Financiële audits: vriend of vijand voor je kleine bedrijf?
Het woord 'audit' geeft je misschien het gevoel dat je onder je bureau wilt kruipen, maar wacht even. Spoiler alert: er komt meer bij kijken dan je denkt. Ja, dit is geen grap: audits kunnen echt je 'beste vrienden' worden. Het is tijd om de oude angsten van je af te schudden, want deze onderdompelingen in je financiën kunnen verborgen mogelijkheden blootleggen, onnodige workflows elimineren en kosten besparen. Als je een financiële waakhond hebt, dan is hij er niet alleen om de risico's te elimineren, maar ook om de betere kanten te belichten zodat ze manieren voor verbeteringen kunnen vinden. Ben je geïnteresseerd? Laten we eens kijken hoe een audit de onmogelijke prestatie kan leveren om de onbezongen redder van je bedrijfsdrama te worden.
Inzicht in financiële audits
Eenvoudig gezegd is een financiële audit een gedetailleerd onderzoek van de financiële administratie van een bedrijf en de verschillende transacties die daarin worden uitgevoerd. De focus ligt dus op het samenstellen, beoordelen of evalueren van die gegevens. Het belangrijkste doel? Een oordeel geven over de vraag of alle financiële overzichten die in overeenstemming met die administratie zijn opgesteld, de stand van zaken in het bedrijf waarheidsgetrouw en correct weergeven.
Beschouw het als een controle van de boekhouding van het bedrijf. Een onafhankelijke accountant zal de boeken, bescheiden, inkomsten/uitgavenoverzichten en interne controlesystemen doornemen. Ze zullen ook bepaalde transacties bevestigen om de nauwkeurigheid van de cijfers in de jaarrekening te bevestigen. Dergelijke procedures worden uitgevoerd in overeenstemming met de algemeen aanvaarde controlestandaarden (Generally Accepted Auditing Standards) die aangeven wat er moet gebeuren bij een controle.
Soorten financiële audits
Het is nuttig om bekend te zijn met drie belangrijke soorten financiële audits:
Interne audits: hierbij worden de interne processen van een organisatie voor het beheren van interne controle, bestuur, risicobeheer en financiën onderzocht. Ze helpen je ervoor te zorgen dat je voldoet aan wet- en regelgeving en kunnen gebieden blootleggen waar je mogelijk middelen verspilt.
Externe audits: deze worden waarschijnlijk uitgevoerd als een derde partij de geloofwaardigheid en nauwkeurigheid van de financiële documenten wil beoordelen. Hoewel dit normaal gesproken niet verplicht is voor een klein bedrijf, kiezen sommige ondernemers ervoor om dergelijke audits op vrijwillige basis uit te voeren om het vertrouwen van het publiek te vergroten of om te voldoen aan bepalingen voor contracten of leningen.
IRS-audits: bij dit soort audits wordt vastgesteld of de rekeningen, boeken en bescheiden en andere belangen van de organisatie nauwkeurig zijn opgegeven voor belastingdoeleinden. Maak je geen zorgen als je geciteerd bent. Het betekent niet dat er een probleem is.
Wettelijke vereisten
De noodzaak van een wettelijke controle vanwege financiële redenen kan afhangen van verschillende factoren, waaronder, maar niet beperkt tot, de aard van de bedrijfsactiviteiten en de grootte van het bedrijf. Bedrijven met een jaaromzet van minder dan 10,2 miljoen pond, minder dan 50 werknemers en activa van minder dan 5,1 miljoen pond zijn meestal vrijgesteld van de controle van jaarrekeningen. Er zijn echter uitzonderingen. Er moet een audit worden uitgevoerd als 10% van de aandeelhouders hier een maand voor de afsluiting van het boekjaar waarvoor een audit wordt aangevraagd, om verzoekt.
Is een financiële audit iets voor jou?
Vraag je je af waarom je een financiële audit nodig hebt voor je kleine bedrijf? Hier is hoe je moet beslissen: overweeg je bedrijfsdoelen, je financiën - hoe ingewikkeld ze zijn, en het bestaan van een aantal externe behoeften zoals leningen, relaties met investeerders, enz. Twijfel je nog? Enty kan je helpen om met de hulp van een professional een beslissing te nemen, door je de voor- en nadelen van elke optie te geven. Bovendien kan Enty een audit beter beheersbaar maken, of het nu gaat om het bepalen welke informatie in eerste instantie nodig is of het samenvoegen van documentatie in hapklare brokken papier. Of het nu je eerste audit is of je laatste, Enty maakt het makkelijker en efficiënter.
Je kleine bedrijf voorbereiden op een financiële audit
Klaar om te slagen voor je financiële audit? Laten we aan de slag gaan om je kleine bedrijf op orde te brengen! Eerst en vooral zijn er je financiële documenten. Het is niet gewoon de papieren in een doos stoppen om ze op een handige plaats te bewaren - het is een goed gestructureerd plan dat de bewondering van een accountant zal opwekken.
Financiële gegevens ordenen
Begin met het opzetten van een archiefsysteem waar Marie Kondo trots op zou zijn. Pak om te beginnen een ordner voor thuis (of een set archiefkasten) en zet ze netjes neer. Scan alle bonnetjes, facturen die ze hebben opgebruikt en andere dergelijke documenten met een speciale nadruk op hun ogen. Geloof ons maar op ons woord. Als je dit niet doet, zal je toekomstige zelf je vervloeken omdat je haar/hem laat rondrennen op zoek naar dat ene belangrijke document. En kom op, waarom zou je geen archiveringsdienst inschakelen? Zij nemen je papierwerk uit handen en in plaats daarvan heb je ruimte vrij in je kantoor voor die pingpongtafel.
Interne controles implementeren
Nu kunnen we het hebben over interne controles. Dit zijn je financiële superhelden - ze zullen je helpen bij het voorkomen van fraude, het correct rapporteren en het veralgemenen van de operaties van je bedrijf. Verdeel het werk onder je personeel, stel beleidsregels op en gebruik IT om processen te standaardiseren. Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om dit te bereiken. Aan het eind van de dag zul je je documenten goed bewaren en bespaar je veel tijd door ze op te zoeken tijdens audits. Laat je bedwelmen, want hoe gestrest je ook bent met een heleboel transacties en documenten, je bent in staat om in een mum van tijd uit te zoeken wat je nodig hebt.
Denk eraan, een cultuur van compliance is niet alleen voor de grote jongens - het is jouw geheime wapen voor succes.
Werken met auditors
Zie het als een dans als je met de auditors werkt. Jij begint met de organisatie, zij komen met vragen. Je moet er klaar voor zijn om alle benodigde documenten te presenteren en onmiddellijk met hun vragen aan de slag te gaan. Vergeet ook de 'post-audit' vergadering niet; dit is waar je te weten komt hoe goed alles ging en waar je aan moet werken. Zie het in plaats daarvan als een kans om te leren en alle goede dingen die je hebt bereikt te valideren. Na deze voorbereidingen zul je de financiële audit waarschijnlijk met kalmte en misschien met een beetje branie doorstaan.
Voordelen van financiële audits voor kleine bedrijven
Het valt niet te ontkennen dat regelmatige financiële audits een belangrijk keerpunt kunnen zijn voor je kleine bedrijf. Het gaat niet alleen om het kraken van cijfers; het gaat meer om het versterken van je bedrijfspositie in de markt. Laten we ons klaarmaken om de financiële audits te omarmen, want de voordelen zullen talrijk zijn.
Verbeterde financiële nauwkeurigheid
Ken je dat gevoel als je een biljet van $20 vindt in een nauwelijks gebruikte spijkerbroek? Zo voelt het ook, maar deze keer gaat het om de financiën van je bedrijf. Routinecontrole van deze rapporten helpt om de juistheid van de financiële overzichten vast te stellen. Dat betekent dat je de financiële status van het bedrijf zonder vaagheden kunt vaststellen. Je hoeft niet meer te hopen en je vingers te kruisen voordat je een beslissing neemt. Je hebt precieze cijfers bij de hand en daarom vermijd je bij het beheer van het bedrijf overhaaste beslissingen die duur kunnen uitvallen.
Betere besluitvorming
Heb je ooit geprobeerd geblinddoekt door een doolhof te lopen? Dit is precies hoe een bedrijf wordt geleid zonder het voordeel van regelmatige financiële audits. Deze audits geven je informatie over de financiële status van je bedrijf en identificeren zo de zwakke en sterke punten die verbetering behoeven. Je zult in staat zijn om de zwakke punten van de activiteiten te identificeren en de verspilling die niet wordt gebruikt te elimineren, zodat je productieve stappen kunt nemen om je bedrijf te laten groeien. Dat is alsof je een ondersteunende GPS op je hoofd hebt die je helpt om te winnen. Als je dacht dat je met dat niveau van onderscheidingsvermogen stappen zou zetten en nog steeds afhankelijk zou zijn van je concurrenten, dan heb je het mis.
Verhoogde geloofwaardigheid
Wil je het respect afdwingen van mensen in het bedrijfsleven? Dat is gemakkelijk, zorg er gewoon voor dat er regelmatig financiële controles worden uitgevoerd. Ze geven aan dat je eerlijk wilt en kunt zijn. Dit is niet alleen om je moeder trots te maken, maar ook om je zakenpartners, investeerders en kredietverstrekkers voor je te winnen. Onberispelijke auditrapporten kunnen helpen om betere financiering en aantrekkelijke kredietvoorwaarden te krijgen. Er is geen IT-ondersteuning in het bedrijfsleven; het is eerder een heel aardige hoffelijkheid bij het zakendoen.
Mogelijke nadelen van financiële audits
Hoewel financiële audits ongelooflijk nuttig kunnen zijn, zijn ze niet zonder uitdagingen. Laten we eens kijken naar enkele mogelijke nadelen waarmee je te maken kunt krijgen bij het uitvoeren van een financiële audit voor je kleine bedrijf.
Tijd en middelen
Een van de grootste uitdagingen is dat financiële audits een behoorlijke tijdvreter kunnen zijn. Je moet een aanzienlijk deel van je agenda besteden aan dit proces, dat twee tot vier weken in beslag kan nemen. Het is niet alleen een kwestie van wat documenten overhandigen en er een punt achter zetten. Je belangrijkste medewerkers, van de CFO tot het verkoopteam, moeten beschikbaar zijn om met de accountants te praten. Dit betekent dat ze minder tijd hebben voor hun normale taken, wat uw dagelijkse werkzaamheden kan vertragen.
Betrokken kosten
Laten we het over geld hebben. Financiële audits zijn niet goedkoop, vooral niet voor kleine tot middelgrote ondernemingen. Er hangt een prijskaartje aan van $5.000 tot $75.000, afhankelijk van de grootte en complexiteit van je bedrijf. Dat is een fors bedrag dat mogelijk elders in uw bedrijf kan worden geïnvesteerd. Bovendien gaat het niet alleen om de honoraria van de accountant. Je moet ook rekening houden met de interne kosten van de voorbereiding op de audit, zoals personeelstijd en -middelen.
Potentieel voor het ontdekken van problemen
Hier kunnen de dingen een beetje gevaarlijk worden. Audits kunnen boekhoudkundige problemen aan het licht brengen waarvan je je misschien niet bewust was. Hoewel dit op de lange termijn gunstig kan zijn, kan het leiden tot ongemakkelijke gesprekken of zelfs regelgevende gevolgen. Het is goed om te weten dat audits niet waterdicht zijn. Ze bieden redelijke zekerheid, geen absolute zekerheid, over de juistheid van je financiële overzichten. Hoewel ze dus onregelmatigheden kunnen opsporen, zijn ze niet in de eerste plaats bedoeld om fraude aan het licht te brengen.
Laatste gedachten
Financiële audits spelen een cruciale rol in de gezondheid en het succes van kleine bedrijven. Ze hebben een grote invloed op de financiële nauwkeurigheid, geloofwaardigheid en besluitvormingsprocessen. Hoewel deze audits tijdrovend en kostbaar kunnen zijn, wegen de voordelen vaak op tegen de nadelen en leveren ze waardevolle inzichten op om de activiteiten te verbeteren en vertrouwen op te bouwen bij belanghebbenden. Om het meeste uit een financiële audit te halen, moet je je richten op het op orde brengen van de financiële administratie, het implementeren van sterke interne controles en tools zoals Enty. Verander financiële audits van een ontmoedigende taak in een krachtig hulpmiddel om zakelijk succes te stimuleren!
