In 6 eenvoudige stappen een factuur schrijven voor freelance werk
Als freelancer is het beheersen van de kunst van het factureren cruciaal voor het behouden van een gezonde cashflow en professionele reputatie. Of je nu een doorgewinterde freelancer bent of net begint, het maken van duidelijke en uitgebreide facturen is essentieel om snel betaald te krijgen en misverstanden met klanten te voorkomen. In deze gids doorlopen we zes eenvoudige stappen om een effectieve factuur op te stellen voor je freelance werk.
Stap 1: Kies de juiste factuursjabloon
De eerste stap bij het maken van een professionele factuur is het kiezen van een geschikte sjabloon. Hoewel je een factuur vanaf nul kunt maken, kun je met een vooraf ontworpen sjabloon tijd besparen en ervoor zorgen dat je alle benodigde informatie opneemt.
Soorten factuursjablonen
Word- of Google Docs-sjablonen: Dit zijn eenvoudige en aanpasbare opties voor wie liever met vertrouwde tekstverwerkingssoftware werkt.
Excel- of Google Sheets-sjablonen: Ideaal voor freelancers die berekeningen moeten maken of meerdere facturen moeten bijhouden.
PDF-sjablonen: Deze zien er beter uit en worden minder snel per ongeluk gewijzigd.
Online factureringssoftware: Platformen zoals QuickBooks, FreshBooks of Wave bieden professionele sjablonen en extra functies zoals automatische herinneringen en het bijhouden van betalingen.
Kies een sjabloon dat aan je behoeften voldoet en de esthetiek van je merk weerspiegelt. Veel online bronnen bieden gratis factuursjablonen die speciaal zijn ontworpen voor freelancers in verschillende sectoren.
Stap 2: Voeg je bedrijfsinformatie toe
Zodra je een sjabloon hebt gekozen, is de volgende stap het toevoegen van je bedrijfsinformatie. Hiermee stel je je professionele identiteit vast en voorzie je je klant van de nodige contactgegevens.
Voeg het volgende toe:
Je volledige naam of bedrijfsnaam
Bedrijfslogo (indien van toepassing)
Adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Website (indien van toepassing)
Belastingnummer of bedrijfsregistratienummer (indien vereist in uw land)
Zorg ervoor dat alle informatie up-to-date is en overeenkomt met de gegevens die je in eerdere communicaties aan je klant hebt verstrekt. Deze consistentie helpt bij het opbouwen van vertrouwen en maakt het makkelijker voor klanten om je factuur te verwerken.
Stap 3: Klantgegevens toevoegen
Vermeld vervolgens de gegevens van je klant, zodat de factuur bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt. Deze informatie moet het volgende bevatten
Bedrijfsnaam van de klant
Naam contactpersoon (indien van toepassing)
Adres van de klant
Telefoonnummer en e-mailadres van de klant
Als je met een grote organisatie werkt, is het cruciaal om alle specifieke factureringsgegevens op te nemen die zij hebben verstrekt, zoals een inkoopordernummer of de naam van de contactpersoon voor de crediteurenadministratie.
Stap 4: Factuurgegevens verstrekken
Dit gedeelte bevat essentiële informatie over de factuur zelf. Vermeld het volgende:
Factuurnummer: Gebruik een uniek, opeenvolgend nummeringssysteem zodat je de factuur gemakkelijk kunt traceren.
Factuurdatum: De datum waarop je de factuur uitschrijft.
Vervaldatum betaling: Vermeld duidelijk wanneer betaling wordt verwacht (bijv. "Te betalen bij ontvangst" of "Netto 30").
Beschrijving van het project of de dienst: Een kort overzicht van het voltooide werk.
Betalingsvoorwaarden en -methoden
Geef een duidelijk overzicht van je betalingsvoorwaarden en geaccepteerde betalingsmethoden. Dit kan het volgende inhouden
Geaccepteerde valuta
Betalingsplatforms (bijv. PayPal, Stripe, bankoverschrijving)
Kosten of beleid voor te late betaling
Vroegbetaalkortingen (indien van toepassing)
Door vooraf transparant te zijn over deze details, kunnen betalingsachterstanden en misverstanden worden voorkomen.
Stap 5: Beschrijf je diensten
Dit is de kern van je factuur, waar je de geleverde diensten en de bijbehorende kosten uitsplitst. Maak een overzichtelijke tabel met de volgende kolommen:
Beschrijving van de dienst
Aantal uren
Tarief (per uur of per project)
Totaalbedrag
Wees zo specifiek mogelijk in de beschrijving van je diensten. In plaats van "Schrijfdiensten" kun je bijvoorbeeld schrijven "Blogpost over SEO best practices (2000 woorden)".
Als je onkosten in rekening brengt, maak dan een apart gedeelte voor deze posten en voeg indien nodig bonnetjes toe.
Totalen berekenen
Na het specificeren van je diensten, vermeld:
Subtotaal van alle diensten en uitgaven
Alle toepasselijke belastingen
Kortingen (indien van toepassing)
Totaal verschuldigd bedrag
Dubbelcheck je berekeningen om nauwkeurigheid te garanderen.
Stap 6: Voeg extra informatie toe
De laatste stap is het toevoegen van aanvullende informatie die relevant kan zijn voor de factuur of nuttig voor je klant. Dit kan bijvoorbeeld zijn
Opmerkingen over het project of speciale afspraken
Je bankgegevens voor overschrijvingen
Een persoonlijk bedankbericht
Je algemene voorwaarden
Een link naar je portfolio of getuigenissen
Overweeg om een korte verklaring toe te voegen over te late betalingen of rentekosten voor te late betalingen, als dit van toepassing is op je bedrijfspraktijken.
Conclusie
Het maken van een professionele, gedetailleerde factuur is een essentiële vaardigheid voor elke freelancer. Door deze zes stappen te volgen - het kiezen van de juiste sjabloon, het opnemen van je bedrijfsgegevens, het toevoegen van klantgegevens, het specificeren van je factuur, het specificeren van je diensten en het toevoegen van aanvullende relevante informatie - ben je goed op weg om facturen te maken waarmee je snel betaald wordt en waarmee je een positieve klantrelatie onderhoudt. Vergeet niet dat consistentie en duidelijkheid in je facturatieproces je niet alleen helpen om betaald te krijgen, maar ook je professionaliteit en aandacht voor detail versterken.
FAQs
Hoe vaak moet ik facturen sturen als freelancer?
De frequentie van factureren hangt af van je overeenkomst met de klant en de aard van je werk. Voor lopende projecten factureren veel freelancers maandelijks. Voor kortere projecten factureer je bij voltooiing of op vooraf bepaalde mijlpalen. Bespreek de factureringsfrequentie altijd met je klant aan het begin van een project.
Moet ik mijn uurtarief op de factuur vermelden als ik een projectvergoeding bereken?
Als je een projecttarief bent overeengekomen, is het niet nodig om je uurtarief op te nemen. Je kunt het project echter opdelen in fasen of deliverables om de klant een duidelijk beeld te geven van waar hij voor betaalt.
Wat moet ik doen als een klant mijn factuur niet op tijd betaalt?
Begin met het sturen van een beleefde herinneringse-mail een paar dagen na de vervaldatum. Als de betaling nog steeds uitblijft, bel dan even op. Overweeg een betalingsachterstand voor toekomstige projecten en neem altijd duidelijke betalingsvoorwaarden op in je contracten om dergelijke situaties te voorkomen.
Is het nodig om mijn fiscaal nummer op elke factuur te vermelden?
Dit hangt af van je locatie en de belastingregels die op jou van toepassing zijn. In veel landen is het wettelijk verplicht om je belastingnummer op facturen te vermelden, vooral bij B2B-transacties. Neem contact op met een lokale belastingprofessional of de belastingdienst van je land voor specifieke vereisten.
Kan ik facturen per e-mail versturen of moeten ze altijd per post worden verstuurd?
In het huidige digitale tijdperk is het heel acceptabel en vaak zelfs beter om facturen per e-mail te versturen. Deze methode is sneller, milieuvriendelijker en maakt het bijhouden van gegevens eenvoudiger. Bevestig echter altijd met je klant welke methode hij verkiest om facturen te ontvangen.