Navigeren door BTW-factuurvereisten in Duitsland: een complete gids
Als je een bedrijf hebt in Duitsland, is het van cruciaal belang dat je de vereisten voor btw-facturen in dat land begrijpt, zodat transacties naadloos verlopen en je aan de regels voldoet. Btw-facturen spelen een cruciale rol, omdat ze fungeren als wettelijke documenten die belastingberekeningen vergemakkelijken, de verkoop van goederen of diensten registreren en zorgen voor de juiste rapportage. Aangezien 33% van de transacties tussen bedrijven en consumenten betrekking heeft op facturering, is het essentieel om de btw-factuurvoorschriften onder de knie te hebben.
Deze uitgebreide gids leidt je door de fijne kneepjes van de btw-factureringsvereisten in Duitsland. We gaan in op omstandigheden die een factuur vereisen, de verplichte inhoud van een factuur, vereenvoudigde factureringsopties, tijdlijnen voor uitgifte, bewaartermijnen en manieren om je factureringsprocessen te stroomlijnen - vaak kan Enty helpen met een heleboel saaie stappen in zakelijke facturering en e-facturen aanbieden.
Wanneer factureren?
In Duitsland zijn btw-facturen verplicht voor verschillende transacties met goederen en diensten. Hier zijn de belangrijkste omstandigheden waarin een btw-factuur vereist is:
1. B2B-transacties (Business-to-business)
In Duitsland gevestigde bedrijven moeten facturen uitreiken wanneer ze goederen of diensten leveren aan andere bedrijven, ongeacht hun locatie (binnen Duitsland, andere EU-landen of buiten de EU). Zo voldoen ze aan de verplichte B2B e-factureringsregels bij B2B-transacties. Deze vereiste geldt voor alle belastbare entiteiten en rechtspersonen, inclusief export en intracommunautaire transacties - als je verplichte b2b e-facturering uitvoert, houd hier dan rekening mee.
2. Levering van goederen of diensten die onder de Duitse btw vallen
Een btw-factuur is vereist wanneer een levering van goederen of diensten wordt verricht die onderworpen is aan de Duitse btw, zelfs als de ontvanger een niet-belastingplichtige entiteit of een individuele consument is.
3. Kleine bedrijven ("Kleinunternehmer")
Kleine bedrijven in Duitsland, bekend als "Kleinunternehmer", zijn ook verplicht om facturen of e-facturen uit te reiken voor hun leveringen, ondanks het feit dat ze zijn vrijgesteld van btw-heffing. Deze facturen mogen echter geen btw-bedragen weergeven of bevatten.
4. B2C-verkopen binnen de EU
Voor B2C-verkopen van goederen aan particulieren in andere EU-landen moeten Duitse bedrijven facturen of e-facturen uitreiken als ze geen gebruik maken van het One Stop Shop (OSS)-systeem van de Unie.
5. Vrijgestelde diensten
Hoewel bepaalde diensten zijn vrijgesteld van btw, moeten bedrijven in Duitsland nog steeds facturen uitreiken wanneer ze deze diensten aan andere bedrijven leveren, op een paar uitzonderingen na. Enty kan je helpen bij het creëren en beheren van een verplicht e-facturatieproces, zodat je in verschillende bedrijfsscenario's voldoet aan de Duitse btw- en factuurvereisten. Wat nog cooler is - je hoeft je zelf geen zorgen te maken over de btw - je hoeft alleen maar een factuur te maken, een bedrijfsnummer in te voeren en de btw wordt automatisch toegepast.
Inhoud factuur
Als het gaat om de inhoud van facturen, heeft de Duitse btw-regelgeving specifieke factuurvereisten om duidelijkheid en naleving te garanderen. Of je nu standaard papieren facturen uitreikt of een vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen, het is essentieel om de hieronder beschreven elementen op te nemen voor de partij die de facturen moet ontvangen.
Bij het uitreiken van btw-facturen in Duitsland hebben bedrijven de flexibiliteit om elke valuta te gebruiken. Het is niet verplicht om een wisselkoers te vermelden of een gelijkwaardig bedrag in euro's op te geven. Het wordt echter wel als een goede gewoonte beschouwd om facturen uit te reiken in de taal van de klant, voor een beter begrip en meer duidelijkheid.
Verplichte informatie
Duitse btw-facturen moeten de volgende essentiële informatie bevatten:
Datum van uitgifte
Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
BTW-identificatienummer van de leverancier of dienstverrichter
De volledige adressen van zowel de leverancier of dienstverrichter als de afnemer
Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
De hoeveelheden geleverde goederen, indien van toepassing
De datum van levering, indien verschillend van de factuurdatum
De netto, belastbare waarde van de levering
Het (de) toepasselijke btw-tarief (-tarieven) en het (de) overeenkomstige btw-bedrag(en)
Gegevens ter ondersteuning van btw-nultarieven, uitvoer, verlegging of intracommunautaire leveringen, indien van toepassing
De totale brutowaarde van de factuur
De btw moet duidelijk worden vermeld op facturen, inclusief het nettobedrag, het (de) toegepaste btw-tarief (-tarieven), het (de) btw-bedrag(en) en het totale brutobedrag, inclusief btw.
Vereenvoudigde facturen
Voor facturen van minder dan €150 staat de Duitse btw-regelgeving de uitgifte van een vereenvoudigde 'factuur voor kleine bedragen' toe. Deze vereenvoudigde facturen vereisen minder details, waardoor het facturatieproces gestroomlijnder wordt voor transacties met een lage waarde.
Hoewel vereenvoudigde facturen minder verplichte velden hebben, moeten ze nog steeds de volgende essentiële gegevens bevatten:
Datum van uitgifte
BTW-identificatienummer van de leverancier
Soort geleverde goederen of diensten
Te betalen btw-bedrag of de informatie die nodig is om het te berekenen
Een duidelijke en directe verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de gegevens die worden gewijzigd (te vinden op een creditnota, debetnota of een ander document dat als factuur wordt beschouwd).
Duitsland is ook over de hele linie overgeschakeld op e-facturatie. Bedrijven zijn nu verplicht om e-facturen te ontvangen en efficiënt te verwerken. Als je ooit een e-factuur hebt ontvangen, weet je hoe belangrijk het is om over systemen te beschikken om deze naadloos te verwerken.
Facturen voor kleine bedrijven
Kleine bedrijven in Duitsland, bekend als "Kleinunternehmer", kunnen ook profiteren van vereenvoudigde facturering. Hoewel ze zijn vrijgesteld van btw-heffing, moeten ze toch facturen uitreiken voor hun leveringen. Deze facturen moeten het volgende bevatten
Naam en adres van het bedrijf
Belasting-/BTW-identificatienummer
Factuurdatum en -nummer
Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten
Het totale verschuldigde bedrag (zonder btw)
Het is cruciaal voor kleine bedrijven om op hun facturen te verwijzen naar de Sectie 19 BTW-vrijstelling om hun BTW-vrijgestelde status te verduidelijken. De btw moet duidelijk worden weergegeven op alle e-facturen. Dit omvat de vermelding van nettobedragen, btw-tarieven en totale brutobedragen. Bedrijven kunnen aftrek van voorbelasting claimen op basis van de nauwkeurigheid van de e-factuurgegevens. Naleving is eenvoudiger met Enty, dat automatisch de btw berekent wanneer je een factuur maakt. Dit gebruiksvriendelijke factureringsplatform kan eigenaren van kleine bedrijven helpen bij het maken en beheren van facturen die voldoen aan de Duitse vereisten voor btw-facturen - zorg ervoor dat de andere partij e-facturen ontvangt die werken.
Fouten corrigeren
Als er per ongeluk btw is opgenomen op een factuur van een klein bedrijf, kan er een gecorrigeerde factuur of verleggingsfactuur worden uitgereikt om de fout te herstellen. Het corrigeren van fouten in facturen die al zijn uitgereikt, is een lastige en in sommige gevallen langdurige taak die veel inspanning vergt. Met Enty is het nog nooit zo eenvoudig geweest - wis gewoon de informatie die je niet wilt en voer de juiste gegevens in.
Tijdlijn factuuruitgifte
Het tijdig uitreiken van facturen is cruciaal voor bedrijven die actief zijn in Duitsland om te blijven voldoen aan de btw-regelgeving. Hier zijn de belangrijkste tijdlijnen om in gedachten te houden:
Business-to-business (B2B) transacties: facturen moeten worden uitgereikt binnen 6 maanden na levering van goederen of diensten aan een ander bedrijf.
B2B-transacties binnen de EU: voor leveringen van goederen of diensten aan bedrijven binnen de Europese Unie moeten facturen worden uitgereikt binnen 15 dagen na het einde van de maand waarin de levering heeft plaatsgevonden.
Het is belangrijk op te merken dat, hoewel de tijdlijn voor het uitreiken van facturen een cruciaal aspect is, bedrijven er ook voor moeten zorgen dat hun facturen voldoen aan alle andere verplichte vereisten, zoals het opnemen van de juiste informatie en het aanhouden van het juiste formaat.
Het niet naleven van deze tijdlijnen kan leiden tot boetes en mogelijke juridische gevolgen. Om je facturatieproces te stroomlijnen en tijdige uitgifte te garanderen, kun je overwegen gebruik te maken van de factureringssoftware van Enty, waarmee je eenvoudig facturen kunt maken en beheren.
Bewaarperiode facturen
Bedrijven die actief zijn in Duitsland zijn verplicht om facturen gedurende een langere periode te bewaren om te voldoen aan de btw-regelgeving. Volgens de huidige wettelijke vereisten moeten zowel verkoop- als inkoopfacturen 10 jaar worden bewaard. Deze verplichting geldt voor facturen op papier of in elektronische vorm, waardoor een goede administratie wordt gewaarborgd en mogelijke belastingcontroles worden vereenvoudigd.
Opslaglocatie
Papieren facturen: papieren facturen moeten fysiek worden opgeslagen in Duitsland om te voldoen aan de bewaarvereisten.
Elektronische facturen: elektronische facturen kunnen buiten Duitsland worden bewaard, op voorwaarde dat ze in het geval van een belastingcontrole snel kunnen worden geraadpleegd en gedownload. Er is echter specifieke toestemming van de belastingdienst nodig om elektronische facturen buiten het land te bewaren.
De toekomst van facturering in Duitsland
Hoewel er discussies zijn geweest over het terugbrengen van de bewaartermijn voor Duitse btw-facturen van 10 jaar naar 8 of 7 jaar, blijft de huidige wettelijke eis ongewijzigd. Bedrijven moeten op de hoogte blijven van toekomstige wijzigingen in de bewaartermijn om ervoor te zorgen dat ze aan de wet voldoen.
Net als alle EU-lidstaten staat Duitsland het gebruik van elektronische facturen onder bepaalde voorwaarden toe. Deze stap naar digitalisering is bedoeld om e-facturatieprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie te bevorderen. Dit is een grote stap die niet iedereen meteen kan zetten, maar dat is waar Enty van pas komt. De facturatiediensten van Enty kunnen je helpen bij het maken en beheren van elektronische facturen en tegelijkertijd voldoen aan de relevante bewaarvereisten.
Het is cruciaal voor bedrijven om facturen zorgvuldig te bewaren gedurende de voorgeschreven periode, omdat het niet naleven hiervan kan leiden tot boetes en mogelijke juridische gevolgen. Door te voldoen aan de eisen voor het bewaren van facturen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze de nodige documentatie hebben voor belastingcontroles en blijven voldoen aan de Duitse btw-regelgeving.
Laatste gedachten
Het navigeren door het btw-factureringslandschap in Duitsland vereist zorgvuldige aandacht voor details en het naleven van specifieke voorschriften. Of je nu een kleine ondernemer bent of B2B-transacties afhandelt, begrijpen wanneer en hoe je facturen correct uitreikt is cruciaal. Door gebruik te maken van de factureringsdiensten van Enty kun je dit proces vereenvoudigen en ervoor zorgen dat je facturen voldoen aan de Duitse btw-normen terwijl je tegelijkertijd je bedrijfsactiviteiten stroomlijnt.
