Jak zacząć śledzić wydatki biznesowe jak profesjonalista?
Co mają ze sobą wspólnego superbohaterowie i doświadczeni właściciele firm? Obaj potrzebują tajnej broni, aby sprostać wyzwaniom!
W przypadku właścicieli firm sekretem, którego potrzebują, jest umiejętne śledzenie wydatków. Pomaga to uniknąć pułapek związanych z zarządzaniem finansami, ponieważ jesteś teraz uzbrojony w niezbędną wiedzę. Każdy inny właściciel firmy byłby gotowy założyć pelerynę i zacząć zarządzać swoim budżetem. Ten przewodnik pomoże ci śledzić te wydatki jak profesjonalista i sprawi, że staniesz się finansowym superbohaterem, jakim chciałaby być twoja firma. Dowiesz się, jak prawidłowo zarządzać swoimi ruchami gotówkowymi od podstaw, zoptymalizować papierkową robotę i przekształcić każdy papier w wartościowy zasób. Zaszczep w sobie wiedzę o dobrej historii do szarości, poczucie bycia indywidualnością jest twoje.
Podstawy śledzenia wydatków biznesowych
Dokumentowanie wydatków biznesowych firmy i jej właścicieli jest bardzo ważne dla zapewnienia odpowiedzialności za zasoby wykorzystywane do czego i umożliwienia właścicielowi podejmowania dobrych, świadomych decyzji. Przyjrzyjmy się tej kwestii i prostym rzeczom, które musisz wiedzieć, jeśli chcesz zarządzać finansami małej firmy tak, jak chcesz.
Wydatki biznesowe to koszty ponoszone w normalnym toku prowadzenia działalności. Obejmują one takie elementy, jak zakup sprzętu biurowego, a także takie rzeczy, jak usługi prawne. Wiedza o tym, co jest uważane za wydatki biznesowe i jak je właściwie wykorzystać, jest niezbędna do zarządzania finansami. Ogólnie rzecz biorąc, to, co jest powszechne i obowiązkowe dla przeciętnego przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności, można uznać za wydatki biznesowe.
Implikacje prawne i podatkowe
Wdrożenie pewnych zasad zarządzania wydatkami prawnymi ma zarówno konsekwencje, jak i korzyści księgowe. Aktywne rozpoznawanie wydatków pozwala na przykład na minimalne spełnienie obowiązków podatkowych. Niemniej jednak istnieją wydatki, których nie można uznać za koszty uzyskania przychodu, które należy rozumieć dla celów zgodności, w tym wydatki osobiste i wydatki niezgodne z prawem.
Najczęstsze pułapki, których należy unikać
Zamiast śledzić wszystkie swoje wydatki biznesowe, wielu właścicieli małych firm wpada w popularne pułapki. Należą do nich odraczanie, zła kategoryzacja i mieszanie wydatków służbowych z osobistymi. Aby uniknąć tych problemów, należy wdrożyć system natychmiastowego rejestrowania wydatków, kategoryzować je w odpowiedni sposób i nie mieszać wydatków służbowych z osobistymi.
Dlatego też śledzenie wydatków jest skuteczne w przygotowywaniu budżetów, zarządzaniu przepływami pieniężnymi i sporządzaniu solidnych prognoz finansowych. Pozwala analizować schemat wydatków, zrozumieć, gdzie można obniżyć niepotrzebne koszty i podejmować decyzje finansowe oparte na dowodach. Systematyczne śledzenie wydatków zmniejsza również ilość wysiłku potrzebnego pod koniec roku do przygotowania zeznań podatkowych, co może być korzystne, jeśli dążysz do uzyskania finansowania od wierzycieli lub inwestorów.
Ustanowienie solidnych podstaw śledzenia wydatków
Aby rozpocząć śledzenie wydatków biznesowych, należy stworzyć solidne podstawy. Oznacza to wybór odpowiednich narzędzi i organizację procesów, które pozwolą zaoszczędzić czas i nerwy w późniejszym czasie. Przyjrzyjmy się kluczowym aspektom prawidłowego rozpoczęcia tego procesu, aby nie popełnić niepotrzebnych błędów.
Wybór oprogramowania księgowego
Istotne jest, aby wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe, które ułatwi śledzenie wszystkich wydatków. Odpowiedź leży w znalezieniu rozwiązania, które łączy się z innymi narzędziami dostępnymi w Twojej firmie i ma funkcje, które będą ważne dla Twojej firmy. Jednym z takich narzędzi jest Enty's i jego usługa finansowa, która pomaga mieć wszystko w jednym miejscu, od raportowania wydatków po zarządzanie paragonami, dzięki czemu jest to szybkie i z mniejszą liczbą błędów w księgowości. Ale co jest jeszcze lepsze? Wszystko, co musisz zrobić, to podać nam link do swojej witryny, a my w mgnieniu oka zajmiemy się budową pulpitu nawigacyjnego.
Ale to nie wszystko - Enty pozwala również na e-podpisy, aby przyspieszyć proces zatwierdzania dokumentacji, faktury, które są przygotowywane indywidualnie do specyfiki działalności w odpowiednim czasie, a nawet oferuje osobistego księgowego. Jako rozwiązanie zapewniające wydajność, Enty zajmuje się znacznie więcej niż tylko wydatkami biznesowymi; zamiast tego obsługuje wszystkie procesy zaplecza, pozwalając skupić się na tym, co naprawdę ważne: rozwijaniu firmy. Nie przegap rozwiązania, które odpowiada Twoim potrzebom biznesowym!
Otwarcie firmowego konta bankowego
Podstawowym założeniem przy organizowaniu finansów firmy jest utworzenie dedykowanego biznesowego rachunku bankowego. Takie rozgraniczenie wydatków osobistych i służbowych jest niezbędne dla prawidłowego mechanizmu księgowego, a także dla systemu podatkowego. Konto firmowe pomaga również w uzyskaniu solidniejszego obrazu danej działalności - przepływu środków pieniężnych, a tym samym sprawozdań finansowych. Zapewnia również dodatkowy czynnik formalności podczas interakcji z klientami i dostawcami.
Czy wiesz, że możesz jeszcze efektywniej zarządzać swoimi finansami? Wystarczy otworzyć konto bankowe w Enty dzięki naszej współpracy z Revolut
Konfigurowanie kategorii wydatków
Tworzenie konkretnych kategorii wydatków jest bardzo ważne dla śledzenia wypływu pieniędzy. Każda firma ma kilka podstawowych rodzajów wydatków, takich jak pensje, wydatki biurowe, wydatki marketingowe i podróże, które powinny być wymienione w pierwszej kolejności. Następnie należy utworzyć te kategorie w systemie księgowym. Zaletą takiej kolejności jest to, że będziesz w stanie dokładniej budżetować, śledzić wszelkie nietypowe wzorce wydatków i podejmować racjonalne decyzje dotyczące niektórych kwestii finansowych. Nie zapominaj, że takie dobrze zorganizowane kategorie są również bardzo korzystne w sezonie podatkowym!
Korzystanie ze śledzenia wydatków w celu poprawy zarządzania przepływami pieniężnymi
Dokumentowanie wydatków biznesowych to nie tylko zsuwanie paragonów, to bardziej wyrafinowany sposób na poprawę i kontrolowanie przepływów pieniężnych w firmie oraz podejmowanie inteligentnych decyzji. Pomoc w zrozumieniu finansowego aspektu działalności można znaleźć, tworząc raporty finansowe. Raporty te mogą również zmienić sposób pozycjonowania przychodów i wydatków, umożliwiając wykrywanie zmian i różnic w celu zapewnienia możliwości rozwoju.
Generowanie raportów finansowych
Dopóki używane jest odpowiednie oprogramowanie księgowe, będzie ono w stanie przygotować dokładne i atrakcyjne sprawozdania finansowe. Raporty te podkreślają najbardziej krytyczne dane liczbowe, umożliwiając wdrożenie odpowiednich decyzji dotyczących finansów małej firmy. Najlepszą praktyką jest zawsze rutynowe sprawdzanie tych raportów w celu zarządzania poziomem gotówki i podejmowania odpowiednich działań, jeśli coś się zmieni.
Prognozowanie przyszłych wydatków
Przewidywanie przyszłej sytuacji finansowej ma kluczowe znaczenie dla kontrolowania przepływu środków pieniężnych. Faktem jest, że istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w prognozowaniu wydatków w oparciu o to, co wydarzyło się w przeszłości, co pomaga uniknąć problemów z przepływem gotówki. Ten rodzaj przewidywania pomaga w podejmowaniu właściwych i terminowych decyzji dotyczących sposobu wydawania pieniędzy i budżetowania, dzięki czemu firma pozostaje aktywna.
Identyfikacja możliwości oszczędności kosztów
Należy przyjrzeć się wzorcom wydatków i upewnić się, że można je wykorzystać do określenia czynników, które będą regulować wydajność, a także ograniczyć niepotrzebne, masowe wydatki. W tym przypadku można zmniejszyć wydatki, pozwalając pracownikom łączyć swoją siłę nabywczą i uzyskiwać stawki ilościowe od dostawców lub zlecając pracownikom korzystanie z dostawców, którzy mają obowiązujące umowy o zamówieniach okazyjnych.
Usprawnienie procesu rejestrowania wydatków
Masz już podstawy, teraz nadszedł czas, aby śledzenie wydatków biznesowych stało się dziecinnie proste! Tak więc, bez dalszych ceregieli, przejdźmy do kilku fajnych rozwiązań, jak upewnić się, że wydatki nie pochłaniają tyle czasu i energii, ile planują.
Digitalizacja paragonów i faktur
Czy nadal trzymasz w portfelu pogniecione paragony? To bardzo przestarzałe! Dzięki obecnej technologii można na przykład robić zdjęcia swoich faktur za pomocą telefonu komórkowego. Koniec z ręcznym skanowaniem dokumentów w poszukiwaniu ważnych znaków - wszystko to robią inteligentne technologie OCR! Teraz wystarczy zrobić zdjęcie i zeskanować, a nic więcej nie będzie potrzebne.
Automatyzacja importu wydatków
Wprowadzanie danych jest nadal koszmarem dla użytkowników, gdzie każdy wydatek musi być indywidualnie raportowany. Tutaj pojawia się dobra część. Kilka aplikacji do zarządzania wydatkami pozwala użytkownikowi na dołączenie swoich kart i kont bankowych, umożliwiając im pobieranie danych z ich kont drogą elektroniczną. To nie tylko wygoda, ale także konieczność biznesowa najwyższego rzędu. Jeszcze lepsza wiadomość? Enty jest jednym z takich narzędzi, dla których wystarczy wkleić jeden link na swojej stronie internetowej, a wszystkie inne ważne informacje finansowe zostaną przesłane w nieprzyzwoicie łatwy sposób. Magia? Magia!
Integracja kanałów bankowych i kart kredytowych
Dalej! Co powiesz na automatyczną integrację danych bankowych z pakietem księgowym? Eliminuje to potrzebę ręcznego księgowania, co pomaga uzyskać natychmiastowy dostęp do pozycji przepływów pieniężnych. Co więcej, proces uzgadniania pozycji bankowych jest o wiele łatwiejszy niż wcześniej. Zaoszczędzono mnóstwo bólu głowy każdego miesiąca! Wow! To jest to, co można nazwać faktem.
Aplikacje mobilne do śledzenia w ruchu
Aplikacje mobilne nie są już luksusem ani nawet nowością. Aplikacje te umożliwiają śledzenie wydatków, robienie zdjęć paragonów, a nawet tworzenie raportów bezpośrednio z urządzenia mobilnego. Koniec z wymówkami, dlaczego nie nagrałeś lunchu na spotkaniu lub nie zarejestrowałeś wykorzystanego kursu taksówki.
Przekształcanie danych o wydatkach w przydatne informacje
Zebrałeś wszystkie dane dotyczące wydatków, co dalej? Najwyższy czas zabrać się za analizę tych danych i wykorzystanie ich w celu poprawy rentowności finansowej swojej małej firmy. Przejdźmy do konstruktywnych sposobów, w jakie można przekształcić taką górę informacji w zyski i pozostać na szybkim pasie.
Kluczowe wskaźniki finansowe do monitorowania
Aby uzyskać kompleksowe zrozumienie stabilności finansowej, konieczne jest monitorowanie tych krytycznych wskaźników:
Wskaźniki płynności: pokazują, jak dobrze można spłacić krótkoterminowe długi. Dobrym punktem wyjścia jest wskaźnik płynności bieżącej (aktywa obrotowe / zobowiązania krótkoterminowe).
Wskaźniki dźwigni finansowej : mierzą one poziom zadłużenia. Kluczowym wskaźnikiem jest stosunek zadłużenia do kapitału własnego (zobowiązania ogółem / kapitał własny).
Wskaźniki wydajności: pokazują one, jak dobrze wykorzystujesz swoje zasoby. Przyjrzyj się takim wskaźnikom jak obrót zapasami lub obrót należnościami.
Wskaźniki rentowności: Pokazują, jak dobrze zarabiasz pieniądze. Zwróć uwagę na marżę zysku brutto i marżę zysku netto.
Analiza porównawcza ze standardami branżowymi
Nie patrz tylko na własne liczby w oderwaniu od innych. Porównaj swoje wskaźniki finansowe ze średnimi w branży, aby zobaczyć, na czym stoisz. Ten proces analizy porównawczej może pomóc:
zidentyfikować obszary, w których osiągasz lepsze wyniki niż konkurencja
dostrzec słabe punkty, które wymagają poprawy
Ustalić realistyczne cele dla swojej firmy
Wykorzystanie danych do podejmowania decyzji biznesowych
Teraz, gdy masz już wgląd w sytuację, nadszedł czas, aby wykorzystać je w praktyce:
Optymalizacja wydatków : wykorzystaj wzorce wydatków, aby zidentyfikować obszary, w których możesz obniżyć koszty bez poświęcania jakości.
Popraw przepływy pieniężne : przeanalizuj wskaźniki płynności, aby upewnić się, że zawsze masz wystarczającą ilość gotówki pod ręką.
Planuj rozwój: Wykorzystaj trendy rentowności, aby podejmować świadome decyzje dotyczące rozwoju firmy.
Pamiętaj, że śledzenie wydatków biznesowych to nie tylko przechowywanie paragonów - chodzi o wykorzystanie tych danych do dokonywania mądrych wyborów, które pomogą Twojej małej firmie prosperować. Zanurz się więc w tych liczbach i zacznij przekształcać dane o wydatkach w przydatne informacje już dziś!
Końcowe przemyślenia
Gratulacje! Jesteś teraz przygotowany do przekształcenia tych przyziemnych paragonów w potężne narzędzia sukcesu. Śledząc wydatki biznesowe, pamiętaj: każdy wgląd jest kluczem do odblokowania prawdziwego potencjału Twojej firmy. Wykorzystaj tę wiedzę do podejmowania strategicznych decyzji, które sprzyjają rozwojowi, usprawniają operacje i maksymalizują zyski. Zanurz się więc w swoich finansach z pewnością siebie, dokonuj świadomych wyborów i obserwuj, jak Twoja firma rozwija się jak nigdy dotąd - ponieważ najlepsze dopiero przed Tobą!