Comprendre la facture à établir (FAE) en comptabilité : définition et utilisation
1. Qu'est-ce qu'une facture à établir (FAE) ?
Définition légale de la FAE
Une facture à établir (FAE) est un document comptable qui enregistre des produits ou des services fournis par une entreprise, mais pour lesquels la facturation n'a pas encore été émise. Selon le Code général des impôts en France, une FAE est considérée comme un produit à recevoir, représentant une créance sur le client. Elle est généralement utilisée à la clôture de l'exercice comptable pour refléter les revenus qui ont été gagnés mais non encore facturés.
Dans quels cas utiliser une FAE ?
Les factures à établir sont utilisées dans plusieurs situations, notamment :
Lorsque des services ont été fournis ou des marchandises livrées avant la fin de l'exercice comptable, mais que la facture n'a pas encore été émise.
Dans le cadre de contrats à long terme où les paiements sont échelonnés, permettant ainsi de reconnaître les revenus au fur et à mesure de l'avancement des travaux.
Pour les entreprises qui travaillent avec des clients ayant des délais de paiement prolongés.
Quelles conditions pour réaliser une FAE ?
Pour établir une FAE, certaines conditions doivent être remplies :
Les biens ou services doivent avoir été fournis et acceptés par le client.
Les montants doivent être clairement déterminés, même si la facture n'est pas encore émise.
La FAE doit être enregistrée dans la comptabilité de l'entreprise pour refléter correctement les revenus à la clôture de l'exercice.
Pourquoi faire une facture à établir ?
Établir une facture à établir est crucial pour plusieurs raisons :
Conformité comptable : Permet de respecter les normes comptables en reconnaissant les revenus au moment où ils sont gagnés et non pas au moment où la facture est émise.
Gestion financière : Aide à une meilleure gestion de la trésorerie en prévoyant les revenus futurs.
Transparence : Offre une vue d'ensemble des revenus à venir, ce qui est important pour les parties prenantes et les investisseurs.
2. Comment comptabiliser une facture à établir ?
À quel moment doit-on enregistrer une FAE ?
La comptabilisation d'une FAE doit être effectuée à la clôture de l'exercice comptable, lorsque les produits ou services ont été fournis mais que la facture n'a pas encore été émise. Le principe de la comptabilité d'engagement impose donc d'enregistrer le revenu au moment où il est réalisé, afin de refléter fidèlement la situation financière de l'entreprise.
Quelles écritures comptables pour enregistrer une FAE ?
Pour comptabiliser une FAE, les écritures comptables suivantes sont généralement nécessaires :
Débit du compte de produits : Représente le revenu gagné (par exemple, pour 1 000 € de services fournis, le compte de produits sera débité de 1 000 €).
Crédit du compte de créances clients : Représente la créance sur le client qui doit encore être facturée (dans l'exemple, le compte de créances clients sera crédité de 1 000 €).
Ces écritures permettent de reconnaître le revenu tout en indiquant qu'il reste à facturer. Lors de l'émission de la facture, une écriture supplémentaire sera effectuée pour annuler la FAE et comptabiliser la vente.
Peut-on déduire la TVA sur une facture à établir ?
Oui, la TVA peut être déduite sur une facture à établir, à condition que la FAE soit correctement enregistrée et que les biens ou services aient été fournis. L'entreprise peut récupérer la TVA sur la FAE au moment de sa comptabilisation, sous réserve de respecter les règles fiscales en vigueur concernant la documentation et les délais de déclaration.
3. Exemples de factures à établir
Exemple de FAE pour les marchandises
Imaginons qu'une entreprise de vente de matériel informatique ait livré des ordinateurs à un client le 30 décembre, pour une valeur totale de 5 000 €, mais que la facture ne soit pas encore émise à cette date.
Pour comptabiliser cette opération, l'entreprise enregistre la FAE de la manière suivante :
Débit du compte de produits (707) : 5 000 €
Crédit du compte de créances clients (411) : 5 000 €
Cette écriture reflète le revenu réalisé, même si la facture sera émise ultérieurement. Lorsqu'elle sera émise en janvier, la FAE sera annulée et la vente enregistrée.
Exemple de FAE pour les prestations de services
Considérons une société de conseil qui a fourni des services à un client durant le mois de décembre pour un montant de 2 000 €, sans que la facture ne soit encore émise au 31 décembre.
La société enregistre alors la FAE comme suit :
Débit du compte de produits (706) : 2 000 €
Crédit du compte de créances clients (411) : 2 000 €
Cette écriture permet de reconnaître que les services ont été fournis et le revenu obtenu, même si la facturation interviendra en janvier où la FAE sera annulée et la vente définitivement enregistrée.
4. Régularisation des factures à établir
Que faire au début de l’exercice suivant ?
Au début de l’exercice suivant, il est essentiel de régulariser les FAE pour garantir l'exactitude de la comptabilité. Les étapes clés sont :
Vérification des FAE : Examiner toutes les FAE enregistrées à la clôture du précédent exercice pour s’assurer de leur validité et qu’aucune facture n’a été émise entre-temps.
Émission des factures : Pour toutes les FAE en attente, émettre rapidement les factures correspondantes afin de convertir les créances en revenus réels.
Annulation des FAE : Une fois les factures émises, annuler les écritures de FAE (en débitant le compte de créances clients et en créditant le compte de produits) pour éviter une double comptabilisation.
Révision des états financiers : Mettre à jour les états financiers pour que les revenus réels soient correctement reflétés.
5. Comment extourner une facture à établir ?
L’extourne d’une FAE est une opération comptable qui annule une FAE enregistrée, par exemple, si la facture n’a pas été émise ou si le montant change. La procédure est la suivante :
Identification de la FAE : Repérer la FAE à extourner en vérifiant le montant et la date.
Écriture d’extourne : Inverser les écritures précédentes. Par exemple, pour une FAE de 1 000 € : débiter le compte de créances clients (411) de 1 000 € et créditer le compte de produits (707 ou 706) de 1 000 €.
Documentation : Conserver une trace de l’extourne, en indiquant la raison de l’annulation.
Émission d’une nouvelle facture : Si nécessaire, émettre une nouvelle facture avec le montant corrigé.
6. Impact des FAE sur le bilan comptable
Les factures à établir influencent le bilan comptable de plusieurs façons :
Augmentation des créances : L’enregistrement d’une FAE augmente le montant des créances clients, indiquant que l’entreprise a gagné du revenu pour lequel elle doit être payée.
Reconnaissance des produits : La FAE permet de reconnaître le revenu gagné et d’augmenter le chiffre d’affaires dans le compte de résultat.
Impact sur les ratios financiers : Une hausse des créances peut affecter des ratios comme le ratio de liquidité et le ratio d’endettement, influençant la perception de la santé financière de l’entreprise.
Préparation à la clôture d'exercice : Les FAE assurent que tous les revenus réalisés, même non facturés, sont pris en compte dans l’exercice en cours.
7. Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une FAE et une facture non parvenue (FNP) ?
La principale différence réside dans leur nature et leur traitement comptable. Une FAE enregistre un revenu gagné mais non facturé, tandis qu'une FNP concerne une charge engagée pour laquelle la facture n'a pas encore été reçue.
Les factures à établir concernent-elles uniquement les créances ?
Oui, les FAE concernent principalement les créances clients, car elles permettent de reconnaître les revenus obtenus pour les produits ou services fournis, même si la facturation n'a pas encore eu lieu.
FAE, PCA, CCA : quelles différences ?
Les acronymes se réfèrent à des concepts distincts :
FAE (Facture à établir) : Représente les revenus gagnés mais non facturés.
PCA (Produits à recevoir) : Désigne des produits attendus dans le futur, souvent liés à des contrats à long terme.
CCA (Charges constatées d'avance) : Représente des charges engagées qui seront imputées dans un exercice futur.
Facture à établir : HT ou TTC ?
Généralement, les FAE doivent être comptabilisées hors taxes (HT) dans les livres comptables, la TVA étant enregistrée séparément. Cela permet une meilleure gestion de la TVA et une comptabilisation correcte des revenus.
Comment utiliser le compte 4181 ?
Le compte 4181 est utilisé pour enregistrer les factures à établir. Lorsqu'une FAE est comptabilisée, le montant correspondant est crédité au compte 4181, qui représente les créances sur clients pour des produits ou services fournis. Lorsque la facture est émise, une écriture d'annulation est effectuée (débit du compte 4181 et crédit du compte de produits approprié) pour refléter correctement le revenu.
8. Conclusion
En résumé, les factures à établir (FAE) jouent un rôle essentiel dans la comptabilité d'entreprise en permettant de reconnaître les revenus gagnés mais non encore facturés. Leur enregistrement à la clôture de l'exercice garantit la conformité comptable et une image fidèle de la situation financière de l'entreprise.
La bonne gestion des FAE, leur régularisation au début du nouvel exercice, et la connaissance des différences entre FAE, FNP, PCA et CCA sont indispensables pour une comptabilité rigoureuse et une gestion efficace de la trésorerie.
