Rapport annuel en Estonie : 10 questions des e-Résidents et des propriétaires de PME
Comme partout dans le monde, l'Estonie exige des entreprises qu'elles déposent un rapport annuel. Ce faisant, le gouvernement pose la question suivante : "Comment va votre entreprise ?
Le rapport annuel est votre réponse, d'une manière définie et structurée, une vue d'ensemble des performances de l'entreprise au cours de la dernière année d'activité. L'entreprise répond : "Nous nous portons bien, voici les chiffres".
La soumission du rapport annuel pour les personnes morales est obligatoire en vertu de la loi. Chaque année, nous aidons les e-résidents à préparer et à soumettre des centaines de rapports de ce type. Cet article rassemble des informations sur les questions les plus fréquentes concernant ce rapport pour les petites entreprises en Estonie.
Qui prépare le rapport annuel ?
Soyons clairs : il est peu probable que vous établissiez le rapport annuel de vos propres mains. Dans la plupart des cas, c'est un comptable professionnel qui s'en charge. Les petites entreprises ou les entrepreneurs individuels ne disposant pas de comptables au sein de leur personnel, ils font généralement appel à des comptables indépendants ou à des prestataires de services d'arrière-guichet.
Il y a de bonnes raisons de faire appel aux services d'un professionnel :
Les compétences linguistiques. En vertu du code commercial estonien, le rapport annuel doit être rédigé en estonien. Et oui, outre les chiffres clés, le rapport contient des parties écrites pour lesquelles les comptables estoniens font régulièrement mieux que Google translate.
Gain de temps. Une comptabilité correcte, même avec la commodité du système estonien, exige une connaissance approfondie du sujet.
Ce qui vous prend des jours pour apprendre à remplir les formulaires, à trier les documents, à combler les écarts, etc. prend des heures au comptable qualifié.
Assurance contre les erreurs. Les erreurs que vous commettez, accidentellement ou non, dans le rapport annuel sont considérées comme un délit. Les comptables professionnels et les prestataires de services aux entreprises qui sont autorisés à agir en votre nom partagent votre responsabilité et allègent le fardeau.
Y a-t-il autre chose que je doive savoir sur les rapports annuels ?
Même si vous êtes censé déléguer la préparation du rapport annuel à un prestataire de services comptables, vous devez apprendre des choses élémentaires. Il est bon de connaître la date limite de dépôt du rapport annuel afin d'engager un comptable à l'avance.
Vous devez savoir ce qui doit être fait de votre côté lorsque vous fournissez des documents primaires à un comptable. Vous devez comprendre ce que vous signez, c'est-à-dire "lire" les différentes parties du rapport. Vous serez alors en mesure d'utiliser le rapport pour vos propres vérifications préalables, vos présentations aux investisseurs, etc.
Quand le rapport annuel doit-il être rempli ?
Le délai de soumission du rapport annuel en Estonie est de 6 mois après la fin de l'exercice financier. L'exercice financier en Estonie correspond à l'année civile, le document doit donc être remis le 30 juin.
Bien que vous puissiez rencontrer des problèmes dans le processus de préparation, comme des documents manquants ou des divergences entre les flux de trésorerie réels et les factures, nous vous recommandons vivement de ne pas reporter le rapport jusqu'aux derniers jours du mois de juin.
Si vous avez constitué votre société en Estonie au cours du second semestre de l'année, c'est-à-dire après le 30 juin, vous êtes autorisé à déposer le rapport annuel de l'année suivante, qui comprend cette période.
Voici un exemple : Votre société estonienne a été créée le 01/09/2022. Vous ne pouvez donc pas soumettre le rapport annuel qui doit être déposé le 30 juin 2023. Au lieu de cela, vous pouvez déposer le rapport en 2024 et y indiquer votre activité pendant toute l'année 2023 plus 4 mois de 2022.
Vous pouvez également soumettre le premier rapport annuel pour la courte période allant de septembre-décembre 2022 à la fin juin 2023 et, à partir de l'année suivante, soumettre des rapports annuels "normaux". Cela dépend généralement du niveau d'activité de l'entreprise.
NB ! La collecte de la documentation et des données nécessaires 1 an et 4 mois en arrière sera certainement plus délicate que 4 mois en arrière.
Enty se charge d'établir les rapports au nom de votre entreprise. Il vous suffit de télécharger les documents.
Mon entreprise a-t-elle besoin d'un audit externe ?
Non, vous n'avez probablement pas besoin d'un audit externe pour un rapport annuel. Chez Enty, nous nous concentrons sur la comptabilité des petites entreprises, et 100% de nos clients n'ont jamais eu besoin d'un contrôle d'audit.
Il existe des seuils pour un audit définis par la loi, mais les petites entreprises sont généralement loin de dépasser un chiffre d'affaires de 1 600 000 euros ou un nombre de plus de 24 employés.
Ce que l'on attend de moi
Vous devez fournir au comptable les principaux documents et informations dans certains formats requis à cette fin. La liste des documents est la suivante :
Relevés bancaires
Ici, vous devez télécharger les relevés séparés de tous les comptes, comptes en devises et comptes de fournisseurs fintech (Wise, Revolut, etc.) qui sont liés à l'entreprise. Définissez la période du 01.01.2022 au 31.12.2023 avant de procéder au téléchargement.
Pièces justificatives des recettes et des dépenses
Vous devez vérifier si tous les paiements entrants et sortants sont justifiés par des documents. Il s'agit généralement de factures, car c'est le type de document le plus courant et le plus pratique.
Rapport de gestion
Vous donnez quelques précisions sur votre entreprise, puis un comptable les met par écrit. Pour les petites entreprises, il s'agit d'un texte standard et modélisé. Vous répondez simplement à des questions telles que "quand votre entreprise a-t-elle été créée", "quelles sont ses activités", "respectez-vous les lois estoniennes", etc.
Comment rationaliser ma comptabilité
Avec Enty, la comptabilité est un jeu d'enfant. Tout d'abord, vous aurez un appel avec un comptable professionnel qui répondra à vos questions et vous aidera à choisir la solution comptable qui convient à votre entreprise.
Ensuite, vous devrez télécharger les documents (nous vous rappellerons de le faire) et notre comptable préparera et classera le rapport au nom de votre entreprise.
En outre, Enty aide les entreprises à résoudre des tâches plus routinières grâce à l'automatisation des services. Nous proposons un seul abonnement et un seul panneau de contrôle pour orchestrer plus de 7 processus essentiels de tâches de back-office.
Emettez des factures, créez des contrats, effectuez d'autres tâches d'entreprise et conservez toutes les données de votre entreprise en un seul endroit grâce à Enty.
Quel est le travail du comptable ?
Une fois de plus, un comptable professionnel en Estonie est le maillon incontournable du rapport annuel. Il établit pour vous une liste de documents primaires, signale les divergences et vous aide à les résoudre.
Comment remplacer correctement un document manquant ? Quel est le coût de ce remplacement ? Que se passe-t-il si j'utilise mon compte privé à ce moment-là ? Pourrai-je payer un dividende ? C'est à ce moment-là qu'il faut compter sur les conseils d'un professionnel.
Ensuite, un comptable rassemble les chiffres et les faits sous la forme requise du rapport annuel et vous demande de le signer.
Comment soumettre le rapport annuel ?
Vous pouvez signer et soumettre un rapport annuel préparé avec votre carte d'identité numérique si vous avez ouvert une société en Estonie via e-Residency. Connectez-vous au registre des entreprises en ligne et cliquez sur "Soumission d'un rapport".
Si vous avez constitué une société par l'intermédiaire d'un notaire (probablement avec l'un des prestataires de services), votre prestataire de services ou votre comptable estonien agréé soumettra le rapport en votre nom.
J'ai soumis mon rapport annuel, que faire ensuite ?
Félicitations ! Vous pouvez maintenant distribuer des dividendes. Ou vous pouvez conserver les bénéfices dans l'entreprise. Grâce à la législation estonienne, les bénéfices réinvestis dans l'entreprise ne sont pas imposables. Mais l'essentiel, c'est que le rapport annuel de la période soit derrière vous et que vous puissiez maintenant choisir la suite !
