Een factuur sturen: eenvoudige stappen voor het factureren van klanten
Stel je voor dat facturen een 'Please Pay Me' knop hadden... Spoiler alert: dat kan praktisch! Wanneer veel mensen nadenken over hoe ze moeten factureren, zien ze dit gewoon als een regelmatig uitgevoerde, nuttige functie. Het doel van het sturen van een factuur is echter niet alleen om de betaling aan te vragen; het gaat er ook om de processen om het geld te ontvangen zo snel en efficiënt mogelijk te maken. Er is zelfs een betaalknop die direct op bepaalde facturen staat die met Enty worden verzonden. Als je er zo over denkt, is het tijd om je kijk op het verzenden van facturen te veranderen. In deze handleiding beschrijven we hoe je facturen zo kunt maken dat ze niet alleen om betaling vragen, maar deze ook ontvangen. Wacht dus niet langer - verbeter je effectiviteit, elimineer spanningen en behaal tastbare resultaten. Klaar om je facturen te versturen, tijd te besparen, stress te verminderen en cashflow te stimuleren?
De factuur voorbereiden
Om effectief een factuur uit te reiken, moet je een krachtig en praktisch document maken dat alle noodzakelijke vereisten bevat. Het maken van zo'n document is essentieel, niet alleen omdat het de kans op tijdige ontvangst van betaling vergroot, maar nog belangrijker is dat het bijdraagt aan het behoud van professionaliteit. Dit is hoe je zo'n document opstelt.
Voeg alle benodigde informatie toe
Je incassoprocedure tijdens de factureringsfase moet zoveel mogelijk tijd besparen. Om te beginnen met het versturen van een factuur of het zoeken naar betalingen, moet alle noodzakelijke informatie vooraf worden verstrekt. Zoals het ondertekende briefhoofd bovenaan de pagina met je naam en contactgegevens, een logo, het adres, de telefoon en e-mail. Met deze informatie kunnen klanten je snel herkennen en eventuele vragen beantwoorden.
Ga dan verder met het geven van de klantgegevens, dat is de bedrijfsnaam van de klant en de contactpersoon die met jouw account te maken heeft, evenals het factuuradres. Zorg ervoor dat je een factuurnummer opgeeft en geef de datum waarop je de factuur hebt verstuurd.
Maak een uitgebreide lijst van verleende diensten of verkochte producten of diensten op een betere manier. Vermijd opsommingen en geef aan waarvoor je kosten in rekening brengt, of het nu voor een specifiek project is of voor de tijd die je aan het project hebt besteed. Zeg bijvoorbeeld niet 'ontwerp' maar 'ontwerp van drie pagina's statische website voor sportartikelenafdeling'.
Gebruik een duidelijke, overzichtelijke lay-out
Een factuur die niet ingewikkeld is en alle informatie op één plek heeft, maakt het makkelijker voor klanten. Maak een schema met een beschrijving van de dienst, de hoeveelheid of het aantal gewerkte uren, het tarief en het subtotaal voor de gemaakte kosten. Deze duidelijke structuur voorkomt verwarring en vermindert de kans op vertraging bij de verwerking van betalingen.
Trek waar nodig alle belastingen af en vermeld het bedrag van het saldo en de datum waarop de betaling moet plaatsvinden. Vermeld in je betalingsinstructies welke betalingsmethoden worden gebruikt en of er sprake is van betalingsachterstand of bankkosten. Dergelijke informatie helpt om dingen te verduidelijken met betrekking tot verwachtingen en bevordert dat er op tijd wordt betaald.
Voeg je merkelementen toe
De factuur moet in het oog springen en passen bij de andere materialen die het bedrijf gebruikt, omdat de factuur deel uitmaakt van de branding van het bedrijf. Gebruik het logo van je bedrijf, de merkkleuren en geselecteerde lettertypen om je branding te versterken. Zulke aandacht voor detail toont je zorg voor professionaliteit op alle zakelijke gebieden.
Kies de juiste factureringsmethode
Was de relevantie van deze bepalende factor in het facturatieproces duidelijk? Je kunt een of meerdere doelen hebben bij het factureren van je klant. Je wilt bijvoorbeeld op tijd betaald worden voor je product of dienst, of de tijd die nodig is om klanten te factureren tot een minimum beperken.
Online factureringssoftware
Kiezen voor online factureringssoftware helpt om je facturatie aanzienlijk te vereenvoudigen. Enkele van de geautomatiseerde functies zijn het bijhouden van betalingen, de herinneringsservice van het platform en het gebruik van reeds gemaakte sjablonen. Andere programma's bieden hulp bij de boekhouding, wat het makkelijker maakt om de activiteiten te overzien. Bovendien kunnen klanten door online facturen te sturen via Enty meteen betalen, waardoor het minder lang duurt voordat het werk klaar is.
Duidelijke informatie is essentieel om snel betaald te krijgen. Met het facturatiesysteem van Enty kun je velden aanpassen en relevante details opnemen voor elke klant. Met gepersonaliseerde factuursjablonen wordt je merkidentiteit versterkt en zorg je ervoor dat elke factuur duidelijk, volledig en professioneel is.
Facturen e-mailen
Factureren via e-mail zou in principe eenvoudig moeten zijn. Veel bedrijven hebben deze methode overgenomen. Het bespaart allemaal tijd. Bedrijfsmedewerkers kunnen professionele facturen opstellen, ze opslaan als PDF en je facturen als bijlage bij e-mails sturen, die ze vervolgens invoeren. Dit maakt het traceren ongelooflijk eenvoudig. Soms kan een e-mail met een factuur echter in een spambox terechtkomen, dus wees voorzichtig en knijp NIET een oogje dicht als je geen antwoord ontvangt. Follow-up.
Traditionele post
Dit soort facturering wordt tegenwoordig minder gebruikt, maar andere bedrijven kiezen er nog steeds voor om papieren facturen via de post te versturen. Deze aanpak heeft zijn voordelen en is geschikt voor klanten die fysieke kopieën van de documenten nodig hebben of wanneer er een bandbreedteprobleem is. Aan de andere kant moet er meer rekening worden gehouden met het feit dat er extra kosten en tijd gemoeid zijn met het afdrukken, frankeren en bezorgen.
E-facturen
Elektronische facturen of e-facturen zijn geformatteerde elektronische bestanden die automatisch kunnen worden verwerkt door gespecialiseerde factureringssoftware. Een dergelijke factureringsoptie is tegenwoordig erg in trek, vooral in B2B-relaties. Door de factuur op deze manier te verzenden, wordt bijvoorbeeld de kans op fouten verkleind, de verwerkingstijd van facturen verkort en de hele factureringscyclus geoptimaliseerd.
Belangrijke informatie voor de factuur
Het is raadzaam om een factuur te sturen samen met bewijsstukken die de betaling rechtvaardigen. Begin met het duidelijk markeren van dat specifieke document als een "factuur". Zo kan je klant het document in één oogopslag begrijpen.
Je bedrijfsgegevens zoals de naam en contactpersoon van het bedrijf, adres, telefoon- en factuurnummer en e-mail moeten gemakkelijk te vinden zijn. Als je een logo hebt, voeg dat dan toe zodat je merk kan worden herkend. Vermeld vervolgens de gegevens van je klant, zoals de naam van het bedrijf, het adres waar de factuur naartoe moet en de contactpersoon.
Ontwikkel een systeem om een correct factuurnummer toe te wijzen, elk met een unieke opeenvolging van nummers zodat elk document door een andere persoon kan worden ondertekend. Hierdoor kunnen jij en je klant in de toekomst kruisverwijzingen maken naar de betreffende transactie en gemakkelijker betaald krijgen. Andere gegevens die je moet vermelden zijn de factuurdatum. Dit is nodig voor het uitgeven van facturen en het voorspellen van hun neiging tot geldbeheer.
Ga zitten en schrijf je betalingsvoorwaarden op, de vervaldatum van de factuur, bonussen voor vroeg betalen, boetes voor te laat betalen en welke methoden gebruikt kunnen worden om te betalen. Dit vermindert de verwarring en vergroot de kans op tijdige betalingen.
Vermeld het product of de dienst waarvoor gefactureerd wordt. Geef ook de beschrijving, het aantal uren dat aan elk onderdeel is besteed, de prijs per onderdeel en de totale kosten voor elk onderdeel. Dit vermindert misverstanden en mogelijk verschillende conflicten.
Bereken eerst het subtotaal zonder belastingen of andere bijkomende kosten. Daarna volgen eventuele belastingen, toegevoegde waarde, eventuele verzendkosten of kortingen. Als laatste voeg je het te betalen bedrag toe, samen met alle bijzonderheden, wat het bruto bedrag is dat je klant je verschuldigd is.
Er kan ook een gedeelte met notities worden toegevoegd met bijvoorbeeld bedankjes, herinneringen of aanvullende informatie. Door al deze belangrijke aspecten toe te voegen, maak je een overtuigende factuur die het werkproces gemakkelijk maakt en je betalingen op tijd ontvangt.
Hoe stuur ik een factuur via e-mail?
Voor wie zich afvraagt waarom of hoe je een factuur via e-mail verstuurt - dit wordt vaak gedaan om gemakkelijker betalingen te krijgen voor de geleverde goederen en diensten. Volg deze richtlijnen om vertragingen in de ontvangst en verwerking van je factuur via e-mail te voorkomen.
Schrijf een beknopte onderwerpregel
De onderwerpregel van je e-mail moet duidelijk vermelden dat het om een factuur gaat en relevante details bevatten. Bijvoorbeeld "Factuur #1234 voor [Uw bedrijfsnaam]" of "Factuur #1234 voor [Datum]". Een duidelijke onderwerpregel helpt je klant om snel het doel van de e-mail met de factuur te herkennen en de e-mail op basis daarvan te prioriteren.
Schrijf een beleefd en duidelijk factuure-mailbericht
Begin bij het opstellen van je factuure-mail met een vriendelijke begroeting en spreek je dankbaarheid uit voor het bedrijf van de klant. Als je bijvoorbeeld een factuure-mail verstuurt over facturering, leg dan uit hoeveel je verschuldigd bent en op welke datum je moet betalen, en wees kort en professioneel. Houd de taal eenvoudig en beantwoord specifiek de gestelde vragen. Wees beleefd, maar laat geen ruimte voor onnodige onderwerpen in het gesprek.
Gebruik een zakelijk e-mailadres
Het houdt echter niet op bij een pakkende onderwerpregel. Als je een professionele uitstraling wilt behouden en het vertrouwen van je klanten wilt verdienen, is het raadzaam om een zakelijk e-mailadres te gebruiken bij het uitreiken van facturen. Stuur geen facturen uit via e-mailaccounts zoals '[email protected]', maar open een e-mailadres dat gerelateerd is aan je domein, bijvoorbeeld [email protected]'. Met deze aanpak vergroot je de geloofwaardigheid van je berichten en voorkom je dat klanten zich zorgen maken over de authenticiteit van je bedrijf.
Zorg ervoor dat de factuur gemakkelijk toegankelijk is
Vergeet bij het verzenden van facturen niet dat een van de meest geschikte manieren om een factuur te verzenden een PDF-document is. Dit formaat is geschikt voor alle apparaten en e-mailclients en helpt het originele formaat van je factuur te behouden. Voor het gemak kan het voor klanten ook handig zijn om het totale openstaande saldo en andere relevante details in e-mails te vermelden. Zo hoef je geen e-mails en bijlagen door te nemen om de belangrijkste cijfers te achterhalen, die niet moeilijk terug te vinden zijn.
Door je aan alle richtlijnen te houden, maak je de facturatieprocedures efficiënt en zorg je ervoor dat de betalingen op tijd binnen zijn. Zorg ervoor dat je interacties professioneel van aard zijn en dat je klanten geen problemen hebben om je te betalen.
Factureringssoftware of -platforms gebruiken
De factureringsprocessen in bedrijven zijn drastisch veranderd dankzij de factureringssoftware. Het is een handige functie die ook helpt om de hoeveelheid tijd die nodig is om je facturatieprocessen te voltooien en zelfs de fouten te verminderen. Met de juiste factureringssoftware verloopt facturering naadloos, zijn terugkerende facturen eenvoudig in te stellen en kunnen incasso's eenvoudig worden bijgehouden.
Factureringsbeheer, een van de belangrijkste processen in elk bedrijf, wordt beter georganiseerd en gestructureerd met factureringssoftware. In plaats van uren te besteden aan het handmatig invoeren van gegevens, kun je nu moeiteloos facturen opstellen en verspreiden in slechts enkele minuten. De meeste platforms hebben een reeks sjablonen waarmee gebruikers hun bedrijfslogo en merkstrategieën kunnen uploaden voor een betere professionele uitstraling.
Een goede factureringssoftware biedt ook aanvullende rapportage- en analysefuncties. Dankzij deze functies kun je de financiën van je kleine bedrijf beter begrijpen. Verdiende inkomsten, ontvangen betalingen en de meest en minst winstgevende klanten en diensten voor je bedrijf kunnen allemaal worden bijgehouden. Die informatie helpt bij het bepalen van de groeistrategie van je bedrijf.
Een van deze platforms is Enty - een uitgebreid pakket tools dat begint met financiën of facturatie en eindigt met het opstellen van contracten - alles wat je nodig hebt om je backoffice op orde te houden. Met Enty wordt facturatie een naadloos onderdeel van je bedrijfsactiviteiten. Het stelt je in staat om binnen enkele minuten merkfacturen te maken en te versturen, automatische betalingsherinneringen in te stellen en betalingen bij te houden, allemaal vanaf één plek. Het platform van Enty gaat verder dan de basis en biedt meerdere manieren om een factuur te versturen, intuïtieve aanpassingsopties waarmee je het logo van je bedrijf kunt toevoegen, betalingsmethoden kunt kiezen om betaald te krijgen en zelfs terugkerende facturen kunt plannen voor vaste klanten. Voor kleine bedrijven die tijd willen besparen en hun cashflow willen verbeteren, bieden de factureringstools van Enty een eenvoudige, efficiënte oplossing om betaald te krijgen en zowel professionaliteit als winstgevendheid te verbeteren.
Beste praktijken voor tijdige betalingen
Het is niet voldoende om een factuur uit te schrijven; je moet de juiste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat je op tijd betaald wordt. Hieronder volgen enkele van de praktijken die het meest geschikt zijn om klanten hun facturen op tijd te laten betalen.
Bied meerdere betalingsopties
Als je verschillende betalingsmethoden hebt, is het eenvoudiger voor klanten om hun facturen snel te betalen. Dit kunnen creditcards, bankoverschrijvingen, PayPal en andere digitale portemonnees zijn. Door flexibel te zijn, neem je elke reden weg die een vertraging in betalingen kan veroorzaken. Dit helpt niet alleen bij het bevorderen van de cashflow, maar verbetert ook de klanttevredenheid.
Stimulansen voor vroegtijdige betaling overwegen
Als er kortingen voor vroege betalingen worden aangeboden, zal er ook sneller worden betaald. Snelle betalingen kunnen bijvoorbeeld worden aangemoedigd door een korting van 2% aan te bieden als de betaling binnen tien dagen wordt gedaan. Deze strategie kan je cashflow stimuleren en de doorlooptijd voor alle klanten verder verkorten. Zorg er wel voor dat de aangeboden korting niet ten koste gaat van de winstmarge door een groot aantal facturen te factureren.
Automatische betalingsherinneringen instellen
Dit idee zou heel goed werken met betrekking tot het geschetste probleem - er is een grotere kans dat betalingen volledig op tijd worden ontvangen door middel van automatische herinneringen. Deze moeten een paar dagen voor de vervaldatum worden verstuurd, op die dag en nog een paar keer als de betaling nog niet is gedaan. Deze periodieke betalingsherinneringen helpen ervoor te zorgen dat de klanten de factuur onthouden en geen last hebben van een handmatige herinnering.
Facturen op volgorde nummeren
Je facturen moeten worden voorzien van een onafhankelijk en constant factuurnummer. Dit maakt het gemakkelijk om betalingen bij te houden en orde aan te brengen in de rapporten. Bovendien maakt het je professioneler en geloofwaardiger, wat een voordeel kan zijn bij eventuele audits. Gebruik een willekeurig factuurnummer om mee te beginnen, maar de rest moet logischerwijs in dezelfde chronologische volgorde staan.
Pro tip: Wil je meer weten over hoe je omgaat met een ingewikkeld factuurnummer? Bekijk dan deze gids!
Follow-up na het verzenden van de factuur
Zodra je een ontvangstbewijs voor een factuur verstuurt, ligt de verantwoordelijkheid niet alleen bij de klant. Het belangrijkste aspect is dat het opvolgen van klanten met betrekking tot facturen essentieel is om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan en dat de cashflow in kleine bedrijven binnen gezonde grenzen blijft. Dit is hoe je je opvolgingsprocedure nieuw leven kunt inblazen.
Herinneringen instellen voor onbetaalde facturen
Om schappen met onbeschreven facturen bij te houden, ontwikkel je een uniforme indeling voor het registreren van facturen die nog moeten worden geschreven. Het is ook voldoende om een reeks controles in te plannen om de vervaldatum van de factuur te omcirkelen. Gebruik een kolom voor betalingen om af te wachten of er een betaling is gedaan voor een bepaalde datum. Stuur jezelf ten slotte een waarschuwing om te zien hoe het staat met een betaling. Dit is een betere manier om potentiële bedreigingen vroegtijdig op te lossen en het bedrijf in staat te stellen betaald te krijgen voordat de facturen al lang over de datum zijn.
Plan van tevoren hoe je onbetaalde facturen opvolgt. Stuur een paar dagen voor het verstrijken van de vervaldatum een vriendelijke herinnering aan de komende vervaldatum van de factuur. Als de vervaldatum is verstreken en de factuur niet is betaald, aarzel dan niet om beleefd contact op te nemen via e-mail of telefoon. Vergeet niet om alle belangrijke feiten te vermelden, zoals factuurgegevens met betrekking tot het nummer en het betalingsbedrag. Naarmate de tijd vordert, kan het nodig zijn om de frequentie van de herinneringen en de agressiviteit van de toon te verhogen.
Wanneer een factuur is uitgegeven, moet je altijd de status ervan controleren: is de factuur nog steeds uitgegeven, is er een gedeeltelijke betaling gedaan of is er geen betaling gedaan en is de factuur achterstallig? Het helpt je om je te concentreren op de volgende incassant en hoe je hem het beste kunt aanpakken. Je hebt geen tijd meer om de betaalstatus bij te houden omdat factureringssoftware de betaalstatus automatisch bijwerkt.
Door gebruik te maken van deze strategieën kun je ervoor zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan zonder klanten van je te vervreemden. Het meest cruciale aspect van het verkrijgen van betalingen is de follow-up en de goede timing van het versturen van de factuur. Follow-up heeft meer te maken met consistentie en professionaliteit. En geduld.
Laatste gedachten
Van de branding op je factuur tot de betaalmethoden die je aanbiedt, elk aspect van facturering draagt bij aan een soepelere, betrouwbaardere betalingservaring. Als je in staat bent om deze specifieke aspecten van het zakendoen succesvol te verwerken en de kunst van het factureren onder de knie te krijgen, zal je organisatiestructuur waarschijnlijk vooruitstrevend zijn en een stabiele kasstroom en robuuste klantrelaties ontvangen. In beide gevallen zullen de aanbevelingen in deze korte gids je in de juiste richting helpen. Het gaat er niet alleen om dat je de factuur verstuurt, deze aanbevelingen zullen ook je aanzien versterken en je winstgevendheid verbeteren. Laat je facturen niet langer wegkwijnen, onderneem nu actie met de factureringssoftware van Enty en je zult een groot verschil zien in je winstgevendheid.
