Wat is payroll en hoe beheer je het efficiënt?
Als je aan HR denkt, is het eerste waar je aan denkt misschien werving. In feite bestaat HR uit het zoeken, opleiden en werven van toekomstige werknemers en het legitimeren van de relatie met hen. En salarisadministratie is misschien wel het meest complexe proces met betrekking tot HR. Vandaag behandelen we het belang van de loonlijst voor elk bedrijf in alle landen.
Dit artikel wordt het eerste in de reeks inhoud met betrekking tot HR, dus schrijf je in op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste artikelen over dit onderwerp.
Wat is salarisadministratie?
Payroll is het proces van het berekenen, formaliseren en uitbetalen van het salaris van werknemers. Het begint met het bijhouden van de werkuren en het tellen van het nettoloon en eindigt met de belastingaangifte.
Het realiseren van een kwalitatief goede salarisadministratie is een complexe taak. Veel bedrijven ondervinden moeilijkheden bij het bereiken van een consistente payrollfunctie (ten minste op een bepaald moment). Volgens de American Payroll Association ligt het foutenpercentage bij payroll tussen de 1-8% bij bedrijven die de payroll traditioneel beheren. Dit betekent dat uw bedrijf duizenden euro's per jaar verliest door de salarisadministratie handmatig uit te voeren, zelfs bij een minimaal foutenpercentage.
De belangrijkste reden hiervoor zijn verschillende regels en voorschriften. Elk bedrijf, ongeacht locatie en grootte, heeft personeel en is daarom wettelijk verplicht om de salarisadministratie te beheren.
De salarisadministratie vormt de kern van alle HR-, boekhoud- en backofficeprocessen van een bedrijf. Om aan de voorschriften te blijven voldoen en fouten te voorkomen, moet een bedrijf de grootste aandacht besteden aan de salarisadministratie.
Belangrijkste onderdelen van salarisadministratie
Een loonrapport is een belangrijk document in loonbeheer. Dit rapport bestaat uit verschillende gegevens. Het loonrapport geeft juridische informatie weer over een bedrijf en een bepaalde werknemer: namen, adressen, contactgegevens, enzovoort. Daarnaast worden betalingsperiodes en het aantal gewerkte uren van een werknemer gemarkeerd. Het loonlijstrapport geeft ook informatie over het bruto- en nettobedrag dat is uitbetaald: reguliere betalingen, bonussen en verschillende vergoedingen.
Selectievakje: Handmatig beheer salarisadministratie
Informatie verzamelen over relevante arbeidswetgeving en loonbelasting
Vraag je boekhouder of zoek op internet naar informatie over het salarisadministratieproces. Bepaal wanneer je verplicht bent om salarissen uit te betalen, welke belastingen je in jouw land moet betalen en hoe je het salarisadministratieproces goed inricht.
Je loonlijst opstellen
Stel op basis van de inzichten uit de vorige stap je loonlijst op. Bepaal wanneer je werknemers worden betaald: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Bepaal daarna hoeveel loonstroken elke werknemer per jaar krijgt: 12, 26 of 52 dienovereenkomstig. Merk op dat hoe korter de betalingsperiodes zijn, hoe complexer het loonproces is, vooral voor grote bedrijven. Daarom raden we aan om maandelijkse betalingen te gebruiken.
Bereken het salaris van je werknemers
Met de bovenstaande gegevens kun je het nettoloon van je werknemers berekenen. Voor deze taak kun je netto salaris calculators voor jouw land gebruiken die je gemakkelijk kunt googelen (voor Estse bedrijven kun je onze Estse Social Tax and Salary Calculator gebruiken).
Alle loongegevens georganiseerd en correct opgeslagen houden
Je weet nooit wanneer je oude informatie nodig hebt en het is niet alleen een verplichting van de overheid, maar ook een kwestie van gezond verstand. Daarom adviseren we je om je te verdiepen in de vereisten met betrekking tot salarisgegevens.
Bruto en netto loonformules
Brutoloon = Uurloon x Totaal aantal gewerkte uren in de periode + Vergoedingen + Bonussen + Eenmalige betalingen
Nettoloon = Brutoloon - Alle fiscale inhoudingen en aftrekposten
Pijnpunten van Payroll
Dure fouten
Wereldwijde statistieken geven aan dat salarisadministratie het meest uitdagende back-office proces is voor de meeste bedrijven. Volgens The Workforce Institute zou bijvoorbeeld 49% van de werknemers op zoek gaan naar een nieuwe baan na twee problemen met hun loonstrook. Zelfs één klein foutje in de salarisadministratie kan het welzijn van werknemers beïnvloeden en uiteindelijk hun efficiëntie op de werkvloer. Iedereen wil dat het salaris op tijd wordt betaald, dus het is van vitaal belang voor werkgevers om het salarisproces absoluut nauwkeurig te laten verlopen.
Diverse wetgeving
Op het gebied van payroll zijn er federale en lokale overheden met uiteenlopende, landspecifieke regels en zware sancties. Bovendien is de Europese arbeidswetgeving behoorlijk ingewikkeld - het is behoorlijk moeilijk om voortdurend op de hoogte te blijven van de wet. HR- en juridische afdelingen zitten er dus middenin en moeten op verschillende niveaus aan alle vereisten voldoen.
Tijdrovend proces
Een andere complexiteit van payroll is dat het een grote tijdverspiller is voor je HR-afdeling en een van de duurste operaties voor een bedrijf. De bron toont aan dat een gemiddeld HR-team 35% van de tijd besteedt aan salarisadministratie en het corrigeren van fouten. Een derde van de werktijd van HR wordt besteed aan dit overweldigende proces dat nu gemakkelijk kan worden uitbesteed en in hoge mate kan worden geautomatiseerd.
Verschillende soorten werknemers en ingewikkelde belastingen
In het moderne tijdperk kan je team niet alleen bestaan uit gewone werknemers, maar ook uit verschillende contractanten (digitale nomaden, freelancers). Een ander belangrijk obstakel, specifiek voor IT-bedrijven, is dat veel bedrijven nu gedistribueerd zijn en op afstand werken. Daarom moeten bedrijven een manier vinden om met niet-staatsburgers te werken en zich aan de regels te houden. Het is makkelijk om te verdwalen in de verschillende belastingtarieven en regels die gelden voor werknemers die dezelfde taken uitvoeren. Al het bovenstaande zal zeker van invloed zijn op het salarisbeheerproces en zal een extra bron van hoofdpijn worden voor uw HR-afdeling.
Constante veranderingen in looncomponenten
Een andere uitdaging is dat het salaris, de belastingen en de inhoudingen van elke werknemer voortdurend veranderen. Dit betekent dat je niet één keer de salarisadministratie kunt berekenen en dezelfde gegevens opnieuw kunt gebruiken. Je werknemers zullen waarschijnlijk onverwacht op vakantie gaan, ziek worden of ouderschapsverlof krijgen, het aantal werkuren wijzigen of een salarisverhoging krijgen - dit alles vereist formalisering. Alles wat hierboven wordt genoemd, weerspiegelt permanent de loonlijst - het is een nooit eindigend en uiterst arbeidsintensief proces.
Diverse gegevensbronnen
Zoals we hierboven al aangaven, moet je voor het handmatig verwerken van de salarisadministratie een enorme hoeveelheid gegevens uit verschillende bronnen verzamelen. Je moet de geldigheid van het arbeidsrecht controleren, de gegevens van je werknemers vernieuwen, de werkuren bijhouden, het nettoloon berekenen en nog veel meer. En je moet tientallen informatiebronnen bezoeken en kostbare uren besteden aan het voorbereiden van de salarisadministratie - hier is geen sprake van automatisering, vereenvoudiging of integratie.
Het salarisadministratieproces automatiseren
Het zal niemand verbazen dat bijna alle bedrijven hun payroll handmatig beheren. Volgens Deloitte is slechts 6% van de bedrijven al begonnen met het automatiseren van hun salarisadministratie. Handmatig salarisbeheer is een zeer riskante operatie - geautomatiseerde software berekent alle betalingen en regelt alle belastingen nauwkeuriger. Dit is het gebied waar één drukfout kan leiden tot zware boetes.
U kunt alleen van automatisering profiteren als zoveel mogelijk bedrijfsprocessen worden gestroomlijnd en op één plaats worden verenigd. Het is niet efficiënt om tientallen softwareoplossingen te hebben voor elke activiteit zonder een spoor van integratie. In het geval van de salarisadministratie moet deze nauw worden samengevoegd met het boekhoudproces om de rapportage te vereenvoudigen en te versnellen en uiteindelijk tijd te besparen voor wat het belangrijkst is.
Ons Control Panel zal je helpen met HR-processen. Op dit moment kun je met onze oplossing boekhouding, bankzaken, salarisadministratie en tientallen andere overheidsdiensten in Estland beheren - allemaal onder één abonnement en in één bedrijfsprofiel. Binnenkort brengen we onze HR-oplossing voor Estse bedrijven uit, waarmee je alle in dit artikel genoemde uitdagingen kunt vergeten - geen Excel en handmatige berekeningen meer, maar automatisering en een duidelijke interface. Blijf op de hoogte van onze releases door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.
Hoe de HR-oplossing van Enty werkt
Onze diepgaande HR-oplossing verzamelt alle benodigde informatie over je werknemers, stelt je in staat om automatisch documenten, akten en overeenkomsten te genereren, salaris- en belastingrapporten te genereren en het nettoloon te berekenen. En we verzamelen zeker alle benodigde gegevens.
Ons doel is om bedrijven zich te laten concentreren op de belangrijke werkzaamheden, terwijl wij zorgen voor de saaie back-office zaken. Met dit in gedachten ontwikkelen we een end-to-end oplossing waarmee je de belangrijkste back-officeprocessen op één plek en met één abonnement kunt beheren. Ontdek onze oplossing nu gratis met een startersplan!
