Hoe maak je contracten menselijker
Contracten - een woord dat vaak eng klinkt, hoewel we ze ook kennen als de hoeksteen van het sluiten van zakelijke deals, de lijm die partnerschappen bindt en de routekaart naar succes. Maar in het labyrint van juridisch jargon en ingewikkelde clausules raken veel mensen, waaronder advocaten, gefrustreerd door de ingewikkelde taal, omslachtige processen en langdurige onderhandelingen die contracten met zich meebrengen.
Uit een onderzoek van IACCM blijkt zelfs dat maar liefst 83% van de mensen ontevreden is over het contractproces. Het is tijd voor verandering en vandaag leren we hoe we contracten menselijker kunnen maken. Door deze stappen te volgen, kun je de contractervaring voor alle betrokken partijen verbeteren, het onderhandelingsproces stroomlijnen en sterkere zakelijke relaties bevorderen. Laten we erin duiken!
Omarm helderheid
Juridische documenten hebben lang bekend gestaan om hun ingewikkelde taal en buitensporige lengte. Maar eenvoud en duidelijkheid zouden niet optioneel moeten zijn bij het opstellen van contracten. Lange contracten zijn vaak een afknapper voor mensen die ze moeten lezen en begrijpen. Om uw gesprekspartners niet te overweldigen en het ondertekeningsproces te vergemakkelijken, moet u altijd proberen uw contracten korter en duidelijker te maken.
Hoewel het een uitdaging kan zijn om dichte juridische informatie helemaal te vermijden, kunnen ingewikkelde formuleringen en gestandaardiseerde clausules vaak worden geëlimineerd zonder de effectiviteit van het contract op te offeren. Door de lengte te beperken en voorwaarden beknopter te formuleren, kun je contracten maken die leesvriendelijker en makkelijker te begrijpen zijn.
Een gemakkelijke winst is om juridische documenten gewoon korter te maken. Natuurlijk is het soms onmogelijk om dichte juridische informatie te vermijden, maar vaker wel dan niet voegen boilerplate-formuleringen en gestandaardiseerde clausules geen echte waarde toe en denigreren ze de contractervaring - Richard Mabey
Overweeg daarnaast om samenvattingen of overzichten van contracten te verstrekken om mensen te helpen de belangrijkste verplichtingen en rechten uit het document te begrijpen. Door complexe juridische termen te condenseren in duidelijke en beknopte taal, kun je de algemene leesbaarheid en dus de snelheid van het nakijken van contracten verbeteren.
Sjablonen op maat voor effectieve communicatie
Contracten zijn van oudsher geschreven door juristen, voor juristen, waarbij vaak geen rekening werd gehouden met de behoeften en het begrip van de mensen voor wie ze bedoeld zijn. Om echt effectieve contracten op te stellen, is het essentieel om rekening te houden met het beoogde publiek en de inhoud daarop af te stemmen. Contracten moeten nuttige en boeiende instrumenten zijn die zakelijke relaties tot uitdrukking brengen, in plaats van een manier om uw potentiële partners in verwarring te brengen.
Als je bijvoorbeeld een arbeidscontract opstelt voor een kandidaat zonder juridische achtergrond, is het cruciaal om duidelijke en heldere informatie te geven over hun plichten en rechten. Willekeurige verwijzingen naar wetgeving of ingewikkelde juridische terminologie kunnen hun begrip belemmeren en onnodige verwarring veroorzaken.
Door een meer gebruikersgerichte aanpak te hanteren, kun je contracten opstellen die toegankelijk zijn voor mensen met verschillende achtergronden en niveaus van juridische kennis. Overweeg om duidelijke taal te gebruiken, belangrijke termen te definiëren en de inhoud op een logische en gebruiksvriendelijke manier te organiseren. Dit zal alle partijen in staat stellen om het contract beter te begrijpen en er effectiever mee om te gaan. Gelukkig kunnen bedrijfseigenaren tegenwoordig gebruik maken van tools zoals de contractenservice van Enty, waarmee ze snel een samenvatting van een contract kunnen krijgen en zelfs een score van de effectiviteit van een contract.
Sjablonen voortdurend verbeteren op basis van gegevensinzichten
In veel organisaties worden contractsjablonen gemaakt door externe adviseurs, waarbij vaak standaardclausules worden gebruikt die mogelijk niet voldoende tegemoetkomen aan de specifieke behoeften van interne klanten. Om de effectiviteit van uw sjablonen te verbeteren en onderhandelingen te stroomlijnen, is het cruciaal om ze na verloop van tijd te verbeteren. Op gegevens gebaseerde inzichten kunnen een belangrijke rol spelen in dit proces.
Door contractgegevens te analyseren, zoals vaak bedongen clausules en geschilpunten, kunt u mogelijkheden voor verbetering identificeren. U kunt dan uw sjablonen verfijnen en ze beter afstemmen op uw zakelijke behoeften. Dit vermindert ook de tijd die nodig is voor herziening en helpt bij effectievere onderhandelingen. Deze aanpak zorgt ervoor dat uw sjablonen evolueren om te voldoen aan de veranderende eisen van uw organisatie en klanten.
Samenwerking in contractworkflows bevorderen
Het heen en weer gepraat tussen juridische en zakelijke teams is lange tijd een bron van wrijving geweest in het contractproces. Om de spanning te verminderen en betere werkrelaties op te bouwen, is het essentieel om de samenwerking tijdens de contractworkflow te bevorderen.
Transparantie is de sleutel. Door contractgegevens eenvoudig toegankelijk te maken voor alle belanghebbenden, kun je de voortgang van contractonderhandelingen inzichtelijk maken en onnodige vertragingen voorkomen. Met tools zoals Enty kunt u contractgerelateerde processen efficiënter beheren en een inclusieve en collaboratieve omgeving creëren.
Om de samenwerking verder te stroomlijnen, kunt u contractsjablonen integreren met bestaande systemen die door bedrijfsteams worden gebruikt. Als uw organisatie bijvoorbeeld Salesforce of Slack gebruikt voor interne communicatie, overweeg dan om contractworkflows in deze platforms te integreren. Door contractbeheer af te stemmen op bestaande workflows, kunt u de efficiëntie verbeteren en zorgen voor een naadloze samenwerking tussen juridische en zakelijke teams.
Gebruik de kracht van gestructureerde contractgegevens
Een van de grootste uitdagingen bij contractbeheer is het omgaan met ongestructureerde gegevens. Contracten bevatten meestal belangrijke informatie zoals namen van partijen, clausules, verlengingsdata en meer, maar het efficiënt extraheren en gebruiken van deze gegevens kan een ontmoedigende taak zijn.
Om deze uitdaging te overwinnen, kunnen organisaties gebruikmaken van automatiseringstools om gegevens uit bestaande contracten te halen. Deze maken meestal gebruik van algoritmes voor machinaal leren om belangrijke gegevenspunten te identificeren en te categoriseren. Een alternatief is contractbeheersoftware zoals Enty, waarmee je gegevens kunt structureren en extraheren op het moment dat contracten worden aangemaakt. Deze verschuiving van handmatige verwerking naar geautomatiseerde, gegevensgestuurde processen stelt organisaties in staat om contractbeheer te optimaliseren en te zorgen voor een efficiëntere en transparantere ervaring voor alle betrokken partijen.
AI inzetten voor het maken en beoordelen van contracten
Kunstmatige intelligentie (AI) kan een belangrijke rol spelen bij het efficiënter en nauwkeuriger opstellen en beoordelen van contracten.
Enty maakt gebruik van AI om contracten te beoordelen en zelfs te genereren, hoewel je ook kunt profiteren van 10 sjablonen die we samen met professionele advocaten hebben gemaakt. Door gebruik te maken van de nieuwe technologie kunnen organisaties het creatieproces van contracten versnellen, fouten verminderen en zorgen voor consistentie tussen verschillende contracten. Daarnaast kunnen AI-ondersteunde tools voor het beoordelen van contracten contracten analyseren op mogelijke risico's, inconsistenties en nalevingsproblemen, waardoor juridische teams tijd en middelen besparen.
Door AI te integreren in de contractbeheerworkflow kun je processen stroomlijnen, de nauwkeurigheid verbeteren en de algehele contractervaring voor alle belanghebbenden verbeteren.
Gestandaardiseerde contractworkflows ontwikkelen
Het standaardiseren van contractworkflows is essentieel om consistente processen te garanderen en fouten of knelpunten te minimaliseren. Door duidelijke stappen, rollen en verantwoordelijkheden te definiëren binnen het contractbeheerproces, kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren.
Overweeg om gestandaardiseerde workflows te creëren die de noodzakelijke stappen van contractcreatie tot ondertekening en daarna schetsen. Dit kunnen stappen zijn zoals het opstellen van contracten, interne beoordelingen, externe onderhandelingen en definitieve goedkeuring. Door duidelijke richtlijnen op te stellen en workflowstappen te automatiseren, kunnen organisaties vertragingen verminderen, de samenwerking verbeteren en de algehele productiviteit verhogen.
Investeer in gebruiksvriendelijke software voor contractbeheer
Om het contractbeheerproces volledig te optimaliseren, moeten organisaties investeren in kwaliteitssoftware die helpt bij het beheren van het contractproces. Platformen zoals Enty bieden een reeks functies en functionaliteiten die ontworpen zijn om contractgerelateerde activiteiten te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Je kunt bijvoorbeeld zelfs uitzoeken welk contract nodig is voor jouw bedrijf en het in een paar klikken aanmaken.
De contractbeheerservice van Enty biedt intuïtieve interfaces, aanpasbare sjablonen en robuuste rapportagemogelijkheden. Vergeet niet om ervoor te zorgen dat de software die je kiest naadloos integreert met andere essentiële bedrijfstools, zoals CRM-systemen of projectbeheerplatforms. Deze integratie zorgt voor een meer samenhangende en efficiënte workflow, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer afneemt en de nauwkeurigheid van gegevens verbetert.
Prioriteit geven aan beveiliging en compliance
Wanneer je met contracten werkt, moeten beveiliging en compliance altijd topprioriteiten zijn. Zorg ervoor dat uw software voor contractbeheer voldoet aan de beveiligingsprotocollen die in de sector gebruikelijk zijn en de best practices voor gegevensbescherming volgt. Dit omvat functies zoals gegevensversleuteling, veilige opslag en toegangscontroles voor gebruikers.
Blijf bovendien op de hoogte van relevante regelgeving en compliance-eisen in uw branche. Door proactief wettelijke en reglementaire verplichtingen aan te pakken, kunnen organisaties risico's beperken en ervoor zorgen dat hun contractprocessen in overeenstemming zijn met de geldende wetten en richtlijnen.
Bied trainingssessies of workshops aan om gebruikers vertrouwd te maken met contractbeheersoftware, standaardworkflows en best practices. Zorg voor voortdurende ondersteuning en middelen om eventuele vragen of problemen op te lossen. Door gebruikers te voorzien van de nodige kennis en hulpmiddelen, kunt u zorgen voor een soepel en succesvol contractbeheer.
Voortdurend evolueren en aanpassen
Het landschap van contractbeheer is voortdurend in beweging, gedreven door technologische vooruitgang en veranderende bedrijfsbehoeften. Om voorop te blijven lopen, moeten organisaties hun contractbeheerprocessen voortdurend ontwikkelen en aanpassen.
Herzie en evalueer regelmatig uw contractworkflows, sjablonen en softwareoplossingen. Omarm de feedback van gebruikers en maak gebruik van gegevens om verbeterpunten te identificeren. Door een cultuur van voortdurende verbetering te omarmen, kunnen organisaties hun contractbeheerpraktijken verbeteren en een betere ervaring leveren aan alle betrokken belanghebbenden.
Een mensgerichte contractcultuur bevorderen
Uiteindelijk gaat het creëren van mensvriendelijke contracten niet alleen over het optimaliseren van processen of het inzetten van technologie - het gaat over het bevorderen van een contractcultuur waarin de mens centraal staat. Dit houdt in dat het belang van contracten als cruciale contactpunten in zakelijke relaties wordt erkend en dat de behoeften en ervaringen van alle betrokken partijen prioriteit krijgen.
Door een gebruikersgerichte benadering te hanteren, het taalgebruik te vereenvoudigen en transparantie en samenwerking te omarmen, kunnen organisaties contracten opstellen die het begrip vergroten, vertrouwen opbouwen en sterkere zakelijke relaties bevorderen. Vergeet niet dat contracten niet alleen juridische documenten zijn, maar ook krachtige hulpmiddelen voor effectieve communicatie en relatiebeheer.
Laatste gedachten
Het creëren van mensvriendelijke juridische contracten is essentieel om de contractervaring voor alle betrokken partijen te verbeteren. Door beknoptheid en duidelijkheid te omarmen, sjablonen op maat te maken voor effectieve communicatie en andere strategieën toe te passen die in dit artikel worden beschreven, kunt u de contractbeheerprocessen van een organisatie in een mum van tijd transformeren.
Stroomlijn het contractproces, verbeter de samenwerking, verminder de risico's en bouw sterkere, productievere relaties op met klanten, leveranciers en werknemers. Het is tijd voor een revolutie in de manier waarop contracten worden gemaakt en beheerd - Enty heeft alles wat nodig is om effectievere contracten werkelijkheid te laten worden!
