoverfahren in der Phase der Rechnungsstellung sollte so zeitsparend wie möglich sein. Um mit dem Versand einer Rechnung oder der Einforderung von Zahlungen zu beginnen, müssen alle erforderlichen Informationen im Voraus bereitgestellt werden. Dazu gehört ein unterschriebener Briefkopf oben auf der Seite, der Ihren Namen und Ansprechpartner, ein Logo, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse enthält. Diese Informationen helfen den Kunden, Sie schnell zu erkennen und eventuelle Fragen zu beantworten.
Geben Sie dann die Kundendaten an, d. h. den Firmennamen des Kunden und die Kontaktperson, die für Ihr Konto zuständig ist, sowie die Rechnungsadresse. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Rechnungsnummer vergeben und das Datum angeben, an dem Sie die Rechnung verschickt haben.
Erstellen Sie eine umfassende Liste der erbrachten Leistungen bzw. des verkauften Produkts oder der verkauften Dienstleistung, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Vermeiden Sie "bitte", und geben Sie an, wofür Sie eine Rechnung ausstellen, sei es für ein bestimmtes Projekt oder für die Zeit, die Sie für das Projekt aufgewendet haben. Sagen Sie zum Beispiel statt "Design" lieber "Gestaltung einer dreiseitigen statischen Website für eine Sportartikelabteilung".
Verwenden Sie ein klares, übersichtliches Layout
Eine Rechnung, die nicht kompliziert ist und alle Informationen in einem Bereich enthält, macht es für die Kunden einfacher. Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Leistungsbeschreibung, der Menge oder den geleisteten Stunden, dem Tarif und der Zwischensumme für die entstandenen Kosten. Durch diese klare Struktur wird Verwirrung vermieden und die Gefahr von Verzögerungen bei der Bearbeitung von Zahlungen verringert.
Ziehen Sie gegebenenfalls alle Steuern ab und geben Sie die Höhe des Restbetrags und das Datum an, an dem die Zahlung erfolgen soll. Machen Sie in Ihren Zahlungsanweisungen genaue Angaben zu den verwendeten Zahlungsmethoden und dazu, ob es Zahlungsverzögerungen oder Bankgebühren gibt. Solche Informationen tragen zur Klärung von Erwartungen bei und fördern die rechtzeitige Zahlung.
Fügen Sie Ihre Branding-Elemente hinzu
Die Rechnung muss ins Auge fallen und sich in die anderen vom Unternehmen verwendeten Materialien einfügen, da sie Teil des Markenauftritts ist. Verwenden Sie das Logo Ihres Unternehmens, Markenfarben und ausgewählte Schriftarten, um Ihr Branding zu stärken. Diese Liebe zum Detail zeigt, dass Sie sich um Professionalität in allen Geschäftsbereichen bemühen.
Wählen Sie die richtige Rechnungsstellungsmethode
War die Relevanz dieses Faktors für den Rechnungsstellungsprozess offensichtlich? Sie können ein oder mehrere Ziele verfolgen, wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht rechtzeitig für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bezahlt werden oder die Zeit, die für die Rechnungsstellung benötigt wird, möglichst gering halten.
Online-Fakturierungssoftware
Die Entscheidung für eine Online-Rechnungsstellungssoftware vereinfacht Ihre Rechnungsstellung erheblich. Zu den automatisierten Funktionen gehören die Nachverfolgung von Zahlungen, der Erinnerungsdienst der Plattform und die Verwendung von bereits erstellten Vorlagen. Andere Programme bieten Unterstützung bei der Buchhaltung, was die Überwachung der Vorgänge erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht die Online-Rechnung an jemanden durch Enty den Kunden, sofort zu zahlen, was die Zeit bis zur Fertigstellung verkürzt.
Klare Informationen sind wichtig, um schnell bezahlt zu werden. Mit dem Rechnungsstellungssystem von Enty können Sie die Felder individuell anpassen und für jeden Kunden relevante Details einfügen. Mit personalisierten Rechnungsvorlagen wird Ihre Markenidentität gestärkt und gleichzeitig sichergestellt, dass jede Rechnung klar, vollständig und professionell ist.
E-Mail-Rechnungen
Die Rechnungsstellung per E-Mail sollte im Prinzip ganz einfach sein. Viele Unternehmen haben sich für diese Methode entschieden. Das spart Zeit. Die Mitarbeiter des Unternehmens können professionelle Rechnungen erstellen, sie als PDF speichern und Ihre Rechnungen als Anhang an E-Mails senden, die sie dann eingeben. Das macht die Nachverfolgung unglaublich einfach. Allerdings kann es vorkommen, dass eine Rechnungs-E-Mail in einem Spam-Postfach landet. Seien Sie also vorsichtig und drücken Sie NICHT ein Auge zu, wenn Sie keine Antwort erhalten. Nachfassen.
Traditionelle Post
Diese Art der Rechnungsstellung wird derzeit weniger genutzt, andere Unternehmen entscheiden sich jedoch nach wie vor für den Versand von Papierrechnungen über den Postdienst. Dieser Ansatz hat seine Vorteile und eignet sich für Kunden, die physische Kopien der Dokumente benötigen oder bei denen es ein Bandbreitenproblem gibt. Andererseits ist zu bedenken, dass für Druck, Porto und Zustellung zusätzliche Kosten und Zeit anfallen.
Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen oder E-Invoices sind formatierte elektronische Dateien, die von spezieller Fakturierungssoftware automatisch verarbeitet werden können. Diese Art der Rechnungsstellung ist heutzutage sehr vorteilhaft, insbesondere in B2B-Beziehungen. Der Versand von Rechnungen auf diese Weise trägt beispielsweise dazu bei, die Fehlerwahrscheinlichkeit zu verringern, die Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen zu verkürzen und generell den gesamten Rechnungszyklus zu optimieren.
Wichtigste Informationen, die die Rechnung enthalten muss
Es ist ratsam, eine Rechnung zusammen mit Belegen zu versenden, die die Zahlung rechtfertigen. Beginnen Sie damit, dass Sie das betreffende Dokument deutlich als "Rechnung" kennzeichnen. So kann Ihr Kunde das Dokument auf einen Blick verstehen.
Ihre Geschäftsinformationen wie Name und Ansprechpartner des Unternehmens, Adresse, Telefon- und Rechnungsnummer sowie E-Mail sollten leicht zu finden sein. Wenn Sie ein Logo haben, fügen Sie es bei, damit Ihre Marke wiedererkannt werden kann. Geben Sie anschließend die Daten Ihres Kunden an, darunter den Namen des Unternehmens, die Adresse, an die die Rechnung zu senden ist, und die Kontaktperson.
Entwickeln Sie ein System zur Vergabe einer korrekten Rechnungsnummer mit einer eindeutigen Zahlenfolge, damit jedes Dokument von einer anderen Person unterzeichnet werden kann. Auf diese Weise können Sie und Ihr Kunde die einzelnen Vorgänge zu einem späteren Zeitpunkt miteinander vergleichen, was die Zahlungsabwicklung erleichtert. Zu den weiteren Angaben, die Sie machen müssen, gehört das Datum der Rechnung. Diese Angaben sind für die Ausstellung von Rechnungen und die Vorhersage von Unregelmäßigkeiten bei der Geldverwaltung erforderlich.
Setzen Sie sich hin und schreiben Sie Ihre Zahlungsbedingungen auf, das Fälligkeitsdatum der Rechnung, Boni für frühzeitige Zahlung, Strafen für verspätete Zahlung und welche Zahlungsmöglichkeiten es gibt. Dies verringert die Verwirrung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlungen pünktlich eingehen.
Geben Sie die Produkte oder Dienstleistungen an, die in Rechnung gestellt werden. Geben Sie auch die Beschreibung, die Anzahl der für jeden Posten aufgewendeten Stunden, den Preis für jeden Posten und die Gesamtkosten für jeden Posten an. Dadurch werden Missverständnisse und mögliche Konflikte vermieden.
Rechnen Sie zuerst die Zwischensumme ohne Steuern und sonstige Nebenkosten ab. Danach folgen die Steuern nach Umsatz, die Mehrwertsteuer, eventuelle Versandkosten oder ein eventueller Rabatt. Zum Schluss geben Sie den zu zahlenden Betrag mit allen Einzelheiten an, d. h. den Bruttobetrag, den Ihr Kunde Ihnen schuldet.
Es kann auch ein Abschnitt für Notizen vorgesehen werden, der Danksagungen, Mahnungen oder zusätzliche Informationen enthalten kann. Indem Sie all diese wichtigen Aspekte hinzufügen, erstellen Sie eine überzeugende Rechnung, die den Arbeitsprozess vereinfacht und Ihre Zahlungen pünktlich einbringt.
Wie man eine Rechnung per E-Mail versendet
Für diejenigen, die sich fragen, warum oder wie man eine Rechnung per E-Mail verschickt - dies wird oft getan, um Zahlungen für die erbrachten Waren und Dienstleistungen leichter zu erhalten. Befolgen Sie diese Richtlinien, um Verzögerungen beim Eingang und der Bearbeitung Ihrer Rechnung per E-Mail zu vermeiden.
Schreiben Sie eine prägnante Betreffzeile
Aus der Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte klar hervorgehen, dass es sich um eine Rechnung handelt, und sie sollte relevante Details enthalten. Zum Beispiel: "Rechnung Nr. 1234 für [Name Ihres Unternehmens]" oder "Rechnung Nr. 1234 fällig am [Datum]". Eine klare Betreffzeile hilft Ihrem Kunden, den Zweck der Rechnungs-E-Mail schnell zu erkennen und sie entsprechend zu priorisieren.
Schreiben Sie eine höfliche und klare E-Mail-Nachricht für die Rechnung
Beginnen Sie Ihre Rechnungs-E-Mail mit einer freundlichen Begrüßung und drücken Sie Ihre Dankbarkeit für das Geschäft des Kunden aus. Wenn Sie die Rechnungs-E-Mail zum Beispiel wegen der Rechnungsstellung verschicken, erklären Sie die Höhe des geschuldeten Betrags und das Fälligkeitsdatum für die Zahlung, und fassen Sie sich kurz und professionell. Halten Sie die Sprache einfach und beantworten Sie gezielt die gestellten Fragen. Seien Sie höflich, aber lassen Sie keinen Raum für unnötige Themen im Gespräch.
Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse
Doch mit einer einprägsamen Betreffzeile ist es nicht getan. Wenn Sie ein professionelles Erscheinungsbild wahren und das Vertrauen Ihrer Kunden gewinnen wollen, ist es ratsam, eine geschäftliche E-Mail-Adresse zu verwenden, wenn Sie Rechnungen ausstellen. Stellen Sie Rechnungen nicht über E-Mail-Konten wie "[email protected]" aus, sondern verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die mit Ihrer Domäne verbunden ist, z. B. [email protected]". Auf diese Weise erhöhen Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachrichten und verhindern, dass Ihre Kunden Zweifel an der Authentizität Ihres Unternehmens haben.
Sicherstellen, dass die Rechnung leicht zugänglich ist
Beim Versand von Rechnungen sollten Sie nicht vergessen, dass eine Rechnung am besten als PDF-Dokument versendet werden kann. Dieses Format eignet sich für alle Geräte und E-Mail-Clients und trägt dazu bei, dass das ursprüngliche Format Ihrer Rechnung erhalten bleibt. Aus Gründen der Bequemlichkeit könnte es für Kunden auch hilfreich sein, die ausstehenden Gesamtsalden und andere relevante Details in E-Mails anzugeben. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mails und Anhänge zu durchsuchen, um die wichtigsten Zahlen zu erhalten, die nicht schwer abrufbar sind.
Die Einhaltung aller Richtlinien trägt dazu bei, die Rechnungsstellung effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich eingehen. Achten Sie darauf, dass Ihre Interaktionen professionell sind und Ihre Kunden keine Probleme haben, Sie zu bezahlen.
Verwendung von Fakturierungssoftware oder -plattformen
Die Fakturierungsprozesse in Unternehmen haben sich durch die Fakturierungssoftware drastisch verändert. Sie ist eine hilfreiche Funktion, die auch dazu beiträgt, den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und sogar die Fehlerquote zu verringern. Mit der richtigen Fakturierungssoftware ist die Fakturierung nahtlos, wiederkehrende Rechnungen sind einfach einzurichten, und Zahlungseingänge können leicht verfolgt werden.
Die Rechnungsverwaltung, einer der wichtigsten Prozesse in jedem Unternehmen, wird durch eine Fakturierungssoftware besser organisiert und strukturiert. Anstatt Stunden mit der mühsamen manuellen Dateneingabe zu verbringen, können Sie Rechnungen mühelos in wenigen Minuten erstellen und verteilen. Die meisten Plattformen verfügen über eine Reihe von Vorlagen, die es den Nutzern ermöglichen, ihr Firmenlogo und ihre Branding-Strategien hochzuladen, um ein professionelles Erscheinungsbild zu erreichen.
Eine gute Fakturierungssoftware bietet auch zusätzliche Berichts- und Analysefunktionen. Mit diesen Funktionen sind Sie in der Lage, die Finanzen Ihres Kleinunternehmens besser zu verstehen. Einnahmen, Zahlungseingänge, die profitabelsten und die am wenigsten profitablen Kunden sowie die für Ihr Unternehmen erbrachten Dienstleistungen können nachverfolgt werden. Diese Informationen helfen bei der strategischen Planung des Wachstums Ihres Unternehmens.
Eine dieser Plattformen ist Enty - ein umfassendes Paket von Tools, das mit Finanzen oder Rechnungsstellung beginnt und mit der Vertragserstellung endet - alles, was Sie brauchen, um Ihr Back-Office im Griff zu haben. Mit Enty wird die Rechnungsstellung zu einem nahtlosen Teil Ihrer Geschäftsabläufe. Mit Enty können Sie in Minutenschnelle Rechnungen erstellen und versenden, automatische Zahlungserinnerungen einrichten und Zahlungen verfolgen - alles von einem Ort aus. Die Plattform von Enty geht über das Wesentliche hinaus und bietet mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden, intuitive Anpassungsoptionen, mit denen Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen, Zahlungsarten für die Bezahlung auswählen und sogar wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden planen können. Für alle kleinen Unternehmen, die Zeit sparen und den Cashflow steigern möchten, bieten die Fakturierungs-Tools von Enty eine einfache und effiziente Lösung, um Zahlungen zu erhalten und sowohl die Professionalität als auch die Rentabilität zu steigern.
Bewährte Verfahren für rechtzeitige Zahlungen
Es reicht nicht aus, dass Sie eine Rechnung ausstellen, Sie müssen auch die richtigen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Nachfolgend finden Sie einige der Praktiken, die sich am besten eignen, um Kunden dazu zu bringen, ihre Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen.
Mehrere Zahlungsoptionen anbieten
Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten machen es für Kunden einfacher, ihre Rechnungen schnell zu begleichen. Dazu können Kreditkarten, Banküberweisungen, PayPal und andere digitale Geldbörsen gehören. Indem Sie flexibel sind, beseitigen Sie jeden Grund, der zu einer Verzögerung der Zahlungen führen könnte. Dies hilft nicht nur, den Cashflow voranzutreiben, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit.
Frühzeitige Zahlungsanreize in Betracht ziehen
Wenn Rabatte für frühzeitige Zahlungen angeboten werden, wird auch prompt gezahlt. So können z. B. prompte Zahlungen dadurch gefördert werden, dass ein Rabatt von 2 % angeboten wird, wenn die Zahlung innerhalb von zehn Tagen erfolgt. Diese Strategie kann Ihren Cashflow steigern und die Bearbeitungszeit für alle Kunden weiter verringern. Achten Sie jedoch darauf, dass der angebotene Rabatt die Gewinnspanne nicht durch eine Rechnung mit einer hohen Marge beeinträchtigt.
Automatische Zahlungserinnerungen einrichten
Diese Idee würde sehr gut zu dem geschilderten Problem passen - die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlungen vollständig und rechtzeitig eingehen, wird durch automatische Mahnungen erhöht. Diese sollten einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Zahlung, an diesem Tag sowie einige weitere Tage, wenn die Zahlung noch nicht erfolgt ist, verschickt werden. Diese regelmäßigen Zahlungserinnerungen tragen dazu bei, dass sich die Kunden an die Rechnung erinnern und sich nicht mit einer manuellen Mahnung abmühen müssen.
Rechnungen fortlaufend nummerieren
Ihre Rechnungen müssen mit einer unabhängigen und konstanten Rechnungsnummer versehen sein. Diese einfache Arbeit macht es möglich, Zahlungen zu verfolgen und in den Berichten Ordnung zu schaffen. Außerdem macht es Sie professioneller und glaubwürdiger, was bei eventuellen Rechnungsprüfungen von Vorteil sein könnte. Beginnen Sie mit einer beliebigen Rechnungsnummer, aber alle anderen müssen logischerweise in der gleichen chronologischen Reihenfolge sein.
Pro-Tipp: Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit einer komplizierten Rechnungsnummer umgehen können? Sehen Sie sich diesen Leitfaden an!
Follow-up nach dem Versand der Rechnung
Sobald Sie eine Quittung für eine Rechnung verschickt haben, liegt die Verantwortung nicht mehr allein beim Kunden. Der wichtigste Aspekt ist, dass das Follow-up mit den Kunden in Bezug auf die Rechnungen unerlässlich ist, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen und der Cashflow in kleinen Unternehmen in gesunden Grenzen bleibt. Auf diese Weise können Sie Ihr Follow-up-Verfahren neu beleben.
Mahnungen für unbezahlte Rechnungen einstellen
Um die Regale mit den noch nicht geschriebenen Rechnungen aufzubewahren, sollten Sie ein einheitliches Format für die Erfassung der noch nicht geschriebenen Rechnungen entwickeln. Es reicht auch aus, eine Reihe von Kontrollen zu planen, um das Fälligkeitsdatum der Rechnung einzukreisen. Nutzen Sie eine Zahlungsspalte, um zu sehen, ob eine Zahlung zu einem bestimmten Datum erfolgt ist. Schließlich können Sie sich selbst eine Benachrichtigung schicken, um zu sehen, wie weit eine Zahlung fortgeschritten ist. Auf diese Weise lassen sich potenzielle Gefahren frühzeitig erkennen und das Unternehmen kann seine Zahlungen erhalten, bevor die Rechnungen längst überfällig sind.
Planen Sie im Voraus, wie Sie unbezahlte Rechnungen weiterverfolgen. Senden Sie einige Tage vor Ablauf des Fälligkeitsdatums eine sanfte Erinnerung an das bevorstehende Fälligkeitsdatum der Rechnung. Wenn das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist und die Rechnung nicht bezahlt wurde, zögern Sie nicht, sich höflich per E-Mail oder telefonisch zu melden. Vergessen Sie nicht, alle wichtigen Fakten wie die Rechnungsnummer und den Zahlungsbetrag zu nennen. Möglicherweise müssen Sie die Häufigkeit der Mahnungen und die Aggressivität des Tons mit der Zeit erhöhen.
Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, sollten Sie immer den Status der Rechnung überprüfen, d. h. ob die Rechnung noch ausgestellt ist, ob eine Teilzahlung erfolgt ist oder ob noch keine Zahlung erfolgt ist und die Rechnung überfällig ist. Das hilft Ihnen, sich auf den nächsten Zahlungsempfänger zu konzentrieren und zu überlegen, wie Sie am besten mit ihm umgehen. Der Zahlungsstatus spart Ihnen viel Zeit, da die Rechnungssoftware den Zahlungsstatus automatisch aktualisiert.
Die Anwendung dieser Strategien kann viel dazu beitragen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen, ohne Kunden zu verprellen. Der wichtigste Aspekt beim Erhalt von Zahlungen ist die Nachverfolgung und das richtige Timing beim Versand der Rechnung. Bei der Nachverfolgung geht es vor allem um Konsistenz und Professionalität. Und auch Geduld.
Abschließende Überlegungen
Vom Branding auf Ihrer Rechnung bis hin zu den angebotenen Zahlungsmethoden trägt jeder Aspekt der Rechnungsstellung zu einem reibungsloseren und zuverlässigeren Zahlungsverhalten bei. Wenn Sie in der Lage sind, sich diese Besonderheiten des Geschäfts erfolgreich anzueignen und die Kunst des Rechnungsversands zu beherrschen, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Organisationsstruktur fortschrittlich ist und Sie einen stabilen Cashflow sowie robuste Kundenbeziehungen erhalten. In jedem Fall werden Ihnen die Empfehlungen in diesem kurzen Leitfaden helfen, den richtigen Weg einzuschlagen. Es geht nicht nur darum, die Rechnung zu versenden, sondern diese Empfehlungen werden auch dazu beitragen, Ihr Ansehen und Ihre Rentabilität zu verbessern. Lassen Sie Ihre Rechnungen nicht länger schmachten, handeln Sie jetzt mit der Enty Rechnungssoftware und Sie werden einen großen Unterschied in Ihrer Rentabilität sehen.
