Tramitación de facturas: guía para una gestión precisa y eficaz de las facturas
Si el procesamiento de facturas fuera un juego del Monopoly, saltarse un paso sería como caer en "Ir directamente a la cárcel", sin cobrar 200 dólares. Pero no se preocupe, no necesita una tarjeta "Salga de la cárcel gratis" para agilizar su proceso de facturación. En esta guía, te enseñaremos a evitar los errores más comunes en el procesamiento de facturas y te guiaremos paso a paso para asegurarte de que siempre aterrizas en Boardwalk en lugar de en el temido espacio Chance. Apueste por un sistema más eficaz y vea cómo se dispara su tesorería.
¿Qué es el tratamiento de facturas?
En términos prácticos, el procesamiento de facturas consta de tres pasos clave y trae consigo la identificación, la correspondencia y el pago de las facturas y la gestión de las condiciones en él. Puede describirse como la práctica de gestionar las facturas entrantes desde su recepción, debido a ella y su gestión por lo que respecta a la factura a la que se refiere. En pocas palabras, se puede entender como este segmento el proceso completo que comienza a partir de la recepción de la factura de un proveedor a la etapa en que los pagos se completan y la entrada se hace en el libro mayor.
¿Qué importancia tiene este proceso? Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, esto afecta a la entrada de servicios, suministros y materias primas de los proveedores. En consecuencia, puede afectar al funcionamiento de su empresa y a su relación con los proveedores. Establecer un sistema eficaz de gestión de facturas contribuye al buen funcionamiento de la empresa y mantiene satisfechos a los proveedores.
Pasos clave en el ciclo de vida de una factura
Para que tenga una idea clara de cómo funcionan los procesos de facturación, vamos a desglosarlos en pasos clave:
Recepción de la factura: el departamento de contabilidad se asegura de que el bien o servicio se ha entregado y pagado, negando que el importe se corresponda con la orden de compra.
Aprobación de la factura: si la información está en orden, la factura se envía para su autentificación según los procedimientos de su organización.
Pago de facturas: una vez aprobadas, las facturas se facturan de acuerdo con la negociación alcanzada con el proveedor.
Registro: la factura se documenta en el sistema y se contabiliza como pasivo.
Archivo: por último, tanto la factura como los detalles del pago se han almacenado para su consulta por motivos de auditoría.
Este flujo de trabajo para el proceso de facturación permite a su departamento de cuentas por pagar ver a qué proveedores se les debe dinero, controlar qué pagos se realizan y efectuar los pagos cuando sea posible de una manera eficiente.
Funciones y responsabilidades
En el ciclo del proceso de facturación se definen varios roles:
Proveedores: Deben enviar una factura completa y correcta lo antes posible y utilizar medios electrónicos si es posible. Deben mencionar los números de pedido en las facturas y corregir rápidamente los errores cuando se hayan cometido.
Departamento de Cuentas por Pagar: Este grupo es fundamental en el proceso de facturación propiamente dicho. Tienen la responsabilidad de recibir las facturas, comprobar si son correctas, hacer un seguimiento de las facturas para su aprobación e incluso efectuar los pagos a su debido tiempo.
Aprobadores: Son los jefes de departamento o directores de proyecto que confirman que los bienes o servicios se han entregado conforme a la factura y, por tanto, son los responsables cuando se tramita el pago.
Equipo financiero: Son los encargados de supervisar todo el proceso de facturación y asegurarse de que se ajusta a las políticas de la empresa y que mejorará la gestión de tesorería de la misma.
Departamento de TI: En las organizaciones que cuentan con el sistema de procesos automatizados de facturación, el departamento informático colabora en el mantenimiento y diagnóstico de fallos del sistema.
Al delimitar estas funciones, podrían eliminarse las complicaciones en el proceso de facturación y su pago. Un buen sistema de procesos de facturación no sólo elimina estos problemas, sino que también facilita la fluidez de las operaciones dentro de la empresa y las relaciones con los proveedores.
Pasos clave en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas
Es bien sabido que el tratamiento de las facturas en una empresa desempeña un papel importante a la hora de agilizar las actividades comerciales y lograr liquidaciones a tiempo. En esta parte se enumeran los pasos del procesamiento y, al centrarse en ellos, las empresas contribuyen a minimizar los errores, acelerar los pagos y mejorar la gestión de los flujos de caja.
Recepción y captura de datos de facturas
El primer paso del flujo de trabajo del proceso de facturación es la fase en la que se reciben y registran los datos de las facturas. Se trata de una etapa muy importante, ya que permitirá una gestión más eficaz y rápida de las facturas. Es habitual ver facturas en correos electrónicos, PDF e incluso en papel. Para facilitar el procesamiento de las facturas, cada vez más empresas adoptan tecnologías de captura automática de facturas.
Estas aplicaciones hacen uso de la tecnología OCR, que les permite escanear facturas y obtener información detallada, como los nombres de los proveedores, los números de factura y de pedido, la fecha y los importes. Al utilizar este tipo de medidas, la introducción manual de datos también se realiza con menos frecuencia, lo que la hace más rápida.
A la hora de configurar un sistema automatizado de captura de facturas, hay que tener en cuenta los distintos tipos de facturas que se van a capturar y cómo encajaría el sistema en el sistema de cuentas por pagar existente. Esto mejorará el procesamiento de facturas incluso con el crecimiento del número de facturas a procesar y del tamaño de la empresa.
Validar y cotejar la información de las facturas
Después de haber leído más de una parte de la factura, el siguiente paso que queda es minimizar los errores no sólo verificando los detalles recogidos en la factura procesada, sino también otros documentos relacionados. Aquí es donde entra en juego el proceso de cotejo a tres bandas. Deberá cotejar el documento procesado, la orden de compra original y la entrada de mercancías o el informe de inspección.
En esta fase, se asegurará de que los artículos o servicios de la factura corresponden a lo que se pidió y recibió, y de que se procesan los datos correctos. También confirmará si las condiciones de precio y la cantidad se corresponden con las anteriores. De este modo se evitan los pagos en exceso, los pagos duplicados y otros errores costosos.
Considere la posibilidad de utilizar un proceso de conciliación automatizado en lugar de complicarse el trabajo. Estos sistemas son más baratos, más rápidos y permiten procesar grandes cantidades de datos con rapidez. Estos sistemas utilizan sensores de telemetría para comparar los datos del pedido con los de la factura y los recibos, identificando qué detalles no coinciden y deben corregirse. Esto no sólo agiliza las cosas, sino que también minimiza las posibilidades de error humano.
Enrutamiento para aprobación
Cuando se procesa el documento, la información ya está autenticada o verificada, el siguiente paso será reenviarlo para el proceso de aprobación de la factura. Aquí es donde la versatilidad de un flujo de trabajo automatizado resulta útil. En lugar de llevar físicamente una factura al siguiente aprobador, un sistema automatizado es capaz de reenviar la factura a las personas adecuadas, a través de reglas específicas.
En otras palabras, las facturas inferiores a un importe específico pueden procesarse y considerarse para el pago sin aprobación, mientras que las que superan un determinado límite tienen que ser aprobadas al menos el número de veces requerido. Este sistema permite la participación oportuna de las personas adecuadas en el proceso de aprobación de facturas sin contratiempos innecesarios. Un sistema de enrutamiento de aprobaciones adecuado creará agilidad en el sistema de enrutamiento de aprobaciones pero, al mismo tiempo, permitirá conocer la fase en la que se encuentra cada factura en la jerarquía. De este modo, los procesos podrán revelar cualquier factor que provoque retrasos en la aprobación y el pago de las facturas.
Cuando se incorporan estas mejores prácticas al procesamiento de facturas, el resultado relacionado con las actividades del departamento de cuentas por pagar será beneficioso. La captura, validación y enrutamiento precisos y eficientes de las facturas mediante soluciones automatizadas mejorarán los procesos de facturación, minimizarán los errores y optimizarán la gestión del flujo de caja. A largo plazo, esto no sólo reduce costes y tiempo, sino que también mejora las relaciones con los proveedores, ya que los pagos procesados son los correctos en el momento oportuno.
Retos habituales en la tramitación de facturas
El tratamiento de las facturas tiene sus propios problemas, como la gestión de excepciones, la gestión de riesgos y la autorización de acceso a los datos, entre otros. Estos problemas deben atenderse para garantizar que se mantiene la eficacia y precisión necesarias en la función de cuentas por pagar.
Gestión de excepciones y facturas atípicas
Uno de los mayores retos en el flujo de trabajo de los procesos de facturación son las excepciones y las facturas no estándar. Éstas pueden provocar redundancias en la automatización y también retrasos en los procedimientos debido a estas excepciones. Las excepciones suelen deberse a la introducción errónea de datos, a diferencias entre lo que figura en la orden de compra y en la factura, o a información que no está disponible . Para ello, hay que desplegar un sistema de procesamiento de facturas que acepte múltiples formatos de factura y pueda gestionar las excepciones de manera eficiente.
El aprendizaje automático y la inteligencia artificial también pueden emplearse para descubrir y rectificar errores de forma autónoma, lo que se traduce en una menor intervención manual. De este modo, no sólo se ahorra tiempo, sino que los procesos de facturación son menos propensos a errores. La creación de reglas humanas o empresariales para las comprobaciones de validación ayuda a garantizar que los problemas más pequeños puedan detectarse y rectificarse antes de que se conviertan en problemas contextuales de mayor envergadura dentro de los flujos de trabajo de procesamiento de pagos.
Gestión de la resistencia al cambio
Dicho esto, es posible que los miembros de su equipo no acepten fácilmente el uso de nuevos flujos de trabajo de procesos automatizados. Este es el caso, en particular, del departamento de cuentas por pagar, que ha confiado en procedimientos manuales o sistemas obsoletos durante demasiado tiempo. Los empleados tienden a ser aprensivos cuando tienen que cambiar sus hábitos practicados por un nuevo software que es contrario a lo que están acostumbrados, lo que a su vez genera ansiedad de redundancia.
Para solucionar este problema, es importante explicar al personal las ventajas de los nuevos procesos de forma breve y precisa, haciendo hincapié en cómo la nueva tecnología mejorará el rendimiento y reducirá los errores que hacen perder el tiempo, al tiempo que permitirá a los empleados concentrarse en actividades empresariales más beneficiosas. Asegúrese de llevar a su equipo a través del ciclo de toma de decisiones de los procesos y equípelos con las herramientas necesarias para garantizar que haya la mínima fricción durante el cambio.
Garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa
Cuando procesa facturas para su pago, maneja información financiera confidencial. Garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa es una preocupación fundamental, especialmente cuando se plantean procesos de facturación automatizados. El riesgo de filtración de datos o de acceso no autorizado a sus facturas digitales puede tener graves consecuencias para su empresa.
Para afrontar este reto, elija un sistema de procesamiento de facturas que cumpla las normas del sector en materia de seguridad de datos. Busque funciones como el cifrado, los controles de acceso, la autenticación multifactor y las comprobaciones de integridad para proteger los datos confidenciales. Supervise y actualice periódicamente sus sistemas y procesos de seguridad, y realice comprobaciones de cumplimiento para asegurarse de que cumple todas las normativas necesarias.
Implantar un software seguro de procesamiento de facturas puede ayudarle a mantener la confidencialidad e integridad de sus datos financieros. Esto no sólo mejora los procesos y protege a su empresa de posibles amenazas, sino que también ayuda a generar confianza con sus proveedores y socios.
Al abordar estos retos comunes en el procesamiento de facturas, puede agilizar su procedimiento de facturación, mejorar su gestión del flujo de caja y aumentar la eficiencia general de su departamento de cuentas por pagar. Recuerde que la clave para superar estos obstáculos reside en elegir las herramientas adecuadas, aplicar las mejores prácticas y fomentar una cultura de mejora continua en sus flujos de trabajo de seguimiento y procesamiento de facturas.
Ventajas de automatizar el procesamiento de facturas
La integración de sistemas de automatización de facturas puede cambiar a mejor los procesos del departamento de cuentas por pagar, ya que se producen una serie de cambios positivos en la empresa que la hacen más rentable. Desglosemos las principales ventajas que hacen que la automatización de la actividad de procesamiento de facturas sea imprescindible en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño.
Mayor rapidez de tramitación y aprobación
El tiempo es oro, y si dispone de un sistema automatizado para procesar sus facturas, no necesitará ni lo uno ni lo otro. En algunos casos, sólo un puñado de facturas tienen que pasar por tediosos procesos manuales que pueden durar hasta dos semanas o más. Sin embargo, la implantación de la tecnología de automatización está teniendo un impacto significativo en la reducción del tiempo necesario para realizar estas tareas. Los empleados de algunas organizaciones, por ejemplo, afirman que gracias a la introducción de la automatización del flujo de trabajo, el tiempo necesario para procesar las facturas se redujo hasta en un 80%.
El proceso completo desde la recepción de la factura hasta el pago se gestiona sin problemas a través del sistema automatizado. El sistema remite automáticamente las facturas para su pago al nivel de autoridad adecuado de acuerdo con las políticas y procedimientos de aprobación establecidos, eliminando así los bloqueos de este proceso de aprobación de facturas. Esta mayor eficacia a la hora de perder descuentos por pronto pago mejora su situación de tesorería, ya que no sólo acelera los pagos, sino que le permite beneficiarse de descuentos por pronto pago.
Mayor precisión y reducción de errores
Una de las ventajas más significativas de la automatización del procesamiento de facturas es la drástica reducción de errores. La introducción manual de datos es propensa a cometer errores, lo que puede provocar retrasos en los pagos, problemas de cumplimiento y relaciones tensas con los proveedores. Al implantar procesos automatizados, puede aprovechar tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y algoritmos de validación de datos para capturar, validar y verificar con precisión los datos de las facturas.
Estos sistemas automatizados pueden detectar y marcar posibles pagos duplicados, garantizando que no se paga dos veces la misma factura. También cotejan los datos de las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega, minimizando las discrepancias y mejorando la precisión general. Con menos errores, dedicará menos tiempo a costosas correcciones y más a la planificación estratégica de los procesos financieros.
Mejor gestión de la tesorería
La automatización del procesamiento de facturas está directa y positivamente relacionada con la gestión de la tesorería de una organización. Como ahora podrá seguir el estado de todas las facturas en el sistema para su aprobación, los pagos pendientes y los flujos de trabajo relacionados con los calendarios de aprobación, estará en mejores condiciones de gestionar sus obligaciones de pago. Esta visibilidad permite a la empresa tomar decisiones más acertadas sobre el calendario de pagos en beneficio de la gestión del capital circulante.
Además, la automatización le permite analizar las tendencias de sus gastos y la gestión de sus proveedores. El seguimiento de los gastos se realiza sin esfuerzo. Conocerá los gastos y sus patrones, así como el potencial de ahorro. Estas capacidades de análisis le permiten mejorar su salud financiera tomando decisiones con conocimiento de causa.
Además de ahorrar tiempo y reducir los errores, un sistema automatizado de procesamiento de facturas cambia todo el proceso de cuentas por pagar. Todas sus ventajas, como la mejora de la precisión, la aceleración del tiempo y la mejora del flujo de caja, crean procesos financieros empresariales mejores, más eficaces, rentables y estratégicamente gestionados.
Mejores prácticas para mejorar la precisión y eficacia de las facturas
Para agilizar el proceso de facturación y aumentar la precisión, es necesario aplicar algunas estrategias clave. Exploremos las mejores prácticas que pueden transformar su proceso de facturación y mejorar la eficiencia de su departamento de cuentas por pagar.
Seleccionar la solución de software adecuada
Elegir el software de procesamiento de facturas adecuado es crucial para optimizar sus procesos financieros. Antes de explorar posibles soluciones, dedique un momento a identificar las necesidades específicas de su departamento. Tenga en cuenta factores como el volumen de facturas que gestiona y la complejidad de su proceso de facturación. Es esencial seleccionar una solución que pueda crecer con su negocio, gestionando un mayor volumen de facturas y complejidad en el futuro.
Busque un software que se integre perfectamente con sus sistemas actuales de contabilidad, ERP y gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Esta integración permite que los datos fluyan automáticamente entre las plataformas, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente y minimizando los errores. Asegúrese de que el sistema que elija pueda personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de su organización y se adapte a sus flujos de trabajo actuales.
Formación del personal y gestión del cambio
El primer objetivo debe ser dotar al equipo de procesos de las competencias adecuadas. Se pueden incorporar breves sesiones de aprendizaje dentro de las reuniones habituales. Practica el aprendizaje autodirigido y el establecimiento de objetivos cuando se trate de mejorar sus habilidades de facturación. Promueve una mentalidad de mejora continua que puede ayudar a tu equipo a adoptar un nuevo proceso con mucha facilidad.
La mayoría de las organizaciones que emplean procesos de facturación automatizados por primera vez se enfrentarán a conflictos internos de equipo, por lo que, para disolverlos, hay que estar al tanto de las explicaciones de los procesos de automatización. Es fundamental repasar los detalles de la nueva automatización, incluyendo qué más lugares con respecto a algunas de las eliminaciones que se harán a la fuerza de trabajo y a qué áreas se dirigirán. Combine los equipos en el proceso y administre la formación inicial para que los cambios de automatización no provoquen a los miembros del equipo.
Tratamiento de excepciones y litigios
Las disputas relativas a los procesos de facturación forman parte de los mayores problemas que afectan a las pequeñas empresas. Intente adoptar enfoques preventivos: deje que los clientes presenten una reclamación, pero no tan tarde como para que llegue el momento de facturar. En caso de litigio sobre la tramitación de una factura, el primer documento al que hay que remitirse es el contrato que firmaron las partes y las condiciones de venta. Estos documentos deben contener información relevante como las condiciones de pago, los plazos y la duración.
Elabore un sistema capaz de trabajar con todos los estilos de factura y resolver las excepciones con facilidad. Para la finalización de contratos erróneos o la resolución de disputas, intente mejorar los procesos con aprendizaje automático e IA para reducir la presencia humana en la profesión. Establezca reglas de negocio y mecanismos de validación que tengan como objetivo proporcionar orden y resolución antes de que se desarrollen desafíos en sus flujos de trabajo de procesamiento de pagos.Recientemente, ha habido un creciente enfoque en los descuentos por pronto pago, y esta sección tiene como objetivo proporcionar al menos algunas ideas sobre cómo maximizar los descuentos por pronto pago.
Aprovechar los descuentos por pronto pago
Los descuentos por pronto pago pueden ser beneficiosos tanto para los compradores como para los vendedores si se plantean de forma estratégica. Para los vendedores, ofrecer estos descuentos puede mejorar el flujo de caja al fomentar pagos más rápidos. Los compradores pueden ahorrar dinero en sus compras pagando dentro del plazo especificado. Sin embargo, es importante sopesar el descuento con los posibles inconvenientes, como forzar la tesorería para cumplir el plazo de pago anticipado.
Para aprovechar eficazmente los descuentos por pronto pago, implante un sistema automatizado que pueda tenerlos en cuenta durante el proceso de facturación. Esto garantiza que nunca se pierda una oportunidad de descuento y ayuda a optimizar la gestión de la tesorería.
Establecer jerarquías de aprobación
Establecer jerarquías de aprobación claras es esencial para que los procesos de facturación sean eficientes. Establezca un flujo de trabajo de aprobación automatizado que dirija las facturas a las partes interesadas adecuadas en función de reglas predefinidas, como el departamento o los límites de gasto. Este enfoque garantiza que las facturas puedan aprobarse y revisarse rápidamente, eliminando las transferencias manuales y reduciendo los retrasos.
Considere la posibilidad de implantar controles de acceso basados en funciones para restringir el acceso a los datos de las facturas. Sólo el personal autorizado debe poder ver, aprobar o modificar las facturas, reduciendo el riesgo de cambios no autorizados y manteniendo la integridad del proceso de facturación.
Aplicando estas buenas prácticas, puede mejorar significativamente la precisión y eficacia de su proceso de facturación. Recuerde que la clave del éxito reside en elegir las herramientas adecuadas, formar eficazmente a su equipo y perfeccionar continuamente sus procesos para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa.
Herramientas y programas informáticos para agilizar la tramitación de facturas
En la era digital actual, aprovechar las herramientas y el software adecuados puede mejorar significativamente el flujo de trabajo del proceso de facturación. Estas soluciones ofrecen una serie de funciones diseñadas para automatizar la facturación y optimizar diversos aspectos del proceso de facturación, desde la captura de datos hasta el procesamiento del pago.
Una de las opciones más populares es Enty, una excelente plataforma para la creación y gestión de facturas que ofrece plantillas personalizables, recordatorios automáticos y una perfecta integración con otras herramientas empresariales. Garantiza un procesamiento eficaz de las facturas y los pagos, reduciendo los errores manuales y mejorando la gestión del flujo de caja. Pero Enty va más allá de la facturación electrónica automatizada: también se ocupa de las finanzas, la gestión de contratos, la firma electrónica y mucho más. Este enfoque integral se ocupa de todas las rutinas administrativas, permitiéndole centrarse en el crecimiento de su negocio.
Al centralizar estas funciones críticas, Enty simplifica su flujo de trabajo, ahorrando tiempo y recursos. Tanto si se trata de gestionar facturas recurrentes, hacer un seguimiento del estado de los pagos o automatizar la negociación de contratos, Enty ofrece una solución completa para las empresas que buscan agilizar sus operaciones y reducir la carga administrativa. Con su diseño intuitivo y sus versátiles funciones, Enty ayuda a empresas de todos los tamaños a mantener la eficiencia y el control de los procesos esenciales.
Reflexiones finales
¿Está preparado para tomar las riendas de su proceso de facturación y dejar atrás la caótica persecución del papel? Si pone en práctica los pasos que hemos descrito, podrá transformar la forma en que su empresa gestiona los pagos. Se acabaron las búsquedas frenéticas de facturas perdidas o de plazos de pago incumplidos: sólo un sistema que funcione para usted. Tanto si es propietario de una pequeña empresa como si gestiona un gran departamento corporativo, seguir estas buenas prácticas del proceso de facturación le proporcionará un mejor control, un flujo de caja mejorado y un enfoque más organizado de sus cuentas por pagar. Su equipo, sus proveedores y su cuenta de resultados le agradecerán la transformación.
