Raport roczny w Estonii: 10 pytań od e-rezydentów i właścicieli MŚP
Jak to jest powszechne na całym świecie, Estonia wymaga od spółek składania rocznych raportów. W ten sposób rząd zadaje pytanie "Jak idzie Twoja firma?".
Raport roczny jest odpowiedzią, w określony i ustrukturyzowany sposób, przeglądem wyników biznesowych w ostatnim roku działalności. "Dobrze sobie radzimy, oto liczby" - informuje spółka.
Złożenie sprawozdania rocznego przez osoby prawne jest obowiązkowe z mocy prawa. Każdego roku pomagamy e-rezydentom w przygotowaniu i złożeniu setek takich raportów. Niniejszy artykuł zawiera informacje na temat najczęstszych pytań dotyczących tego raportu dla małych firm w Estonii.
Kto przygotowuje raport roczny
Wyjaśnijmy to sobie - raczej nie sporządzisz raportu rocznego własnymi rękami. W większości przypadków robi to profesjonalny księgowy. Ponieważ małe firmy lub osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie zatrudniają księgowych, zazwyczaj korzystają z usług zewnętrznych księgowych lub dostawców usług back-office.
Istnieją ważne powody, dla których warto skorzystać z usług profesjonalistów:
Znajomość języków obcych. Zgodnie z estońskim kodeksem handlowym, raport roczny musi być przygotowany w języku estońskim. I tak, wraz z kluczowymi danymi liczbowymi w raporcie znajdują się części pisemne, w których estońscy księgowi rutynowo radzą sobie lepiej niż tłumacz Google.
Oszczędność czasu. Prawidłowa księgowość, nawet dzięki wygodnemu systemowi estońskiemu, wymaga dogłębnej znajomości tematu.
To, co tobie zajmuje kilka dni, by nauczyć się wymogów wypełniania, porządkowania dokumentów, niwelowania rozbieżności itp. wykwalifikowanemu księgowemu zajmuje kilka godzin.
Ubezpieczenie od błędów. Błędy popełnione przez Ciebie, przypadkowo lub nie, w raporcie rocznym są uważane za wykroczenie. Profesjonalni księgowi i dostawcy usług biznesowych, którzy mogą działać w Twoim imieniu, dzielą z Tobą odpowiedzialność i odciążają Cię.
Czy jest jeszcze coś, co muszę wiedzieć o raportach rocznych?
Mimo że przygotowanie raportu rocznego należy powierzyć firmie świadczącej usługi księgowe, trzeba nauczyć się podstawowych rzeczy. Dobrze jest znać termin złożenia raportu rocznego, aby zaangażować księgowego z wyprzedzeniem.
Musisz wiedzieć, co należy zrobić z Twojej strony, ponieważ dostarczasz podstawowe dokumenty księgowemu. Musisz rozumieć, co podpisujesz, czyli "czytać" poszczególne części sprawozdania. Następnie będziesz mógł wykorzystać raport do własnej analizy due diligence, prezentacji dla inwestorów itp.
Kiedy należy wypełnić raport roczny
Termin złożenia raportu rocznego w Estonii upływa 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Rok finansowy w Estonii pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a zatem dokument należy złożyć 30 czerwca.
O ile możesz napotkać pewne problemy w procesie przygotowania, takie jak brakujące dokumenty lub rozbieżności między rzeczywistymi przepływami pieniężnymi a fakturami, zdecydowanie zalecamy, aby nie odkładać tego do ostatnich dni czerwca.
Jeśli spółka została zarejestrowana w Estonii w drugiej połowie roku, tj. po 30 czerwca, wówczas może złożyć raport roczny za kolejny rok, który obejmuje ten okres.
Przykład: Twoja estońska spółka została założona w dniu 01/09/2022. Nie możesz więc złożyć sprawozdania rocznego, które jest należne 30 czerwca 2023 roku. Zamiast tego możesz złożyć raport w 2024 roku i umieścić w nim swoją działalność w całym 2023 roku plus 4 miesiące 2022 roku.
Możesz też złożyć pierwszy raport roczny za krótki okres od września do grudnia 2022 r. do końca czerwca 2023 r., a od następnego roku składać "normalne" raporty roczne. Zwykle zależy to od poziomu działalności gospodarczej.
UWAGA! Zebranie niezbędnej dokumentacji i danych 1 rok i 4 miesiące wstecz będzie z pewnością trudniejsze niż 4 miesiące wstecz.
Enty złoży raporty w imieniu Twojej firmy. Wszystko, co musisz zrobić, to przesłać dokumenty.
Czy moja firma potrzebuje audytu zewnętrznego?
Nie, najprawdopodobniej nie potrzebujesz zewnętrznego audytu do raportu rocznego. W Enty koncentrujemy się na księgowości dla małych firm, a 100% naszych klientów nigdy nie potrzebowało kontroli audytorskiej.
Istnieją progi dla audytu określone w prawie, jednak małe firmy są zwykle dalekie od przekroczenia przychodów ze sprzedaży 1 600 000 EUR lub liczby ponad 24 pracowników.
Czego się ode mnie wymaga
Musisz dostarczyć księgowemu podstawowe dokumenty i informacje w określonych formatach wymaganych do tego celu. Lista dokumentów jest następująca:
Wyciągi bankowe
Tutaj należy pobrać oddzielne wyciągi ze wszystkich kont, kont walutowych i kont dostawców fintech (Wise, Revolut itp.), które są powiązane z firmą. Przed pobraniem ustaw okres od 01.01.2022 do 31.12.2023.
Dokumenty potwierdzające wpływy i wydatki
Należy sprawdzić, czy wszystkie płatności przychodzące i wychodzące są uzasadnione dokumentami. Zwykle dotyczy to faktur, ponieważ jest to najbardziej powszechny i wygodny rodzaj dokumentu.
Raport zarządczy
Udzielasz pewnych wyjaśnień na temat swojej firmy, a następnie księgowy przedstawia je na piśmie. W przypadku małych firm jest to standardowy i szablonowy tekst. Wystarczy odpowiedzieć na pytania takie jak "kiedy firma została założona", "czym się zajmuje", "czy przestrzega estońskich przepisów" itp.
Jak usprawnić księgowość
Z Enty księgowość jest tak prosta, jak to tylko możliwe. Najpierw odbędziesz rozmowę z profesjonalnym księgowym, który odpowie na Twoje pytania i pomoże wybrać rozwiązanie księgowe odpowiednie dla Twojej firmy.
Następnie będziesz musiał przesłać dokumenty (przypomnimy Ci o tym), a nasz księgowy przygotuje i złoży raport w imieniu Twojej firmy.
Poza tym Enty pomaga firmom rozwiązywać bardziej rutynowe zadania poprzez automatyzację usług. Oferujemy pojedynczą subskrypcję i pojedynczy panel sterowania, aby zaaranżować ponad 7 podstawowych procesów związanych z zadaniami back-office.
Wystawiaj faktury, twórz umowy, wykonuj inne zadania korporacyjne i przechowuj wszystkie dane firmy w jednym miejscu dzięki Enty.
Na czym polega praca księgowego?
Po raz kolejny profesjonalny księgowy w Estonii jest ogniwem, którego nie można wyrzucić z rocznej sprawozdawczości. Określa on listę podstawowych dokumentów, zaznacza rozbieżności i pomaga je naprawić.
Jak prawidłowo zastąpić brakujący dokument? Jaki jest tego koszt? Co jeśli w tym czasie korzystałem z konta prywatnego? Czy będę w stanie wypłacić dywidendę? To właśnie wtedy warto liczyć na profesjonalną poradę.
Następnie księgowy zbiera liczby i fakty w wymaganej formie raportu rocznego i prosi o jego podpisanie.
Jak przesłać raport roczny?
Jeśli otworzyłeś firmę w Estonii za pośrednictwem e-rezydencji, możesz podpisać i przesłać przygotowany raport roczny za pomocą cyfrowego dowodu osobistego. Zaloguj się do Rejestru e-Biznesu i przejdź do zakładki "Złożenie sprawozdania".
Jeśli założyłeś spółkę u notariusza (prawdopodobnie u jednego z usługodawców), wówczas Twój usługodawca lub licencjonowany estoński księgowy złoży sprawozdanie w Twoim imieniu.
Złożyłem raport roczny, co dalej?
Gratulacje! Teraz możesz wypłacać dywidendy. Możesz też zatrzymać zyski w firmie. Dzięki estońskim przepisom zyski reinwestowane z powrotem w firmę nie będą podlegać opodatkowaniu. Ale najważniejsze jest to, że raport roczny za ten okres jest już za tobą i teraz możesz wybrać, co dalej!