Przewodnik dla MŚP dotyczący ochrony poufnych informacji finansowych
Kiedyś zgubienie portfela mogło oznaczać kilka godzin w DMV i lekkie zakłopotanie. Dziś stawka jest znacznie wyższa. Bądźmy szczerzy; jeśli chodzi o przechowywanie niezawodnych informacji finansowych MŚP, nie ma co owijać w bawełnę. Dziś, gdy utrata tylko jednego numeru konta bankowego lub numeru podatkowego może wpędzić firmę z sektora MŚP w wir, ochrona jej otoczenia jest koniecznością. Ale nie martw się; w każdych okolicznościach po prostu unikamy taktycznych reakcji na zbliżające się niebezpieczeństwa, a raczej pozostajemy 10 kroków przed każdym zagrożeniem. Potraktuj ten raport jako swoją tarczę w szerokim spektrum cyberprzestrzeni, aby bronić swoich kosztowności jak zaawansowany technologicznie zarządca danych.
Zrozumienie wrażliwych informacji finansowych
Dane finansowe obejmują wrażliwe szczegóły, które nie powinny być ujawniane publicznie, ponieważ w przypadku ich ujawnienia byłyby narażone na ryzyko lub niewłaściwe wykorzystanie. W przypadku MŚP obejmuje to dane konta bankowego, dane karty kredytowej, informacje podatkowe, dokumentację finansową itp. Raz pozyskane takie dane są niepokojące dla firm, ponieważ zapobiegają utracie zaufania wśród klientów, omijaniu prawa i ochronie stabilności finansowej firmy.
Dla małych firm zabezpieczenie poufnych informacji ma ogromne znaczenie. Wyciek takich informacji może spowodować ogromne straty finansowe, utratę reputacji, a nawet działania prawne. Od 2021 r. w wyniku naruszenia danych utracono ponad cztery miliony dolarów; liczby te wskazują, jak ważna jest ochrona danych dla MŚP, aby uniknąć bardzo kosztownych kosztów w przyszłości.
Infekcje złośliwym oprogramowaniem, ataki ransomware i phishing należą do zagrożeń bezpieczeństwa, z którymi borykają się MŚP. Ponieważ czynnik ludzki jest zawsze obecny w zarządzaniu danymi, błędy popełniane przez pracowników i słabe hasła są również uważane za naruszenia danych. W związku z tym należy rozważyć zbadanie potencjalnych zagrożeń i opracowanie sposobów skutecznego radzenia sobie z nimi.
Przeprowadzanie audytów wysokiego poziomu bezpieczeństwa identyfikuje słabe punkty i luki w systemach i stosowanych procesach. Przeprowadzając audyty lub przeglądy bezpieczeństwa, należy ocenić istniejące środki kontroli pod kątem ich skuteczności, wskazać niedociągnięcia i przedstawić sugestie dotyczące lepszych środków. Przeprowadzanie tych audytów co roku lub co dwa lata pomoże w zapobieganiu wszelkim zagrożeniom, które mogą pojawić się w datowaniu i ochronie poufnych informacji finansowych.
Identyfikacja wrażliwych danych finansowych MŚP
Aby skutecznie chronić wrażliwe dane, trzeba wiedzieć, jakie informacje wymagają ochrony. W przypadku MŚP wiąże się to z rozpoznaniem różnych rodzajów danych finansowych, które mogą być podatne na zagrożenia. Identyfikując te kluczowe informacje, można wdrożyć ukierunkowane środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia ich poufności i integralności.
Oto zestawienie kluczowych typów i przykładów danych finansowych, które wymagają ochrony.
Informacje bankowe: obejmują dane konta, takie jak numery rozliczeniowe, a także dane karty kredytowej/debetowej. Aby to zilustrować, firma przechowuje dane rachunków bankowych konsumentów, aby ułatwić dokonywanie płatności za pomocą polecenia zapłaty.
Szczegóły transakcji: określa różne konta, na których dokonano transakcji finansowej w odniesieniu do kwoty i czasu oraz sprzedawcy. Może to być historia płatności dla sklepów internetowych lub gdy karta kredytowa jest używana w sklepach.
Ewidencja dochodów i podatków: tutaj przechowywane są wszystkie informacje o wynagrodzeniach wraz z deklaracjami podatkowymi i dokumentami finansowymi. Na przykład formularze podatkowe pracowników przechowywane do celów płacowych.
Informacje inwestycyjne: obejmują inwestycje w akcje, emerytury i inne aktywa finansowe. Mogą to być informacje o kontach zarządzanych samodzielnie i innych zarządzanych przez doradców.
Informacje finansowe klienta
Dane finansowe klientów są jednym z najbardziej poufnych rodzajów informacji, z którymi masz do czynienia. Są to dane kart kredytowych, numery ubezpieczenia społecznego i numery kont. Aby wywiązać się z tych obowiązków, kluczowe jest zapewnienie ochrony wrażliwych informacji. Zastosuj warstwowe taktyki ochrony danych w postaci szyfrowania, tokenizacji i innych środków w celu ograniczenia nadużyć danych klientów.
Wewnętrzna dokumentacja finansowa
Dane finansowe firmy, takie jak dokumentacja księgowa i dane podatkowe, również mają charakter poufnych informacji wrażliwych. Dokumenty te ujawniają zyski, straty i ogólną sytuację finansową przedsiębiorstwa. Ogranicz dostęp do tych zapisów, a także wdróż środki bezpieczeństwa danych, aby uniknąć wycieków takich informacji. Wprowadź środki ograniczające dostęp personelu do tych informacji i zmodyfikuj dostęp w razie potrzeby.
Dane przetwarzania płatności
Szczegóły płatności i wszelkie inne powiązane informacje lub działania tego rodzaju muszą być traktowane w sposób szczególny. Obejmuje to dokumenty, takie jak paragony zakupu, informacje o sprzedawcy i informacje o kupującym, które są przechwytywane podczas obu świadków transakcji. Aby chronić takie wrażliwe informacje, należy zainstalować firmy przetwarzające płatności, stosować różne strategie PCI DSS i stale oceniać swoje systemy pod kątem nietypowych zachowań. Podejmując te środki, szanse na popełnienie przestępstw pieniężnych i utratę informacji są zminimalizowane.
Wdrożenie silnych środków bezpieczeństwa danych
Zacznij od stworzenia solidnych podstaw strategii bezpieczeństwa z solidnymi mechanizmami ochrony. Oto jak zapewnić kompleksową ochronę danych.
Klasyfikacja i obsługa danych
Najpierw należy sklasyfikować wszystkie dane zgodnie z ich wrażliwością i ryzykiem. Pomaga to zoptymalizować podejmowane środki bezpieczeństwa i dostosować je do różnych klas informacji finansowych i niefinansowych. Na przykład dane bankowe klientów, które są bardzo wrażliwe, powinny być regulowane bardziej niż zwykłe informacje robocze.
Szyfrowanie i kontrola dostępu
Wdrożenie bezpiecznych metod ochrony danych, niezależnie od tego, czy są one w stanie gotowości, czy są przenoszone. Upewnienie się, że poufne dane są zaszyfrowane, pomaga zapobiec sytuacji, w której umowy systemowe mogą zostać naruszone. Co więcej, należy stosować środki bezpieczeństwa informacji w celu zapewnienia dostępu do przeglądania, edytowania lub usuwania poufnych informacji. Obejmuje to między innymi stosowanie złożonych haseł, uprawnień zgodnie z obowiązkami personelu oraz stosowanie weryfikacji dwuetapowej.
Szkolenie i świadomość pracowników
Konieczne jest zinstytucjonalizowanie regularnych szkoleń dla pracowników w zakresie istniejących zagrożeń cybernetycznych i bezpiecznego zarządzania informacjami. Aby temu zaradzić, organizacje powinny wystawiać pracowników na ćwiczenia phishingowe, przeprowadzać szkolenia na temat korzystania z haseł i ich nadużywania oraz edukować ich w zakresie zgłaszania incydentów bezpieczeństwa.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)
Obowiązkowe włączenie uwierzytelniania wieloskładnikowego dla wszystkich kont użytkowników. Wymaga to co najmniej jednego dodatkowego czynnika weryfikacji, co utrudnia użytkownikom przejęcie konta nawet po uzyskaniu prawidłowego hasła.
Bezpieczne sieci i zapory sieciowe
Zabezpiecz swoją sieć za pomocą zapory sieciowej lub innych mechanizmów kontroli dostępu, które mogą odfiltrować ruch od nieautoryzowanych użytkowników. Upewnij się, że systemy firewall są łatane na czas i sprawdzaj sieć pod kątem wszelkich nadużyć w ruchu. Odpowiednio skonfigurowane zapory sieciowe są pierwszym narzędziem, które można wykorzystać do udaremnienia cyberataku.
Wszystko jest bezpieczne z Enty: jeśli chodzi o ochronę wrażliwych danych finansowych, Enty ma wszystko pod kontrolą. Dzięki bezpiecznemu zarządzaniu dokumentami, zautomatyzowanemu obiegowi umów i kompleksowemu szyfrowaniu, Enty zapewnia, że krytyczne informacje Twojej firmy są w pełni chronione na każdym kroku. Platforma została zaprojektowana z myślą o zabezpieczeniu danych, zapewniając spokój ducha w świecie ewoluujących zagrożeń. Dokumenty, umowy i dokumentacja finansowa są bezpieczne, uporządkowane i zabezpieczone w cyfrowym skarbcu Enty.
Zgodność z przepisami dotyczącymi danych finansowych
Aby zabezpieczyć takie dane, MŚP muszą radzić sobie z szeregiem ograniczeń, w tym finansowych. Głównymi aktami prawnymi są Gramm-Leach-Bliley Act GLB dla sektora finansowego, Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA dla branży medycznej oraz Sarbanes Oxley Act SOX dla podmiotów gospodarczych. Cele takiej izolacji regulacyjnej obejmują poufność informacji i ochronę integralności finansowej, bezpieczeństwo przed wyciekiem danych oraz ochronę własności biznesowej.
Kroki mające na celu zapewnienie zgodności
Aby zachować zgodność z przepisami, od MŚP oczekuje się częstszego przeprowadzania ocen ryzyka, stosowania skutecznych technik szyfrowania danych i korzystania z uwierzytelniania dwuetapowego. W połączeniu z odpowiednim szkoleniem pracowników, bardzo ważne jest również stworzenie dobrze udokumentowanego planu odzyskiwania danych po awarii i planu reagowania na incydenty. Dodatkowo, pracownicy muszą zostać przeszkoleni w zakresie zagrożeń cybernetycznych i właściwego wykorzystania uzyskanych danych. Zastosowanie technik takich jak dzienniki audytu, maskowanie danych i tokenizacja zwiększy ochronę wrażliwych danych.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów
Nieprzestrzeganie przepisów pociąga za sobą poważne konsekwencje. W przypadku naruszeń GLBA, grzywny mogą sięgać nawet 100 000 USD za każdy przypadek w przypadku instytucji, podczas gdy kadra kierownicza jest karana grzywną w wysokości średnio 10 000 USD. Firma, która naruszyła SOX, może zostać ukarana grzywną w wysokości nie większej niż 5 000 000 USD, a kadrze kierowniczej grozi maksymalnie 1 000 000 USD i ewentualnie kara pozbawienia wolności. Kary te i inne podkreślają potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa takich informacji i nie rozważania wdrożenia jakichkolwiek DOBROWOLNYCH środków w celu uniknięcia utraty informacji.
Budowanie kultury ochrony danych
Dla skutecznej ochrony informacji bardzo ważne jest kultywowanie kultury organizacyjnej, która wspiera ochronę danych. Poniżej przedstawiono kroki, które należy podjąć, aby upewnić się, że kwestie prywatności i bezpieczeństwa są dobrze zintegrowane ze wszystkimi operacjami biznesowymi.
Zaangażowanie lidera
Zacznij od przywództwa. Liderzy mają wystarczający wpływ na zmianę nastawienia pracowników do ochrony danych w całej organizacji. Jeśli zespół wykonawczy zauważa i ceni prywatność jako praktykę biznesową, będzie dawał przykład pracownikom. Ważne jest, aby interesariusze, w tym przypadku liderzy, pomogli wdrożyć i sfinansować język programów ochrony prywatności, który usuwa ciężar ochrony danych z jednej warstwy struktury organizacyjnej.
Stała edukacja pracowników
Każda osoba w firmie musi być stale szkolona w zakresie cyberbezpieczeństwa i praktyk związanych z danymi. Stwórz interaktywny program, który obejmuje kwestie prywatności, przepisy dotyczące ochrony danych i inne konkretne zagrożenia cyberbezpieczeństwa, takie jak phishing lub inne wirusy, a nawet wyrzucanie stron, które chciałbyś nazwać ransomware. Korzystaj z różnych sposobów, aby upewnić się, że świadomość jest utrzymywana, począwszy od wykładów, internetowych programów edukacyjnych i plakatów wystawowych. Upewnij się, że zrozumienie potencjalnych zagrożeń i zamierzonych działań w zakresie identyfikacji potencjalnych zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji jest skutecznie szkolone, a ulepszenia szkolenia są aktywnie poszukiwane.
Przygotowanie na naruszenia danych i reagowanie na nie
Żadna organizacja nie jest odporna na naruszenia danych, ale odpowiednie przygotowanie może zminimalizować szkody. Wdrożenie kompleksowego planu reagowania na incydenty jest kluczem do ochrony wrażliwych danych i utrzymania integralności biznesowej.
Planowanie reakcji na incydenty
Spodziewaj się najgorszego i opracuj szczegółowy plan reagowania na potencjalne incydenty. Zapewnij pracownikom zestaw procedur do przestrzegania w celu wykrycia i zminimalizowania rozprzestrzeniania się niezabezpieczonych informacji. Opracuj procedury tworzenia kopii zapasowych i systemy komunikacji, które będą pomocne, gdy zwykłe procedury okażą się nieskuteczne, a także przygotuj plany reakcji personelu na faktyczne lub usiłowane naruszenie. Wdrożenie procedur regularnego testowania planu, a także jego oceny i modyfikacji.
Zobowiązania prawne i regulacyjne
Zgodność z przepisami i polityką jest wymogiem, a spełnienie tego wymogu wymaga zrozumienia i zrozumienia określonych ustaw, standardów regulacyjnych i polityk rządowych. Bardzo możliwe, że niektóre organizacje mogą nie mieć automatycznego szkolenia w zakresie przepisów dotyczących ochrony danych, które mogą być istotne dla ich działalności, takich jak GPDR lub indywidualne przepisy stanowe. Takie przepisy zazwyczaj określają parametry czasowe powiadamiania osób poszkodowanych i władz, ponieważ ich usługi mogą być zagrożone. Potencjalne grzywny mogą być nadal wysokie dla tych, którzy naruszają takie wymagania; dlatego konieczne jest, aby dokładnie wiedzieć, co należy zrobić w takich okolicznościach i zrobić to.
Przywracanie zaufania klientów po naruszeniu
Po wystąpieniu naruszenia danych odzyskanie zaufania klientów jest jednym z najważniejszych wyzwań, przed którymi stanie firma. Należy zachować przejrzystość w odniesieniu do zdarzenia i wydać odpowiednie powiadomienia odpowiednim osobom w rozsądnym czasie. Zapewnij dodatkowe usługi, takie jak monitorowanie zdolności kredytowej, aby zmniejszyć ryzyko dalszych szkód. Pokazuj, a nie mów, że zamierzasz chronić dane osobowe, wprowadzając odpowiednie środki bezpieczeństwa i informując o trwających działaniach, które uzupełniają wcześniejsze działania lub zapobiegają wystąpieniu innych. Spokojne i prawidłowe informacje, wraz z wprowadzonymi na czas środkami bezpieczeństwa, zwykle dają możliwość przywrócenia wiary w firmę.
Końcowe przemyślenia
Jeśli chodzi o dane finansowe MŚP, nie ma czegoś takiego jak bycie zbyt ostrożnym. Dlatego też istnieje potrzeba kontynuowania i inwestowania zasobów w odpowiednie zabezpieczenia, wzmacniając ducha świadomości. Oczywiście istnieją pewne ograniczenia w wykonywaniu tego zadania, ponieważ istnieją granice nawet dla najlepiej przygotowanych organizacji. Jasne, jasne, istnieje szyfrowanie/wybór bezpiecznych sieci i regularna praca z pracownikami; każda inna rzecz, którą robisz dzisiaj, może albo zmienić status biznesu na zwykły, albo zostaliśmy zhakowani. Zacznij więc budować swoją barierę bezpieczeństwa od razu, ponieważ nie możesz sobie pozwolić na spóźnienie w kwestiach bezpieczeństwa.