Gdy zawierasz umowę biznesową: 7 wskazówek
Zawarcie umowy biznesowej to coś więcej niż przygotowanie formalnego dokumentu dla zachowania pozorów. W tym procesie istnieją również pewne punkty przed podpisaniem, takie jak negocjacje; poza tym należy zadbać o śledzenie i odnawianie.
Korporacje, które realizują ponad 40 000 kontraktów, zatrudniają menedżerów ds. kontraktów, którzy są odpowiedzialni za relacje umowne ze swoimi partnerami i dostawcami.
Właściciele MŚP są sami odpowiedzialni za trwałość umowy biznesowej. Jeśli prowadzisz małą firmę, postępuj zgodnie ze wskazówkami, jak skutecznie zarządzać umowami w naszym nowym artykule.
Dlaczego zarządzanie umowami jest ważne
Pisemna umowa spełnia podstawowe zadania. Rejestruje prawa i obowiązki obu stron, czyli wyjaśnia ustalenia i ogranicza ryzyko biznesowe.
Ryzyko jest ograniczane w szczególności poprzez prawne egzekwowanie umowy. Jeśli coś pójdzie nie tak i druga strona naruszy uzgodnione warunki, zazwyczaj podejmiesz kroki prawne. Jeśli spowoduje to straty lub nie otrzymasz zapłaty, w ostateczności uzyskasz odszkodowanie na drodze sądowej.
Pomiędzy tymi dwoma skrajnościami, polegającymi na napisaniu "niezbędnego minimum" dokumentu, aby zaufać sobie nawzajem, a pójściem do sądu, istnieją jednak inne aspekty prowadzenia działalności gospodarczej. Jak zawarcie umowy wpłynie na relacje z kontrahentem/przyszłymi klientami? W jaki sposób umowa zostanie zrealizowana?
Na te pytania odpowiada zarządzanie umowami. W rzeczywistości inwestujesz w relację biznesową wokół podpisania dokumentu - fazy przed przyznaniem i po przyznaniu - i uzyskujesz lepsze wyniki kontraktu i swojej firmy.
Co należy zrobić na etapie poprzedzającym przyznanie nagrody
Faza przed zawarciem umowy rozpoczyna się od podjęcia wstępnej decyzji o współpracy z inną firmą lub osobą i kończy się podpisaniem dokumentu. Faza ta, poprzedzająca ostateczną wersję dokumentu, opiera się na sporządzaniu i negocjacjach. Oto wskazówki:
Krok 1. Zawarcie umowy
Kiedy rozpoczyna się nowa relacja biznesowa, jedna ze stron inicjuje umowę, aby ustanowić dla niej barierę. Tworzenie umowy od podstaw wydaje się być długim i żmudnym zadaniem. Tymczasem można skorzystać z usługi zarządzania umowami online, aby zaoszczędzić czas.
Istnieją zautomatyzowane systemy, w których wystarczy wybrać szablon i odpowiedzieć na pytania w formularzu. Wersja robocza będzie zwykle edytowana kilka razy, ale mimo to będziesz mieć nad nią większą kontrolę.
Krok 2. Poznaj swojego kontrahenta
Jeśli utknąłeś w pewnym momencie sporządzania umowy lub zaproponowano Ci podpisanie projektu sporządzonego przez drugą stronę, sprawdź jej historię. Możesz skorzystać z usług online, aby sprawdzić legalną rejestrację firmy w UE lub na stronach ratingowych.
Istnieją giełdy i bazy danych dla poszczególnych obszarów. Ostatecznie możesz bezpośrednio poprosić partnera o informacje na temat istniejących zobowiązań i powiązanych dokumentów, aby ocenić jego zdolność do wywiązania się z nowej umowy.
Krok 3. Przygotuj się do negocjacji
Nawet jeśli umowa biznesowa wydaje się być jednoznaczna, mogą wystąpić pewne wąskie gardła. Dowiedz się, kto jest osobą upoważnioną do podejmowania decyzji w sprawie umowy i kto może odpowiedzieć na konkretne pytania, np. w przypadku zawarcia umowy SLA, u Twojego kontrahenta.
Zdefiniuj swoje stanowiska i nie wahaj się negocjować warunków umowy, aby zwiększyć wartość swojej usługi lub upsellingu.
Edytuj projekt umowy po rundach negocjacyjnych i staraj się, aby zmiany były widoczne i łatwe do porównania. Usługa zarządzania umowami byłaby tutaj pomocna, aby zachować strukturę dokumentu poprzez edycję.
Krok 4. Rozpoczęcie cyklu życia umowy
Koncepcja cyklu życia umowy pozwala firmom ewoluować od momentu zawarcia każdej nowej umowy. Zasadniczo zapisujesz to, czego nauczyłeś się na tym etapie zarządzania kontaktami na następny raz.
Na przykład, jakich informacji należy zażądać od kontrahenta w celu nawiązania kontaktu lub jak zmienić pierwszy wysłany projekt. Opisujesz praktykę i przechowujesz zapisy w swojej bibliotece plików dla klientów. Pomaga to lepiej i szybciej zorganizować proces następnym razem.
Zarządzanie kontaktami po przyznaniu dotacji
Po zakończeniu formalności i podpisaniu ostatecznej wersji, proces wchodzi w fazę po udzieleniu zamówienia. Post-award to faza trwająca przez cały okres obowiązywania umowy. Faza ta polega na śledzeniu i utrzymaniu umowy, podczas gdy utrzymanie obejmuje zasady odnawiania i wprowadzania zmian.
Krok 5. Śledzenie i audyt umowy
Chociaż nie jest to tak powszechne w małych firmach, śledzenie realizacji umowy zwiększa wydajność. Określ kilka punktów, do których należy wrócić w dokumencie i przeprowadzaj regularny audyt.
Wysoką poprzeczką jest sprawdzenie, czy uzyskujesz maksymalny zysk i czy jesteś zainteresowany kontynuowaniem współpracy. Jeśli tak, możesz rozważyć kolejne kroki, takie jak ponowne zwiększenie wartości lub upsell.
Niską poprzeczką jest sprawdzenie, czy w umowie występują opóźnienia lub drobne naruszenia i ostrzeżenie kontrahenta o konsekwencjach, zanim spowoduje to dodatkowe koszty dla Twojej firmy.
Krok 6. Uzgodnienie zmian
Oczywiste jest, że umowa musi zawierać klauzule dotyczące zmian. Nie można przewidzieć wszystkich możliwych zmian, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, ale można zaplanować czas na przegląd, dyskusję i wprowadzenie poprawek.
Należy pamiętać, że poprawki mogą mieć wpływ na późniejsze harmonogramy i terminy. Ponadto musi istnieć system umożliwiający wprowadzanie zmian do umowy niezależnie od czasu przeznaczonego na rewizję, ponieważ niektóre "otwarte klauzule" lub pominięte elementy mogą zostać wykryte w dowolnym momencie.
Krok 7. Rozważ odnowienie z wyprzedzeniem
Wracając do wskazówki nr 4, zamknij cykl życia umowy, zapisując ogólne wyniki kontaktu i krótkie podsumowanie. Dzięki temu będziesz w stanie podjąć decyzję o przedłużeniu lub rozwiązaniu umowy.
Zdarza się to często, gdy współpracujesz z większymi firmami. Mają one zautomatyzowany przepływ pracy i nie zwracają uwagi na wygaśnięcie jednej z tysięcy umów. Tak więc małe firmy przegapiają okazje do odnowienia i tracą potencjalne przychody.
Rozwiązanie do zarządzania kontaktami dla MŚP
Małe firmy często stają przed koniecznością optymalizacji zarządzania umowami, gdy współpracują z dużymi lub państwowymi przedsiębiorstwami lub zarządzają wieloma umowami z freelancerami. Ponieważ pełnoprawne oprogramowanie do zarządzania umowami (CM) jest niedostępne, łączą one zautomatyzowaną usługę CM z ręcznym monitorowaniem.
W Enty możesz korzystać z automatycznego zarządzania umowami wraz z ponad 7 niezbędnymi usługami back office. Nie trać czasu na tworzenie odpowiedniego szablonu od podstaw. Dzięki gotowemu do użycia formularzowi będziesz w stanie wygenerować pierwszą wersję roboczą w ciągu kilku minut.
Uwolnij wiele roboczogodzin od papierkowej roboty i zainwestuj je w to, co wnosi nową wartość do Twojej firmy.
