Opanowanie zarządzania ryzykiem dzięki skutecznemu planowi awaryjnemu
Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że Prawo Murphy'ego ma osobistą wendettę przeciwko Twojej firmie? W jednej chwili wszystko działa gładko, a w następnej - bum! - znikąd pojawia się podkręcona kula. Klęska żywiołowa? Nagły krach na rynku? Krach technologiczny? Niezależnie od rodzaju kryzysu, wydaje się, że wszechświat wystawia cię na próbę. Ale mamy dobrą wiadomość: dzięki solidnemu planowi awaryjnemu możesz przechytrzyć te nieoczekiwane wyzwania i utrzymać stabilność swojej firmy. Przeanalizujmy, w jaki sposób niewielkie zarządzanie ryzykiem może pomóc w opanowaniu chaosu i odzyskaniu kontroli, bez względu na to, co pojawi się na Twojej drodze.
Zrozumienie zarządzania ryzykiem i planowania awaryjnego
Każdego dnia w obecnym środowisku biznesowym zdarzają się nieoczekiwane sytuacje, które mogą zakłócić normalne funkcjonowanie organizacji. Ryzyko jest jedną z tych rzeczy, które zawsze się zdarzają, dopóki ktoś żyje, a aby przedsięwzięcie odniosło sukces, musi zadbać o takie ryzyko. Aby uniknąć ewentualnego zagrożenia dla swojej sprawy, musisz nauczyć się, jak właściwie planować ryzyko i jak opracować plan B.
Zarządzanie ryzykiem można opisać jako zarządzanie potencjalnymi stratami dla firmy, które obejmuje identyfikację zagrożeń, ocenę poziomu takich zagrożeń i przygotowanie się na najgorsze scenariusze. Chodzi o to, aby być proaktywnym, aby zapewnić, że jeśli wystąpią nieoczekiwane zdarzenia, ich konsekwencje będą jak najmniejsze. Ponieważ możesz przewidzieć rodzaje ryzyka, które mogą wystąpić w najbliższej przyszłości, będziesz miał możliwość zaplanowania działań mających na celu zmniejszenie możliwych negatywnych konsekwencji finansowych, operacyjnych lub reputacyjnych takich zagrożeń.
Rola planowania awaryjnego
Strategia na wypadek niepewności w przyszłości jest integralną częścią procesu zarządzania ryzykiem. Tym razem jest to plan przezwyciężenia ryzyka o dużym wpływie, tak zwany "Plan B", który w rzeczywistości jest planem działania ukierunkowanym na skuteczny proces zarządzania ryzykiem. Siatka bezpieczeństwa dla każdej z firm, która zapewnia, że istnieją kroki, które należy podjąć w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych trudności.
Korzyści ze skutecznych planów awaryjnych
Przygotowany plan awaryjny to "siła ślimaka" dla Twojej organizacji. Oto kilka korzyści płynących z takiego planowania:
Zmniejszony stopień katastrof operacyjnych: poprzez podjęcie kroków w kierunku skutecznego utrzymania działalności biznesowej nawet w czasie kryzysu i tuż po nim, istnieje większe prawdopodobieństwo zachowania dochodów.
Lepsza ocena: jest to proces planowania, w którym każda organizacja powinna dokonać realistycznej oceny swoich możliwości - dobrych, złych i rzeczywistych.
Mniej zamieszania: precyzyjne procedury pomagają kierownictwu organizacji w radzeniu sobie z kryzysem bez utraty kluczowych zasobów i w odpowiednim czasie.
Lepsza reputacja: przygotowanie daje pewność interesariuszom, a to może zapobiec ewentualnemu pogorszeniu reputacji.
Zwiększona dostępność kredytów i ubezpieczeń: plany awaryjne, jeśli i kiedy zostaną wprowadzone na papierze, mogą w znacznym stopniu pokazać bankom i firmom ubezpieczeniowym, że firma stanowi dla nich "dobre ryzyko".
Kluczowe elementy solidnego planu awaryjnego
Istnieją pewne kluczowe elementy, na których należy się skoncentrować podczas opracowywania planu awaryjnego. Elementy te zachęcą cię do przewidywania ryzyka z wyprzedzeniem i podejmowania szybkich działań naprawczych w przypadku wystąpienia trudności.
Identyfikacja i ocena ryzyka
Podobnie jak w przypadku każdego dobrze skonstruowanego planu awaryjnego, konieczne jest rozpoczęcie od właściwego zrozumienia i oceny ryzyka. W tym przypadku konieczne będzie sporządzenie listy zagrożeń, które zagrażają ciągłości działania organizacji. Procedura ta obejmuje oszacowanie szansy wystąpienia i zakresu szkód, jakie takie ryzyko może spowodować. W ten sposób pomaga usprawnić strategie reagowania i zasoby, tak aby były one wykorzystywane prawidłowo i optymalnie.
Strategie reagowania
Po zidentyfikowaniu i ocenie ryzyka, kolejny etap dotyczy strategii reagowania. Są to środki reagowania, które określają, w jaki sposób organizacja poradzi sobie z każdym z tych wyzwań, które zostały przewidziane jako potencjalne. Zapewnij opcje zarówno taktycznych, jak i strategicznych reakcji i buduj elastyczność na zmiany. Po raz kolejny należy pamiętać, że plan działania jest podatny na stopień samego ryzyka i możliwy wpływ tego ryzyka na organizację.
Alokacja zasobów
Aby zapewnić sprawną realizację planu awaryjnego, ważne jest zastosowanie odpowiedniej alokacji zasobów. Zidentyfikuj zasoby, które będą potrzebne, takie jak personel, narzędzia i budżety, do realizacji strategii reagowania. W przypadku każdej alokacji zasobów w odniesieniu do konkretnej strategii, ważne jest, aby wziąć pod uwagę poziom priorytetu projektu i status zespołu. Pomaga to uniknąć sytuacji przepracowania, które przyczynia się do wypalenia zawodowego, zapewniając jednocześnie, że nie zabraknie wymaganych zasobów do przeciwdziałania ryzyku.
Protokoły komunikacyjne
Każdy kryzys wymaga skutecznej komunikacji i strategii edukacyjnych. Ustanowienie protokołów komunikacyjnych, których należy przestrzegać, z wyszczególnieniem strategii stosowanej do aktualizowania i informowania wszystkich interesariuszy o zmianach w okresie restrukturyzacji. Może to obejmować tworzenie kamieni milowych i list kontrolnych, projektowanie struktury komunikacji i/lub tworzenie/używanie systemu powiadamiania interesariuszy. Przedstawienie tych zasad na piśmie zmniejszy chaos w organizacji i pozwoli ludziom działać szybko, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Opracowanie i wdrożenie planu awaryjnego
Jedynym sposobem na ochronę firmy przed wieloma zagrożeniami jest stworzenie i wdrożenie profesjonalnego planu awaryjnego. Jest to część, która stanowi wyzwanie, ale jest niezwykle ważna. W ramach tej części opiszesz konkretne kroki, które pomogą Ci poradzić sobie z takimi sytuacjami, gdy się pojawią.
Przeprowadzanie oceny ryzyka
Sporządź listę możliwości, aby rozpocząć identyfikację potencjalnych zagrożeń dla firmy i wszystkich jej aktywów. Obejmuje to wszelkiego rodzaju techniki zarządzania ryzykiem biznesowym w celu określenia zagrożeń oraz ich ekspozycji i skutków. Podkreśl identyfikację i kategoryzację zagrożeń dla Twojej firmy zgodnie z prawdopodobieństwem i dotkliwością ich wpływu na Twoją organizację.
Tworzenie strategii reagowania
Po dokonaniu oceny obecności ryzyka, kolejnym krokiem jest sformułowanie strategii reagowania dla każdego krytycznego ryzyka. Strategia reagowania powinna określać, co należy zrobić w ramach planu awaryjnego i może obejmować bieżące działania i czynności, a także te przewidywane w przyszłości. Podczas planowania należy zrównoważyć czynniki, takie jak prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia i ilość wysiłku włożonego w realizację strategii. Należy pamiętać, że podejście może się różnić w zależności od apetytu na ryzyko firmy i charakteru dominujących zagrożeń.
Przypisywanie ról i obowiązków
Skuteczne plany awaryjne zawsze zawierają koncepcje ról i obowiązków. Należy opisać role pracowników i interesariuszy we wdrażaniu określonych działań, aby wszystkie zaangażowane strony były świadome swoich obowiązków w zakresie wdrażania planu. Ten krok jest szczególnie ważny, jeśli organizacja jest rozproszona geograficznie. Możesz rozważyć użycie matrycy RACI, aby pomóc udokumentować, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany o różnych elementach planu.
Testowanie i udoskonalanie planu
Aby plan awaryjny przyniósł pożądane rezultaty, konieczne jest jego testowanie i ulepszanie. Planuj i wdrażaj programy reagowania na zagrożenia, takie jak ćwiczenia szkoleniowe i próby oparte na krytycznych scenariuszach ryzyka. Pomoże to w zademonstrowaniu rzeczywistej przydatności planu i dalszym budowaniu zdolności reagowania zespołu. Po każdym teście należy zebrać informacje na temat reakcji i przyszłych kierunków działań. Sprawi to, że zależne i współzależne cykle będą ciągłe.
Monitorowanie i aktualizowanie planu awaryjnego
Plan awaryjny nie jest nudnym i suchym dokumentem jednorazowym. Dokument ten musi raczej ewoluować pod względem traktowania nowych i zmienionych działań biznesowych. Skupmy się teraz na tym, jakie środki można podjąć, aby zapewnić, że plan pozostanie zawsze skuteczny, ostry i gotowy do walki.
Procesy regularnego przeglądu
Ustalenie konkretnego okresu, w którym plan awaryjny powinien zostać poddany przeglądowi. Nie ma to na celu jedynie zaznaczenia pola, ale raczej dopilnowanie, aby plan był aktualny w ramach intensywnych interakcji biznesowych. Powinieneś spodziewać się przeglądu swojego planu co najmniej raz lub dwa razy w roku. W przypadku tych przeglądów należy uzyskać i zweryfikować, jak realne są obecnie zagrożenia i czy obecny plan pozostaje optymalnym planem działania.
Transformacje zaszły w personelu i usługach organizacji, ponieważ zintegrowały one ważne dane wejściowe z wprowadzonych nowych systemów szpitalnych.
Adaptacja do zmieniających się warunków biznesowych
Krajobraz biznesowy jest dynamiczny, a zatem plan awaryjny powinien również uwzględniać zmiany. Podejmij kwestie ośrodków i obiektów, które istnieją, aby leczyć i przywracać zdrowie poszczególnym stanom. Zbadaj i skoreluj rodzaje ryzyka ze wzrostami i spadkami gospodarczymi, zmianami w przepisach lub potrzebami klientów. Nie bój się zmieniać swoich strategii, aby reagować na zmiany zewnętrznych zagrożeń i możliwości.
Aby zachować elastyczność planu, wspieraj kulturę zdolności adaptacyjnych w swoim zespole. Zachęcaj do ciągłego uczenia się i bądź otwarty na nowe pomysły. Pozostając zwinnym, będziesz lepiej przygotowany do radzenia sobie z wszelkimi zakrętami, które pojawią się na Twojej drodze.
Uwzględnianie zdobytych doświadczeń
Co jakiś czas pojawia się wskazówka, czy poszkodowani / ranni pracownicy powinni lub nie powinni zostać uwzględnieni w oparciu o jasne argumenty. Po wykorzystaniu każdego planu reagowania kryzysowego lub przeprowadzeniu ćwiczeń, zespół projektowy musi zebrać się na spotkanie podsumowujące. Pytasz, ale co odpowiedzieliby pozytywnie członkowie zespołu projektowego, a więc plan jest w apatii, a jeśli jest to z troski i smutku, że plan został zaniedbany, ponieważ nie był używany na poziomie tolerancji. Lepiej działać niż przygotowywać się i czekać na sytuację kryzysową.
Końcowe przemyślenia
Ważne jest, aby ćwiczyć umiejętności zarządzania ryzykiem poprzez dobre planowanie awaryjne, aby chronić swoją firmę przed nieprzewidzianymi zdarzeniami. Dlatego też sensowne jest skonstruowanie jak największej ilości szczegółów dotyczących ryzyka i opracowanie odpowiednich reakcji przy jednoczesnym jasnym zdefiniowaniu tych zasad dla wszystkich w organizacji. Okresowe ćwiczenia związane z realizacją planu i przeglądy planu zapewniają jego aktualność i pomagają organizacji przygotować się na zagrożenia, które mogą pojawić się w przyszłości. Nie zapominaj, że nadal polegasz na przyjętym planie awaryjnym. Wzmocnienie ewolucji planów fragmentarycznych w strategii zostało uwzględnione. Ale nie zapominaj - Enty jest tutaj, aby pomóc Ci również w zarządzaniu ryzykiem bilansowym, zapewnić narzędzia do automatyzacji zaplecza i uwolnić zasoby. Bez paniki!