Die 5 wichtigsten Anwendungsfälle von eSignature für kleine Unternehmen
Wie wir bereits gesehen haben, setzen moderne Unternehmen zunehmend auf eSignatur-Lösungen, um ihre Abläufe zu rationalisieren und die Gesamteffizienz zu steigern. Elektronische Signaturen bieten eine sichere und bequeme Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, ohne dass physische Kopien gedruckt, gescannt und verschickt werden müssen. Mit der Möglichkeit, Dokumente online zu unterzeichnen, können kleine Unternehmen Zeit sparen, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern. In diesem Artikel gehen wir auf die 5 wichtigsten Anwendungsfälle für eSignatur-Lösungen in kleinen Unternehmen ein und erläutern, wie sie von der Implementierung dieser Technologie profitieren können.
Kaufverträge
Einer der häufigsten Anwendungsfälle für eSignaturen in kleinen Unternehmen ist die Unterzeichnung von Verkaufsverträgen. Verkaufsverträge sind entscheidend für den Abschluss von Geschäften und Vereinbarungen mit Kunden. Durch den Einsatz einer eSignatur-Lösung können kleine Unternehmen den Prozess der Vertragsunterzeichnung beschleunigen, da das Drucken, Faxen oder Versenden physischer Dokumente entfällt. Mit einer effektiven eSignature-Lösung können Verkaufsverträge elektronisch unterzeichnet werden, was die Durchlaufzeit von Wochen auf Minuten reduziert. Kleine Unternehmen können auch den Fortschritt des Unterzeichnungsprozesses verfolgen und erhalten Benachrichtigungen, wenn das Dokument unterzeichnet wurde, wodurch ein reibungsloser und effizienter Verkaufszyklus gewährleistet wird.
Die Implementierung einer eSignatur-Lösung für Verkaufsverträge bietet kleinen Unternehmen mehrere Vorteile. Sie verbessert die allgemeine Kundenerfahrung, indem sie eine bequeme und effiziente Möglichkeit zur Unterzeichnung von Verträgen bietet. Außerdem wird das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen im Unterzeichnungsprozess verringert, so dass Geschäfte schneller abgeschlossen werden können. Darüber hinaus können kleine Unternehmen Druck- und Versandkosten einsparen, die bei der Bearbeitung physischer Dokumente anfallen.
Vereinbarungen zwischen Lieferanten und Anbietern
Was wäre ein kleines Unternehmen ohne seine engen Beziehungen zu Verkäufern und Lieferanten? Die Verwaltung dieser Beziehungen und die Koordinierung der Beschaffungsaktivitäten kann zeitaufwändig und komplex sein, vor allem, wenn Ihr Unternehmen mit dem Verkauf von physischen Waren zu tun hat. Mit einer eSignature-Lösung können kleine Unternehmen den Prozess der Lieferantenvereinbarungen rationalisieren und schneller und effizienter gestalten.
Durch den Einsatz von eSignaturen können kleine Unternehmen Vereinbarungen mit Verkäufern und Lieferanten schnell abschließen, wodurch sich der Kommunikations- und Papieraufwand verringert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Gesamteffizienz des Beschaffungsprozesses. Kleine Unternehmen können Vereinbarungen ganz einfach zur Unterschrift an Anbieter und Lieferanten senden, den Fortschritt verfolgen und unterzeichnete Kopien elektronisch erhalten.
Formulare für Neukunden
Für Unternehmen, die von ihren Kunden das Ausfüllen von Formularen oder die Erteilung von Einwilligungen für verschiedene Zwecke verlangen, z. B. für die Aufnahme von Kunden oder die Einhaltung von Vorschriften, können eSignaturen den Prozess erheblich vereinfachen. Mit dieser Lösung können Unternehmenseigentümer den Bedarf an physischem Papierkram eliminieren und Kunden die Möglichkeit geben, Formulare digital zu unterschreiben.
Sie können auch Online-Formulare erstellen, die einfach an Kunden zur Überprüfung und Unterzeichnung weitergegeben werden können. Die Kunden können diese Formulare dann mit ihren eigenen Geräten unterschreiben - sei es ein Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Dies spart nicht nur Zeit für beide Seiten, sondern verringert auch den Verwaltungsaufwand für die Handhabung und Aufbewahrung physischer Formulare.
Die Implementierung einer eSignatur-Lösung für Neukundenformulare strafft daher nicht nur den Prozess, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis. Sie bietet ihnen eine bequeme und sichere Möglichkeit, ihre Zustimmung zu erteilen oder wichtige Dokumente zu unterzeichnen, was die Gesamtzufriedenheit erhöht und das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen verringert.
Dokumente der Humanressourcen (HR)
Kleine Unternehmen haben oft mit einer Vielzahl von Personaldokumenten zu tun, darunter Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Leistungsbewertungen und vieles mehr. Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Durch die Implementierung einer eSignatur-Lösung können kleine Unternehmen ihre HR-Prozesse rationalisieren und die Effizienz verbessern.
Mit Enty zum Beispiel lassen sich Personaldokumente einfach elektronisch erstellen, versenden und unterschreiben. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können den Fortschritt der Unterzeichnung von Dokumenten verfolgen, erhalten Benachrichtigungen, wenn Dokumente unterzeichnet wurden, und können sie sicher in einem digitalen Format speichern.
Darüber hinaus verbessert die Implementierung einer eSignatur-Lösung für Personaldokumente die Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften. Sie stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente unterzeichnet und sicher gespeichert werden, und minimiert das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen oder verlegt werden. Außerdem wird der Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter der Personalabteilung verringert, so dass sie sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können.
Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs)
Der Schutz vertraulicher Informationen ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) werden häufig verwendet, um vertrauliche Informationen zu schützen, wenn Partnerschaften oder Kooperationen eingegangen werden. Durch den Einsatz einer eSignatur-Lösung können kleine Unternehmen die Sicherheit und Effizienz des NDA-Unterzeichnungsprozesses verbessern.
Mit einer eSignature-Lösung können kleine Unternehmen NDAs auf elektronischem Wege zur Unterschrift an Partner oder Mitarbeiter senden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Dokumente physisch zu bearbeiten, und es wird sichergestellt, dass die NDA sicher und umgehend unterzeichnet wird. Kleine Unternehmen können den Fortschritt des Unterzeichnungsprozesses verfolgen, Benachrichtigungen erhalten und eine digitale Aufzeichnung aller unterzeichneten NDAs führen.
Durch die Implementierung einer eSignatur-Lösung für NDAs erhalten kleine Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre vertraulichen Informationen. So können sie ihre Rechte effektiver durchsetzen und schützen und das Risiko einer unbefugten Offenlegung oder eines Missbrauchs sensibler Daten verringern.
Gelernte Lektionen
Dies sind nur einige der beliebtesten Anwendungen der elektronischen Signatur - es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, wie Unternehmen dieses Instrument einsetzen können. Doch selbst diese 5 Anwendungen geben uns einige wertvolle Einblicke in die transformative Kraft elektronischer Signaturen bei der Rationalisierung von Geschäftsprozessen.
Verbesserte Abschlussquote: Vielbeschäftigte Kunden schätzen den Komfort einer schnellen elektronischen Unterschrift, die die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Dokumente vergessen werden oder sich verzögern. E-Signatur-Lösungen wie Enty helfen kleinen Unternehmen, ihre Abschlussquote zu verbessern, indem sie den Unterschriftsprozess vereinfachen. Nach der Implementierung der E-Signatur-Lösung von Enty verzeichnen die Kunden in der Regel einen deutlichen Anstieg der Konversionsrate.
Zeitersparnis: Enty spart Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit: Kunden berichten von durchschnittlich zwölf Stunden Zeitersparnis pro Mitarbeiter pro Woche. Durch die Rationalisierung der Dokumentenfreigabe kann sich Ihr Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, was letztlich die Produktivität und den Umsatz steigert.
Geringere Lagerkosten: Verabschieden Sie sich von kostspieligen Papierablagen und Aktenschränken. Mit der elektronischen Speicherung sparen Sie die Kosten für Papier, Hardware und Tintenpatronen. Mit Enty können Sie Dokumente an einem Ort speichern und jederzeit darauf zugreifen.
Letzte Gedanken
eSignature-Lösungen verändern die Art und Weise, wie kleine Unternehmen Dokumente signieren und verwalten. Durch die Implementierung einer eSignatur-Lösung können kleine Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, Zeit und Kosten sparen und die allgemeine Kundenerfahrung verbessern. Ob es sich um Verkaufsverträge, Lieferantenvereinbarungen, Formulare für neue Kunden, Personaldokumente oder NDAs handelt, eSignatures bieten eine sichere und bequeme Möglichkeit für kleine Unternehmen, ihre Dokumente zu unterzeichnen.
Mit einer kostenlosen eSignatur-Lösung, die im Enty-Paket enthalten ist, können kleine Unternehmen ihre Arbeitsabläufe vereinfachen, ihre Produktivität steigern und in der heutigen digitalen Landschaft die Nase vorn haben. Da sich die Welt immer weiter in Richtung einer papierlosen Zukunft bewegt, können Sie eSignatures ganz einfach nutzen, um das Wachstum voranzutreiben, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und in Ihrer Branche erfolgreich zu sein.
