Stratégies efficaces en matière d'information financière et de traitement des erreurs
Votre bilan ressemble-t-il à un puzzle ? Les chiffres ne mentent pas... jusqu'à ce qu'ils soient mal rapportés ! Les écueils financiers peuvent s'abattre furtivement sur votre organisation, mais ce n'est pas forcément le cas. Par exemple, être capable de traiter des rapports sans être paranoïaque à l'idée de commettre ces erreurs comptables qui amènent à faire des déclarations que l'on n'avait pas l'intention de faire ; au contraire, apporter de la clarté par la façon dont les comptables traitent les rapports. Cet article fournit des solutions pratiques pour détecter et corriger les erreurs comptables de base et les erreurs, vous donnant la possibilité d'utiliser ces outils sans affecter le bon fonctionnement de l'entreprise. Apprenez à garder une longueur d'avance sur les problèmes !
Les erreurs courantes en matière d'information financière et leurs conséquences
Personne n'échappe aux règles du travail, et l'information financière ne fait pas exception. Quels sont les principaux aspects à respecter pour éviter de commettre de graves erreurs comptables ? Examinons quelques-uns de ces dérapages et leurs conséquences.
Les erreurs de saisie des données sont plus répandues qu'on ne le pense. Ces erreurs peuvent conduire à des états financiers corrects, à des déclarations fiscales correctes et à des décisions commerciales basées sur des informations incorrectes. Par exemple, une erreur de base de données courante dans l'un des services financiers a entraîné une erreur de 6,20 milliards de dollars. Ces erreurs peuvent être dues à la fatigue, à l'exécution d'un trop grand nombre de tâches à la fois ou à des erreurs d'appréciation lors de l'introduction d'informations dans le système.
Pour minimiser ces erreurs, vous devez mettre au point un mécanisme infaillible qui empêchera ces faux pas de se transformer en problèmes graves. Pensez notamment à déléguer les tâches de saisie à des partenaires externes ou à utiliser le service Enty's Finances pour limiter les erreurs lors de la collecte d'énormes quantités de données inutiles et fastidieuses.
Mauvaise classification des dépenses
La mauvaise classification des dépenses est une autre erreur à laquelle de nombreux utilisateurs succombent et qui peut fausser vos chiffres financiers. Ce type d'erreur peut se produire de plusieurs manières :
Utilisation d'immobilisations en tant que dépenses
Mauvaise affectation des comptes de dépenses de démarrage
Affectation erronée de certaines dépenses à une entité ou à un numéro de compte particulier.
Ces classifications incorrectes peuvent conduire à la déclaration erronée de certains niveaux de dépenses, ce qui peut affecter les marges d'exploitation de l'entreprise au sein de laquelle ces coûts ont été dépensés ou entraîner une surestimation des recettes. Elles peuvent vous empêcher de déduire certaines dépenses qui auraient dû l'être, augmentant ainsi le montant des impôts payés.
Divulgations incomplètes
Un autre problème courant consiste à ne pas fournir d'informations substantielles, ce qui peut avoir des conséquences négatives. Il s'agit de ne pas donner d'informations sur les dettes éventuelles qui dépendent des produits ou sur les évaluations importantes qui concernent la valeur des actifs et des passifs.
Le Financial Accounting Standards Board (FASB) fournit des instructions sur l'étendue des estimations à effectuer dans les informations à fournir. Ces informations sont particulièrement importantes lorsqu'il est possible, dans un délai raisonnable, qu'une estimation soit modifiée et que ce changement soit significatif pour les états financiers.
Les parties prenantes peuvent être mal informées de la situation réelle de votre entreprise en raison d'une divulgation incomplète, ce qui peut également entraîner des risques de litiges et des probabilités de sanctions réglementaires.
Erreurs temporelles dans la comptabilisation des recettes
L'un des domaines qui a fait l'objet d'un examen minutieux est celui de la comptabilisation des recettes, surtout après la mise en œuvre de l'ASC 606. Ignorer cette réglementation ou l'appliquer au mauvais moment entraîne toutefois de terribles erreurs qui devraient apporter de la clarté à vos états financiers.
L'enregistrement des recettes dans les livres au mauvais moment peut avoir un effet négatif sur la façon dont l'entreprise prévoit ses résultats financiers. Il y a, par exemple, un décalage entre les bénéfices déclarés et les rentrées d'argent réelles, ce qui peut donner une image trompeuse aux parties prenantes et les amener à prendre de mauvaises décisions. Parfois, les entreprises tentent de dompter les recettes trop tôt pour maquiller leurs chiffres de vente à des fins malveillantes ou en raison de systèmes déficients.
Stratégies pour un traitement efficace des erreurs dans les rapports financiers
Quelle que soit la cohérence et la bonne gestion de l'entreprise, il est toujours nécessaire d'intégrer certaines politiques pour traiter les erreurs dans les états financiers et l'information financière en général. Ce faisant, vous serez en mesure de limiter les écarts par rapport à ce qui est attendu ou voulu et de préserver la confiance de vos parties prenantes.
Il convient d'établir des procédures particulières pour traiter les erreurs comptables ou les transactions non autorisées au fur et à mesure qu'elles se produisent. Ces procédures doivent indiquer clairement les mesures à prendre lorsqu'une erreur a été commise ou constatée :
Signalement immédiat : il s'agit de signaler le cas aux clients en leur demandant de signaler les erreurs apparaissant dans les transactions dans un délai de 60 jours à compter de leur apparition sur les relevés bancaires.
Recherche d'informations : indiquer le nombre de jours nécessaires au client pour enquêter sur les fausses déclarations, par exemple de 10 à 45 jours.
Politique de remboursement : mettre en place une procédure de remboursement provisoire pour remédier aux conséquences négatives des erreurs pendant la période d'enquête.
Analyse des causes profondes des erreurs récurrentes
Un examen détaillé de l'analyse des causes profondes (ACR) vous aide à comprendre et à résoudre les problèmes attribués à des rapports financiers erronés. Pour réaliser une ACR efficace, il faut
Recueillir des preuves : compiler les documents relatifs au personnel, aux processus, aux systèmes et aux paramètres qui ont contribué à l'erreur.
Élaborer un énoncé clair du problème : préparer un document d'une page qui mentionne le problème, le moment où il survient et les problèmes ou retombées qu'il entraîne.
Décrire les causes et les effets : mettre l'accent sur l'utilisation de diagrammes de causes et d'effets pour démontrer l'existence de plus d'un facteur causal pour l'entreprise et ses facteurs qui ont contribué à l'erreur.
Mise en œuvre de mesures correctives
Après avoir établi les causes, il s'agit de prendre des mesures correctives
Élaborerdes plans d'action corrective : proposer un ensemble cohérent d'étapes qui tiendront compte des problèmes de Truman.
Vérifier le suivi prévu : s'assurer que les solutions ou les changements adoptés mettront effectivement fin au cycle et à l'enchaînement des événements.
Soyez réaliste : travaillez sur des solutions qui pourront être mises en œuvre et qui produiront des bénéfices au lieu de pertes.
Répartition du travail : assurez-vous que le travail a été réparti entre les membres concernés et qu'un délai a été fixé.
Procédures de contrôle et de suivi
Pour maintenir l'efficacité de vos stratégies de traitement des erreurs :
Établir des révisions régulières : déterminez la fréquence à laquelle le système de reporting fonctionnera en tant que révision et stratégie pour une fréquence gérable à laquelle les erreurs seront détectées dans les processus financiers.
Automatiser : au lieu de collecter manuellement les données, de les saisir et de les rapprocher, des systèmes automatiques doivent être mis en place en utilisant les avancées technologiques disponibles.
Veillezà ce que des formations supplémentaires soient organisées : évitez les risques en maintenant les connaissances de votre équipe sur les dernières procédures de traitement des erreurs.
Établir une boucle de retour d'information : améliorer le retour d'information précédent afin d'éviter les mêmes erreurs à l'avenir.
En appliquant les mesures susmentionnées, on peut s'attendre à une amélioration rapide de la précision des rapports et à la mise en place d'un système de contrôle des erreurs plus solide.
Tirer parti de la technologie pour améliorer l'information financière
Dans le monde d'aujourd'hui, il n'est pas possible d'améliorer les processus d'information financière sans recourir à la technologie. L'automatisation des rapports financiers permet de conserver du temps et des ressources pour les utiliser à d'autres fins, ce qui se traduit en fin de compte par une réduction des coûts. L'automatisation des rapports financiers d'Enty offre une image complète des finances de votre entreprise, est connectée à vos comptes bancaires et vous aide à mieux prévoir vos revenus. Les outils de suivi en temps réel permettent à la direction de suivre l'activité de nombreux processus d'entreprise en temps réel. Grâce à ces tableaux de bord, il est facile d'intégrer toutes les données nécessaires en un seul endroit et de répondre rapidement aux clients en réglant les problèmes. Ces tableaux de bord fournissent des données en temps réel, ce qui permet à tous les décideurs de disposer d'informations actualisées et précises, nécessaires au processus de prise de décision.
Lorsque vous décidez d'automatiser votre reporting, vous permettez à vos professionnels de la finance de se concentrer sur des tâches telles que les prévisions et l'analyse au lieu de compiler des rapports. Avec Enty, les données peuvent provenir de plusieurs sources différentes, comme vos comptes bancaires, au lieu de devoir agréger des données provenant de différents systèmes, ce qui est un travail fastidieux. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais surtout de préserver la qualité des données grâce à un minimum de copier-coller des informations.
Mise en place d'un cadre global d'information financière
Une structure solide a été mise en place pour que les rapports sur la puissance soient précis et crédibles. Cette structure vous permettra d'informer rapidement et précisément les investisseurs sur la réussite de votre entreprise. Examinons les éléments clés d'un cadre d'information financière complet.
Définir des objectifs clairs en matière de rapports
Le reporting financier tente de résumer les performances de l'entreprise et de fournir aux personnes intéressées des informations et des chiffres appropriés concernant la situation de l'entreprise. Pour ce faire, il est important de définir certains objectifs du processus de reporting. Déterminez l'importance et la fréquence des informations qu'un tel rapport implique. La définition de ces objectifs vous aidera à orienter vos efforts vers la fourniture des informations financières les plus appropriées, les plus significatives et les plus pertinentes.
Normalisation des formats de rapport
Lorsqu'il s'agit de fournir des rapports financiers, il est important qu'il y ait toujours un plus grand niveau de cohérence. Par souci d'uniformité, si chaque service adopte les mêmes formats de rapport et les mêmes procédures, la présentation des informations financières sera cohérente. Il s'agit notamment d'éviter les facteurs incorporels qui font qu'il est souvent difficile pour les utilisateurs d'une entreprise d'accéder aux rapports financiers au cours des périodes couvertes ou à travers les différentes frontières des opérations de l'entreprise. Pensez à développer la construction et l'utilisation de différents rapports, tels que des modèles pour le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Ils faciliteront les processus d'établissement des rapports et élimineront presque tous les risques d'erreurs dans les rapports.
Mise en œuvre de mesures de contrôle de la qualité
Pour préserver l'intégrité de vos rapports financiers, il est essentiel de mettre en œuvre des mesures solides de contrôle de la qualité. Pour protéger l'intégrité des états financiers, il est important de respecter les éléments de base de l'assurance qualité. Il s'agit notamment d'identifier correctement les mesures physiques réelles qui seront mises en place pour s'assurer que des personnes compétentes et honnêtes sont en mesure de collecter les données correctes, de gérer les données et de transmettre les informations requises à d'autres personnes. Ces mesures renforcent le contrôle de la qualité. En voici quelques exemples :
Séparation des tâches afin d'éviter les malveillances et les erreurs.
Rapprochement fréquent des comptes
Audits/examens effectués par des parties externes indépendantes.
Saisie et recoupement des données pour une plus grande précision à l'aide de machines.
En mettant en œuvre ces mesures, vous pouvez réduire considérablement le risque d'erreurs et d'incohérences dans vos rapports financiers.
Exploiter l'analyse pour la détection et la prévention des erreurs
Dans le monde financier d'aujourd'hui, qui évolue rapidement, il est devenu crucial de tirer parti de l'analyse pour détecter et prévenir les erreurs. En exploitant la puissance d'outils et de techniques avancés, vous pouvez améliorer de manière significative la précision et la fiabilité de vos processus d'information financière.
Mise en œuvre d'algorithmes de détection d'anomalies
La détection des anomalies change la donne en ce qui concerne l'identification de modèles ou de comportements irréguliers au sein de vos données financières. En utilisant des algorithmes sophistiqués et des techniques d'apprentissage automatique, vous pouvez repérer des erreurs potentielles, des fraudes ou d'autres irrégularités financières qui pourraient autrement passer inaperçues. Ces systèmes alimentés par l'IA analysent de vastes volumes de données et signalent les transactions qui s'écartent de la norme afin qu'elles fassent l'objet d'une enquête plus approfondie.
Pour mettre en œuvre un système efficace de détection des anomalies
Recueillir des données complètes sur les transactions financières à partir de toutes les sources pertinentes.
Nettoyer et organiser les données dans un format bien structuré.
Identifier les caractéristiques clés les plus pertinentes pour détecter les anomalies
Choisissez un modèle approprié en fonction de la complexité de vos données.
Entraîner le modèle à l'aide de données financières historiques
Valider les performances du modèle sur un ensemble de données indépendant
Déployer le modèle dans un environnement réel pour une analyse en temps réel.
Révision et mise à jour régulières des processus d'établissement de rapports
Le paysage financier est en constante évolution et vos processus de reporting doivent suivre le mouvement. Examinez et mettez régulièrement à jour votre cadre d'information financière pour vous assurer qu'il reste efficace et conforme aux réglementations en vigueur. Cela peut impliquer
de rester informé des modifications apportées aux normes et réglementations comptables
Évaluer l'efficacité de vos processus de reporting actuels
Identifier les domaines à améliorer et mettre en œuvre les changements nécessaires
Assurer la formation continue de votre équipe financière afin qu'elle reste au fait des meilleures pratiques.
En adoptant une approche proactive de l'examen et de la mise à jour de vos processus de reporting, vous pouvez vous assurer que votre cadre de reporting financier reste solide et fiable au fil du temps.
Dernières réflexions
Il est temps d'éviter les erreurs financières coûteuses et de prendre le contrôle de vos rapports - c'est maintenant. En adoptant une approche proactive de l'information financière et en utilisant les technologies modernes, vous pouvez éliminer les erreurs et réduire le stress lié à la gestion de vos finances. Ces stratégies permettront à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes, d'améliorer la prise de décision et, en fin de compte, de conduire votre entreprise vers une croissance confiante et durable.
