Wie man Arbeitnehmer in ein anderes Land versetzt am Beispiel von Estland
Eines Tages wird ein Arbeitgeber mit der Frage der Versetzung von Mitarbeitern konfrontiert. Die Versetzung kann vorübergehend oder langfristig sein, innerhalb eines Landes oder in ein anderes Land. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Situation, wenn ein Unternehmen beschließt, einen Mitarbeiter langfristig nach Estland zu versetzen.
Ein Umzug in ein anderes Land kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber eine Belastung darstellen. Irgendwann werden Sie wahrscheinlich einen Relocation Service in Anspruch nehmen, um den Prozess zu erleichtern. Dennoch ist es gut, sich selbst ein Bild zu machen und objektive Leitlinien zu erhalten, um die Einschränkungen und Schwierigkeiten zu bewältigen. Los geht's!
Wenn Fälle von Umsiedlung stattfinden
Lassen Sie uns die Zahlen auf dem Brett ordnen, bevor Sie einen Umzug machen. Wahrscheinlich haben Sie eine Personaleinheit außerhalb Estlands, die verlagert werden soll. Aber wo sind Sie als Arbeitgeber physisch ansässig? Wer spielt die Rolle des Arbeitnehmers?
*Der Arbeitgeber ist Mitglied von Estland e-Residency Programm, das den Zugang zu vielen der für die Bürger verfügbaren elektronischen Dienstleistungen, digitale Ausweise für die Unternehmensgründer, aber keine persönliche Aufenthaltsgenehmigung für sie beinhaltet
Die Gründe für eine Verlagerung variieren von Fall zu Fall. Wenn ein in Estland ansässiges Unternehmen die Verlagerung eines bestehenden Mitarbeiters aus dem Ausland in die Wege leitet, ist dies in der Regel auf die geschäftliche Machbarkeit und einen objektiven Mangel an Personal auf dem estnischen Markt zurückzuführen. In der IT-Branche beispielsweise wird sich der Personalmangel in den nächsten zehn Jahren auf rund 7.000 Beschäftigte belaufen, wie Work in Estonia angibt.
Neben dem Personalmangel könnten estnische Unternehmen der Ansicht sein, dass ein Mitarbeiter von außerhalb, d. h. außerhalb der EU und des EWR, weniger Kosten verursacht als ein einheimischer Mitarbeiter, selbst wenn man die Umzugskosten hinzurechnet. Auch das ist bei IT-Spezialisten beliebt. Zum Vergleich: Der Mindestlohn in Estland beträgt im Jahr 2022 654 €, der Durchschnittslohn in IV im Jahr 2021 1625 €.
Das Interesse eines jeden Unternehmers, die Geschäftskosten zu senken, ist natürlich. In diesem Fall müssen Sie jedoch darauf vorbereitet sein, die rechtlichen Anforderungen für eine Ansiedlung in Estland zu erfüllen und die Arbeitsmarktschutzvorschriften zu beachten. Das Gleiche gilt für ausländische Geschäftsleute, die über das e-Residency-Programm ein estnisches Unternehmen gegründet haben und für ihre Mitarbeiter oder sich selbst einen Standortwechsel in Erwägung ziehen.
Auch Start-ups, Nischen-IT-Unternehmen und andere e-Residents in Estland suchen nach einem nachhaltigeren Lebensumfeld. Kein Wunder, dass einige von ihnen Estland als Wohnsitz in Betracht ziehen, wenn sie die bequemen Dienstleistungen und die sichere Umgebung kennenlernen.
Ein Relocation-Prozess erfordert für e-residente Unternehmen mehr Ressourcen als für diejenigen, die bereits vor Ort sind. Aber es gibt zum Beispiel Vorzugsbedingungen für Start-ups, um ein Visum zu erhalten und nach Estland zu ziehen.
Sie werden zwar nicht das gesamte Team aus einem anderen Land nach Estland verlegen, zumindest nicht auf einmal, aber vielleicht denken Sie darüber nach, ein paar andere Mitarbeiter zu versetzen. Es kann sich lohnen, einen Unternehmensvertreter im Land des juristischen Wohnsitzes zu haben, zum Beispiel für Lebensgespräche mit Ihren Partnern in Europa.
Rechtliche Vorkehrungen für die Umsiedlung
Die Aufenthaltsgenehmigung ist eine der wichtigsten bürokratischen Angelegenheiten, die Sie im Rahmen eines Relocation-Prozesses erledigen müssen. Wenn ein Arbeitnehmer EU-Bürger ist und länger als drei Monate in Estland arbeiten möchte, muss er seine estnische Adresse in das estnische Melderegister eintragen lassen.
Wenn ein Arbeitnehmer ein Nicht-EU-Bürger ist, muss er eine befristete Aufenthaltsgenehmigung erhalten, um in Estland leben und arbeiten zu können. Wenn ein Arbeitgeber einen Saisonjob auslässt, hat er grundsätzlich zwei Möglichkeiten: eine Aufenthaltserlaubnis für die Beschäftigung und ein Startup-Visum.
*Für weitere Informationen können Sie besuchen Umzug nach Estland Seite des e-Residency-Programms
In den meisten Fällen muss ein Arbeitgeber das Gehaltskriterium in Höhe des Durchschnittslohns erfüllen und von der estnischen Arbeitslosenversicherung die Genehmigung erhalten, dass eine freie Stelle nicht mit den vorhandenen Arbeitskräften besetzt werden kann.
Es gibt einige Ausnahmen, wie oben erwähnt oder zum Beispiel für Top-Spezialisten. Wichtiger ist jedoch, dass diese Genehmigung der Einwanderungsquote unterliegt (für 2022 waren es 1.311) und oft schon in den ersten Wochen eines Jahres erteilt wird.
Für ein Startup-Visum ist weder eine Gehaltsstufe noch eine Genehmigung der Finanzierung erforderlich. Außerdem müssen Sie die Einwanderungsquote nicht berücksichtigen. In diesem Fall müssen Sie sich darauf konzentrieren, sich als Startup-Unternehmen zu qualifizieren und dann das vereinfachte Verfahren für die Beantragung von Visa für Arbeitnehmer zu nutzen.
Anbieter von Umzugsdiensten
Da das Gesetz über die Aufenthaltsgenehmigung ein Minenfeld mit Beschränkungen zum Schutz des Arbeitsmarktes und Ausnahmen zur Anwerbung neuer Talente ist, können Sie den Relocation-Prozess einfach an einen Dienstleister auslagern. Der e-Residency Marketplace bietet mehrere Unternehmen für HR- und Relocation-Dienstleistungen an.
Rechte und Pflichten der umgesiedelten Personen
Während wir den Umzugsprozess auf eigene Faust fortsetzen, ist ein Arbeitsvertrag die nächste Station. Er kann eine "Mobilitätsklausel" enthalten, in der die Versetzungsrechte eines Arbeitnehmers festgelegt sind oder nicht. Enthält der Vertrag diese Klausel nicht, hat der Arbeitnehmer das Recht, eine Versetzung abzulehnen.
Ein Arbeitnehmer, der eine Mobilitätsklausel in seinem Vertrag hat, kann hingegen einen Umzug ablehnen, wenn der Arbeitgeber keine angemessenen Bedingungen anbietet. Grundsätzlich bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall vor einer gewünschten Versetzung warnen und eine Entschädigung für wahrscheinliche Verluste an Geld oder Freizeit anbieten sollten.
Beachten Sie, dass der Umzug nicht zu einer Verschlechterung der Lebensqualität des Arbeitnehmers führen darf.
Ein weiterer Punkt ist die Art der Beschäftigung. Hier geht es darum, dass Ihr estnisches Unternehmen einen unabhängigen Auftragnehmer beschäftigen kann, der in Estland lebt.
Eine solche steuerliche Hintertür wäre jedoch für die meisten mobilen Mitarbeiter, die eine Aufenthaltsgenehmigung benötigen, nicht geeignet. Daher empfiehlt es sich, bei der Umsiedlung von einem wiederkehrenden Vertrag zu einer Vollzeitbeschäftigung überzugehen.
Die Pflichten eines umgezogenen Arbeitnehmers bestehen aus einer Liste von bürokratischen Aufgaben, die in den ersten Wochen des Aufenthalts in Estland zu erledigen sind. Ein Arbeitnehmer kann in seinem Heimatland eine befristete Aufenthaltsgenehmigung beantragen und dann nach Estland reisen. Oder ein Arbeitnehmer kann zunächst mit einem Reisevisum nach Estland kommen und dann eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen.
In jedem Fall muss der Arbeitnehmer danach seine estnische Adresse anmelden, ein Bankkonto eröffnen, seinen steuerlichen Wohnsitz durch Einreichung eines Formulars R ändern und sich bei einem Allgemeinarzt anmelden. Sie können eine Checkliste verwenden, die im Relocation Guide enthalten ist.
Relocation-Paket für Mitarbeiter
Auch junge Singles ziehen normalerweise nicht mit leeren Händen in ein anderes Land. Wussten Sie, dass z. B. ein vollwertiger PC mehr als 25 kg wiegt, wenn die Fluggesellschaft ein Standardgepäck von 20-23 kg bezahlt?
Jeder Umzug geht mit einer Reihe von Verlusten einher: eine bequeme Wohnung, in der man sich jahrelang niedergelassen hat, ein Wochenende, das man wegen des Gepäcks verloren hat, usw. Daher wird von einem Arbeitgeber erwartet, dass er ein "Umzugspaket" anbietet, um ihn zu entschädigen.
In erster Linie geht es bei einem Relocation Package um finanzielle Unterstützung. Es umfasst in der Regel die Erstattung von Transportkosten, eine vorübergehende Unterkunft und einige Gehaltsanpassungen oder Boni. In Bezug auf KMU gibt es zwei grundlegende Ansätze für Relocation-Pakete:
Gestaffelte Pakete - ein Umzugspaket ist auf den Mitarbeiter, seine Dienstaltersstufe und seine Lebensumstände abgestimmt.
Managed-Budget-Pakete - ein Umzugspaket wird so gestaltet, dass der Arbeitgeber nicht mehr als nötig für den Umzug eines Mitarbeiters ausgeben muss.
Vergessen wir nicht die nicht-finanzielle Unterstützung! Sie ist weniger schmerzhaft für Ihren Buchhalter und außerdem eine einfache Möglichkeit, einem Mitarbeiter Ihre Fürsorge zu zeigen. Beliebte nicht-finanzielle Maßnahmen sind folgende:
flexibles Anfangsdatum,
Anpassungszeit,
familiäre Unterstützung,
Unterstützung durch die Gemeinschaft (wie die Tallinner Expat-Gemeinschaft),
und andere.
Letztendlich ist die Umsiedlung eines Mitarbeiters aus einem anderen Land kein einfacher Prozess. Er erfordert viel Planung und finanzielle Entscheidungen, führt aber anschließend zu Unternehmenswachstum und höherer Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Was kann ein KMU-Gründer also tun, um den Umzugsprozess zu meistern? Sie können viel Energie sparen, indem Sie die wichtigsten Unternehmensdienste automatisieren und auf dem einzigen Control Panel einstellen.
