Cómo trasladar empleados a otro país en el caso de Estonia
Un día un empresario se enfrenta a la cuestión del traslado de sus empleados. El traslado puede ser temporal o a largo plazo, dentro de un país o a otro. En este artículo nos centraremos en la situación en la que una empresa decide trasladar a un empleado a Estonia a largo plazo.
Trasladarse a otro país puede ser una molestia tanto para el empleado como para el empresario. En algún momento, es probable que recurra a un servicio de reubicación para facilitar el proceso. Aun así, es bueno tener tu propia percepción y pautas objetivas para gestionar las limitaciones y dificultades. Allá vamos
Cuando se producen casos de deslocalización
Pongamos las cifras sobre la pizarra antes de hacer una mudanza. Probablemente tenga una unidad de plantilla fuera de Estonia a la que trasladar. Pero, ¿dónde tiene usted su sede física como empleador? ¿Quién desempeña el papel de empleado?
*el empleador es miembro de Estonia e-Residency que incluye el acceso a muchos de los servicios electrónicos disponibles para los ciudadanos, tarjetas de identidad digitales para los fundadores de una empresa, pero no permisos de residencia personal para ellos.
Los motivos de una deslocalización varían según los casos. Cuando una empresa con sede en Estonia pone en marcha la reubicación de un empleado extranjero, suele deberse a la viabilidad del negocio y a una escasez objetiva de personal en el mercado estonio. En TI, por ejemplo, la falta de personal ascenderá a unos 7.000 empleados en la próxima década, como menciona Trabajo en Estonia.
Además de la escasez de personal, las empresas estonias pueden considerar que un empleado de fuera, es decir, de fuera de la UE y del EEE, genera menos costes, incluso sumados a los costes de traslado, que un empleado local. De nuevo, es popular entre los especialistas en TI. Para establecerse: un salario mínimo en Estonia en 2022 es de 654 euros, y un salario medio en IV de 2021 es de 1625 euros.
El interés de cualquier empresario por reducir los costes empresariales es natural. Pero en este caso, tiene que estar preparado para cumplir los requisitos legales para trasladarse a Estonia y tener en cuenta las normas de protección del mercado laboral. Lo mismo se aplica a los empresarios extranjeros que han conseguido empresas estonias a través del programa de e-Residencia y se plantean la deslocalización para sus empleados o para ellos mismos.
Startups, empresas especializadas en TI y otros e-residentes de Estonia buscan un entorno más sostenible para vivir. No es de extrañar que algunos de ellos empiecen a considerar Estonia como lugar de residencia física a medida que experimentan sus cómodos servicios y su entorno seguro.
Un proceso de traslado requiere más recursos para las empresas e-residentes que para las que ya están sobre el terreno. Pero existen, por ejemplo, condiciones preferentes para que las empresas de nueva creación obtengan un visado y se trasladen a Estonia.
Aunque no vayas a trasladar a todo el equipo de otro país a Estonia, al menos de una vez, puede que estés pensando en trasladar a un par de personas más. Puede merecer la pena tener un representante de la empresa en el país de residencia jurídica, por ejemplo, para mantener conversaciones de por vida con tus socios en Europa.
Disposiciones legales para el traslado
El permiso de residencia es una de las principales cuestiones burocráticas que hay que resolver en un proceso de traslado. Si un empleado es ciudadano de la UE y viene a trabajar más de 3 meses, tendrá que inscribir su dirección en el registro de población de Estonia.
Si un empleado es ciudadano no comunitario, tendrá que obtener un permiso de residencia temporal para vivir y trabajar en Estonia. En el caso de los trabajadores temporales, el empleador tiene dos opciones básicas: un permiso de residencia por trabajo y un visado de inicio de actividad.
*Para más información puede visitar Trasladarse a Estonia página del programa e-Residency
En la mayoría de los casos, el empleador debe cumplir el criterio salarial al nivel del salario medio y obtener la aprobación del Fondo del Seguro de Desempleo de Estonia de que un puesto vacante no puede cubrirse con los recursos laborales existentes.
Existen algunas excepciones como las mencionadas anteriormente o, por ejemplo, para los especialistas de alto nivel. Pero lo más importante es que este permiso está sujeto a la cuota de inmigración (para 2022 fue de 1.311) y a menudo se cubre en las primeras semanas del año.
Para un visado Startup no se requiere nivel salarial ni aprobación de fondos. Además, no hay que tener en cuenta la cuota de inmigración. En este caso, tienes que concentrarte en ser calificado como empresa Startup y luego utilizar el proceso simplificado de obtención de visados para empleados.
Proveedores de servicios de reubicación
Dado que la ley de permisos de residencia es un campo de minas con límites que protegen el mercado laboral y exenciones que atraen a nuevos talentos, puede externalizar el proceso de reubicación a uno de los proveedores de servicios. e-Residency Marketplace ofrece varias empresas de servicios de RRHH y reubicación.
Derechos y obligaciones de las personas reubicadas
Mientras seguimos adelante con el proceso de reubicación por nuestra cuenta, la siguiente parada es un contrato de trabajo. Puede incluir o no la "cláusula de movilidad", que especifica los derechos de reubicación de un empleado. Si un contrato no incluye la cláusula, un empleado tiene derecho a rechazar una reubicación.
Mientras tanto, un empleado que tenga una cláusula de movilidad en su contrato puede rechazar una reubicación si el empresario no le ofrece unas condiciones razonables. Básicamente, significa que, en cualquier caso, debe avisar con antelación de un traslado deseable y ofrecer una compensación por las probables pérdidas de dinero o tiempo libre.
Tenga en cuenta que el traslado no debe suponer una merma en la calidad de vida del empleado.
Otro punto es el tipo de empleo. Para añadir, el tema tratado aquí es que su empresa estonia realmente puede tener un contratista independiente que vive en Estonia.
Sin embargo, esta puerta trasera fiscal no sería adecuada para la mayoría de los empleados que se desplazan y necesitan obtener un permiso de residencia. Por lo tanto, se recomienda pasar de un contrato recurrente a un empleo a tiempo completo por el traslado.
Las responsabilidades de un empleado trasladado constituyen una lista de tareas burocráticas que hay que realizar en las primeras semanas de estancia en Estonia. Un empleado puede solicitar un permiso de residencia temporal en su país y luego viajar a Estonia. O bien, un empleado puede venir primero a Estonia con un visado de viaje y luego solicitar un permiso de residencia.
En cualquiera de los dos casos, después el empleado tendrá que registrar su dirección en Estonia, abrir una cuenta bancaria, cambiar su residencia fiscal presentando un formulario R y registrarse en un médico de cabecera. Puede utilizar una lista de comprobación preparada en la Guía de Reubicación.
Paquete de traslado de empleados
Ni siquiera los solteros jóvenes suelen trasladarse a otro país con las manos vacías. ¿Sabías que, por ejemplo, un PC completo puede llevar más de 25 kg por los 20-23 kg de equipaje estándar de la compañía aérea que se pagan?
Cualquier traslado va acompañado de una serie de pérdidas: un cómodo apartamento en el que te instalaste durante años, un fin de semana que perdiste por hacer la maleta, etc. Por eso, se espera que el empleador ofrezca un "paquete de reubicación" para compensarlo.
Ante todo, un paquete de recolocación consiste en una ayuda económica. Suele incluir el reembolso del transporte, alojamiento temporal y algunos ajustes salariales o primas. Por lo que respecta a las PYME, existen dos enfoques básicos de los paquetes de recolocación:
Paquetes escalonados: un paquete de recolocación se ajusta al empleado, a su nivel de antigüedad y a sus condiciones de vida.
Paquetes de presupuesto gestionado: un paquete de recolocación se diseña en torno al límite de lo que un empresario está dispuesto a gastar en la mudanza de un empleado.
No olvidemos la ayuda no financiera. En realidad será menos dolorosa para su contable, y además es una forma sencilla de demostrar su cariño a un empleado. Las medidas no financieras más populares son las siguientes
fecha de inicio flexible
periodo de adaptación,
apoyo familiar,
apoyo comunitario (como la Comunidad de Expatriados de Tallin),
y otras.
Al final, el traslado de un empleado de otro país no es un proceso fácil. Requiere mucha planificación, tomar decisiones financieras, pero después se traduce en crecimiento empresarial y mayor satisfacción entre los empleados.
Entonces, ¿qué puede hacer el fundador de una PYME para sobresalir en el proceso de reubicación? Puede ahorrar mucha energía automatizando los servicios esenciales de la empresa y configurándolos en el único Panel de Control.
