Der britische eSignatur-Leitfaden: Gesetze, Vorschriften und Datenschutz
In den meisten modernen Unternehmen hat sich die Verwendung elektronischer Signaturen (eSignatures) zunehmend durchgesetzt. Aufgrund der Bequemlichkeit und Effizienz, die sie bieten, setzen Unternehmen eSignaturen ein, um ihre Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten zu rationalisieren. Es ist jedoch wichtig, dass die Eigentümer die Gesetze, Vorschriften und Überlegungen zum Datenschutz im Zusammenhang mit eSignaturen verstehen. Heute werden wir diese im Vereinigten Königreich aufschlüsseln. In diesem Artikel werden wir die rechtliche Situation von eSignaturen im Vereinigten Königreich, die Vorschriften, die ihre Verwendung regeln, und die Überlegungen zum Datenschutz, die Unternehmen beachten müssen, untersuchen.
Die Rechtmäßigkeit von eSignaturen im Vereinigten Königreich verstehen
Das Vereinigte Königreich hat eine freizügige Haltung gegenüber elektronischen Aufzeichnungen und Signaturen eingenommen und erkennt deren Rechtsgültigkeit nach englischem Recht an. Im Gegensatz zu herkömmlichen Unterschriften mit nasser Tinte sind eSignaturen rechtlich anerkannt und in verschiedenen Verordnungen vorgesehen. Die "Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions Regulations" von 2016, der "Electronic Communications Act" aus dem Jahr 2000 und die britische eIDAS-Verordnung bilden den rechtlichen Rahmen für eSignaturen im Vereinigten Königreich.
Arten von zulässigen elektronischen Signaturen
Nach der britischen eIDAS-Verordnung werden drei Stufen elektronischer Signaturen anerkannt: Einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES).
Eine einfache elektronische Signatur ist die einfachste Form der eSignatur und kann so einfach sein wie die Eingabe eines Namens oder das Ankreuzen eines Kästchens, um die Zustimmung zu signalisieren. Sie verfügt zwar nicht über die einzigartigen Merkmale von AES und QES, ist aber dennoch für die meisten Dokumente rechtsgültig.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine anspruchsvollere Form der eSignatur, die eindeutig mit der Unterschrift verknüpft ist und alle Änderungen nach der Unterzeichnung erkennen kann. Diese Art von eSignatur bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und wird häufig für sensiblere Dokumente verwendet.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der eSignatur. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird, und beinhaltet einen Live-Videoanruf mit Identitätsüberprüfung. QES ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen und wird in der Regel für stark regulierte Branchen oder juristische Dokumente benötigt.
Rechtlicher Status von eSignaturen im Vereinigten Königreich
eSignaturen, einschließlich einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen, sind im Vereinigten Königreich rechtsverbindlich. Das englische Recht erkennt die Gültigkeit elektronischer Signaturen an und betrachtet sie als gleichwertig mit traditionellen Unterschriften auf Papier. Dies bedeutet, dass Unternehmen eSignaturen für eine Vielzahl von Dokumenten, einschließlich Verträgen, Vereinbarungen, Personaldokumenten und mehr, verwenden können.
Es ist jedoch zu beachten, dass im Falle eines Rechtsstreits über eine mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnete Vereinbarung die Partei, die sich auf die Vereinbarung berufen will, möglicherweise zusätzliche Beweise vorlegen muss, um die Gültigkeit der Signatur vor Gericht zu belegen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen, um ein Höchstmaß an Sicherheit und Beweiskraft zu gewährleisten.
Die Vorteile des Einsatzes von eSignaturen im Geschäftsleben
eSignaturen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sie zu einer attraktiven Alternative zu herkömmlichen papierbasierten Unterschriftsverfahren machen. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes von eSignaturen im Geschäftsbetrieb untersuchen.
Verbesserte Sicherheit
Einer der Hauptvorteile von eSignaturen ist die erhöhte Sicherheit, die sie bieten. Mit Verschlüsselungstechnologie und eindeutigen Identifikationsmerkmalen bieten eSignaturen im Vergleich zu herkömmlichen Unterschriften ein höheres Maß an Sicherheit. Dies trägt zum Schutz vor Betrug, unbefugten Änderungen und Identitätsdiebstahl bei. Durch die Einführung von eSignaturen können sich Unternehmen darauf verlassen, dass ihre wichtigen Dokumente sicher sind.
Verbesserte Effizienz und Kostenwirksamkeit
In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist Effizienz entscheidend. Herkömmliche Unterzeichnungsprozesse beinhalten oft das Drucken, Versenden und manuelle Speichern von physischen Dokumenten, was zeitaufwändig und kostspielig sein kann. Mit eSignatures können Unternehmen ihre Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten erheblich rationalisieren und so Zeit, Geld und Ressourcen sparen. Dokumente können innerhalb von Minuten elektronisch signiert und zurückgeschickt werden, wodurch die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung entfällt und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Ökologische Nachhaltigkeit
Da sich Unternehmen um mehr Umweltbewusstsein bemühen, bieten eSignaturen eine nachhaltige Alternative zu papierbasierten Unterschriftsprozessen. Durch die Verringerung der Abhängigkeit von Papier können Unternehmen einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, indem sie Bäume einsparen, Abfall reduzieren und die mit dem Druck, dem Versand und der Lagerung physischer Dokumente verbundenen Kohlenstoffemissionen minimieren. Die Einführung von eSignaturen steht im Einklang mit den Zielen der sozialen Verantwortung von Unternehmen und demonstriert deren Engagement für Nachhaltigkeit.
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Faktor in jedem Geschäftsprozess. eSignatures bieten eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung für die Unterzeichnung von Dokumenten. Mit intuitiven Benutzeroberflächen und geführten Signier-Workflows machen es eSignatures den Unterzeichnern leicht, Dokumente mit nur wenigen Klicks zu prüfen, zu unterschreiben und zurückzugeben. Komplexe Unterzeichnungsprozesse können vereinfacht werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Missverständnissen verringert wird. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit, verringert die Reibungsverluste bei Geschäftstransaktionen und steigert die Gesamtproduktivität.
Die rechtliche Situation von eSignaturen im Vereinigten Königreich
Um die rechtliche Situation von eSignaturen im Vereinigten Königreich vollständig zu verstehen, ist es wichtig, die wichtigsten Vorschriften und Gesetze zu kennen, die ihre Verwendung regeln. Lassen Sie uns einen Blick auf den rechtlichen Rahmen werfen, der die Gültigkeit und Durchsetzbarkeit von eSignaturen im Vereinigten Königreich gewährleistet.
Das Gesetz über die elektronische Kommunikation von 2000
Der Electronic Communications Act von 2000 (ECA 2000) ist ein wichtiger Rechtsakt, der den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen im Vereinigten Königreich schafft. Er sorgt für die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen und gewährleistet ihre Gültigkeit für die meisten Arten von Dokumenten. Der ECA 2000 legt die Zulässigkeit elektronischer Signaturen als Beweismittel in Gerichtsverfahren fest, so dass sie vor Gericht durchsetzbar sind.
Die britische eIDAS-Verordnung
Die eIDAS-Verordnung des Vereinigten Königreichs, die auf der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates basiert, stärkt den Rechtsrahmen für elektronische Signaturen im Vereinigten Königreich weiter. Diese Verordnung erhöht die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit elektronischer Transaktionen durch die Festlegung verschiedener Stufen elektronischer Signaturen, darunter einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.
Nach der britischen eIDAS-Verordnung gelten einfache elektronische Signaturen für die meisten Dokumente als rechtsgültig. Fortgeschrittene elektronische Signaturen bieten zusätzliche Sicherheitsmerkmale und werden häufig für sensiblere Transaktionen verwendet. Qualifizierte elektronische Signaturen stellen die höchste Sicherheitsstufe dar und sind handschriftlichen Unterschriften gleichzusetzen. Sie erfordern zusätzliche Überprüfungsprozesse und werden in der Regel für stark regulierte Branchen oder bestimmte Rechtsdokumente verwendet.
Die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen
Die Verordnungen über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Integrität und Zuverlässigkeit elektronischer Signaturen im Vereinigten Königreich. Diese Vorschriften legen die Anforderungen und Standards für qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter (QTSPs) fest, die qualifizierte Zertifikate für qualifizierte elektronische Signaturen ausstellen.
QTSPs sind dafür verantwortlich, die Identität von Unterzeichnern zu überprüfen und Zertifikate auszustellen, die deren elektronische Signaturen bestätigen. Durch die Einhaltung der in diesen Vorschriften festgelegten Standards können Unternehmen die Authentizität und Vertrauenswürdigkeit ihrer elektronischen Signaturen sicherstellen.
Der gewohnheitsrechtliche Ansatz für eSignaturen
Neben den oben erwähnten gesetzlichen Regelungen erkennt auch das Common Law im Vereinigten Königreich die Gültigkeit elektronischer Signaturen an. Das englische Recht hat einen flexiblen und technologieneutralen Ansatz gewählt, der sich auf die Absicht der Parteien konzentriert, ein Dokument zu authentifizieren, und nicht auf die spezifische Methode, die zur Unterzeichnung verwendet wird.
Der Common-Law-Ansatz lässt eine breite Palette von elektronischen Unterzeichnungsmethoden zu, einschließlich der Eingabe eines Namens, des Anklickens einer Schaltfläche "Ich stimme zu" oder der Verwendung eines Stiftes auf einem Touchscreen. Solange die Absicht des Unterzeichners, das Dokument zu authentifizieren, offensichtlich ist, ist die elektronische Signatur rechtsgültig.
Überlegungen zum Datenschutz bei eSignaturen im Vereinigten Königreich
Bei der Einführung von eSignaturen in ihre Geschäftsprozesse müssen Unternehmen auch die Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Überlegungen zum Datenschutz für eSignaturen in Großbritannien.
Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR)
Die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) ist ein umfassendes Datenschutzgesetz, das für alle Organisationen gilt, die personenbezogene Daten von Einzelpersonen innerhalb der Europäischen Union (EU), einschließlich des Vereinigten Königreichs, verarbeiten. Gemäß der DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit eSignaturen den Grundsätzen und Anforderungen der Verordnung entsprechen.
Organisationen, die eSignaturen verwenden, müssen über angemessene Datenschutzmaßnahmen verfügen, wie z. B. Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Richtlinien zur Datenspeicherung. Außerdem müssen sie die Einwilligung der Betroffenen in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einholen und die Verwendung der Daten transparent machen.
Datenspeicherung und Zugang
Unternehmen müssen sich überlegen, wie lange elektronische Dokumente, auch solche mit eSignaturen, aufbewahrt werden sollten. Die Aufbewahrungsfristen können je nach Art des Dokuments und je nach branchenspezifischen Vorschriften variieren. Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung von und den Zugriff auf elektronisch signierte Dokumente festlegen, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen Unternehmen robuste Zugriffskontrollen implementieren, um elektronisch signierte Dokumente zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Dazu gehört die Implementierung sicherer Benutzerauthentifizierungsverfahren, Verschlüsselung und sicherer Speicherverfahren.
Drittanbieter von Dienstleistungen
Bei der Nutzung von eSignatur-Plattformen oder anderen Drittanbietern müssen die Unternehmen sicherstellen, dass diese Anbieter die einschlägigen Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten. Es ist wichtig, eine Due-Diligence-Prüfung durchzuführen und die Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzpraktiken dieser Anbieter zu bewerten, bevor sie ihre Dienste in Anspruch nehmen.
Unternehmen sollten auch die Datenschutzrichtlinien und Geschäftsbedingungen von Drittanbietern prüfen, um zu verstehen, wie personenbezogene Daten behandelt, gespeichert und geschützt werden. Die Wahl seriöser und vertrauenswürdiger Dienstanbieter kann dazu beitragen, die mit eSignaturen verbundenen Datenschutzrisiken zu mindern.
Letzte Gedanken
eSignaturen haben die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente unterschreiben und verwalten, revolutioniert und bieten Komfort, Effizienz und erhöhte Sicherheit. In Großbritannien sind eSignaturen rechtlich anerkannt und werden durch verschiedene Vorschriften geregelt, darunter die britische eIDAS-Verordnung und der Electronic Communications Act von 2000. Wenn Unternehmen den rechtlichen Rahmen und die Überlegungen zum Datenschutz im Zusammenhang mit eSignaturen kennen, können sie diese Technologie getrost einsetzen und ihre Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten rationalisieren.
Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen ist es entscheidend, eine zuverlässige und sichere eSignatur-Lösung zu wählen. Mit Enty können Sie kostenlos eine gültige eSignatur nutzen, um Enty-Vorlagen zu unterschreiben oder Ihre eigenen Dokumente hochzuladen und sie mit einer Vielzahl von Methoden mit nur wenigen Klicks zu unterschreiben. Durch die Einführung von eSignaturen und die Einhaltung der rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen können Unternehmen ihre Abläufe beschleunigen, Kosten senken und die Kundenerfahrung insgesamt verbessern.
Denken Sie daran, dass Sie sich immer von Rechtsexperten beraten lassen sollten, um die Einhaltung der für Ihr Unternehmen und Ihr Land geltenden Gesetze, Vorschriften und Datenschutzbestimmungen sicherzustellen. Mit dem richtigen Wissen und den richtigen Werkzeugen können Unternehmen die Leistung von eSignaturen nutzen, um Prozesse zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und das Unternehmenswachstum zu fördern.
