Hoe je als een pro zakelijke uitgaven kunt bijhouden
Wat hebben superhelden en slimme ondernemers gemeen? Beide hebben een geheim wapen nodig om hun uitdagingen te overwinnen!
Voor bedrijfseigenaars is het geheim dat ze nodig hebben hoe ze hun uitgaven vakkundig kunnen bijhouden. Dit helpt om de valkuilen van financieel management te vermijden, omdat je nu gewapend bent met de nodige kennis. Alle andere bedrijfseigenaren zouden klaar zijn om hun cape aan te trekken en te beginnen met het beheren van hun budgetten. Deze gids zal je helpen om die uitgaven als een pro bij te houden en van jou de financiële superheld te maken die je bedrijf wil zijn. Je komt te weten hoe je je geldbewegingen van onderaf goed beheert, het papierwerk optimaliseert en zowat elk papier omzet in een waardevol bezit. Breng jezelf de kennis bij van goede geschiedenis tot grijsheid, het gevoel een individu te zijn is van jou.
De basisprincipes van het bijhouden van zakelijke uitgaven
Het documenteren van de zakelijke uitgaven van het bedrijf en zijn eigenaars is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd over de middelen die waarvoor zijn gebruikt en om de eigenaar in staat te stellen om goed geïnformeerde beslissingen te nemen. Laten we eerst eens kijken naar de zaak en de eenvoudige dingen die je moet weten als je de financiën van een klein bedrijf wilt beheren zoals je het bedoelt.
Zakelijke uitgaven zijn de kosten die iemand maakt tijdens het normale verloop van het runnen van een bedrijf. Hieronder vallen zaken als de aanschaf van kantoorbenodigdheden en zaken als juridische diensten. Weten wat wordt beschouwd als een zakelijke uitgave en hoe je deze op de juiste manier kunt gebruiken, is essentieel voor beheersbare financiën. In het algemeen kan worden gezegd dat wat gebruikelijk en verplicht is voor de gemiddelde zakenman om zijn bedrijf te leiden, zakelijke uitgaven zijn.
Juridische en fiscale implicaties
Het toepassen van bepaalde principes voor het beheer van juridische kosten heeft zowel gevolgen als voordelen op boekhoudkundig gebied. Actieve erkenning van de uitgaven maakt het bijvoorbeeld mogelijk om minimaal aan de belastingverplichtingen te voldoen. Niettemin zijn er uitgaven die niet als fiscaal aftrekbaar kunnen worden beschouwd en die voor compliance-doeleinden moeten worden begrepen, waaronder persoonlijke uitgaven en illegale uitgaven.
Veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden
In plaats van al hun zakelijke uitgaven bij te houden, trappen veel eigenaren van kleine bedrijven in populaire valkuilen. Dit zijn uitstelgedrag, slechte categorisatie en het mengen van zakelijke uitgaven met persoonlijke uitgaven. Om deze problemen te voorkomen, moet je een systeem opzetten om de uitgaven onmiddellijk te registreren, ze op de juiste manier categoriseren en zakelijke en persoonlijke uitgaven niet mengen.
Daarom is het bijhouden van uitgaven effectief bij het opstellen van budgetten, het beheren van de cashflow en het maken van goede financiële prognoses. Zo kunnen ze het uitgavenpatroon analyseren, begrijpen waar onnodige kosten kunnen worden bespaard en op feiten gebaseerde financiële beslissingen nemen. Het systematisch bijhouden van uitgaven vermindert ook de inspanning die nodig is om aan het eind van het jaar de belastingaangifte voor te bereiden, wat gunstig kan zijn als je financiering wilt krijgen van schuldeisers of investeerders.
Een solide basis leggen voor het bijhouden van uitgaven
Om te beginnen met het bijhouden van zakelijke uitgaven moet je een goed begin maken. Dit betekent dat je de juiste instrumenten moet kiezen en de processen zo moet organiseren dat je later tijd en zenuwen bespaart. Laten we eens kijken naar de belangrijkste aspecten van hoe je goed kunt beginnen met dit proces, zodat je geen onnodige fouten maakt.
Boekhoudsoftware kiezen
Het is essentieel om de juiste boekhoudsoftware te kiezen die het bijhouden van alle uitgaven vergemakkelijkt. Het antwoord ligt in het vinden van een oplossing die combineert met andere tools die beschikbaar zijn in je bedrijf en die functies heeft die belangrijk zijn voor je bedrijf. Een van deze tools is Enty's Finance Service, waarmee je alles op één plek hebt, van onkostendeclaraties tot het beheer van bonnetjes, zodat je snel en met minder fouten je boekhouding kunt bijhouden. Maar wat is nog beter? Het enige wat je hoeft te doen is ons een link naar je site te geven, en wij schieten er binnen de kortste keren bij om je dashboard te bouwen.
Maar dat is nog niet alles - Enty maakt ook e-handtekeningen mogelijk om het goedkeuringsproces van documentatie te versnellen, facturen die individueel en tijdig worden opgesteld om aan de specifieke kenmerken van het bedrijf te voldoen en biedt zelfs een persoonlijke boekhouder. Als dé oplossing voor efficiëntie zorgt Enty voor veel meer dan alleen je zakelijke uitgaven; in plaats daarvan handelt het al je back-officeprocessen af, zodat jij je kunt richten op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf. Mis geen oplossing die past bij uw zakelijke behoeften!
Een zakelijke bankrekening openen
Het fundamentele uitgangspunt bij het organiseren van de financiën van een bedrijf is het vormen van een speciale zakelijke bankrekening. Deze afbakening tussen persoonlijke en zakelijke uitgaven is nodig voor een goede boekhouding en voor het belastingsysteem. Een zakelijke rekening helpt ook om een beter beeld te krijgen van de activiteiten in kwestie - kasbewegingen en dus financiële overzichten. Het zorgt ook voor een extra formaliteit in de omgang met klanten en leveranciers.
Wist je dat je je financiën nog efficiënter kunt beheren? Open gewoon een bankrekening bij Enty via onze samenwerking met Revolut
Onkostencategorieën instellen
Het creëren van specifieke categorieën van uitgaven is erg belangrijk voor het bijhouden van de uitstroom van het geld. Elk bedrijf heeft een paar basissoorten uitgaven zoals salarissen, kantooruitgaven, marketinguitgaven en reizen en deze moeten als eerste worden opgesomd. Maak daarna deze categorieën aan in je boekhoudsysteem. Het voordeel van deze volgorde is dat je nauwkeuriger kunt budgetteren, ongebruikelijke patronen in je uitgaven kunt volgen en rationele beslissingen kunt nemen over bepaalde financiële kwesties. Vergeet niet dat zulke goed gestructureerde categorieën ook erg handig zijn tijdens het belastingseizoen!
Uitgaven bijhouden om cashflowbeheer te verbeteren
Het documenteren van zakelijke uitgaven gaat niet alleen over kassabonnen, het is een meer geavanceerde manier om de cashflow van je bedrijf te verbeteren en te beheersen en om intelligente beslissingen te nemen. Je kunt hulp vinden bij het begrijpen van het financiële aspect van je bedrijf door financiële rapporten te maken. Je kunt ook zien dat deze rapporten de manier veranderen waarop je je inkomsten en uitgaven positioneert, waardoor het mogelijk wordt om veranderingen en variatie op te sporen voor ruimte voor groei.
Financiële rapporten genereren
Zolang de juiste boekhoudsoftware wordt gebruikt, zal het lukken om nauwkeurige en aantrekkelijke financiële overzichten op te stellen. En deze rapporten belichten de meest kritieke cijfers, zodat de juiste beslissingen over de financiën van het kleine bedrijf kunnen worden genomen. Het is altijd een goede gewoonte om deze rapporten regelmatig te controleren om je kaspositie te beheren en te doen wat nodig is als er iets verandert.
Toekomstige uitgaven voorspellen
Het voorspellen van je toekomstige financiële positie is essentieel voor het beheersen van de cashflow van je middelen. Er zijn namelijk een aantal tools die je kunnen helpen om uitgaven te voorspellen op basis van wat er in het verleden is gebeurd, en dat helpt om cashflowproblemen te voorkomen. Het is dit soort vooruitziende blik dat helpt bij het nemen van juiste en tijdige beslissingen over hoe geld zal worden uitgegeven en gebudgetteerd, en zo blijft het bedrijf actief.
Mogelijkheden voor kostenbesparing identificeren
Je moet naar je uitgavenpatronen kijken en ervoor zorgen dat je ze kunt gebruiken om factoren af te leiden die de efficiëntie bepalen en onnodige willekeurige uitgaven terugdringen. Hier kun je de uitgaven verlagen door werknemers hun koopkracht te laten bundelen en volumetarieven van leveranciers te krijgen of door de werknemers gebruik te laten maken van leveranciers die voordelige inkoopcontracten hebben.
Het onkostenregistratieproces stroomlijnen
Je hebt de basis gelegd, nu is het tijd om het bijhouden van zakelijke uitgaven tot een fluitje van een cent te maken! Dus, zonder verder oponthoud, laten we beginnen met enkele coole oplossingen om ervoor te zorgen dat uitgaven niet zoveel van je tijd en energie in beslag nemen als ze van plan zijn te doen.
Ontvangsten en facturen digitaliseren
Bewaar jij nog steeds verfrommelde bonnetjes in je portemonnee? Heel ouderwets! Met de huidige technologie kan iemand foto's maken van zijn facturen met bijvoorbeeld een mobiele telefoon. Geen handmatig werk meer om documenten te scannen op belangrijke tekens - het wordt allemaal gedaan door slimme OCR-technologieën! Nu is het genoeg om foto's te maken en te scannen, en er is niets meer nodig.
Importeren van uitgaven automatiseren
Gegevensinvoer is nog steeds een nachtmerrie voor gebruikers, waarbij elke uitgave afzonderlijk moet worden gemeld. Hier komt het goede deel. Verschillende applicaties voor uitgavenbeheer bieden de gebruiker de mogelijkheid om hun kaarten en bankrekeningen te koppelen, zodat ze elektronisch gegevens van hun rekeningen kunnen ophalen. Dat is niet alleen handig, het is ook een zakelijke noodzaak van de hoogste orde. Nog beter nieuws? Enty is zo'n tool waarvoor je maar één link op je website hoeft te plakken en alle andere belangrijke financiële informatie wordt op een obsceen eenvoudige manier geüpload. Magie? Magie!
Bankfeeds en creditcards integreren
Ga door! Wat dacht je van automatische integratie van je bankfeeds met je boekhoudpakket? Hierdoor hoef je geen handmatige boekingen meer te doen, waardoor je direct inzicht hebt in je cashflowpositie. Daarnaast maakt het het proces van reconciliatie van de bankposten een stuk eenvoudiger dan voorheen. Een hoop hoofdpijn elke maand is bespaard! Wauw! Dat is wat je noemt een feit.
Mobiele apps voor tracking onderweg
Mobiele apps zijn niet langer een luxe, of zelfs een nieuwigheid. Deze applicaties maken het mogelijk om uitgaven bij te houden, foto's van bonnetjes te maken en zelfs een rapport te maken, rechtstreeks vanaf je mobiele apparaat. Geen smoesjes meer waarom je die lunchafspraak of taxirit niet hebt genoteerd.
Onkostengegevens omzetten in bruikbare inzichten
Je hebt al je onkosten verzameld, wat nu? Het is de hoogste tijd om deze cijfers te analyseren en te gebruiken om de financiële levensvatbaarheid van je kleinschalige bedrijf te verbeteren. Laten we overgaan naar de constructieve manieren waarop je zo'n berg informatie kunt omzetten in winst en op de snelle baan kunt blijven.
Belangrijkste financiële ratio's om in de gaten te houden
Voor een goed begrip van je financiële stabiliteit is het essentieel om deze kritieke ratio's in de gaten te houden:
Liquiditeitsratio's: deze laten zien hoe goed je schulden op korte termijn kunt afbetalen. De current ratio (vlottende activa / kortlopende schulden) is een goede plek om te beginnen.
Leverage ratio's: deze meten hoeveel schulden je gebruikt. De debt-to-equity ratio (totale schulden / eigen vermogen) is een belangrijke indicator.
Efficiëntieratio's: deze laten zien hoe goed je je middelen gebruikt. Kijk naar statistieken zoals de omloopsnelheid van voorraden of debiteuren.
Winstgevendheidsratio's: Deze laten zien hoe goed je bent in geld verdienen. Houd je brutowinstmarge en nettowinstmarge in de gaten.
Benchmarking tegen industriestandaarden
Kijk niet alleen naar je eigen cijfers. Vergelijk je financiële ratio's met sectorgemiddelden om te zien waar je staat. Dit benchmarkingproces kan je helpen
Gebieden te identificeren waar je beter presteert dan concurrenten
Zwakke punten te vinden die verbetering behoeven
Realistische doelen voor uw bedrijf te stellen
Gegevens gebruiken om zakelijke beslissingen te nemen
Nu je inzichten hebt, is het tijd om ze aan het werk te zetten:
Uitgaven optimaliseren: gebruik uitgavenpatronen om gebieden te identificeren waar je kosten kunt besparen zonder aan kwaliteit in te boeten.
Verbeter de cashflow: analyseer je liquiditeitsratio's om ervoor te zorgen dat je altijd genoeg geld achter de hand hebt.
Plan voor groei: Gebruik winstgevendheidstrends om weloverwogen beslissingen te nemen over het uitbreiden van je bedrijf.
Vergeet niet dat het bijhouden van zakelijke uitgaven niet alleen gaat over het bijhouden van bonnetjes - het gaat over het gebruik van die gegevens om slimme keuzes te maken die je kleine bedrijf zullen helpen bloeien. Dus duik in de cijfers en begin vandaag nog met het omzetten van uw onkostengegevens in bruikbare inzichten!
Laatste gedachten
Gefeliciteerd! Je bent nu in staat om die alledaagse bonnetjes om te zetten in krachtige hulpmiddelen voor succes. Onthoud bij het bijhouden van je zakelijke uitgaven: elk inzicht is een sleutel tot het ontsluiten van het ware potentieel van je bedrijf. Gebruik deze kennis om strategische beslissingen te nemen die de groei bevorderen, de activiteiten stroomlijnen en de winst maximaliseren. Duik dus met vertrouwen in uw financiële gegevens, maak weloverwogen keuzes en zie hoe uw bedrijf floreert als nooit tevoren - want het beste moet nog komen!