Hoe salarisadministratie verwerken met Enty: Uitgebreide handleiding
Je bedrijf is dus gegroeid tot het punt waarop je iemand in dienst hebt genomen en salarissen bent gaan betalen. Alles zou vrij duidelijk moeten zijn; je bedrijf ontving diensten en betaalde werknemers in ruil daarvoor, dat is alles, toch? Nou, nee. Het beheren van de salarisadministratie voor je bedrijf is een complex proces dat met de nodige voorzichtigheid moet worden behandeld; gelukkig kan Enty je helpen dit proces te vergemakkelijken. Laten we eens kijken hoe je bij ons je salarisadministratie kunt beheren.
Wat is salarisadministratie?
Payroll is het proces van het berekenen, formaliseren en uitbetalen van het salaris van werknemers. Het begint met het bijhouden van de werkuren en het tellen van het nettoloon en eindigt met de belastingaangifte.
Het realiseren van een kwalitatief goede salarisadministratie is een complexe taak. Veel bedrijven hebben moeite om (op een bepaald moment) een consistente salarisadministratie te krijgen. Volgens de American Payroll Association ligt het foutenpercentage bij payroll tussen de 1-8% bij bedrijven die de payroll traditioneel beheren. Dit betekent dat uw bedrijf jaarlijks duizenden euro's verliest door de salarisadministratie handmatig uit te voeren, zelfs bij een minimaal foutenpercentage.
De loonlijst wordt opgesteld voor iedereen die betalingen ontvangt: zowel onder een arbeidscontract als onder een directielidovereenkomst. Als je echter een solobedrijf runt en alleen dividenden ontvangt, hoef je je daar geen zorgen over te maken.
Waarom salarisadministratie belangrijk is
Salarisadministratie is vooral belangrijk vanwege verschillende regels en voorschriften. Elk bedrijf, ongeacht locatie en grootte, heeft personeel en is daarom wettelijk verplicht om de salarisadministratie te beheren.
De salarisadministratie vormt de kern van de HR, boekhoudkundige processen en het backofficebeheer van het bedrijf. Om aan de regelgeving te blijven voldoen en fouten te voorkomen, moet een bedrijf veel aandacht besteden aan de salarisadministratie.
Laten we nu eens kijken naar het proces van salarisadministratie met Enty.
Loonlijst beheren op Enty
Stap 1. Vul de gegevens in van de werknemer of het bestuurslid
Als eerste stap moet je je werknemers toevoegen aan Enty.
Als je net iemand hebt aangenomen, dan kun je direct op het platform een overeenkomst met je nieuwe werknemer opstellen.
Eerst moet je naar het gedeelte "Werknemers" gaan en informatie over je werknemer invullen.
En daarna moet je informatie geven over de arbeidsvoorwaarden. Zorg ervoor dat je controleert of je de juiste informatie hebt verstrekt, want deze zal worden gebruikt voor de overeenkomst met je werknemer.
Nogmaals, als je alleen een werknemer in dienst neemt, kun je automatisch een contract genereren op basis van de informatie die je hebt verstrekt. Het contract moet dan naar je tegenpartij worden gestuurd, je kunt dit rechtstreeks vanuit het platform doen of het downloaden.
De werknemer moet het contract ondertekenen en naar u terugsturen. In de nabije toekomst zullen we de mogelijkheid toevoegen om contracten direct op Enty te ondertekenen.
Als je een bestaande werknemer toevoegt, dan hoef je alleen maar het arbeidscontract te uploaden naar Enty.
Stap 2. Uren van werknemers bijhouden
Om de loonlijst correct bij te houden, moet de werkgever de gewerkte uren van elke werknemer bijhouden, inclusief normale en overuren, vakantiedagen, ziektedagen en andere betaalde vrije dagen.
Stap 3. Bevestig brutoloon en loongegevens
Wanneer de betalingsperiode aanbreekt, moet je naar de HR-sectie gaan en de details controleren met betrekking tot de uitbetalingen aan je werknemers.
Wat is een betaalperiode?
Een periode waarin de werkgever het brutoloon, de belastingen en andere inhoudingen van de werknemer berekent en vervolgens een betaling aan de werknemer doet. Als je bijvoorbeeld een werknemer aanwerft op 25 april, zal hij een maand werken en verwacht hij zijn loon te ontvangen op 25 mei. De betalingsperiode voor dit salaris gaat open op 10 mei en de aangiften voor de loonbelasting worden door de boekhouders ingediend bij de belastingdienst op 10 juni.
Enty berekent de betaling automatisch op basis van de informatie die je hebt opgegeven tijdens het toevoegen van een werknemer tijdens stap 1.

Maar we weten dat het vaak voorkomt dat het werkelijke aantal gewerkte uren niet overeenkomt met de informatie in het contract. Je moet ook medisch verlof, vakanties, overuren en bonussen opgeven. Je kunt dat eenvoudig doen door op de knop "Bewerken" te drukken.

Je kunt indien nodig ook een werknemer uit deze betalingsperiode verwijderen door op de knop op de afbeelding hieronder te drukken.

Zodra je de juistheid van de uitbetalingsinformatie hebt gecontroleerd, druk je op de knop "Verzenden naar boekhouder" bovenaan het scherm. Daarna kun je chillen, de boekhouder zal vanaf dit moment de salarisadministratie verzorgen.
Stap 4. De magie van de boekhouder
Ok, misschien is hard werken een betere term dan magie, maar het is zeker een wonder als je het niet allemaal zelf hoeft te doen.
De boekhouder berekent de belastingen en andere inhoudingen die moeten worden ingehouden op het loon van elke werknemer en houdt rekening met alle aanvullende informatie over extra loon om een loonstrook uit te geven (een document dat laat zien hoeveel geld de werknemer verdiende, hoeveel er werd ingehouden voor belastingen en andere inhoudingen, en het bedrag dat de werknemer zal ontvangen als nettoloon) met een nauwkeurig nettoloon (bedrag dat een werknemer daadwerkelijk ontvangt na alle inhoudingen). Als het klaar is, ontvang je een melding in je Enty-account en in je e-mail.

Stap 5. Betaal uw werknemers
Nu je het te betalen bedrag hebt bepaald, kun je overgaan tot de betaling. Maak op basis van de loonstrook en het berekende nettoloon het geld over naar de bankrekeningen van je werknemers en directieleden.
Klik voor je gemak op de knop "IBAN kopiëren" in het gedeelte Payroll Details. We gebruiken dan het IBAN dat je tijdens Stap 1 hebt geïdentificeerd.
Hier kun je je werknemer/bestuurslid ook de loonstrook voor deze betalingsperiode via e-mail rechtstreeks vanuit Enty sturen.

Als alle betalingen zijn gedaan, klik je op de knop "Betaling bevestigen" bovenaan het scherm.

Stap 6. Maandelijks bankafschrift uploaden
Op de 3e van elke maand moet je een bankafschrift uploaden met alle transacties van de afgelopen maand. Het bankafschrift moet maandelijks worden geüpload, zelfs als je een jaarabonnement hebt.
Om dit proces te vereenvoudigen, kun je je bankrekening koppelen aan Enty en genereren wij automatisch bankafschriften.
Stap 7. Accountant geeft belastingen aan
Op de 10e van de volgende maand doet de accountant aangifte en betaalt hij de belastingen namens de werkgever. Dit gebeurt op basis van het loonrapport en het bankafschrift die je ons hebt verstrekt.
Stap 8. Loonadministratie bijhouden
Enty stelt de werkgever en boekhouder in staat om een nauwkeurige loonadministratie bij te houden, inclusief informatie over werknemers, gewerkte uren, loontarieven en alle loontransacties in een vorm van de Archive in HR service.
Deze gegevens zijn zeer belangrijk voor belastingdoeleinden en moeten volgens de wet gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Als je de loonlijst voor een bepaalde betaalperiode nog niet hebt ingevuld, kun je deze altijd in het Archiefgedeelte invullen en dan zorgen wij er na de deadline apart voor.

Dat is het, baas! Dit is hoe je de salarisadministratie met Enty kunt regelen. We zullen het proces in de toekomst nog verder verbeteren, zodat jij je kunt concentreren op je bedrijf en niet op het papierwerk. Wees voorzichtig!