Vereisten voor een bedrijfsfactuur in Estland
Je hebt je bedrijf opgericht in Estland en potentiële klanten bereikt. Nu moet je hen een factuur sturen. Maar welke informatie moet je in dit document opnemen? Wat zijn de vereisten voor facturen in Estland?
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een factuur voor een bedrijf opstelt. Het is in feite een richtlijn over welke gegevens je erin moet zetten en hoe je het goed moet structureren. Hier hebben we besproken waarom correcte facturen je helpen om welkom te zijn bij je boekhouder, je bankmanager en investeerders.
Estland is het perfecte rechtsgebied om een internationaal bedrijf te runnen, daarom adviseren we om een internationaal factuurformaat te gebruiken dat bij elke zakenpartner past. We benadrukken hieronder ook de details van factuurvulling die essentieel zijn voor de Estse boekhouding.
Uw bedrijfsgegevens (koptekst)
Laten we een factuur beschouwen als een stuk papier dat uit drie delen bestaat. De bovenste (koptekst) is een inleiding. Een verkoper of leverancier zet meestal de eerste stap naar een deal op de markt. Dus introduceer je je bedrijf:
bedrijfsnaam
registratienummer
wettelijk adres van het bedrijf
Ests BTW-nummer (EE gevolgd door negen cijfers)
contactpersoon en telefoon (optioneel)
In het volgende deel geef je details over de factuur zelf. Dit wordt vooral gebruikt om de workflow van je documenten te organiseren. Daarvoor zet je de volgende technische gegevens op de factuur:
factuurnummer
datum van uitgifte
vervaldatum
Om de boekhouding te vereenvoudigen, moeten factuurnummers uniek en opeenvolgend zijn. Maar het moet geen willekeurige opeenvolgende code zijn. Eenvoudige factuurnummers zoals '1', '2', '3', enz. worden verwarrend wanneer je dubbele of meerdere cijfers bereikt. In plaats daarvan kun je beter een nummeringssysteem hebben. Een nummer kan verwijzen naar het jaar, de naam van de overeenkomst; dan komt er een langer volgnummer.
Er zijn enkele deadlines met betrekking tot de uitgiftedatum, maar de beste optie is om een factuur uit te reiken voordat de goederen of diensten worden geleverd.
De vervaldatum is de uiterste datum waarop je verwacht dat deze factuur door je klant wordt betaald. Je kunt de vervaldatum opgeven als een exacte dag of een aantal dagen. De vervaldatum is ook je verkoopinstrument. Met de vervaldatum stel je de prijs vast die je je klant wilt bieden.
Middengedeelte van factuur
In het middelste deel wijs je naar je klant of cliënt en wat je aanbiedt. Dat wil zeggen, je schrijft Factureren aan/ Verzenden naar
de naam van die persoon of dat bedrijf
adres van die persoon of dat bedrijf
andere identificerende informatie, bijvoorbeeld ID (als het om een persoon gaat)
registratienummer en BTW (als het om een bedrijf gaat)
Standaard wordt een wettelijk adres gebruikt in documenten. Maar als je iets naar je klant verzendt, zet je een fysiek adres van de persoon of het bedrijf.
Vervolgens beschrijf je de goederen of diensten die je bedrijf levert:
Wat is het (naam van het product of de dienst) | Hoeveelheid | Prijs per eenheid | Bedrag
Onderste deel van factuur
Net onder de eenheidsprijs en het bedrag vervolg je de tabel met een berekening van de totaalprijs als volgt:
Subtotaal
BTW
Bedrag
Het subtotaal is een veld voor een prijs zonder belastingen. Welke belastingen moeten op de factuur worden vermeld? Btw als je bedrijf btw-plichtig is. Hier vind je een korte samenvatting van de btw-regels in Estland en daarna kun je het nog eens nalezen op de officiële website.
Als je bedrijf in Estland niet BTW-plichtig is, dan mag je NOOIT BTW toevoegen aan facturen, zelfs niet met een 0%-tarief.
NB. Om boetes te voorkomen, kun je controleren of een soort bedrijfsactiviteit die je hebt uitgevoerd onder de btw valt en of je klant [bedrijf] een geldig btw-nummer heeft.
Als je Estse bedrijf een btw-nummer heeft, voeg je btw toe aan facturen. Zelfs als het btw-tarief 0% is, voeg je een zogenaamde 'belastingclausule' toe waarin je uitlegt waarom dat zo is.
Op de btw-factuur moet je de btw eerst in procenten vermelden en daarna in geldbedragen. Er zijn verschillende btw-tarieven in Estland. Om fouten te voorkomen, kun je het controleren op de website van de Estse Belastingdienst of gebruikmaken van een factureringsdienst die de btw automatisch toepast.
Het verschuldigde bedrag is de totale prijs inclusief btw. Normaal gesproken zijn er geen andere belastingen van toepassing op de totale kosten. Vergeet niet de valuta te vermelden.
De laatste stap bij het opstellen van een factuur is een bestemming voor het geld. Bedrijven geven meestal hun bankgegevens op:
begunstigde bank
IBAN
andere vereisten, waaronder SWIFT (als een overboeking buiten de EER plaatsvindt).
Je kunt meerdere bankgegevens invoeren en je klant de mogelijkheid geven om er een te kiezen. Een alternatief voor bankgegevens kan een e-betalingslink zijn of een clausule waarin je bankgegevens in het contract zet.
Dat is het! Controleer of alle gegevens correct zijn en stuur de factuur per e-mail naar je klant. Eigenlijk is er niets ingewikkelds aan, maar toch zorgt het handmatig aanmaken van facturen soms voor fouten. Het is dus beter om dit proces te automatiseren en een factureringsservice te gebruiken.
Op Enty heb je volledig geautomatiseerde facturatie. Je kunt facturen op één plaats bewaren en beheren. Bovendien kun je facturatie synchroniseren met je bank- en boekhouding die we aanbieden in volledige overeenstemming met de Estse regels.
Probeer het uit en vergeet het verspillen van kostbare tijd aan facturen.
