Czy podpis elektroniczny może być prawnie wiążący? Spostrzeżenia i najlepsze praktyki
Z pewnością słyszałeś, że piraci zwykli pieczętować umowy przysięgą krwi? W tamtych czasach zawarcie umowy oznaczało coś więcej niż tylko uścisk dłoni - chodziło o krew, skarb i niebezpieczeństwo. Piraci nie prosili o podpisy; żądali przysiąg zapieczętowanych karmazynem. Ale we współczesnym świecie nie musimy już tak dramatyzować. Oto e-podpisy: bez mieczy, bez rozlanego atramentu i zdecydowanie bez ryzyka tężca. Dzięki bezpiecznemu cyfrowemu kliknięciu transakcje są zawierane szybciej, inteligentniej i bezpieczniej niż kiedykolwiek wcześniej. To XXI-wieczna wersja pirackiego "X oznacza miejsce", ale zamiast skarbu odblokowujesz płynniejsze transakcje i lepszy przepływ gotówki. Gotowy do porzucenia starych sposobów i zanurzenia się w płynnym, bezpiecznym zawieraniu transakcji? Chwyć cyfrowy długopis - Twój skarb czeka!
Czym są podpisy elektroniczne i czy są one legalne?
E-podpisy lub podpisy elektroniczne odnoszą się do wszelkich metod cyfrowych wykorzystywanych do wskazania zamiaru osoby do wyrażenia zgody lub zatwierdzenia treści dokumentu. W przeciwieństwie do tradycyjnych podpisów składanych długopisem, e-podpisy wykorzystują metody cyfrowe, takie jak wpisane nazwiska, zeskanowane obrazy podpisów, a nawet narzędzia weryfikacyjne, takie jak rysowanie podpisu za pomocą myszy lub rysika.
Dla tych, którzy zastanawiają się, jak działają podpisy elektroniczne, proces ich stosowania jest prosty i zazwyczaj obejmuje kilka kluczowych kroków:
Przygotowanie dokumentu: dokument jest przesyłany na platformę podpisu elektronicznego, gdzie strony mogą go przejrzeć, wprowadzić zmiany lub dostosować w razie potrzeby.
Uwierzytelnienie sygnatariusza : platforma uwierzytelnia tożsamość sygnatariusza. W zależności od platformy może to obejmować potwierdzenie e-mailem, jednorazowe hasło (OTP) lub uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
Aplikacja podpisu: osoba podpisująca wpisuje swoje imię i nazwisko, przesyła zeskanowany obraz odręcznego podpisu lub używa rysika lub myszy, aby narysować swój podpis elektronicznie.
Finalizacja dokumentu: po podpisaniu przez wszystkie strony dokument jest szyfrowany, oznaczany czasem i tworzona jest ścieżka audytu. Zapewnia to bezpieczeństwo dokumentu i jego integralność.
Wszystko to można zrobić bez kłopotów na platformie Enty, która upraszcza cały proces podpisu elektronicznego, od przygotowania dokumentu po bezpieczne uwierzytelnianie i podpisywanie. Niezależnie od tego, czy finalizujesz umowy, wysyłasz faktury, czy zarządzasz umowami, Enty usprawnia proces, zapewniając szybsze i bardziej wiarygodne wyniki.
Ale czy podpisy elektroniczne są legalne?
Absolutnie. Podpisy elektroniczne są uznawane za prawnie wiążące w wielu częściach świata, pod warunkiem, że spełniają określone normy prawne dotyczące autentyczności, zgody i wiarygodności. W przeszłości pojęcie ważnego podpisu było nierozerwalnie związane z fizyczną czynnością pisania. Jednak wraz z postępem ery cyfrowej stało się jasne, że technologia może ułatwić bardziej wydajne i bezpieczne sposoby zawierania umów. Obecnie wiele jurysdykcji uznało podpis elektroniczny za prawnie wiążący, pod warunkiem, że zaangażowane strony wyrażą zgodę na jego stosowanie. Ramy te zazwyczaj koncentrują się na trzech podstawowych zasadach:
Zamiar: obie strony muszą wykazać, że zgadzają się na warunki dokumentu, a podpis musi odzwierciedlać ten zamiar.
Zgoda: wszystkie strony muszą wyrazić zgodę na korzystanie z podpisów elektronicznych, przy czym wiele jurysdykcji wymaga wyraźnej zgody na korzystanie z cyfrowych metod podpisywania.
Bezpieczeństwo i uwierzytelnianie: proces podpisu elektronicznego musi zapewniać, że treść dokumentu nie może zostać zmodyfikowana po złożeniu podpisu, a tożsamość podpisującego musi zostać uwierzytelniona.
W większości przypadków, o ile e-podpis spełnia te kryteria, będzie on prawnie ważny. Konkretne przepisy dotyczące podpisów elektronicznych mogą się jednak różnić w zależności od jurysdykcji. To prowadzi nas do kolejnego kluczowego punktu - ram prawnych regulujących podpisy elektroniczne.
Ramy prawne regulujące podpisy elektroniczne
Kilka krajów uchwaliło specjalne przepisy w celu ustanowienia i uregulowania korzystania z podpisów elektronicznych. Poniżej znajdują się niektóre z głównych ram prawnych na całym świecie, które zapewniają egzekwowalność podpisów elektronicznych.
Stany Zjednoczone - ustawa ESIGN i UETA
W Stanach Zjednoczonych ważność prawna podpisów elektronicznych jest regulowana przede wszystkim przez dwie ustawy: ustawę o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (ESIGN Act) oraz ustawę o jednolitych transakcjach elektronicznych (UETA).
Ustawa ESIGN, uchwalona w 2000 roku, potwierdza, że podpisy elektroniczne i umowy mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki. Ma ona zastosowanie do większości rodzajów umów, w tym umów handlowych i konsumenckich, i zapewnia, że firmy i osoby fizyczne mogą zawierać umowy online bez konieczności składania fizycznych podpisów.
UETA, która została przyjęta przez większość stanów USA, określa wymagania dotyczące transakcji elektronicznych i podpisów elektronicznych w umowach zawieranych na szczeblu stanowym. Zapewnia ona ramy dla sposobu, w jaki elektroniczne zapisy i podpisy mogą być wykorzystywane zarówno w transakcjach konsumenckich, jak i biznesowych.
Obie te ustawy odegrały kluczową rolę w tworzeniu środowiska prawnego, które pozwala na rozkwit transakcji cyfrowych w całych Stanach Zjednoczonych, szczególnie w kontekście handlu elektronicznego, nieruchomości i umów finansowych.
Unia Europejska - rozporządzenie eIDAS
Rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), które weszło w życie w 2016 roku, zapewnia kompleksowe ramy prawne dla podpisów elektronicznych w całej Unii Europejskiej. Rozporządzenie to rozróżnia trzy poziomy podpisów elektronicznych: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.
Prostym podpisem elektronicznym może być wpisane imię i nazwisko, zeskanowany obraz lub podpis narysowany myszą.
Zaawansowany podpis elektroniczny musi być jednoznacznie powiązany z sygnatariuszem, umożliwiać jego identyfikację i być tworzony przy użyciu bezpiecznych narzędzi, które sygnatariusz może utrzymywać pod swoją wyłączną kontrolą.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najwyższym standardem i wymaga użycia kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez zaufanego dostawcę usług. Jest on równoważny podpisowi odręcznemu pod względem jego statusu prawnego w UE.
Rozporządzenie to zapewnia firmom i osobom fizycznym w UE jasny, znormalizowany proces podpisywania elektronicznego, zapewniając, że umowy podpisane cyfrowo są uznawane i wykonalne we wszystkich państwach członkowskich.
Inne jurysdykcje
Kanadyjskie ramy prawne dotyczące podpisów elektronicznych są regulowane przez ustawę o ochronie danych osobowych i dokumentów elektronicznych (PIPEDA), która umożliwia firmom i osobom fizycznym korzystanie z podpisów elektronicznych w przypadku większości rodzajów umów i porozumień. Zgodnie z PIPEDA, podpisy elektroniczne są uznawane za prawnie ważne, pod warunkiem, że są połączone z bezpiecznymi, weryfikowalnymi metodami uwierzytelniania.
Australijska ustawa o transakcjach elektronicznych (ETA) została uchwalona w 1999 roku i ustanowiła podstawę prawną dla stosowania podpisów elektronicznych w Australii. Zgodnie z ETA, podpisy elektroniczne są prawnie ważne, pod warunkiem, że spełniają określone kryteria, takie jak intencje podpisującego i integralność dokumentu. ETA zezwala również na stosowanie certyfikatów cyfrowych, szyfrowania i innych narzędzi zapewniających bezpieczeństwo podpisów elektronicznych.
Korzystanie z Enty zapewnia zgodność z globalnymi przepisami. Dzięki konfigurowalnym opcjom dostosowanym do potrzeb prawnych możesz mieć pewność, że Twoje umowy spełniają najwyższe standardy zgodności, zapewniając spokój ducha bez względu na to, gdzie działa Twoja firma.
Korzyści z używania podpisów elektronicznych w porównaniu z podpisami tradycyjnymi
Przejście od tradycyjnych podpisów do podpisów elektronicznych to nie tylko "trend technologiczny". Oferuje wymierne korzyści dla firm każdej wielkości. Poniżej przedstawiamy kluczowe zalety wprowadzenia podpisów elektronicznych w organizacji.
Wydajność i oszczędność czasu: podpisy elektroniczne eliminują opóźnienia związane z drukowaniem, skanowaniem i wysyłaniem dokumentów. Umowy, których sfinalizowanie zajmowało kiedyś dni, a nawet tygodnie, można teraz podpisać i wypełnić w ciągu kilku minut. Usprawnia to również przepływ pracy, usuwając wąskie gardła z procesu podpisywania dokumentów.
Efektywność kosztowa: oszczędność pieniędzy na papierze, tuszu, kopertach, opłatach pocztowych i przechowywaniu fizycznych plików. Usunięta zostaje również potrzeba ręcznych procesów, takich jak drukowanie i wysyłka, co prowadzi do dalszych oszczędności. Te oszczędności finansowe można przekierować do innych obszarów działalności, poprawiając ogólne wyniki finansowe.
Bezpieczeństwo i ścieżki audytu: platformy podpisów elektronicznych są wyposażone w zaawansowane funkcje szyfrowania i uwierzytelniania w celu ochrony integralności dokumentu. Szczegółowe ścieżki audytu, w tym znaczniki czasu, adresy IP i dzienniki, śledzą cały proces podpisywania, zapewniając przejrzystość i odpowiedzialność. Funkcje te sprawiają, że podpisy elektroniczne są bezpieczniejsze niż podpisy papierowe, zmniejszając ryzyko fałszowania dokumentów lub nieautoryzowanych zmian.
Wygoda: podpisy elektroniczne pozwalają użytkownikom podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, o ile mają połączenie z Internetem, eliminując potrzebę osobistych spotkań. Sygnatariusze mogą przeglądać i podpisywać dokumenty w dogodnym dla siebie czasie, przyspieszając proces i umożliwiając firmom szybsze podejmowanie decyzji. Ta wygoda jest szczególnie przydatna w przypadku zespołów globalnych lub zdalnych, w których fizyczne podpisy byłyby trudne lub czasochłonne.
Przyjazność dla środowiska: podpisy elektroniczne zmniejszają zależność od papieru, co przyczynia się do znacznego zmniejszenia ilości odpadów papierowych i wpływu na środowisko. Zmniejszając zużycie energii związane z drukowaniem i wysyłką, firmy zmniejszają również swój ślad węglowy. Wybór podpisu cyfrowego jest krokiem w kierunku przyjęcia bardziej zrównoważonych praktyk biznesowych, zgodnych z rosnącymi obawami o środowisko.
Ważność prawna i zgodność: podpisy elektroniczne są prawnie uznawane w wielu krajach i jurysdykcjach, zapewniając, że podpisane umowy są wykonalne w sądzie. Są one zgodne z przepisami, takimi jak ustawa ESIGN w USA i rozporządzenie eIDAS w UE, dzięki czemu nadają się do międzynarodowych transakcji biznesowych. Korzystając z podpisów elektronicznych, firmy zmniejszają ryzyko wystąpienia kwestii zgodności i sporów prawnych związanych z autentycznością dokumentów.
Lepsza współpraca: podpisy elektroniczne ułatwiają współpracę w czasie rzeczywistym, umożliwiając klientom, dostawcom i partnerom podpisywanie dokumentów bez opóźnień związanych z podpisami fizycznymi. Ta łatwość użytkowania poprawia relacje biznesowe, zapewniając płynniejszy i bardziej efektywny sposób zawierania umów. Jest to szczególnie przydatne dla firm z globalnymi zespołami lub klientami, ponieważ podpisy elektroniczne eliminują potrzebę fizycznej obecności lub koordynacji stref czasowych.
Ulepszone zarządzanie dokumentami: platformy podpisów elektronicznych często zawierają wbudowane narzędzia do przechowywania i zarządzania dokumentami, ułatwiając organizowanie i odzyskiwanie podpisanych dokumentów. Firmy mogą szybko wyszukiwać i uzyskiwać dostęp do podpisanych umów, skracając czas spędzony na poszukiwaniu fizycznych plików lub zarządzaniu złożonymi systemami archiwizacji. To usprawnione podejście zmniejsza koszty administracyjne i ułatwia śledzenie ważnych dokumentów.
Zmniejszone ryzyko utraty dokumentów: dokumenty cyfrowe są mniej podatne na utratę lub uszkodzenie w porównaniu z dokumentami papierowymi, które mogą zostać zgubione lub zniszczone. Przechowywanie w chmurze zapewnia, że podpisane umowy i inne ważne dokumenty są bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne w dowolnym momencie. Zmniejsza to opóźnienia spowodowane utratą dokumentów i zapewnia, że umowy nie są wstrzymywane z powodu brakujących lub uszkodzonych dokumentów.
Wdrażając podpisy elektroniczne, firmy mogą usprawnić operacje, obniżyć koszty, zapewnić bezpieczeństwo i zachować zgodność ze standardami prawnymi, jednocześnie przyjmując bardziej zrównoważone praktyki i poprawiając współpracę. Korzystanie z Enty zapewnia zawsze zgodność z globalnymi przepisami. Stworzony przez profesjonalnych prawników i oferujący personalizację dostosowaną do Twoich potrzeb prawnych, możesz mieć pewność, że Twoje umowy spełniają najwyższe standardy zgodności, oferując spokój ducha.
Typowe przypadki użycia i przykłady podpisów elektronicznych
Podpisy elektroniczne zrewolucjonizowały sposób podpisywania dokumentów w różnych branżach, umożliwiając szybsze, bezpieczniejsze i bardziej wydajne procesy biznesowe. Poniżej przedstawiono kilka typowych scenariuszy, w których podpisy elektroniczne są szczególnie korzystne, podkreślając, w jaki sposób można je wykorzystać w różnych funkcjach biznesowych.
Umowy
Umowy opracę: podpisy elektroniczne usprawniają proces podpisywania umów o pracę, zapewniając szybsze i bardziej efektywne wdrożenie. Korzystając z podpisów elektronicznych, pracodawcy mogą wysyłać umowy o pracę do kandydatów, którzy mogą je natychmiast podpisać i odesłać, skracając czas oczekiwania i zmniejszając koszty administracyjne. Jest to szczególnie korzystne w przypadku pracowników zdalnych lub międzynarodowych, gdzie wysyłanie fizycznych umów byłoby czasochłonnym zadaniem.
Umowy ozachowaniu poufności (NDA): podpisy elektroniczne są powszechnie stosowane w celu ułatwienia szybkiego podpisywania umów NDA, które są niezbędne w branżach zajmujących się wrażliwymi informacjami. Zespoły prawne i firmy mogą natychmiast wysyłać umowy NDA do zaangażowanych stron, zapewniając zachowanie poufności od samego początku relacji biznesowych.
Umowy sprzedaży
Przyspieszeniezamykania transakcji: podpisy elektroniczne pomagają przyspieszyć zawieranie umów sprzedaży, umożliwiając szybkie składanie podpisów cyfrowych przez potencjalnych klientów. Zespoły sprzedażowe mogą wysyłać umowy do potencjalnych klientów pocztą elektroniczną i otrzymywać podpisane dokumenty z powrotem w ciągu kilku minut, skracając długie opóźnienia związane z tradycyjnymi podpisami papierowymi. Może to być szczególnie pomocne w szybko zmieniających się branżach, takich jak branża technologiczna, gdzie szybkie zamykanie transakcji ma kluczowe znaczenie dla utrzymania konkurencyjności.
Usprawnienie transakcji B2B i B2C: niezależnie od tego, czy finalizujesz transakcję z dużą korporacją, czy klientem indywidualnym, podpisy elektroniczne umożliwiają firmom oferowanie płynnego i profesjonalnego doświadczenia. Zamiast czekać na podpisanie i wysłanie dokumentów, firmy mogą zbierać podpisy online, zapewniając szybsze cykle sprzedaży i zmniejszając ryzyko utraty biznesu z powodu opóźnień.
Zasoby ludzkie
Dokumentacja wdrożeniowa: dział HR może zaoszczędzić znaczną ilość czasu, korzystając z podpisów elektronicznych dla różnych formularzy wdrożeniowych, w tym dokumentów podatkowych, podręczników dla pracowników i umów dotyczących zasad. Nowi pracownicy mogą podpisać elektronicznie wszystkie niezbędne dokumenty przed pierwszym dniem pracy, dzięki czemu mogą skupić się na pracy, zamiast wypełniać formularze na miejscu. Zapewnia to również szybki zwrot dokumentów, zmniejszając opóźnienia w integracji pracowników.
Oceny wynikówi umowy pracownicze: podpisy elektroniczne mogą być wykorzystywane do podpisywania ocen wyników, umów pracowniczych i innych ważnych dokumentów HR, które wymagają podpisów zarówno menedżerów, jak i pracowników. Zmniejsza to liczbę zwrotów związanych z fizycznymi podpisami, utrzymując płynne relacje z pracownikami.
Dokumenty prawne
Pełnomocnictwa: dokumenty prawne, takie jak pełnomocnictwa, mogą być podpisywane elektronicznie, co jest szczególnie cenne dla klientów, którzy mogą znajdować się daleko lub nie mogą spotkać się osobiście. Dzięki podpisom elektronicznym mocodawca może upoważnić pełnomocnika do działania w jego imieniu z dowolnego miejsca, zapewniając, że krytyczne procesy prawne nie zostaną opóźnione.
Ugody: e-podpisy są często wykorzystywane do zawierania ugód zarówno w sprawach cywilnych, jak i handlowych. Ponieważ ugody często wymagają szybkiego rozwiązania, podpisy elektroniczne ułatwiają szybkie zatwierdzenie przez wszystkie zaangażowane strony, zapewniając szybsze i skuteczniejsze zamknięcie sprawy.
Trusty i testamenty: w niektórych przypadkach podpisy elektroniczne mogą być wykorzystywane do podpisywania dokumentów związanych z tworzeniem trustów, testamentów i planowaniem nieruchomości. Zapewnia to wygodną opcję dla osób, które muszą podejmować decyzje prawne, ale nie mogą spotkać się z prawnikiem osobiście.
Opieka zdrowotna i formularze medyczne
Formularze zgody pacjenta: świadczeniodawcy opieki zdrowotnej często korzystają z podpisów elektronicznych w celu uzyskania zgody pacjenta, niezależnie od tego, czy chodzi o procedury medyczne, operacje czy udostępnienie dokumentacji medycznej. E-podpisy ułatwiają pacjentom zdalne podpisywanie formularzy zgody, usprawniając przepływ pracy i zmniejszając obciążenie administracyjne personelu medycznego.
Dokumenty ubezpieczenia zdrowotnego: podpisy elektroniczne umożliwiają pacjentom cyfrowe podpisywanie dokumentów ubezpieczenia zdrowotnego, co jest często wymagane przy składaniu roszczeń lub zapisywaniu się do nowego planu. Eliminuje to opóźnienia i zapewnia sprawniejsze przetwarzanie formularzy ubezpieczeniowych.
Umowy telemedyczne: wraz z rozwojem telemedycyny, podpisy elektroniczne są powszechnie używane do podpisywania umów dotyczących konsultacji online, polityki prywatności i zgody na leczenie. Umożliwia to dostawcom usług medycznych oferowanie usług pacjentom na dużym obszarze geograficznym, bez konieczności osobistych wizyt.
Sektor rządowy i publiczny
Formularze podatkowe: rządy przyjęły podpisy elektroniczne do składania podatków i przesyłania wymaganych formularzy, w tym zeznań podatkowych od osób fizycznych, zeznań podatkowych od osób prawnych i innych dokumentów publicznych. Eliminuje to potrzebę osobistych wizyt i pozwala na szybsze przetwarzanie formularzy i dokumentów.
Zezwolenia i licencje: wiele agencji lokalnych, stanowych i federalnych korzysta z podpisów elektronicznych w przypadku wniosków o pozwolenia, licencje i zgłoszenia regulacyjne. Umożliwia to szybsze procesy zatwierdzania i zmniejsza opóźnienia związane z tradycyjnymi aplikacjami papierowymi.
Korzystając z podpisów elektronicznych, firmy i profesjonaliści z różnych branż mogą usprawnić swoje procesy, zaoszczędzić czas, obniżyć koszty i zwiększyć bezpieczeństwo. Niezależnie od tego, czy zamykasz transakcję na rynku nieruchomości, finalizujesz umowę sprzedaży, czy przetwarzasz dokumenty prawne, podpisy elektroniczne zapewniają szybkie, wygodne i prawnie wiążące rozwiązanie usprawniające operacje.
Najlepsze praktyki w zakresie zapewniania ważności prawnej podpisów elektronicznych
Aby mieć pewność, że podpisy elektroniczne są prawnie ważne i możliwe do wyegzekwowania, kluczowe jest przestrzeganie najlepszych praktyk, które nie tylko są zgodne z wymogami prawnymi, ale także zwiększają bezpieczeństwo i wiarygodność umów cyfrowych. Poniżej znajdują się kluczowe kroki, które należy podjąć, aby zabezpieczyć integralność podpisów elektronicznych i zapewnić ich zgodność z prawem.
1. Korzystaj z zaufanej platformy
Wybierz renomowaną platformę podpisów elektronicznych, taką jak Enty, aby zarządzać procesami podpisów elektronicznych. Zaufani dostawcy zapewniają, że dokumenty są zabezpieczone za pomocą szyfrowania, uwierzytelniania i metod weryfikacji, zapewniając ochronę zarówno tożsamości podpisujących, jak i integralności podpisanego dokumentu.
Platformy te zazwyczaj zapewniają ścieżki audytu, znaczniki czasu i dzienniki w celu zapewnienia autentyczności podpisanego dokumentu. Poleganie na bezpiecznej i niezawodnej platformie ma zasadnicze znaczenie dla zmniejszenia ryzyka oszustwa i zapewnienia, że podpisane elektronicznie dokumenty można wyegzekwować w sądzie.
2. Weryfikacja zgody i intencji
Zawsze należy upewnić się, że obie strony wyraźnie wyrażają zgodę na korzystanie z podpisów elektronicznych i mają zamiar podpisać dokument. Można to zrobić poprzez dostarczenie jasnej i zwięzłej umowy ujawniającej podczas procesu podpisywania.
Upewnij się, że platforma, z której korzystasz, monituje osobę podpisującą o potwierdzenie i wyrażenie zgody na warunki, zapewniając, że rozumie ona proces i dobrowolnie angażuje się w umowę. Ta wyraźna zgoda wspiera prawną ważność dokumentu.
3. Utrzymanie wyraźnej ścieżki audytu
Jednym z najsilniejszych zabezpieczeń prawnej wykonalności podpisanych elektronicznie dokumentów jest możliwość udowodnienia, że podpis został złożony zgodnie z prawem. Upewnij się, że Twoja platforma podpisu elektronicznego zapewnia ścieżkę audytu, która rejestruje krytyczne szczegóły procesu podpisywania.
Obejmuje to znaczniki czasu, identyfikatory użytkowników, adresy IP i inne informacje identyfikacyjne. Posiadanie szczegółowej i przejrzystej ścieżki audytu pomaga wykazać autentyczność podpisu i może mieć kluczowe znaczenie w przypadku sporów. Dzięki Enty możesz poprosić o ścieżkę audytu dla dowolnego wymaganego dokumentu, a my dostarczymy ją w mgnieniu oka - śledź każdy etap procesu podpisywania, zapewnij zgodność i uzyskaj dowód transakcji.
4. Zapewnienie zgodności z przepisami prawa
W różnych jurysdykcjach obowiązują różne wymogi prawne dotyczące podpisów elektronicznych. Zapoznaj się z obowiązującymi ramami prawnymi regulującymi podpisy elektroniczne w Twoim regionie, takimi jak ustawa ESIGN w USA lub rozporządzenie eIDAS w Europie.
Enty zapewnia zgodność z globalnymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych, automatycznie dostosowując swoje procesy do wymagań jurysdykcji. Zawsze dokładnie sprawdzaj przepisy w regionie, w którym dokument będzie egzekwowany, aby upewnić się, że proces podpisu elektronicznego jest zgodny z lokalnymi standardami.
5. Zabezpieczenie dokumentu
Po podpisaniu dokumentu należy chronić jego integralność. Użyj metod szyfrowania Enty, aby zabezpieczyć podpisane dokumenty, zapobiegając nieautoryzowanym zmianom. Szyfrowanie zapewnia dokładność i legalność umowy, chroniąc ją przed manipulacją oraz utrzymując zaufanie i wiarygodność umów cyfrowych.
6. Dokumenty tylko do odczytu po podpisaniu
Po podpisaniu dokumentu należy go zablokować, aby zapobiec jakimkolwiek zmianom w przyszłości. Daje to pewność, że obie strony mogą odwoływać się do dokładnie tej samej wersji dokumentu przez cały okres jego obowiązywania. Zablokowanie dokumentu po jego podpisaniu chroni go przed zmianami, zachowując jego integralność i zapobiegając sporom dotyczącym modyfikacji treści po podpisaniu.
7. Zapewnienie jasnych instrukcji dla osób podpisujących
Zapewnij jasne i łatwe do wykonania instrukcje dla osób podpisujących, aby upewnić się, że rozumieją proces podpisywania elektronicznego. Jeśli osoby podpisujące są zdezorientowane lub nie wiedzą, jak złożyć podpis elektroniczny, może to prowadzić do błędów lub opóźnień.
Dzięki Enty użytkownicy otrzymują intuicyjny i prosty interfejs, który prowadzi ich przez proces podpisywania elektronicznego, ułatwiając im zrozumienie dokładnie tego, co muszą zrobić, i zapewniając, że każdy dokument jest podpisany poprawnie.
8. Regularny przegląd i aktualizacja procesu podpisu elektronicznego
Okresowo dokonuj przeglądu swojego procesu podpisu elektronicznego, aby upewnić się, że jest on zgodny ze zmieniającymi się przepisami i standardami branżowymi. Bycie na bieżąco z nowymi zmianami prawnymi lub ulepszeniami platformy zapewnia, że zawsze przestrzegasz najlepszych praktyk w zakresie ważnych prawnie podpisów elektronicznych.
9. Dostęp do podpisanych dokumentów
Ważne jest, aby mieć bezpieczną i dostępną metodę przechowywania podpisanych dokumentów do wykorzystania w przyszłości. W przypadku sporu konieczne może być przedstawienie podpisanego dokumentu jako dowodu. Enty zapewnia scentralizowane rozwiązanie do przechowywania dokumentów, zapewniając, że wszystkie podpisane umowy są bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne w razie potrzeby.
10. Edukacja zespołu
Upewnij się, że wszyscy interesariusze, w tym pracownicy, partnerzy i klienci, rozumieją znaczenie korzystania z podpisów elektronicznych i przestrzegania najlepszych praktyk. Zapewnienie szkoleń w zakresie bezpiecznego i zgodnego z przepisami podpisywania cyfrowego pomaga zapobiegać błędom lub niedopatrzeniom, które mogłyby zagrozić ważności podpisanych elektronicznie dokumentów.
Edukacja zespołu zapewnia spójność w sposobie obsługi podpisów elektronicznych, co pomaga zachować zgodność z przepisami i zapobiega kwestiom prawnym w przyszłości.
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, można zapewnić, że podpisy elektroniczne pozostaną prawnie ważne, bezpieczne i możliwe do wyegzekwowania. Enty oferuje kompleksowe rozwiązanie, pozwalające usprawnić cały proces podpisu elektronicznego, od przygotowania dokumentu do jego podpisania. Dzięki konfigurowalnym szablonom i bezpiecznym metodom uwierzytelniania możesz mieć pewność, że Twoje umowy są wykonywane szybko i niezawodnie, bez względu na to, gdzie się znajdujesz. Enty integruje również fakturowanie i zarządzanie finansami, pomagając firmom wysyłać, śledzić i zarządzać fakturami, a także automatyzować pobieranie płatności. Ponadto, dzięki dodatkowej korzyści w postaci bezpiecznych podpisów elektronicznych, firmy mogą z pewnością szybciej zamykać transakcje przy wyższym poziomie zgodności, zmniejszając koszty administracyjne i poprawiając ogólną przejrzystość finansową.
Końcowe przemyślenia
Istnieje ogromna różnica między zwykłym dealmakerem a najwyższej klasy closerem. Ci pierwsi żonglują papierkową robotą, czekają na podpisy i mają nadzieję na najlepsze. Ci drudzy używają podpisów elektronicznych, aby uprościć swój przepływ pracy, szybciej zabezpieczyć płatności i pozwolić, aby ich technologia wykonała ciężką pracę. Chcesz dołączyć do elitarnego grona dealerów, którzy nigdy nie przegapią żadnej transakcji ani płatności? Dzięki Enty możesz to zrobić w mgnieniu oka.
