Top 5 eSignature-gebruiksgevallen voor kleine bedrijven
Zoals we al eerder hebben gezien, wenden moderne bedrijven zich steeds vaker tot oplossingen voor e-handtekeningen om hun activiteiten te stroomlijnen en de algehele efficiëntie te verbeteren. Elektronische handtekeningen bieden een veilige en handige manier om documenten te ondertekenen, waardoor het afdrukken, scannen en verzenden van fysieke kopieën overbodig wordt. Met de mogelijkheid om documenten online te ondertekenen, kunnen kleine bedrijven tijd besparen, kosten besparen en hun klantervaring verbeteren. In dit artikel bespreken we de top 5 use cases voor oplossingen voor e-handtekeningen in kleine bedrijven en hoe ze kunnen profiteren van de implementatie van deze technologie.
Verkoopcontracten
Een van de meest voorkomende toepassingen van e-handtekeningen in kleine bedrijven is het ondertekenen van verkoopcontracten. Verkoopcontracten zijn cruciaal voor het sluiten van deals en het afronden van overeenkomsten met klanten. Door een oplossing voor e-handtekeningen te gebruiken, kunnen kleine bedrijven het ondertekeningsproces van contracten versnellen, waardoor het niet meer nodig is om fysieke documenten af te drukken, te faxen of op te sturen. Met een effectieve oplossing voor e-handtekeningen kunnen verkoopcontracten elektronisch worden ondertekend - dit verkort de doorlooptijd van weken tot minuten. Kleine bedrijven kunnen ook de voortgang van het ondertekeningsproces volgen en meldingen ontvangen wanneer het document is ondertekend, wat zorgt voor een soepele en efficiënte verkoopcyclus.
Het implementeren van een eSignature-oplossing voor verkoopcontracten biedt kleine bedrijven verschillende voordelen. Het verbetert de algehele klantervaring door een handige en efficiënte manier te bieden om contracten te ondertekenen. Het vermindert ook het risico op fouten of vertragingen in het ondertekeningsproces, waardoor deals sneller worden gesloten. Daarnaast kunnen kleine bedrijven besparen op print- en verzendkosten die gepaard gaan met het fysiek verwerken van documenten.
Overeenkomsten met leveranciers
Wat is een klein bedrijf zonder een sterke relatie met leveranciers? Het beheren van deze connecties en het coördineren van inkoopactiviteiten kan tijdrovend en complex zijn, vooral als uw bedrijf te maken heeft met de verkoop van fysieke goederen. Met een oplossing voor e-handtekeningen kunnen kleine bedrijven het proces van leveranciersovereenkomsten stroomlijnen, waardoor het sneller en efficiënter verloopt.
Door gebruik te maken van e-handtekeningen kunnen kleine bedrijven snel overeenkomsten afronden met leveranciers en verkopers, waardoor de heen-en-weer communicatie en het papierwerk minder worden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de algehele efficiëntie van het inkoopproces. Kleine bedrijven kunnen overeenkomsten eenvoudig naar verkopers en leveranciers sturen voor hun handtekening, de voortgang bijhouden en ondertekende exemplaren elektronisch ontvangen.
Formulieren voor nieuwe klanten
Voor bedrijven die klanten vragen om formulieren in te vullen of toestemming te geven voor verschillende doeleinden, zoals onboarding of compliance, kunnen e-handtekeningen het proces sterk vereenvoudigen. Door deze oplossing te gebruiken, elimineren bedrijfseigenaren de noodzaak voor fysiek papierwerk en kunnen klanten formulieren digitaal ondertekenen.
Je kunt ook online formulieren maken die gemakkelijk kunnen worden gedeeld met klanten om te bekijken en te ondertekenen. Ze kunnen deze formulieren dan ondertekenen met hun eigen apparaten - of dat nu een computer, tablet of smartphone is. Dit bespaart niet alleen tijd voor beide partijen, maar vermindert ook de administratieve last van het verwerken en opslaan van fysieke formulieren.
Het implementeren van een eSignature-oplossing voor nieuwe klantformulieren stroomlijnt daarom niet alleen het proces, maar verbetert ook de klantervaring. Het biedt hen een handige en veilige manier om toestemming te geven of belangrijke documenten te ondertekenen, waardoor de algehele tevredenheid toeneemt en de kans op fouten of vertragingen afneemt.
HR-documenten
Kleine bedrijven hebben vaak te maken met een breed scala aan HR-documenten, waaronder arbeidscontracten, aanbiedingsbrieven, functioneringsgesprekken en meer. Het handmatig beheren van deze documenten kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Door een oplossing voor e-handtekeningen te implementeren, kunnen kleine bedrijven hun HR-processen stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren.
Met Enty bijvoorbeeld kunnen HR-documenten eenvoudig elektronisch worden aangemaakt, verzonden en ondertekend. HR-medewerkers kunnen de voortgang van het ondertekenen van documenten bijhouden, meldingen ontvangen wanneer documenten zijn ondertekend en ze veilig opslaan in een digitaal formaat.
Bovendien verbetert het implementeren van een eSignature-oplossing voor HR-documenten de nauwkeurigheid en naleving. Het zorgt ervoor dat alle benodigde documenten worden ondertekend en veilig worden opgeslagen, waardoor het risico op zoekraken of zoekraken van papierwerk wordt geminimaliseerd. Bovendien vermindert het de administratieve last voor HR-medewerkers, zodat ze zich kunnen richten op meer strategische activiteiten.
Non-disclosure overeenkomsten (NDA's)
Het beschermen van gevoelige informatie is cruciaal voor kleine bedrijven. Non-disclosure overeenkomsten (NDA's) worden vaak gebruikt om vertrouwelijke informatie te beschermen bij het aangaan van partnerschappen of samenwerkingsverbanden. Door een oplossing voor e-handtekeningen te gebruiken, kunnen kleine bedrijven de beveiliging en efficiëntie van het ondertekeningsproces van NDA's verbeteren.
Met een eSignature-oplossing kunnen kleine bedrijven NDA's elektronisch naar partners of medewerkers sturen voor ondertekening. Hierdoor is er geen fysieke verwerking van documenten meer nodig en wordt de NDA veilig en snel ondertekend. Kleine bedrijven kunnen de voortgang van het ondertekeningsproces volgen, meldingen ontvangen en een digitaal dossier bijhouden van alle ondertekende NDA's.
Het implementeren van een eSignature-oplossing voor NDA's biedt kleine bedrijven meer controle over hun vertrouwelijke informatie. Het stelt hen in staat om hun rechten effectiever af te dwingen en te beschermen en vermindert het risico op ongeautoriseerde openbaarmaking of misbruik van gevoelige gegevens.
Geleerde lessen
Dit zijn slechts enkele van de populairste toepassingen van e-handtekeningen - er zijn nog veel meer manieren waarop bedrijven dit hulpmiddel kunnen implementeren. Maar zelfs deze 5 toepassingen geven ons een paar waardevolle inzichten in de transformerende kracht van elektronische handtekeningen bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen.
Verbeterde afsluitingsratio: Drukbezette klanten waarderen het gemak van snel elektronisch ondertekenen, waardoor de kans kleiner wordt dat documenten worden vergeten of uitgesteld. Oplossingen voor elektronische handtekeningen zoals Enty helpen kleine bedrijven hun afsluitingspercentage te verhogen door het ondertekeningsproces te vereenvoudigen. Klanten ervaren doorgaans een aanzienlijke toename in conversies na het implementeren van Enty's oplossing voor elektronische handtekeningen.
Tijdbesparing: Enty bespaart uw medewerkers kostbare tijd. Klanten melden dat ze per medewerker gemiddeld twaalf uur per week besparen. Door de goedkeuring van documenten te stroomlijnen, kan uw team zich richten op belangrijkere taken, waardoor uiteindelijk de productiviteit en de omzet toenemen.
Lagere opslagkosten: zeg maar dag tegen dure papieren opslag en archiefkasten. Met elektronische opslag bespaart u op de kosten voor papier, hardware en inktpatronen. Met Enty kunt u documenten op één plaats opslaan en hebt u er altijd toegang toe.
Laatste gedachten
Oplossingen voor e-handtekeningen veranderen de manier waarop kleine bedrijven omgaan met het ondertekenen en beheren van documenten. Door een oplossing voor e-handtekeningen te implementeren, kunnen kleine bedrijven hun activiteiten stroomlijnen, tijd en kosten besparen en de algehele klantervaring verbeteren. Of het nu gaat om verkoopcontracten, overeenkomsten met leveranciers, formulieren voor nieuwe klanten, HR-documenten of NDA's, e-handtekeningen bieden kleine bedrijven een veilige en handige manier om hun documenten te ondertekenen.
Met een gratis eSignature-oplossing in het Enty-pakket kunnen kleine bedrijven hun workflows vereenvoudigen, hun productiviteit verhogen en voorop blijven lopen in het huidige digitale landschap. Terwijl de wereld zich blijft bewegen in de richting van een papierloze toekomst, kunt u eSignatures eenvoudig inzetten om groei te stimuleren, de klanttevredenheid te verbeteren en succes te behalen in uw branche.
