Wenn Sie einen Geschäftsvertrag abschließen: 7 Tipps
Der Abschluss eines Geschäftsvertrags ist mehr als die Erstellung eines formellen Papiers, das nur dem äußeren Anschein dient. In diesem Prozess gibt es auch einige Punkte, die der Unterzeichnung vorausgehen, wie z. B. Verhandlungen; außerdem sollten Sie sich um die Überwachung und Erneuerung kümmern.
Unternehmen, die mehr als 40.000 Verträge abschließen, stellen Vertragsmanager ein, die für die vertraglichen Beziehungen mit ihren Partnern und Lieferanten verantwortlich sind.
KMU-Eigentümer sind selbst für die Nachhaltigkeit der Geschäftsvereinbarung verantwortlich. Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, sollten Sie die Tipps zur effektiven Vertragsverwaltung in unserem neuen Artikel beachten.
Warum Vertragsmanagement wichtig ist
Mit einem schriftlichen Vertrag werden grundlegende Aufgaben erfüllt. Sie halten die Rechte und Pflichten beider Parteien fest, d. h. Sie klären Ihre Vereinbarung und mindern die Geschäftsrisiken.
Die Risiken werden vor allem durch die rechtliche Durchsetzung des Vertrags gemindert. Wenn etwas schief geht und eine andere Partei gegen die vereinbarten Bedingungen verstößt, werden Sie normalerweise rechtliche Schritte einleiten. Wenn Ihnen dadurch ein Schaden entsteht oder Sie nicht bezahlt werden, erhalten Sie als letztes Mittel eine Entschädigung durch ein Gericht.
Zwischen den beiden Extremen, nämlich dem Verfassen eines "notwendigen Mindest"-Vertrauensdokuments und dem Gang zum Gericht, gibt es jedoch noch andere Aspekte des Geschäftslebens. Wie wird sich der Vertragsabschluss auf Ihre Beziehungen zu dieser Gegenpartei/zu künftigen Kunden auswirken? Wie wird der Vertrag erfüllt werden?
Diese Fragen werden durch das Vertragsmanagement beantwortet. Sie investieren nämlich in die Geschäftsbeziehung rund um die Unterzeichnung des Dokuments - in der Phase vor und nach der Vertragsvergabe - und erzielen eine bessere Leistung des Vertrags und Ihres Unternehmens.
Was ist in der Vorvergabephase zu tun?
Die Phase vor der Auftragsvergabe beginnt mit der Entscheidung, mit einem anderen Unternehmen oder einer Person zusammenzuarbeiten, und gipfelt in der Unterzeichnung des Dokuments. In dieser Phase, bevor die endgültige Fassung auf dem Tisch liegt, geht es um die Ausarbeitung und Verhandlung. Hier sind die Tipps:
Schritt 1. Einen Vertrag initiieren
Wenn eine neue Geschäftsbeziehung beginnt, initiiert eine Partei einen Vertrag, um die Leitplanken dafür festzulegen. Einen Vertrag von Grund auf zu erstellen, scheint eine langwierige und mühsame Aufgabe zu sein. In der Zwischenzeit können Sie einen Online-Vertragsverwaltungsdienst nutzen, um Zeit zu sparen.
Es gibt automatisierte Systeme, bei denen Sie nur eine Vorlage auswählen und die Fragen im Formular beantworten müssen. Dieser Entwurf wird normalerweise mehrmals bearbeitet, dennoch haben Sie mehr Kontrolle darüber.
Schritt 2. Kennen Sie Ihre Gegenpartei
Wenn Sie bei der Ausarbeitung eines Vertrags nicht weiterkommen oder Ihnen vorgeschlagen wurde, den von der anderen Partei erstellten Entwurf zu unterzeichnen, sollten Sie einen Hintergrundcheck durchführen. Sie können Online-Dienste nutzen, um die rechtliche Eintragung des Unternehmens in der EU oder Bewertungsportale zu überprüfen.
Es gibt auch branchenspezifische Börsen und Datenbanken. Schließlich können Sie Ihren Partner direkt nach Informationen über bestehende Verpflichtungen und damit zusammenhängende Dokumente fragen, um seine Fähigkeit zur Erfüllung einer neuen Vereinbarung zu beurteilen.
Schritt 3. Bereiten Sie sich auf die Verhandlungen vor
Selbst wenn eine Geschäftsvereinbarung eindeutig zu sein scheint, kann es zu Engpässen kommen. Informieren Sie sich darüber, wer bei Ihrer Gegenpartei die Entscheidungsbefugnis über den Vertrag hat und wer spezifische Fragen beantworten kann, z. B. wenn Sie SLA abschließen.
Definieren Sie Ihre Positionen und zögern Sie nicht, die Vertragsbedingungen zu verhandeln, um den Wert Ihrer Dienstleistung zu steigern oder ein Upselling vorzunehmen.
Bearbeiten Sie den Vertragsentwurf nach den Verhandlungsrunden und versuchen Sie, die Änderungen sichtbar und leicht vergleichbar zu machen. Ein Vertragsverwaltungsdienst wäre hier hilfreich, um die Struktur des Dokuments durch Bearbeitung beizubehalten.
Schritt 4. Start des Vertragslebenszyklus
Das Konzept des Vertragslebenszyklus ermöglicht es Unternehmen, sich nach dem Abschluss eines neuen Vertrags weiterzuentwickeln. Im Grunde halten Sie fest, was Sie aus dieser Phase des Kontaktmanagements für das nächste Mal lernen.
Zum Beispiel, welche Informationen Sie von einer Gegenpartei anfordern müssen, um mit ihr in Kontakt zu treten, oder wie Sie den ersten Entwurf, den Sie versenden, ändern können. Sie beschreiben die Vorgehensweise und bewahren die Aufzeichnungen in Ihrer Bibliothek mit den Akten für die Kunden auf. Das hilft Ihnen, den Prozess beim nächsten Mal besser und schneller zu organisieren.
Kontaktmanagement nach der Vergabephase
Nachdem der Papierkram erledigt und die endgültige Fassung unterschrieben ist, tritt der Prozess in die Phase nach der Auftragsvergabe ein. Die Post-Award-Phase ist eine fortlaufende Phase während der gesamten Vertragslaufzeit. In dieser Phase geht es um die Nachverfolgung und Pflege Ihres Vertrags, wobei die Pflege aus Verlängerungs- und Änderungsregeln besteht.
Schritt 5. Verfolgung und Prüfung des Vertrags
Auch wenn es in kleinen Unternehmen nicht so üblich ist, erhöht die Verfolgung der Vertragserfüllung Ihre Effizienz. Legen Sie einige Punkte fest, um das Dokument zu überprüfen und eine regelmäßige Kontrolle durchzuführen.
Das oberste Gebot ist zu prüfen, ob Sie den maximalen Gewinn erzielen und an einer Fortsetzung der Partnerschaft interessiert sind. Wenn dies der Fall ist, können Sie die nächsten Schritte in Erwägung ziehen, z. B. die Steigerung Ihres Werts oder Upselling.
Die niedrige Messlatte besteht darin, zu prüfen, ob der Vertrag Verzögerungen oder kleine Verstöße aufweist, und Ihre Gegenpartei auf die Folgen hinzuweisen, bevor Ihrem Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen.
Schritt 6. Einigen Sie sich auf Revisionen
Es versteht sich von selbst, dass der Vertrag Revisionsklauseln enthalten muss. Sie können nicht alle möglichen Änderungen vorhersehen, weder intern noch extern, aber Sie können Zeit für die Überprüfung, die Diskussion und die Vornahme von Änderungen einplanen.
Bedenken Sie, dass sich Änderungen auf spätere Zeitpläne und Fristen auswirken können. Außerdem muss es ein System zur Änderung des Vertrags außerhalb der Revisionszeiten geben, da einige "offene Klauseln" oder übersehene Punkte jederzeit entdeckt werden können.
Schritt 7. Erwägen Sie eine vorzeitige Erneuerung
Zurück zu Tipp Nr. 4: Schließen Sie den Lebenszyklus eines Vertrags ab, indem Sie Aufzeichnungen über die Leistung dieses Kontakts im Allgemeinen und eine kurze Zusammenfassung erstellen. Dann können Sie entscheiden, ob Sie den Vertrag verlängern oder kündigen wollen.
Dies geschieht oft, wenn Sie mit größeren Unternehmen zusammenarbeiten. Sie haben automatisierte Arbeitsabläufe und achten nicht auf das Auslaufen eines der Tausenden von Verträgen. So verpassen kleine Unternehmen Verlängerungsmöglichkeiten und verlieren potenzielle Einnahmen.
Kontaktmanagement-Lösung für KMU
Ein kleines Unternehmen steht oft vor der Notwendigkeit, das Vertragsmanagement zu optimieren, wenn es mit großen oder staatlichen Unternehmen zusammenarbeitet oder mehrere Verträge mit Freiberuflern verwaltet. Da eine vollwertige Vertragsmanagement-Software (CM) nicht in Frage kommt, mischen sie automatisierte CM-Dienste mit manueller Überwachung.
Mit Enty können Sie automatisiertes Vertragsmanagement zusammen mit 7+ wichtigen Backoffice-Diensten nutzen. Verschwenden Sie keine Zeit mit der Erstellung einer geeigneten Vorlage von Grund auf. Mit dem gebrauchsfertigen Formular können Sie den ersten Entwurf in wenigen Minuten erstellen.
Befreien Sie sich von einer Reihe von Arbeitsstunden für Papierkram und investieren Sie diese in das, was Ihrem Unternehmen einen neuen Wert verleiht.
