Más allá de la tinta: garantizar la legalidad de la firma electrónica
Adiós a los documentos manchados de tinta y a los rastros de papel. Con el mundo lleno de tecnología, las firmas electrónicas reinan: ofrecen un puente entre los reinos físico y digital. La verificación digital agiliza los procesos, pero aún persisten las dudas sobre su poder legal. Por eso hoy nos embarcamos en una misión para demostrar que las firmas electrónicas son jurídicamente sólidas y están preparadas para los tribunales, además de hablar de soluciones y técnicas para garantizar su legalidad.
Introducción a la firma electrónica
Antes de adentrarnos en los detalles de la selección y verificación de firmas electrónicas, entendamos primero qué son las firmas electrónicas y cómo funcionan. En términos sencillos, una firma electrónica es una forma de firmar electrónicamente un documento o un registro. Sirve como representación digital de la intención de una persona de aceptar el contenido de un documento.
Existen varios tipos de firmas electrónicas, que pueden dividirse a grandes rasgos en dos categorías: firmas electrónicas simples y firmas electrónicas cualificadas (FER). Las firmas electrónicas simples son esencialmente cualquier forma de firma electrónica que se adjunta o asocia a otros datos electrónicos y es utilizada por el firmante para firmar.
Por otro lado, las firmas electrónicas cualificadas o avanzadas (FER) son firmas electrónicas que cumplen con el Reglamento de la UE nº 910/2014 (Reglamento eIDAS) para las transacciones electrónicas dentro del mercado interior europeo. La FER es ideal para negocios complejos como la medicina, la propiedad intelectual, etc., en los que podría ser necesario demostrar la legalidad de la firma ante un tribunal.
Por ello, la firma electrónica reconocida suele utilizarse en sectores empresariales de mayor riesgo o altamente regulados, debido a su alto nivel de garantía y respaldo legal. Entre estos sectores se encuentran:
Inmobiliario: el sector inmobiliario maneja mucho papeleo, incluidos contratos y documentos de inventario. El uso de QES garantiza la legalidad de estos documentos y agiliza el proceso.
Sector sanitario: el sector sanitario maneja información sensible y requiere un alto nivel de seguridad. El EQS se utiliza para garantizar la integridad y confidencialidad de los historiales médicos y otros documentos relacionados.
Sector jurídico: los documentos jurídicos requieren un alto nivel de garantía y no repudio. El EQS se utiliza en el sector jurídico para garantizar la legalidad de estos documentos.
Industria financiera: las transacciones y acuerdos financieros requieren a menudo un alto nivel de seguridad y respaldo legal. El EQS se utiliza en el sector financiero para garantizar la legalidad y seguridad de estas transacciones.
Administración pública: El EQS se utiliza para llevar a cabo tareas de la administración pública como cambios en el registro de comercio electrónico, declaración de impuestos y solicitud de información.
Es importante tener en cuenta que el uso de la FER depende de la región o el país, ya que cada lugar tiene una normativa diferente en materia de firma electrónica. Asegúrese siempre de comprobar las leyes y normativas locales antes de utilizar el EQS; una forma de familiarizarse con las leyes de un país concreto es seguir los artículos de Enty sobre las leyes de firma electrónica en todo el mundo.
Selección de firmas electrónicas cualificadas
Al considerar el uso del EQS, es crucial evaluar qué método se ajusta mejor a sus necesidades específicas. Por ejemplo, si está redactando un Acuerdo de Confidencialidad (NDA) que requiere una sólida validez legal, es esencial explorar los métodos compatibles. ¿Qué significa todo esto?
En términos más sencillos, los distintos métodos de firma electrónica pueden admitir distintos tipos de formatos de archivo digital. Por ejemplo, algunos métodos pueden ser compatibles con archivos PDF, otros con archivos XML o xades, y así sucesivamente. Los tipos específicos de formatos de archivo admitidos pueden depender de varios factores: las especificaciones técnicas del método de firma electrónica, los requisitos del marco jurídico en el que opera o las necesidades de los usuarios.
Algunos de los métodos más populares para la firma electrónica son:
Itsme
Itsme es un método que admite firmas visuales y es aplicable en Bélgica, Luxemburgo y Países Bajos. Los tipos de formatos de archivo admitidos son PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
Aplicación ZealID
La aplicación ZealID es otro método que admite firmas visuales. Cubre un amplio abanico de países, entre los que se incluyen Austria, Bélgica, Bulgaria, República Checa, Alemania, Dinamarca, Estonia, España, Finlandia, Francia, Reino Unido, Grecia, Croacia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Rumanía, Serbia, Suecia, Eslovenia y Eslovaquia. En este caso, los formatos de archivo permitidos son similares: PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
Documento de identidad estonio
El DNI estonio ofrece una solución sólida para la firma electrónica, especialmente en Estonia. Con soporte para firmas visuales y compatibilidad con varios tipos de contenedores, incluidos PDF, ASiCE, CAdES y XAdES, garantiza flexibilidad y legalidad en los procesos de firma de documentos.
Estos son sólo algunos ejemplos de métodos de firma electrónica que ofrecen firmas electrónicas cualificadas. En función de sus requisitos específicos y de los países en los que opere, puede elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades.
Cómo verificar la legalidad de una firma
Una vez que haya seleccionado una solución de firma electrónica que ofrezca firmas electrónicas cualificadas, el siguiente paso es verificar las firmas para garantizar su validez legal. Verificar las firmas electrónicas implica comprobar la integridad del documento firmado, confirmar que la firma es válida y que será aceptada ante un tribunal. Puede hacerlo de varias formas, pero la más sencilla sería con Adobe Reader. He aquí una guía paso a paso sobre cómo hacerlo:
1) Abra el documento en un lector de PDF que admita la validación de firmas, en este caso, Adobe Reader.
2) Vaya al panel de firmas del lector de PDF. En Adobe Acrobat Reader, suele encontrarse haciendo clic en la pestaña "Firmas".
3) Busque una lista de firmas electrónicas asociadas al documento. Esta lista proporcionará información sobre quién ha firmado el documento y si la firma está reconocida o no. Para acceder a ella, haga clic en la firma y aparecerá la siguiente ventana.
4) Compruebe si la firma está cualificada verificando si la confianza se obtiene de la fuente adecuada. En algunos casos, también puede indicarse la validación a largo plazo (LTV), que garantiza la integridad a largo plazo de la firma. Para ello, haga clic en el botón de propiedades de la firma.
5) Preste atención a cualquier información adicional proporcionada, como la presencia de una marca de tiempo o una confirmación de firma.
Siguiendo estos pasos, puedes verificar fácilmente la validez legal de una firma electrónica y asegurarte de que será aceptada ante un tribunal en caso necesario.
Firmas simples - pista de auditoría
En situaciones en las que un documento se ha firmado con una firma electrónica simple, como correo electrónico o SMS, puede ser necesario proporcionar una pista de auditoría para establecer la autenticidad e integridad de la firma. Una pista de auditoría es un documento que registra la cronología de los acontecimientos relacionados con la creación, modificación y almacenamiento de un documento electrónico. Proporciona un registro exhaustivo de las acciones realizadas y las pruebas que respaldan la validez de la firma.
Si necesita una pista de auditoría para un documento firmado con una simple firma electrónica, Enty puede proporcionársela fácilmente. Con este documento, podrá ver toda la información necesaria para probar la legalidad de la firma y demostrar su integridad.
Este es un ejemplo del aspecto que tendrá la pista de auditoría:
Procedencia legal y certificación
A la hora de elegir una solución de firma electrónica, es importante tener en cuenta la procedencia legal y la certificación del proveedor de servicios. Una forma de garantizar la fiabilidad de una solución de firma electrónica es buscar certificaciones que validen la seguridad y fiabilidad del servicio. Por ejemplo, Enty trabaja con socios que tienen la certificación ISO/IEC 27001:2022, una norma reconocida internacionalmente para sistemas de gestión de la seguridad de la información. Esta certificación garantiza que el proveedor de servicios sigue las mejores prácticas en la identificación de usuarios y la creación de firmas electrónicas.
Al seleccionar a Enty, usted gana confianza en la validez y aceptación legal de las firmas electrónicas ante los tribunales. Facilitamos la firma de documentos con una firma electrónica cualificada. Tanto si se trata de documentos emitidos dentro de la plataforma Enty como de sus propias cargas, puede firmarlos de forma segura con facilidad.
Una vez emitido o firmado el documento, puede compartirlo sin esfuerzo con sus interlocutores, lo que garantiza una colaboración fluida y una gestión eficaz de los documentos.
Últimas reflexiones
Seleccionar y verificar las firmas electrónicas es un paso crucial para garantizar la validez legal y la integridad de sus documentos digitales. Si conoce la naturaleza de las firmas electrónicas cualificadas, podrá elegir con confianza una solución que satisfaga sus necesidades. Apueste siempre por proveedores de confianza con las certificaciones necesarias: Enty es un buen ejemplo. Además, no olvides verificar las firmas electrónicas utilizando herramientas de confianza como Adobe Acrobat Reader y solicitar registros de auditoría para las firmas electrónicas simples cuando sea necesario. Con estas directrices en mente, podrá disfrutar de la eficacia y la comodidad de las firmas electrónicas legalmente reconocidas, mientras Enty siempre estará ahí para ayudarle.
